Ви не зобов’язані працювати за інших, а особливо в турбулентний період із підвищенням податків. Позбутися зайвої роботи допоможуть пам’ятки для інших відділів і перевірені прийоми, за допомогою яких вирішували проблему ваші колеги. У статті також є поради психолога з ефективного спілкування з кадровиками, менеджерами і юристами
Аліна Шувалова
консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, Дніпро
Що скидають на бухгалтерію менеджери з продажу
Ваші колеги скаржаться, що здебільшого клопоту їм додають менеджери з продажу. Ці люди впевнені, що їхня робота найважливіша, позаяк приносить компанії дохід. Тому з документів найчастіше оформлюють лише рахунок покупця як показник успішної роботи. Все інше, вважають, зобов’язана взяти на себе бухгалтерія: виставити і підписати в контрагента вихідну первинку, звіритися з ним, вибити оплату.
Верховна Рада блокує законопроєкт, Президент тягне з підписанням, бухгалтери в паніці, а наші експерти вже допомогають розібратися що робити, поки документа ще немає!
Як захиститися
Приструнити таких працівників можна і потрібно, адже в бухгалтерії роботи й так задосить. Використовуйте для цього шпаргалки 1 і 2. Першу повісьте в бухгалтерії, другу надішліть менеджерам.
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ 1
Є й інші дієві методи боротьби із забудькуватістю менеджерів. Запропонуйте директорові закріпити в посадових інструкціях менеджерів усі етапи спілкування з контрагентами: пошук партнера, переговори, рахунки, первинка, оплата, звірка. А в положення про преміювання додати умову, що бонуси менеджерів залежать від того, як вони виконують свої обов’язки. Ознайомте менеджерів із положенням під підпис, щоб вони не звинувачували вас у недоплаті.
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ 2
Не соромтеся залучати до спілкування з менеджерами директора. Приміром, надсилаєте колегам реєстр забутої або дефектної первинки — додавайте керівника в копію. Те саме робіть, коли просите менеджерів надати інформацію за угодою.
Можете розробити регламент взаємодії бухгалтерії з відділами продажів і закупівель. У ньому зробіть розділи про обмін первинкою, звірки з контрагентами тощо. У посадових інструкціях менеджерів закріпіть, що вони зобов’язані дотримувати регламенту і від цього залежать їхні бонуси.
Як ваші колеги домовляються з менеджерами
Залучають до спілкування директора
«У нас є спеціальний регламент взаємодії з іншими відділами. Але менеджери все одно впевнені: первинка — це справа бухгалтера. За підсумками кожного місяця складаємо перелік відсутніх документів і передаємо директорові. Цей список він надсилає менеджерам із єдиним запитанням: «Де?» Менеджери бояться директора і швиденько нам усе приносять».
Дають менеджерам чіткі завдання, встановлюють строки
«Щоб менеджери не забували звірятися з контрагентами, ми створюємо для них техзавдання, зазначаємо строки і надсилаємо поштою. Директора додаємо в копію, адже він — фігура авторитетна».
Додають обов’язки до посадових інструкцій
«Записали в посадових інструкціях менеджерів, що вони зобов’язані здавати первинку за реєстром що два тижні. Від того, як вони виконують це завдання, залежать їхні бонуси. Роздали менеджерам зразки правильно заповненої первинки і попросили орієнтуватися на ці шаблони листів, які спростять спілкування. Якщо в документах є недоліки, повертаємо на доопрацювання».
Прив’язують премії до первинки
«Премію менеджерам тепер даємо лише за умови, що покупець повернув підписані акт і договір. Менеджери зацікавлені отримувати і передавати нам документи вчасно, адже втрачати гроші їм не хочеться».
Складають спеціальний наказ
«Домогтися від менеджерів первинки вдається лише за наказом директора. Такі накази друкуємо регулярно, а керівник без вагань їх підписує. Адже оформити наказ легше, ніж складати або вибивати з контрагентів усі документи».
Якої роботи додають бухгалтерам юристи
Юристи — серйозні зайняті люди. Спілкуватися з ними складніше, ніж із менеджерами. Часом їх неможливо застати на робочому місці. Тому вирішувати деякі юридичні питання бухгалтерові доводиться самостійно.
Як захиститися? Використовуйте шпаргалку 3.
