Коли змінюєте прізвище клопоту чимало: РАЦС, зміна паспорту, нова довідка про ідентифікаційний код від податкової. А ще можуть бути закордонний паспорт і водійські права. Однак, якщо жінка працює головним бухгалтером, то на цьому процес не зупиняється. Що робити головбуху, який змінює прізвище – у цій консультації.
Попередні документи при зміні прізвища
Спочатку кинемо погляд на ті документи, які попередньо має змінити головний бухгалтер при зміні прізвища та взяти з собою для продовження цього процесу на роботі. Мінімум – це два документи:
- паспорт – з ним усе зрозуміло. Насьогодні видається ID-картка. Його можна отримати через Державну міграційну службу або ж Центр адміністративних послуг. До речі, міняти внутрішній паспорт можна одночасно з закордонним;
- ідентифікаційний код (правильно – номер облікової картки платника податків) – він насправді не змінюється, а залишається колишнім. Просто довідка має бути видана на нове прізвище.
Усе інше – закордонний паспорт та водійські права можна змінити й пізніше. На процес зміни прізвища “на роботі” головного бухгалтера дані документи впливу не мають.
В усіх випадках зміни прізвища усе починається з відвідин РАЦС (відділу реєстрації актів цивільного стану). При укладенні шлюбу, наприклад, в колишньому паспорті у РАЦС ставиться штамп про те, що він має бути обміняний в місячний строк через зміну прізвища.
☝ 12 НОМЕР ЖУРНАЛУ «ГОЛОВБУХ» ► СКАЧАЙТЕ БЕЗПЛАТНО
Детально процедури зміни прізвища як при укладенні шлюбу, так і за власним бажанням можна знайти за цими ресурсами:
Не підлягають заміні:
- трудова книжка;
- документи про освіту;
- документи на право власності на квартиру, земельну ділянку тощо.
Крок 1: подача заяви на про зміну прізвища
Першим кроком головний бухгалтер має подати на своє підприємство заяву про зміну прізвища та проханням внести зміни до документів на підприємстві. До заяви він має подати копії підтвердних документів (паспорт + ідентифікаційний код). Бажано й навести зразок нового підпису, який головбух буде використовувати для підписання документів на підприємстві. Зразок такої заяви головного бухгалтера про зміну прізвища у файлі:
СКАЧАТИ ЗРАЗОК ЗАЯВИ
Керівник має видати наказ про внесення змін щодо інформації про головного бухгалтера. Наказ у даному випадку можна й замінити резолюцією на заяві головного бухгалтера. Наприклад, “Дозволяю. Нач. кадрової служби прийняти до виконання” або просто “Дозволяю”.
На підставі даного наказу/резолюції бухгалтер та кардова служба можуть виконати всі потрібні кроки 2-5.
Увага: Дата подачі заяви головбуха – це день зміни даних по ньому на підприємстві
Звертаємо увагу, що заява потрібна ще й для того, щоб документально зафіксувати день, коли підприємству стало відомо про зміну прізвища головного бухгалтера. Для чого це потрібно – див. крок 3.
Крок 2: виправлення прізвища у трудовій книжці
У трудовій книжці колишнє прізвище на титульному аркуші треба закреслити однією рискою таким чином, щоб його можна було прочитати. Далі необхідно:
- написати внизу нове прізвище або у тому рядку, якщо в ньому залишилось місце;
- вказати на сторінці зліва (це внутрішній бік обкладинки) реквізити того документа, який став підставою для внесення змін (паспорт, свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу та ін.), його номер, дату видачі, а також той орган, який його видав;
- завірити запис підписом керівника або начальника кадрової служби;
- поставити печатку підприємства або відділу кадрів, якщо підприємство взагалі використовує печатки.
Зміни також треба внести в аналогічний спосіб до Книги обліку руху трудових книжок та особової картки головного бухгалтера.
Крок 3: повідомлення ДПС за формою 1-ОПП
Нагадуємо, що повідомлення за формою 1-ОПП – це свого роду анкета реєстраційних даних про підприємство з відомостями про головного бухгалтера. Її затверджено наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 (далі – Порядок № 1588). Якраз повідомити про нього й є головне призначення даної форми.
При зміні облікових даних підприємства форму 1-ОПП треба подати в 10-денний строк з дня виникнення змін (п. 9.3 Порядку №1588, п. 66.4 ПКУ). При цьому це 10 КАЛЕНДАРНИХ, а не робочих днів (роз’яснення ГУ ДФС у Луганській області). Однак, від якого дня рахувати ці зміни роз’яснень немає. Однак, з обережності все ж таки краще відлік вести від дати того документа, який записаний як підстава для змін у трудовій книжці. Однак, якщо крок 1 було дотримано й головним бухгалтером була подана заява, то тоді 10-денний термін можна відраховувати від дати заяви про зміну прізвища, яку головний бухгалтер подав на підприємство. .
