Мораторій, встановлений Законом України «Про тимчасові особливості здійснення заходів державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 03.11.2016 № 1728-VIII, стосується перевірок органів державного нагляду (контролю). Тому він не позбавляє органи Фонду соціального страхування (ФСС) права проводити перевірки. На відносини у сфері контролю своєчасності подання і достовірності поданих роботодавцем відомостей щодо отримання коштів соціального страхування і дотримання порядку їх використання не поширюється і дія Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 05.04.2007 № 877-V (п. 2. ст. 12 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105–XIV; далі — Закон № 1105).
Втрата первинних документів через руйнування офісу
На ФСС покладено керівництво та управління загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням від нещасного випадку, у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та медичним страхуванням, акумуляцію страхових внесків, контроль за використанням коштів, забезпечення фінансування виплат за цими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування та інші функції згідно із затвердженим статутом.
Закон закріпив як право, так і обов’язок органів Фонду проводити перевірки з метою контролю використання коштів соцстрахування
До компетенції органів ФСС не належать перевірки фінансово-господарської діяльності суб’єктів господарювання. Ці органи уповноважені перевіряти лише правильність використання коштів ФСС, що були перераховані роботодавцям для виплати матеріального забезпечення застрахованим особам. Тому повноваження органів ФСС щодо контролю дотримання порядку використання страхувальниками страхових коштів, а також правильності проведених ними витрат за соціальним страхуванням визначає винятково Закон № 1105.
До завершення процесу об’єднання фондів усі функції ФСС виконують органи Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (ФСС з ТВП) і Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (ФСС з НВВ).
Матеріали за темоюЗарплатні рейди Держпраці: кому чекати і як захиститися
Порядок проведення перевірок
Інструкція про порядок проведення перевірок, затверджена постановою правління ФСС з ТВП від 22.12.2010 № 29 (далі — Інструкція № 29), на сьогодні залишається чинною.
Планові перевірки проводять раз на 1-4 роки на підприємствах, в установах та організаціях (далі — організація), які використовували кошти ФСС з ТВП, залежно від чисельності працівників, терміну проведення попередньої перевірки та наявності порушень.
Про проведення планової перевірки страхувальника мають повідомити не пізніше ніж за 10 днів до її початку листом або телефонограмою. Страхувальник має право обрати місце проведення перевірки: або ревізор приходить до вас, або ж ви пишете письмове клопотання до дирекції ФСС з ТВП про проведення перевірки. У такому разі ви зобов’язані підготувати до перевірки всі необхідні документи і покласти їх на робоче місце перевіряльника.
Зустріч розпочинають із того, що ревізор пред’являє направлення на перевірку та посвідчення. Перевірку бажано зареєструвати у журналі перевірок. Щоб пришвидшити процес, підготуйте дані про:
- державну реєстрацію,
- керівництво (ПІБ),
- рахунки,
- наявну заборгованість за коштами ФСС з ТВП,
- середньооблікову чисельність працівників,
- акт попередньої перевірки.
Які ж документи слід підготувати до ревізії?
Позаяк усі виплати за рахунок коштів ФСС з ТВП призначає комісія із соціального страхування, підготуйте документи, що засвідчують легітимність цієї комісії. Це, зокрема, протокол загальних зборів, у якому визначено загальну кількість членів комісії та представників від трудового колективу. Якщо до складу комісії вносили зміни, надайте відповідні документи.
Увага: діяльність комісії із соцстрахування врегульовує Положення про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджене постановою правління ФСС з ТВП від 23.06.2008 № 25
Пред’явіть рішення (протоколи) комісій із соціального страхування про призначення будь-якого виду допомоги. Ревізор перевірить, чи не порушено строки розгляду документів і призначення допомоги. Адже відповідно до Закону № 1105 документи для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності і втрати працездатності розглядають не пізніше 10 днів із дня їх надходження. Дати отримання листків непрацездатності (далі — лікарняні) мають бути проставлені на бланках. Допомогу на поховання призначають наступного дня за днем звернення.