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ 3
Найчастіше на бухгалтерію покладають завдання перевірити контрагента і скласти договір. Щоб швидко складати договори, створіть шаблон документа, куди заноситимете інформацію про контрагента. Проект договору давайте юристам на перевірку — адже прочитати готовий документ легше, ніж скласти його з нуля.
Інший варіант: доручіть договори менеджерам. Вони краще за вас знають, із ким укладають угоду і на яких умовах. Якщо директор не проти перекласти таку роботу на менеджерів, умову про це ліпше одразу закріпити в їхніх посадових інструкціях. Зі змінами ознайомте працівників під підпис.
У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.
Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи
Як ваші колеги домовляються з юристами
Посилаються на директора
«Попросила юриста надати список учасників компанії для банку. Він грубо відповів: «Так зробіть це самі!» Я відповіла, що директор забороняє бухгалтерії виконувати чужу роботу. Після чого юрист знехочу все-таки підготував документи».
Заповнюють договір за шаблоном
«До нашого юриста не достукатися, тому більшу частину його роботи змушені брати на себе. Пишемо і претензії контрагентам, і самі їздимо по судах. Складати договори теж доводиться самостійно. Але знайшли порятунок: склали шаблони контрактів і вносимо туди лише інформацію про нового контрагента. Готовий документ даємо юристові на перевірку».
Відправляють проекти документів на затвердження
«Труднощі з юристами долаю так: якщо потрібно підготувати документ, скласти договір або відповідь на вимогу, роблю чернетку. Документ надсилаю юристам на затвердження. Готовий документ перевірити легше, ніж складати з нуля, тому юристи не вередують».
Наводять вагомі аргументи
«Юристи хотіли передати нам реєстрацію договорів. Мовляв, половину договорів реєструватимемо ми, половину — вони. Переконали їх, що в договорів мають бути однотипні порядкові номери. А якщо документи реєструватимуть різні відділи, дотримати цієї вимоги не вийде. Загалом, договорами й надалі опікуються вони».
Шукають компроміс
«Юристи наполягали, що перевіряти контрагента має бухгалтерія. Пояснювали так: належна обачність впливає на податки, а за податки відповідає бухгалтер. Ми їм поступилися, але щоб було простіше, попросили скласти положення про перевірки контрагентів».
Що бухгалтерії доводиться робити замість кадровиків
Від кадровиків залежить, чи вчасно бухгалтер нарахує працівникам зарплату, правильно нарахує допомогу тощо. Але кадровики про це часто забувають. Непорозуміння виникають здебільшого через суміжні завдання, які можуть виконувати як кадровики, так і бухгалтери. Наприклад, табель обліку робочого часу. Часто його веде бухгалтерія, позаяк він є підставою нараховувати зарплату. Хоча робити це можуть і кадри.
Як захиститися. Якщо в посадових інструкціях кадровика та бухгалтера не визначено, хто має вести табель, узгодьте з кадровиками, хто і які обов’язки виконує.
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ 4
Як ваші колеги домовляються з кадровиками
Лякають директором
«Кадровики забувають передати нам табелі робочого часу, накази щодо працівників, документи про відпустки, лікарняні тощо. Через це нам доводиться перераховувати зарплату, а потім вислуховувати невдоволення працівників. Боремося так: раз у два тижні надсилаємо кадровикам листа з проханням передати документи, а директора додаємо в копію».
Скеровують невдоволених колег
«Кадровики забували вимагати від нових працівників довідки про страховий стаж для розрахунку лікарняних. Проблема зникла, коли ми почали направляти сваритися невдоволених розміром допомоги до відділу кадрів».
Влаштовують мирні переговори
«У нас так повелося, що за графік відпусток чомусь відповідала бухгалтерія. Але останнім часом бухгалтерам додалося роботи — компанія відкрила офіс у сусідньому місті. На початку осені повідомили кадровикам, що більше графіком займатися не можемо — нехай морально готуються. Виявилося, що й за посадовою інструкцією оформляти графік — їхній обов’язок. Домовилися мирно».
Роблять шпаргалки
«Кадровики були впевнені, що шукати помилки в лікарняних листках зобов’язані ми. Тому працівники регулярно приносили їх до бухгалтерії. Ми почали копіювали лікарняні. Копію лишали в себе, а працівників направляли до кадровиків. Для колег із кадрової служби підготували шпаргалку про небезпечні та незначущі помилки в лікарняних. Їм стало простіше працювати, а ми позбулися додаткової роботи».
