Лікарняний у відпустці: відображаємо у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ

Якщо працівник захворів під час відпустки, період хвороби зазвичай підтверджує листок непрацездатності. Його працівник надає після закінчення відпустки або, якщо продовжує хворіти, — після одужання.

Якщо відпустку продовжили на період хвороби, бухгалтерові слід простежити, чи не змінився розрахунковий період для нарахування відпускних. Якщо не змінився — сторнувати відпускні та пов’язані з ними платежі з ЄСВ не потрібно. Достатньо лише нарахувати лікарняні. Якщо змінився — доведеться перераховувати суми відпускних, а також суми ПДФО, військового збору і ЄСВ.

Інша ситуація, якщо відпустку перенесли на інший період. Тоді бухгалтер:

• нараховує оплату днів тимчасової непрацездатності (лікарняні) за Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266);
• сторнує суму відпускних, нарахованих за дні відпустки, що припали на дні хвороби;
• відображає ці суми у Звіті з ЄСВ.

Розглянемо детальніше, як заповнити Звіт з ЄСВ у разі, коли працівник переносить відпустку. Позаяк порядок заповнення Звіту з ЄСВ має особливості залежно від того, у якому звітному місяці (поточному чи минулому) нараховано суми відпускних.

Виплати у поточному звітному місяці: заповнюємо Таблицю 6 Звіту з ЄСВ

Якщо відпускні та лікарняні нараховано у поточному звітному місяці, в Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за цей місяць суму відпускних, зменшену на сторновану суму, відображаємо одним рядком. Окремо сторно відпускних (із від’ємним значенням) у цій Таблиці не записуємо. Показувати суми зі знаком «–» можна лише, виправляючи помилки за минулий звітний період (п. 9 розд. IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435; далі — Порядок № 435).

В іншому рядку відображаємо суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності і допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Для наочності розглянемо Приклад.

Приклад 1. Відпускні та лікарняні нараховано в одному звітному місяці

Працівникові (не інваліду) надано відпустку 10.07.2017 тривалістю 15 календарних днів (к. дн.). Йому нараховано:

– зарплату за 10 р. дн. липня в сумі 11 428,57 грн (24 000,00 грн ÷ 21 р. дн. × 10 р. дн.);

– відпускні за 15 к. дн. липня в сумі 10 713,60 грн (714,24 грн × 15 к. дн.).

Для визначення суми відпускних суму середньоденної зарплати — 714,24 грн розраховано за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100).

25.07.2017 працівник надав листок непрацездатності, який підтверджує його хворобу з 13 по 21 липня (9 к. дн.). Страховий стаж працівника — 7 років.

Суми заробітної плати за розрахунковий період липень 2016 — червень 2017 року наводимо у Таблиці 1.

Таблиця 1

Зарплата для обчислення лікарняних

Працівник написав заяву про перенесення на інший період днів відпустки, на які припала хвороба. Тому слід обчислити суму оплати днів тимчасової непрацездатності, скоригувати суму відпускних і відобразити у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за липень.

Для оплати днів тимчасової непрацездатності за Порядком № 1266 визначаємо:

• середньоденну зарплату — 709,08 грн (230 450,80 грн ÷ (365 – 40) к. дн.);
• денну виплату зважаючи на страховий стаж — 496,36 грн (709,08 грн × 70%);
• оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності — 2481,80 грн (496,36 × 5 к. дн.);
• допомогу по тимчасовій непрацездатності — 1985,44 грн (496,36 × 4 к. дн.).

Суму відпускних зменшуємо (сторнуємо) на суму відпускних, що припали на 9 к. дн. хвороби, — 428,16 грн (714,24 грн × 9 к. дн.).

Отже, у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за липень із типом «початкова» (див. рядки 1-3 Таблиці 6 у зразку Звіту з ЄСВ) відображаємо окремими рядками суми:

• зарплати за 10 р. дн. липня — 11 428,57 грн і ЄСВ — 2514,29 грн (11 428,57 грн × 22%);
• відпускних за 6 к. дн. липня — 4285,44 грн (10 713,60 грн – 6428,16 грн) і ЄСВ — 942,80 грн (4285,44 грн × 22%);
• оплати днів тимчасової непрацездатності — 4467,24 грн (2481,80 грн + 1985,44 грн) і ЄСВ — 982,79 грн (4467,24 грн × 22%).

Зразку Таблиці 6 Звіту з ЄСВ (скачати) — відобразимо заповнення за липень і серпень 2017 року.

Виплати у минулому звітному місяці: заповнюємо уТаблиці 6 Звіту з ЄСВ

Якщо відпускні нараховано у минулому звітному місяці, а лікарняні — у поточному, в Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за поточний звітний місяць відображаємо суми:

• зарплати за поточний звітний період (якщо є);
• сторнованих відпускних (зі знаком мінус) за дні поточного та/або минулого місяця;
• оплати днів тимчасової непрацездатності за дні поточного та/або минулого місяця.

