Передусім наголосимо, що на сьогодні відповідно до норм чинного законодавства відомості про місце проживання засновника (учасника) суб’єкта господарювання не входять до переліку обов’язкової інформації, яку має містити установчий документ. Тому, якщо установчий документ (статут) юридичної особи містить інформацію щодо місця проживання її засновників, радимо її вилучити. Для цього все-таки доведеться оформити зміни до статуту у загальному порядку. Однак у подальшому зміна місця проживання засновників більше не впливатиме на зміст установчого документа та не потребуватиме обов’язкової реєстрації відповідних змін у державного реєстратора та виконання інших необхідних у такому разі дій.
У разі якщо суб’єкти господарювання не бажають виключати із статуту інформацію щодо місця проживання засновників, вони мають унести відповідні зміни до статуту у загальновстановленому порядку.
Далі розглянемо покроковий алгоритм дій підприємства при зміні місця проживання його засновника.
Головбух змінив прізвище: алгоритм дій
Крок 1. Прийняття рішення про внесення змін до установчих документів
Згідно зі статтями 145 і 159 Цивільного кодексу України, статтею 33 Закону України «Про акціонерні товариства» від 17.09.2008 № 514-VI (далі — Закон № 514) та статтею 59 Закону України «Про господарські товариства» від 19.09.1991 № 1576-XII (далі — Закон № 1576) питання внесення змін до статуту товариства належить до виключної компетенції повноважних загальних зборів цього товариства. Слід зазначити, що процедура внесення змін до установчих документів має бути обов’язково передбачена в самих установчих документах (ч. 2 ст. 4 Закону № 1576).
Для внесення змін до установчих документів скликаються загальні збори, які й приймають відповідне рішення.
Рішення загальних зборів акціонерів про зміни до статуту акціонерного товариства (АТ) приймаються більш як 3/4 голосів акціонерів, які зареєструвалися для участі у загальних зборах та є власниками голосуючих із відповідного питання акцій (ч. 5 ст. 42 Закону № 514).
Своєю чергою, рішення про внесення змін до статуту товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ) вважається прийнятим, якщо за нього проголосують учасники (засновники), що володіють у сукупності більш як 50% загальної кількості голосів учасників товариства (ст. 59 Закону № 1576).
Обов’язкова одноголосність у прийнятті відповідного рішення законодавством не встановлена.
Важливо! Загальні збори
ТОВ визнаються повноважними, якщо на них присутні учасники, що володіють у сукупності більш як 60% голосів, для АТ необхідний кворум — більш як 50% голосуючих акцій
Рішення загальних зборів про внесення змін до статуту товариства оформлюють документом, який визначено у його установчих документах та законом. В багатьох випадках таким документом є протокол. Але чинне законодавство не встановлює вимог щодо порядку оформлення протоколу загальних зборів, крім протоколу АТ, який складається відповідно до норм статті 46 Закону № 514.
Отже, протокол загальних зборів ТОВ складають довільної форми, підписують його засновники (учасники). Документ може бути також завірено печаткою юридичної особи, звісно, за її наявності.
Протокол загальних зборів АТ складають протягом 10 днів із моменту закриття загальних зборів та підписують головуючий і секретар загальних зборів. Далі підписаний протокол підшивають і скріплюють підписом голови виконавчого органу товариства (у разі колегіального виконавчого органу).
На підставі оформленого протоколу вносять зміни до установчих документів.
Крок 2. Включення змін до установчих документів
Внесення змін до установчих документів юридичної особи оформляють окремим додатком або викладенням установчих документів у новій редакції. До того ж на титульній сторінці додатка до установчих документів юридичної особи незалежно від її форми власності робиться відмітка про те, що зазначені документи є невід’ємною частиною відповідних установчих документів (абз. 2 ч. 5 ст. 8 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 № 755-IV; далі — Закон № 755).
Зміни до установчих документів юридичної особи викладаються письмово, прошиваються, пронумеровуються та підписуються засновниками (учасниками) або уповноваженими особами, якщо законом не встановлено інший порядок їх затвердження.
Статут в новій редакції (додаток до нього) може бути підписаний лише тими засновниками (учасниками), які голосували за його прийняття. Та й у законодавстві відсутні вимоги щодо підписання установчих документів товариства за таких обставин усіма учасниками. На таку особливість свого часу неодноразово звертало увагу Держпідприємництво в листах від 25.04.2008 № 3696 та від 25.02.2010 № 2318.
