Лікарняні листки: зберігаємо до перевірки фондом соцстраху

До вас прийшли перевіряльники ФСС з ТВП, аби встановити правомірність використання коштів цього фонду. Головний бухгалтер не надав лікарняні листки за попередні роки, оскільки працює на підприємстві менше року і має документи лише за поточний рік. Скільки часу слід зберігати лікарняні листки і до яких наслідків може призвести їх відсутність — у статті.

Електронний реєстр лікарняних листів

Значну частину коштів Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (ФСС з ТВП) витрачає на фінансування допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю і пологами застрахованим особам.

Органи ФСС з ТВП контролюють правомірне (цільове) використання страхових коштів. Ревізори перевіряють підтвердні документи за звітні періоди не тільки поточного, а й попередніх років, за які не проводили перевірки. Причому перевіряти можуть більше ніж за три роки, що передбачено спеціальним законодавством.

Допомогу з тимчасової непрацездатності та у зв’язку з вагітністю і пологами підприємство нараховує на підставі листка непрацездатності (далі — лікарняний). Інспектори ФСС з ТВП ретельно перевіряють не лише розрахунки цих видів допомоги, а й порядок заповнення лікарняних.

Тому керівник і головний бухгалтер підприємства мають забезпечити збереження документів, які підлягають перевірці, зокрема й лікарняних.

Отримайте за 10 хвилин нову довідку про стаж для оплати лікарняного

Ірина Іванченко шеф-редактор журналу «Кадровик-01» та системи «Експертус Кадри»

Починаючи із жовтня Пенсійний фонд видає паперові та електронні довідки про страховий стаж для оплати лікарняних. Довідку можуть отримати і працівник, і роботодавець. Як це зробити через інтернет, як рахувати стаж за новою довідкою — у порадах наших експертів

у журналі "Головбух"

Порядок збереження документів

Підприємство має самостійно забезпечувати належне зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну (п. 7 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV; далі — Закон № 996).

Порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності визначено в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Первинні документи й облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти, а також баланси до передачі їх в архів підприємства зберігають у бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88).

Відповідно до наказу МОЗ «Про забезпечення бланками листків непрацездатності» від 15.04.2005 № 162 лікарняні зберігають як бланки суворої звітності.

Головний бухгалтер забезпечує зберігання первинних документів і облікових регістрів, що пройшли обробку та були підставою для складання звітності, бухгалтерських звітів і балансів, а також вчасне їх оформлення та передачу до архіву (п. 6.7 Положення № 88).

Відповідає за збереження первинних документів, регістрів та звітності впродовж встановленого терміну, але не менше трьох років, і керівник підприємства (п. 3 ст. 8 Закону № 996).

Як отримати лікарняні від Фонду соцстраху

Шарий Тараскерівник експертної групи Експертус Головбух

Розрахунок лікарняних та декретних здійснюйте за новими правилами. Також зважте, що з 01.10.2018 почала діяти нова форма заяви розрахунку для лікарняних. Покроково і з прикладами про те: • що нового в порядку отримання фінансування; • як рахувати страховий стаж: за довідками ОК-5 та ОК-7 чи за новим додатком 9; • хто приймає рішення про призначення лікарняних та декретних підприємцям, членам фермерських господарств, особам, які провадять незалежну профдіяльність; • як заповнити заяву-розрахунок; • в які строки виплатити кошти; • що Фонд соцстраху перевірить у заявці на фінансування; • як звітувати за отримані кошти

Переглянути відеозапис