експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Коли змінюється прізвище, клопоту чимало: РАЦС, зміна паспорту, нова довідка про ідентифікаційний код від податкової. А ще можуть бути закордонний паспорт і водійське посвідчення. Однак, якщо жінка працює головним бухгалтером, то на цьому процес не зупиняється. Що робити головбуху, який змінює прізвище — у цій консультації
Спочатку кинемо погляд на ті документи, які попередньо має змінити головний бухгалтер при зміні прізвища та взяти з собою для продовження цього процесу на роботі. Мінімум — це два документи:
паспорт — з ним усе зрозуміло. Насьогодні видається ID-картка. Його можна отримати через Державну міграційну службу або ж Центр адміністративних послуг. До речі, міняти внутрішній паспорт можна одночасно з закордонним;
ідентифікаційний код (правильно — номер облікової картки платника податків) — він насправді не змінюється, а залишається колишнім. Просто довідка має бути видана на нове прізвище.
Усе інше — закордонний паспорт та водійські права можна змінити й пізніше. На процес зміни прізвища «на роботі» головного бухгалтера ці документи впливу не мають.
В усіх випадках зміни прізвища усе починається з відвідин РАЦС (відділу реєстрації актів цивільного стану). При укладенні шлюбу, наприклад, в колишньому паспорті у РАЦС ставиться штамп про те, що він має бути обміняний в місячний строк через зміну прізвища.
Детально процедури зміни прізвища як при укладенні шлюбу, так і за власним бажанням можна знайти за такими ресурсами:
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Першим кроком головний бухгалтер має подати на своє підприємство заяву про зміну прізвища та проханням внести зміни до документів на підприємстві. До заяви він має подати копії підтвердних документів (паспорт + ідентифікаційний код). Бажано й навести зразок нового підпису, який головбух буде використовувати для підписання документів на підприємстві. Зразок такої заяви головного бухгалтера про зміну прізвища:
Керівник має видати наказ про внесення змін щодо інформації про головного бухгалтера. Наказ у цьому випадку можна й замінити резолюцією на заяві головного бухгалтера. Наприклад, «Дозволяю. Начальник кадрової служби прийняти до виконання» або просто «Дозволяю».
На підставі цього наказу/резолюції бухгалтер та кардова служба можуть виконати всі потрібні кроки 2-5.
Увага: дата подання заяви головбуха — це день зміни даних щодо нього на підприємстві.
Заява потрібна ще й для того, щоб документально зафіксувати день, коли підприємству стало відомо про зміну прізвища головного бухгалтера. Для чого це потрібно — див. крок 3.
Крок 2: виправлення прізвища у трудовій книжці
У трудовій книжці колишнє прізвище на титульному аркуші треба закреслити однією рискою таким чином, щоб його можна було прочитати. Далі необхідно:
написати внизу нове прізвище або у тому рядку, якщо в ньому залишилось місце;
вказати на сторінці зліва (це внутрішній бік обкладинки) реквізити того документа, який став підставою для внесення змін (паспорт, свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу та ін.), його номер, дату видачі, а також той орган, який його видав;
завірити запис підписом керівника або начальника кадрової служби;
поставити печатку підприємства або відділу кадрів, якщо підприємство взагалі використовує печатки.
Зміни також треба внести в аналогічний спосіб до Книги обліку руху трудових книжок та особової картки головного бухгалтера.
Крок 3: повідомлення ДПС за формою 1-ОПП
Повідомлення за формою 1-ОПП — це свого роду анкета реєстраційних даних про підприємство з відомостями про головного бухгалтера. Її містить Додаток 5 до Порядку обліку платників податків і зборів, який затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 (далі — Порядок № 1588). Якраз повідомити про нього й є головне призначення цієї форми.
При зміні облікових даних підприємства форму 1-ОПП треба подати в 10-денний строк з дня виникнення змін (п. 9.3 Порядку № 1588, п. 66.4 Податкового кодексу України, ПК). При цьому це 10 КАЛЕНДАРНИХ, а не робочих днів.