Якщо за дні хвороби у відпустці лікарняні нараховано у поточному місяці, а відпускні — у минулому, а Звіт з ЄСВ за минулий звітний місяць ще не здано, відображати суми лікарняних у Звіті з ЄСВ за минулий звітний місяць або зменшувати суму відпускних заборонено. Адже це не відповідатиме даним бухгалтерського обліку і, відповідно, суперечитиме пункту 1 розділу IV Порядку № 435.

Для наочності розглянемо Приклад.

Приклад 2. Відпускні та лікарняні нараховано в різних звітних місяцях

Працівниці (не інваліду) надано відпустку з 10.07.2017 тривалістю 24 к. дн. Їй нараховано:

– зарплату за 5 р. дн. липня в сумі 4761,90 грн (20 000,00 грн ÷ 21 р. дн. × 5 р. дн.);

– відпускні за 22 к. дн. липня в сумі 13 050,84 грн (593,22 грн × 22 к. дн.);

– відпускні за 2 к. дн. серпня в сумі 1186,44 грн (593,22 грн × 2 к. дн.).

Середньоденну зарплату в сумі 593,22 грн (210 000,00 ÷ 354 к. дн.) для визначення суми відпускних обчислено за Порядком № 100.

03.08.2017 працівниця надала листок непрацездатності, який підтверджує її хворобу з 24 липня по 2 серпня (10 к. дн.). Страховий стаж працівниці — 9 років. Суми заробітної плати за розрахунковий період липень 2016 — червень 2017 року наведено у Таблиці 2.

Таблиця 2

Зарплата для обчислення лікарняних

Дні відпуски, коли працівниця хворіла, переносять на інший період. Слід обчислити суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, скоригувати суму відпускних, визначити, які суми слід відобразити у Звіті з ЄСВ за липень, а які — у Звіті з ЄСВ за серпень.

Спершу обчислюємо суму допомоги по тимчасовій непрацездатності згідно з Порядком № 1266. Для цього розраховуємо суми:

• середньоденної зарплати — 575,34 грн (210 000,00 грн ÷ 365 к. дн.);
• денної виплати зважаючи на страховий стаж — 575,34 грн (575,34 грн × 100%);
• допомоги по тимчасовій непрацездатності за дні липня — 4602,72 грн (575,34 грн × 8 к. дн.);
• допомоги по тимчасовій непрацездатності за дні серпня — 1150,68 грн (575,34 грн × 2 к. дн.).

Сторнуємо (запис зі знаком мінус) суми відпускних, що припали на дні тимчасової непрацездатності, зокрема:

• 8 к. дн. липня — 4745,76 грн (593,22 грн × 8 к. дн.);
• 2 к. дн. серпня — 1186,44 грн (593,22 грн × 2 к. дн.).

Але суму допомоги по тимчасовій непрацездатності і суму сторнованих відпускних відображаємо у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за серпень, оскільки їх нараховано у серпні.

Отже, у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за липень із типом «початкова» (див. рядки 4-6 Таблиці 6 у Додатку) відображаємо окремими рядками суми:

• зарплати за 5 р. дн. липня — 4761,90 грн і ЄСВ — 1047,62 грн (4761,90 грн × 22%);
• відпускних за 22 к. дн. липня — 13 050,84 грн і ЄСВ — 2871,18 грн (13 050,84 грн × 22%);
• відпускних за 2 к. дн. серпня — 1186,44 грн і ЄСВ — 261,02 грн (1186,44 грн × 22%).

У Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за серпень із типом «початкова» (див. рядки 7-10 Таблиці 6 у Додатку)відображаємо окремими рядками суми:

• зарплати за 20 р. дн. серпня — умовно 18 181,82 грн (20 000 грн ÷ 22 р. дн. × 20 р. дн.) і ЄСВ — 4000,00 грн (18 181,82 грн × 22%);
• сторнованих відпускних за 8 к. дн. липня (зі знаком мінус) — –4745,76 грн і ЄСВ (зі знаком мінус) — –1044,07 грн (–4745,76 грн × 22%);
• сторнованих відпускних за 2 к. дн. серпня (зі знаком мінус) — –1186,44 грн і ЄСВ (зі знаком мінус) — –261,02 грн (1186,44 грн × 22%);
• допомоги по тимчасовій непрацездатності за 8 к. дн. липня — 4602,72 грн і ЄСВ — 1012,60 грн (4602,72 грн × 22%);
• допомоги по тимчасовій непрацездатності за 2 к. дн. серпня — 1150,68 грн і ЄСВ — 253,15 грн (1150,68 грн × 22%).

Відображаючи у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ сторновані суми відпускних, у реквізиті 10 «Код типу нарахувань» зазначаємо «10». Код типу нарахувань «3» не проставляємо, бо суми відображаємо зі знаком мінус.

Отже, якщо під час відпустки працівник захворів і надав листок непрацездатності, бухгалтер має визначити, в якому місяці (поточному чи минулому) нараховано відповідні виплати. Адже саме від цього залежить правильність заповнення Таблиці 6 Звіту з ЄСВ.