Тепер докладніше про призначення допомоги з невиробничих травм. Комісія із соціального страхування обов’язково з’ясовує обставини та причини нещасного випадку, що стався із працівником, та ухвалює рішення про призначення чи відмову у призначенні допомоги з тимчасової непрацездатності. Це рішення фіксують у протоколі засідання комісії.
Якщо травма сталася на виробництві, але не пов’язана з виробництвом і на день призначення допомоги з тимчасової непрацездатності розслідування вже провели згідно з Порядком проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві, затвердженим постановою КМУ від 30.11.2011 № 1232, а також склали акт за формою Н-5, комісія із соціального страхування використає ці матеріали під час вирішення питання щодо призначення та виплати допомоги.
Далі поговоримо про документи для призначення різних видів допомоги, які мають бути в організації.
Як спростити зустрічну звірку
Тимчасова непрацездатність і вагітність та пологи
Насамперед, мають бути в наявності лікарняні — документи, на підставі яких призначають і виплачують допомогу з тимчасової непрацездатності та допомогу по вагітності і пологах. Для сумісників підставою для призначення допомоги є копія лікарняного, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи. Лікарняні слід належно оформлювати.
Крім копії лікарняного, для сумісників обов’язково має бути довідка про зарплату за основним місцем роботи (Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266; далі — Порядок № 1266). Суми зарплати, зазначені у довідці, під час розрахунку допомоги за сумісництвом, звісно, до уваги не беруть. Ця інформація потрібна лише для того, аби бухгалтер розумів, чи не перевищує загальна сума зарплати за двома місцями роботи розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ. У разі перевищення зарплату за сумісництвом обмежують. Приклади розрахунків, зокрема і в такому випадку, наведено в наказі Мінсоцполітики від 21.10.2015 № 1022.
Форму довідки у новій редакції Порядку № 1266 не затверджено, тож вона може бути довільною. Можна також скористатися формою, затвердженою попередньою редакцією Порядку № 1266.
Розмір допомоги з тимчасової непрацездатності залежить від страхового стажу. Саме тому ревізори прискіпливо перевіряють правильність обчислення страхового стажу. Тому обов’язково мають бути довідки форми ОК-5 (7). Крім того, ревізор може попросити трудові книжки, накази про прийняття на роботу, надання відпусток тощо.
Перевіряють власне обчислення допомоги, тому зворотний бік лікарняного має бути заповнений. Якщо на бланку бракує місця, розрахунок, окремо оформлений і засвідчений підписами керівника, головного бухгалтера та печаткою, додають до лікарняного. Перевіряють розрахунок за відомостями з нарахування зарплати.
Готуючись до ревізії, слід проаналізувати найпоширеніші помилки, які трапляються у розрахунках допомоги: неправильно визначений розрахунковий період, похибки у підрахунках днів та сум зарплати, лічильні помилки.
Увага: органи ФСС з ТВП мають право перевіряти наявність трудових відносин між страхувальниками та найманими працівниками, дотримання інших норм трудового законодавства, у т. ч. правомірність нарахування зарплати, позаяк це пов’язано із визначенням права на матеріальне забезпечення за кошти ФСС з ТВП та його розміру
В окремих випадках ревізори можуть зажадати документи, що стосуються встановлення посадових окладів, надбавок, премій і доплат. Скажімо: колективний договір, положення про оплату праці, штатні розписи, накази тощо. Причому страхувальник відповідно до Закону № 1105 та Інструкції № 29 зобов’язаний надавати належно засвідчені копії документів і письмові пояснення.
Посадові особи ФСС з ТВП, своєю чергою, зобов’язані забезпечити нерозголошення комерційної таємниці та конфіденційної інформації, яку дізнаються під час перевірок. Розуміємо, що не є комерційною таємницею установчі документи, інформація за всіма видами державної звітності, відомості про чисельність і склад працівників, документи про сплату податків, про платоспроможність тощо (постанова КМУ «Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці» від 09.08.1993 № 611). А інформація про зарплату, премії, матеріальну допомогу, будь-які інші виплати з державного чи місцевого бюджетів працівникові державного органу чи органу місцевого самоврядування не є конфіденційною.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
