За відсутності підписанта безпечніше виправити назву посади посадової особи, прізвище та ініціал(и) якої вже зазначено у проекті документа, який неможливо з будь-яких причин передрукувати.
Втрата первинних документів через руйнування офісу
Орієнтуйтеся на вимоги розділу 4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Так, згідно з цим нормативно-правовим актом помилки у первинних документах виправляють коректурним способом: неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильні дані. Поряд пишуть слово «виправлено», зазначають дату виправлення і проставляють підпис(и) підпис посадової особи (осіб), яка(і) підписала(и) цей документ.
Такі правила прийнятні як для заповнених вручну, так і для роздрукованих документів.
Наприклад:
…> |
Отже, якщо посадова особа, підпис якої зафіксований на проекті документа, відсутня, замість неї документ підписує посадова особа, що має таке право підпису згідно з установчими документами (керівник підприємства, як-от: директор, генеральний директор тощо) або інша особа, яка на цей час виконує обов’язки відсутнього працівника згідно з розпорядчими документами (наказом, розпорядженням), за довіреністю. При цьому обов’язково зазначати фактичну посаду особи, яка підписує документ, та її прізвище. Виправлення в підготовлений документ може внести від руки особа, яка підписує документ.
За що покарають головбуха
Правила виправлення помилок у первинних документах
- неправильний запис закреслюють тонкою лінією, щоб можна було побачити виправлене;
- якщо помилка допущена в одній цифрі, закреслюють суму повністю;
- над виправленим роблять правильний запис;
- на полях рядка з виправленням ставлять позначку «виправлено», яку підтверджують підписами осіб, що підписали документ, із зазначенням дати виправлення;
- якщо примірників кілька, виправлення робити на кожному окремо;
- не допустимо робити необумовлені (несанкціоновані) та непомітні (підчистки) виправлення;
- недопустимо виправляти касові, банківські документи, документи на цінні папери.
Зважте, що документи можуть визнати недостовірними, якщо в первинному документі будуть численні виправлення (постанова Тячівського районного суду Закарпатської області від 07.10.2013 у справі № 307/2787/13-а, постанова Львівського апеляційного адміністративного суду від 20.08.2015 у справі № 876/12980/13). Відповідно, фіскали також можуть не визнати такий первинний документ. За подібних обставин первинний документ доцільно оформити заново.Чи виправляти посаду відсутнього підписанта у тексті первинного документа, залежить від змісту документа. Наприклад, якщо «виконавчого директора» згадують в акті виконаних робіт як особу, яка підписала договір, на виконання якого такий акт складено, то вносити виправлення щодо цього не потрібно. Якщо ж в акті прописано, що виконавчий директор учиняє певні дії за актом (приймає роботи, проводить розрахунки за ними тощо) станом на дату його складення/підписання, хоча фактично перебуває у відпустці, тоді ліпше внести відповідні виправлення та прописати посаду фактичного учасника господарської операції — генерального директора. Інакше є ризик, що податківці розцінять такий первинний документ як такий, що підписала неуповноважена особа.
Утім, загалом ліпше уникати у текстовій частині первинного документа конкретизації посади та інших ідентифікаційних даних учасників господарської операції. Ці дані й так зазначають у кінці документа, і тут без ідентифікації даних підписантів не обійтися. У тексті первинного документа, якщо є така потреба, ліпше застосовувати формулювання типу: представник Постачальника, представник Споживача тощо.
Читайте також:Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