При заповнення форми 1-ОПП ставимо позначку “Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку”, – так само, як і при зміні головного бухгалтера. Вважаємо, що правильно ставити саме дану позначку, а не “Зміни” чи одночасно і “Зміни”, і “Відомості про особу…”. Якщо проаналізувати п. 9.3 Порядку № 1588, то там іде мова про позначку “Відомості про особу…” у т.ч. й при виникненні змін у облікових даних. Судячи зі змісту всього п. 9.3 Порядку № 1588 маються на увазі облікові дані, які пов’язані з головним бухгалтером. Позначку ж “Зміни” ставимо в усіх випадках, окрім зміни головного бухгалтера чи даних по ньому, наприклад, при зміні засновників чи адресних даних платника підприємства.
У формі 1-ОПП заповнюємо тільки розділи: 1, 2, 4 та 10. У полі 10 вносимо уже дані з новим прізвищем. У цілому все аналогічно, як і при подачі інформації про нового бухгалтера. Інших даних, у т.ч. адресні дані та відомості про власників заповнювати не треба. Зразок заповнення форми 1-ОПП по відомостях про головного бухгалтера знайдете у матеріалі Форма 1-ОПП зразок заповнення 2020.
До форми 1-ОПП слід додати (пп. 66.1.3 ПКУ, роз’яснення ДПС 119.06 ЗІР):
- копію паспорта та довідки про присвоєння ідентифікаційного коду;
- копію наказу по підприємству щодо внесення змін до інформації про головного бухгалтера.
Форма 1-ОПП підписується директором, тому її можна подати й через електронний кабінет. Однак, бухгалтера надалі без підпису здавати звітність не може.
Якщо не подати дану форму 1-ОПП, то можна заробити штраф 510 грн (п. 117.1 ПКУ).
Крок 4: зміна електронного підпису
Звертаємося до сервісного центру, який надавав електронний підпис. По-сучасному за законодавством вони називаються “кваліфікований надавач електронних довірчих послуг”. Однак, більшість з них використовують колишню назву – АЦСК (акредитований центр сертифікації ключів).
Після зміни підпису договір з ДПС продовжує діяти, так як договір укладається з керівником і саме він вносить зміни щодо інформації про сертифікати відповідальних осіб, які можуть підписувати документи. Однак, до Держстату, Пенсійного фонду, Фонду соцстрахування (ФСС) доведеться направити заяви про реєстрацію електронного підпису.
При зміні підпису бажано подбати, щоб це був кваліфікований електронний підпис (КЕП). Це підпис на спеціальному захищеному носії – найчастіше флешці, яку називають “токен”. Податкова хоче, щоб платники використовували саме такий. Однак, поки що приймаються і звичайні електронні цифрові підписи (ЕЦП). Сервісні центри часто за браком токенів продовжують видавати ЕЦП, а не КЕП.
Детальніше про все це у матеріалі Електронний цифровий підпис.
Крок 5: зміна переліку розпорядників банківського рахунку
У банк слід подати новий перелік осіб, які мають право розпоряджатися банківським рахунком. Ніяких змін не вноситься, а подається саме новий перелік.
Нагадаємо, що з минулого року уже немає:
- картки зі зразками підписів;
- поняття першого і другого підписів.
Це пов’язано з змінами до постанови Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492. Існує також роз’яснення з боку НБУ у листі від 06.05.2019 р. №57-0007/24014.
Згаданий перелік подається у довільній формі або у тій формі, яку встановив банк. У переліку окрім ПІБ розпорядників рахунка проставляються їх власноручні підписи. До переліку треба подати також документи, які підтверджують повноваження підписантів, наприклад, накази про їх посадові повноваження чи посадові інструкції, в яких є їх повноваження на підписання платіжних документів.
Кількість осіб, які можуть розпоряджатися рахунком – не обмежена, але вони мають бути в переліку.
Деякі банки можуть вимагати:
- перелік підписів нотаріально посвідчити;
- відвідати банк з паспортом та ідентифікаційним кодом для проходження процедури ідентифікації та верифікації.
Остання вимога пов’язана з процедурами фінансового моніторингу. Нагадуємо, що з 28.04.2020 р. бухгалтери повідомлятимуть Держфінмоніторинг про операції клієнтів.
Що змінювати не потрібно
На цьому й усе. При зміні прізвища головного бухгалтера не потрібно:
- вносити зміни до ЄДР. Інформації по бухгалтеру там просто немає. Є тільки по директору і власникам;
- змінювати дані по реєстрації платником ПДВ. Подававати заяву за формою 1-ПДВ не потрібно, так як вона подається при перереєстрації, коли виявлені помилки у записах в Реєстрі платників ПДВ (п. 183.15 ПКУ). Даних по головбуху там немає, про що прямо сказано у п. 2.2 Положення з наказу Мінфіну від 14.11.2014 № 1130;
- переукладати договір з ДПС про визнання електронних документів. Однак, це треба робити при зміні прізвища директора (роз’яснення ДФС).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
