Примусити працівника оформити біометричний паспорт вони не мають права. Тоді, як варіант, можна компенсувати йому вартість паспорта. Якими будуть податкові наслідки?
Відрядженому працівнику законодавство гарантує виплату добових, відшкодування витрат на проживання, проїзд до місця відрядження та назад, оплату днів відрядження. Такі «відрядні» гарантії встановлює стаття 121 Кодексу законів про працю України. Однак у службовій поїздці цілком можуть виникнути супутні витрати, як-от оформлення закордонного паспорта, візи тощо. Роботодавець має право компенсувати такі витрати, та й Податковий кодекс України (ПК) цього не забороняє. Розглянемо детально, чи виникатиме оподатковуваний дохід у працівника, якщо роботодавець відшкодує йому вартість біометричного паспорта для виїзду за кордон.
Компенсація вартості паспорта — додаткове благо?
Здавалося б, не має бути жодних сумнівів щодо оподаткування ПДФО вартості оформлення закордонного паспорта працівника. Позаяк відповідно до підпункту 170.9.1 ПК сума відшкодованих роботодавцем витрат на оформлення закордонних паспортів не є доходом платника податку — працівника. Але такі витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують їх вартість.
«Будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає» (абз. 15 пп. «а» пп. 170.9.1 ПК).
Матеріали за темоюТакими документами можуть бути, зокрема (але не виключно):
- запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
- укладений договір чи контракт;
- інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
- документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Не оподатковують ті витрати на відрядження, які мають документальне підтвердження зв’язку з господарською діяльністю підприємства
Однак цілком імовірно, що роботодавець компенсуватиме вартість закордонного паспорта працівнику, зважаючи на майбутні відрядження за кордон, а не тоді, коли вирішить направити працівника у службову поїздку. За таких обставин говорити про вартість оформлення закордонного паспорта як про витрати на відрядження не доцільно. А отже, не можна компенсувати вартість паспорта без оподаткування ПДФО до прийняття рішення направити працівника у закордонне відрядження. Оскільки неможливо довести зв’язок оформлення документа з господарською діяльністю підприємства.
Крім того, раніше податківці наполягали оподатковувати як додаткове благо відшкодування працівникові вартості оформлення закордонного паспорта (лист ДПА від 12.04.2005 № 3064/6/17-3116). Хоча лист можна назвати «давнім», однак норми щодо оподаткування витрат у відрядженні майже не змінились. Зважаючи на персоніфікований характер виплати, податківці під час перевірки можуть наполягати на оподаткуванні компенсації вартості закордонного паспорта.
Наступною завадою у прийнятті рішення про оподаткування компенсації працівникові може бути вартість закордонного паспорта. Адже вона буде різною залежно від того, через кого оформлюють паспорт: безпосередньо через Міграційну службу або через державне підприємство. Державні підприємства включають до вартості документа вартість послуги. Також на ціну оформлення паспорта впливатиме терміновість виготовлення документа.
Яке рішення прийняти
З огляду на можливі податкові ризики рекомендуємо поміркованим платникам оподаткувати компенсацію витрат на виготовлення закордонного паспорта працівника як додаткове благо. Тобто утримати ПДФО за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 1,5%.
Базу оподаткування ПДФО визначайте з урахуванням «натурального» коефіцієнта. Суму ПДФО і військового збору утримуйте із зарплати працівника або інших його доходів у грошовій формі. Якщо роботодавець сплатить податки за власний рахунок, це зумовить появу ще одного додаткового блага. І так без кінця.
Сміливі платники податків можуть не оподатковувати вартість закордонного паспорта працівника. Однак за умови, що наказ про відрядження вже видали, а у положенні про відрядження зазначена можливість такого відшкодування.
Як виправити: ► недонараховану зарплату ► недоплату відпускних, лікарняних, декретних ► переплату ► помилкові базу та суму ЄСВ
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
