ТЕТЯНА ПЕТРЕНКО, експерт із бізнес-етикету, Київ
Швидка і не надто офіційна комунікація часто відбувається у телеграмі, вайбері чи скайпі. Одна може трапитися так, що ваші послання у месенджері можуть здатися співрозмовникові недоречними або дратівливими. Уникнути незручних ситуацій допоможуть 7 правил цифрового етикету.
10 повідомлень замість одного
Ділове листування має бути лаконічним і зрозумілим. Що менше вживатимете фраз, які не несуть смислового навантаження, то ліпше. Особливо якщо відправляєте їх окремими рваними повідомленнями: «Привіт усім!», «Як пройшли вихідні?», «Сподіваюся, готові розпочати роботу», «У мене є важливе запитання», «Вірю, що кожен із вас зможе проявити себе» тощо.
Вагаєтесь, як правильно заповнювати новаційну звітність, на які реквізити звернути особливу увагу, за яким порядком відображати перехідні лікарняні і відпускні, що саме змінили у правилах звітування порівняно з формами Д4 та 1ДФ? Відповіді на ці та інші практичні запитання за посиланням нижче.
Довгі тексти
Надсилати у месенджерах занадто довгі, ґрунтовні й дуже серйозні повідомлення — теж не найкраща ідея. Доручення можна роздати у чатах, написати звіти. Але більш доречно застосовувати для такої вагомої інформації електронну пошту — її статус вищий. Одержувачі поставляться до листа уважніше, аніж до повідомлення у месенджері. Із цього правила є виняток. Якщо ви заздалегідь домовитеся працювати через скайп, саботувати доручення працівники точно не стануть.
Голосові повідомлення
Записувати голосові повідомлення швидше, аніж набирати. Але слухати їх довше, ніж кинути оком на текст. Та й не завжди є така можливість: немає навушників, забагато людей навколо тощо. Тому, перш ніж вибрати — текстове повідомлення чи аудіо, поміркуйте, чий час і зручність зараз у пріоритеті — ваші чи одержувача.
Пам’ятайте також, що голосове повідомлення менш структуроване. В усному мовленні ми часто вживаємо слова-паразити, відволікаємося від теми, замовкаємо, коли замислюємося. Тому такий спосіб зв’язку доречний лише тоді, коли погодили його заздалегідь.
Зменшувальні форми слів
Якщо для вас звично вітатися з колегами формулою «ДД!» замість «Добрий день!», пам’ятайте, що таке не всі оцінять. Для деяких людей скорочення важливих слів — «СПС» замість «Спасибі» або «Блск» замість «Будь ласка» — образливі. Мовляв, я намагався, допомагав, а мені у відповідь навіть не спромоглися «спасибі» нормально написати, знецінили мою допомогу.
Зменшувальні форми — «привітик», «звітик», «грошики», «договірчик» —непрофесійні та багатьох дратують.
Неробочі питання в робочих чатах
Мета ділового листування — не розважити співрозмовника, а обмінятися інформацією з робочих питань. Тому для жартів і мемів краще створіть у месенджері окрему групу. За бажання колеги вимкнуть у ній звук повідомлень, щоб не відволікатися від справ.
Почуття гумору, уявлення про політкоректність і такт у всіх різні. Коли публікуєте у робочій групі жарт, мем або карикатуру, поміркуйте, чи не зачеплять вони колег, чи не стануть причиною конфлікту.
Велика кількість картинок і смайликів у діловому листуванні теж недоречна. Хоча час від часу їх можна використовувати. Наприклад, щоб розрядити обстановку, надати тексту більш людяного і живого характеру.
Автозаміна
Перечитуйте повідомлення, перш ніж відправляти. Іноді автозаміна додає тексту «перчинки», якої ви не планували. Добре, якщо вийде просто смішно, а не образливо.
Час листування
Етикет рекомендує вирішувати ділові питання у межах робочого дня. Повідомлення у месенджері після 18:00 чи 19:00 виправдані у двох випадках: якщо спеціально про це домовилися або якщо питання екстрене і з’ясувати його треба негайно.
У ситуації форс-мажору більш логічно зв’язатися зі співрозмовником телефоном, а не вайбером. Так більше шансів отримати відповідь одразу, а не чекати, поки адресат побачить повідомлення.
Як писати у чат, щоб колеги не саботували ваші прохання ✍