Крок 3. Звернення до нотаріуса
Вимогу щодо потреби нотаріального засвідчення справжності підписів засновників (учасників) або уповноважених осіб на змінах до установчих документів юридичної особи було скасував ще 2011 року Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення процедури започаткування підприємництва» від 21.04.2011 № 3263-VI. Однак на практиці нотаріуси й досі відмовляються засвідчувати копії статутів підприємств (змін до них), підписи засновників (учасників) на яких не були завірені нотаріально. Вони посилаються на підпункт 3.3 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 № 296/5. Відповідно до нього правильність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом.
Зверніть увагу! Присутність засновників (учасників) при нотаріальному засвідченні їхніх підписів на установчих документах (змінах до них) є обов’язковою
Аби уникнути відповідних труднощів у майбутньому (наприклад, для відкриття рахунку в банку подається нотаріально засвідчена копія установчих документів) та підтвердити належний обсяг цивільної правоздатності юридичної особи, у такому разі все ж доцільно звернутися до нотаріуса.
Крок 4. Реєстрація змін до установчих документів
Відповідно до частини четвертої статті 83 Господарського кодексу України зміни, які сталися в установчих документах і які вносяться до державного реєстру, підлягають державній реєстрації за тими ж правилами, що встановлені для державної реєстрації товариства.
Важливо! Зміни до установчих документів юридичних осіб набирають чинності тільки після їх державної реєстрації відповідно до Закону № 755
Тобто будь-які зміни в даних про засновників (учасників) підприємства, які прописані в установчих документах (паспортні дані, прізвище, ім’я, місце проживання тощо) та містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (ЄДР), підлягають обов’язковій державній реєстрації шляхом унесення відповідних змін до записів ЄДР. Такий порядок реєстрації змін затверджено нормами статей 4, 17 та 29 Закону № 755.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Товариство зобов’язане протягом трьох робочих днів із дати прийняття рішення про внесення змін до установчих документів повідомити орган, що проводив реєстрацію, для внесення необхідних змін до ЄДР (ч. 2 ст. 7 Закону № 1576). Водночас чинне законодавство не передбачає відповідальності за порушення зазначеного строку.
Детальний перелік інформації, яка вноситься до ЄДР про юридичну особу, визначено у частині 2 статті 17 Закону № 755.
Зокрема, до такої інформації належить перелік засновників (учасників) такої особи, у т. ч. прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), країна громадянства, серія та номер паспорта громадянина України або паспортного документа іноземця, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), якщо засновник — фізична особа.
Отже, при зміні місця проживання хоч одного із засновників юридичної особи слід обов’язково вносити зміни як до установчого документу (статуту) товариства, так і до ЄДР. Але ще раз наголосимо, так потрібно діяти тільки у разі включення інформації щодо місця проживання засновників до установчих документів. Згідно зі статтею 29 Закону № 755 для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридична особа має подати (надіслати поштовим відправленням з описом вкладення) держреєстратору за своїм місцезнаходженням такі документи:
- заповнену (машинодруком або від руки друкованими літерами) реєстраційну картку на проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи (за формою 3, затвердженою наказом Мін’юсту від 14.10.2011 № 3178/5);
- примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) рішення про внесення змін до установчих документів. Документ, що підтверджує правомочність прийняття рішення про внесення змін до установчих документів (наприклад, перелік акціонерів, що зареєструвалися для участі у загальних зборах акціонерного товариства або реєстр присутніх на зборах, тощо);
- оригінали установчих документів юридичної особи з відміткою про їх державну реєстрацію з усіма змінами, чинними на дату подачі документів, чи інформацію про оприлюднення повідомлення про втрату всіх або частини зазначених оригіналів установчих документів;
- два примірники змін до установчих документів юридичної особи у вигляді окремих додатків або два примірники установчих документів у новій редакції;
- документ, що підтверджує внесення адміністративного збору за проведення державної реєстрації змін до установчих документів у розмірі 0,05 мінімальної зарплати(у 2015 році з січня по листопад — 60,90 грн., у грудні — 68,90 грн.).
