Працівник повернувся з сесії: відшкодовуємо вартість проїзду

Працівники, які навчаються у вищих навчальних закладах (ВНЗ) без відриву від виробництва за заочною чи вечірньою формами, мають право на відшкодування роботодавцем половини вартості проїзду до місця навчання та назад. Також працівникові мають відшкодувати половину вартості проїзду для підготовки і захисту дипломного проекту (роботи) або складання державних іспитів. Це передбачає стаття 219 Кодексу законів про працю України (КЗпП).

Своїм правом працівники можуть скористатися, коли їдуть на настановні заняття, для виконання лабораторних робіт і складання заліків та іспитів. Але таке відшкодування вони можуть отримати лише один раз на рік. Якщо працівник, наприклад, навесні повернеться із навчання та надасть документи на отримання відшкодування половини вартості проїзду, то вже після осіннього вояжу до Альма-матер роботодавець може не відшкодовувати працівникові витрати на проїзд.

Але без належного документального оформлення не варто розраховувати на повернення частини понесених витрат на проїзд до ВНЗ.

Документальне оформлення

Для отримання відшкодування частини вартості проїзду на навчання працівник має надати до бухгалтерії авансовий звіт разом із підтвердними документами. Погоджуються із цим і фахівці Мінсоцполітики. У своєму листі від 02.01.2013 № 2/13/116-13 вони зазначають, що оплата проїзду працівника до ВНЗ провадиться згідно з правилами оплати проїзду при відрядженнях.

Підтвердними документами щодо вартості понесених витрат на проїзд є квитки на проїзд міським та міжміським транспортом, залізничні квитки тощо.

Звертаємо увагу, що стаття 219 КЗпП не містить жодних згадок про види транспорту, які може використовувати працівник. Тому, на нашу думку, працівник має право на відшкодування вартості проїзду будь-яким видом транспорту. Головною умовою для повернення коштів буде наявність квитка.

Оподаткування суми відшкодування

ПДФО та військовий збір

Сума відшкодування вартості проїзду працівника до ВНЗ підпадає під об’єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб (ПДФО).

Таке відшкодування вважається додатковим благом для працівника. Адже відповідно до підпункту «г» підпункту 164.2.17 Податкового кодексу України (ПК) не вважається додатковим благом, зокрема, сума грошового відшкодування будь-яких витрат платника податку, що обов’язково відшкодовується згідно із законом за рахунок бюджету або звільняється від оподаткування ПДФО. На жаль, відшкодування роботодавцем вартості проїзду хоча й передбачено статтею 219 КЗпП, але проводиться не за бюджетні кошти. Та й розділом IV ПК таку виплату не звільнено від оподаткування. Відповідно, із суми відшкодування потрібно утримати ПДФО за ставкою 15% (20%).

При цьому натуральний коефіцієнт застосовувати не потрібно, оскільки дохід працівник отримує в грошовій формі.

ВРІЗ

Але це ще не все. Якщо дохід оподатковується ПДФО, то його потрібно оподаткувати й військовим збором. Адже згідно з підпунктом 1.2 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПК військовий збір має такі самі об’єкти оподаткування, що й ПДФО. Тож із суми відшкодування вартості проїзду потрібно буде утримати й військовий збір.

Зауважимо, що у Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ), затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4, суму відшкодування відображають за ознакою доходу «126».

ЄСВ

А от нараховувати на суму відшкодування вартості проїзду до ВНЗ та утримувати з неї ЄСВ не потрібно. Адже суму такого відшкодування не відносять до фонду оплати праці.

Бухгалтерський облік

Оскільки документальний порядок оформлення відшкодування схожий на оформлення відрядження, то для його обліку можна використовувати субрахунок 372 «Розрахунки із підзвітними особами». Нарахування суми відшкодування супроводжуватиме проведення: Д-т 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» — К-т 372. А виплату відображають проведенням: Д-т 372 — К-т 301 «Готівка в національній валюті», 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

Зазначимо, що витрати на відшкодування вартості проїзду працівника до ВНЗ і назад впливатимуть на фінансовий результат, а отже — на об’єкт оподаткування податком на прибуток. Причому різниць відповідно до розділу ІІІ ПК не виникатиме.

Розглянемо приклад відображення в обліку відшкодування витрат на проїзд працівника.

ПРИКЛАД. Відображення в обліку відшкодування роботодавцем витрат на проїзд до місця навчання свого працівника

Економіст підприємства навчається у Національному університеті «Львівська політехніка» за заочною формо навчання. З 01.10.2015 по 14.10.2015 він перебував на сесії. Після повернення працівник надав до бухгалтерії квитки на проїзд до місця навчання та назад загальною вартістю 544,00 грн. Підприємство відшкодовує працівникові половину вартості квитків, тобто 272,00 грн.

Із суми відшкодування потрібно утримати ПДФО в сумі 40,80 грн. (272 грн. × 15%) та військовий збір в сумі 4,08 (272 грн. × 1,5%).

Відшкодування повної вартості проїзду

Як з’ясували, відшкодувати половину вартості проїзду працівника до місця навчання — прямий обов’язок роботодавця. Проте ніщо не забороняє відшкодувати працівнику і повну вартість проїзду.

У такому разі працівник має звернутися до керівництва підприємства із заявою. Керівник може самостійно або за участю профспілкової організації прийняти рішення про відшкодування працівнику вартості проїзду у повному обсязі. Рішення керівника оформлюють відповідним наказом, який передають до бухгалтерії.

Подальший порядок відшкодування подібний уже наведеному. Працівник має подати авансовий звіт разом із квитками. Проте у цьому разі оподатковують ПДФО та військовим збором повну вартість квитків.

ВРІЗ

Зверніть увагу!

Сума відшкодування половини вартості проїзду до місця навчання і назад оподатковується ПДФО та військовим збором