Однак, від якого дня рахувати ці зміни роз’яснень немає. Однак, з обережності все ж таки краще відлік вести від дати того документа, який записаний як підстава для змін у трудовій книжці. Однак, якщо крок 1 було дотримано й головним бухгалтером була подана заява, то тоді 10-денний термін можна відраховувати від дати заяви про зміну прізвища, яку головний бухгалтер подав на підприємство. .
При заповнення форми 1-ОПП ставиться позначка «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», — так само, як і при зміні головного бухгалтера. Правильно ставити саме цю позначку, а не «Зміни» чи одночасно і «Зміни», і «Відомості про особу…». Якщо проаналізувати п. 9.3 Порядку № 1588, то там іде мова про позначку «Відомості про особу…» , зокрема й при виникненні змін у облікових даних. Судячи зі змісту всього п. 9.3 Порядку № 1588 маються на увазі облікові дані, які пов’язані з головним бухгалтером. Позначка ж «Зміни» ставиться в усіх випадках, окрім зміни головного бухгалтера чи даних за ним, наприклад, при зміні засновників чи адресних даних платника підприємства.
У формі 1-ОПП заповнюйте тільки розділи: 1, 2, 4 та 10. У поле 10 вносьте вже дані з новим прізвищем. У цілому все аналогічно, як і під час подання інформації про нового бухгалтера. Інших даних, зокрема адресні дані та відомості про власників, не заповнюйте. Зразок заповнення форми 1-ОПП з відомостями про головного бухгалтера знайдете у матеріалі Форма 1-ОПП зразок заповнення.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Слід звернутися до сервісного центру, який надавав електронний підпис. По-сучасному за законодавством їх називають «кваліфікований надавач електронних довірчих послуг». Однак, більшість з них використовують колишню назву — АЦСК (акредитований центр сертифікації ключів).
Після зміни підпису договір з ДПС продовжує діяти, оскільки договір укладається з керівником і саме він вносить зміни щодо інформації про сертифікати відповідальних осіб, які можуть підписувати документи. Однак, до Держстату, Пенсійного фонду доведеться направити заяви про реєстрацію електронного підпису.
Крок 5: зміна переліку розпорядників банківського рахунку
У банк слід подати новий перелік осіб, які мають право розпоряджатися банківським рахунком. Ніяких змін не вноситься, а подається саме новий перелік.
Згаданий перелік подається у довільній формі або у тій формі, яку встановив банк. У переліку окрім ПІБ розпорядників рахунка проставляються їхні власноручні підписи. До переліку треба подати також документи, які підтверджують повноваження підписантів, наприклад, накази про їхні посадові повноваження чи посадові інструкції, в яких є їхні повноваження на підписання платіжних документів.
Кількість осіб, які можуть розпоряджатися рахунком — не обмежена, але вони мають бути в переліку.
Деякі банки можуть вимагати:
перелік підписів нотаріально посвідчити;
відвідати банк з паспортом та ідентифікаційним кодом для проходження процедури ідентифікації та верифікації.
На цьому й усе. При зміні прізвища головного бухгалтера не потрібно:
вносити зміни до ЄДР. Інформації щодо бухгалтера там просто немає. Є тільки щодо директора і власника;
змінювати дані щодо реєстрації платником ПДВ. Подававати заяву за формою 1-ПДВ не потрібно, бо її подають за умови перереєстрації, коли виявлені помилки у записах в Реєстрі платників ПДВ (п. 183.15 ПК). Даних щодо головбуха там немає, це прямо визначає пункт 2.2 розділу ІІ Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, яке затверджене наказом Мінфіну від 14.11.2014 № 1130;
переукладати договір з ДПС про визнання електронних документів. Однак, це треба робити при зміні прізвища директора (роз’яснення ГУ ДПС у Львівській області).
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Термін внесення змін до облікових даних платника податків та виготовлення реєстраційного номеру облікової картки платника податків становить:
до 3-х робочих днів — у разі звернення до податкового органу за місцем проживання;
до 5-ти робочих днів — у разі звернення до будь-якого податкового органу.
З приводу подання форми № 5ДР детальніше є роз’яснення ГУ ДПС у Львівській області. Подати форму № 5 ДР можна через Електронний кабінет (роз’яснення ГУ ДПС у Київській області).