Важливо! Держреєстратор не має права вимагати додаткові документи, крім визначених статтею 29 Закону № 755, для проведення держреєстрації змін до установчих документів юрособи
Документи, які подаються державному реєстратору, мають бути викладені державною мовою.
Також держреєстратору додатково пред’являють:
• паспорт громадянина України або паспортний документ іноземця — якщо документи для проведення держреєстрації змін до установчих документів юридичної особи подаються особою, яка згідно з відомостями, внесеними до ЄДР, має право вчиняти юридичні дії від імені юридичної особи без довіреності (наприклад, директором);
• паспорт громадянина України або паспортний документ іноземця та надається документ або нотаріально засвідчена копія документа, що засвідчує повноваження представника (довіреності, договору доручення), — якщо документи подаються іншим представником юридичної особи. Підпис особи, уповноваженої діяти від імені юрособи (її керівника), на реєстраційній картці має бути засвідчений відповідною посадовою особою в установленому порядку.
Документи на проведення державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, які містяться в ЄДР, приймаються за описом. Його копія обов’язково видається (надсилається поштовим відправленням з описом вкладення) в день надходження документів заявнику з відміткою про дату надходження.
Держреєстратор не пізніше наступного робочого дня після проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи має видати (надіслати поштовим відправленням з описом вкладення) заявнику один примірник змін до установчих документів юридичної особи у вигляді окремих додатків або один примірник оригіналу установчих документів у новій редакції та один примірник оригіналу установчих документів у старій редакції з відмітками про проведення державної реєстрації змін до установчих документів.
Зазначені документи видаються тільки за відсутності підстав для залишення поданих документів без розгляду та для відмови у проведенні відповідних реєстраційних дій відповідно до частини 11 статті 29 та статті 30 Закону № 755.
Зміна місця проживання засновника не приводять до зміни відомостей про юридичну особу, які зазначаються у виписці з ЄДР. Тому нову виписку у такому випадку не формують та заявнику держреєстратор не видає.
Крок 5. Інформування про зміни контролюючих органів та банків
Відповідно до пункту 66.5 Податкового кодексу України та пункту 9.2 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588, додатково повідомляти контролюючі органи про зміни, які вносяться до ЄДР, юридичній особі не потрібно.
Адже ці відомості у день проведення відповідної реєстраційної дії передаються технічним адміністратором ЄДР в електронній формі до інформаційної системи контролюючих органів. Це ж стосується і органів статистики та відповідних фондів.
Водночас про внесення змін до установчих документів юридичній особі необхідно повідомити банк, в якому вона обслуговується, подавши нотаріально засвідчені копії відповідних змін.
ВИ МАЄТЕ ЦЕ ЗНАТИ
Порядок заповнення форми 3 при зміні відомостей про засновника:
- розділ I щодо відомостей про юридичну особу, які містяться в ЄДР, заповнюють повністю (ідентифікаційний код (ЄДРПОУ), повне найменування (організаційно-правова форму) та назву юридичної особи);
- у розділі ІІІ «Перелік змін до установчих документів, щодо яких проводиться державна реєстрація» проставляють «√» або знак «+» навпроти слів «Зміна відомостей про засновників, учасників юридичної особи»;
- у розділі IV «Відомості про юридичну особу з урахуванням змін» зазначають лише відомості, які змінилися. Тобто, заповнюють тільки пункт «Відомості про склад засновників (учасників) юридичної особи» із зазначенням нової адреси місця проживання засновника і проставленням відмітки в графі «Зміна відомостей про засновника (учасника)». Відомості зазначають винятково про засновника, щодо якого відбулися зміни. Заповнювати інформацію про інших засновників (за їх наявності) не потрібно;
- у розділі V «Спосіб отримання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців та оригіналів установчих документів» на вибір проставляється відмітка або в графі «Видати заявнику», або в графі «Відправити поштою за місцезнаходженням юридичної особи». Заявником зазнається також бажаний спосіб повідомлення про результати розгляду держреєстратором поданих документів: шляхом надсилання смс-повідомлення або ж електронною поштою. Для цього в розділі VІ форми 3 проставляють відповідну відмітку;
- роздруковують і підписують усі сторінки форми. Але заповнюють лише зазначені вище розділи.
У разі подання документів поштовим відправленням справжність підпису заявника на реєстраційній картці має бути нотаріально засвідчена.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
