бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Организация бухгалтерского учета на предприятии предполагает не только решение вопросов учетной политики, но, в первую очередь, кадровой политики. Кто будет вести учет? Однако, отобрать наемных работников мало - необходимо еще и правильно их документально оформить. Одним из обязательных документов является должностная инструкция бухгалтера, должностная инструкция главного бухгалтера. Каким должно быть их содержание, их обязательность и ответственность — об этом в консультации
Должностная инструкция— это документ на предприятии, регулирующий функциональные обязанности и права работников, требования к их образованию и квалификации на должностях, которые существуют в штатном расписании.
Инструкция направлена именно на должность, а не под определенного конкретного работника, то есть существует безлично. Должностными инструкциями можно навести порядок в вопросе, кто и за что отвечает в бухгалтерии. Это позволяет руководству:
оказывать моральное давление на работников, которые не спешат выполнять свои трудовые обязанности;
применять меры дисциплинарного наказания (выговор, увольнение) за невыполнение должностных обязанностей;
Однако, кроме некоего «кнута», должностная инструкция бухгалтера выполняет еще и функции «пряника» для работающих бухгалтеров, поскольку позволяет:
четко понимать правила игры и круг своих должностных обязанностей;
аргументировать несоответствие поставленной задачи обязанностям работника по должности .
В последнем случае возможны и конфликтные ситуации, но должностная инструкция становится аргументом, когда руководство отдает распоряжения, которые не соответствуют должностным инструкциям работника. Очевидно, что бухгалтер не должен физически разгружать товар или носить мебель на 3-й этаж предприятия. К сожалению, у некоторых руководителей и такое бывает. Аргумент «это не соответствует моей должностной инструкции», хотя и конфликтный, но весомый.
Внимание: должностная инструкция — это одновременно инструмент дисциплинарного воздействия на работника и его защиты.
Ответственность за отсутствие должностной инструкции бухгалтера
Юридическая, практическая необходимость продуманной и правильно разработанной должностной инструкции якобы стала понятной. А что если ее нет? Вообще.
В своих консультациях Минсоцполитики и ГНС неоднократно подчеркивали, что отсутствие должностной инструкции может расцениваться как нарушение законодательства о труде. Каждый работник должен быть ознакомлен со своими трудовыми обязанностями под расписку и именно должностная инструкция бухгалтера позволяет это сделать быстро и правильно задокументировать это («С должностной инструкцией ознакомлен, дата, подпись» — надпись осуществляется на приказе о приеме на работу). Получается, что если нет должностной инструкции — не было и ознакомления с должностными обязанностями или было, но неполное (потом может быть «а мне этого не говорили»).
Внимание: отсутствие должностной инструкции — это нарушение трудового законодательства.
Что значит отсутствие должностной и нарушение трудового законодательства? Это штраф по ст. 265 КЗоТ — «нарушение других требований трудового законодательства» — 1 минимальная зарплата (с аперля 2024 года — 8000 грн). При этом его можно наложить за каждую недостающую должностную инструкцию по должностям штатного расписания.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Должностные инструкции бухгалтеров должны быть не только на предприятиях, но и у физических лиц — предпринимателей, если они имеют наемных работников и оформляют именно трудовые отношения с бухгалтером, а не предоставление услуг по договору гражданско-правового характера. Почему? Гоструда разъясняло неоднократно, что ФЛП должны иметь правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и издавать приказы по кадровым вопросам. Независимо от того, предприятие это или ФЛП, работодатель должен разъяснить работнику его права и обязанности (ч. 1 ст. 29 КЗоТ). Именно эту норму и можно трактовать как обязательность наличия должностных инструкций для наемных предпринимателем работников.
Внимание: ФЛП – не исключение – тоже должен иметь должностные инструкции для своих работников, и не только бухгалтеров.
На основании чего составляется должностная инструкция бухгалтера
Итак, должностная инструкция необходима. Но на основании чего ее правильно составить? Для этого понадобятся два документа:
Национальный классификатор профессий, утверждённый приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327 (далее — Классификатор профессий) — здесь можно найти перечень правильных названий должностей (профессий);
Для составления должностных инструкций бухгалтеров также рекомендуем заглянуть в часть 7 статьи 8 Закона о бухучете, где определяются обязанности главного бухгалтера.
Кроме вышеназванных нормативных документов, к ним могут понадобиться правила внутреннего трудового распорядка, устав или иные внутренние документы предприятия, если в них где-то указываются определенные обязанности, которые должен выполнять бухгалтер или другой работник.
Разрабатывать должностные инструкции должен руководитель предприятия с привлечением руководителя кадровой службы, а также руководителей соответствующих подразделений, например, главного бухгалтера.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Структуру должностных инструкций разрабатывать не нужно — все давно уже есть в типовых должностных инструкциях и разъяснениях Минсоцполитики. Ниже в таблице приведена типовая структура инструкции и наполнение этих структурных элементов.
Здесь должна содержаться основная информация о должности и наименование подразделения, общими словами очерчена сфера деятельности работника, должны быть указаны порядок назначения и освобождения от должности, кому он подчинен.
Должность должна быть сформулирована так, как в Классификаторе профессий.
Также можно назвать внутренние документы предприятия по функционированию данного подразделения (например, положение о бухгалтерии, если оно существует и т.п.)
2
Задания и обязанности
Надо указать предмет, содержание и перечень определенных видов работ, в которых заключается выполнение трудовых функций работником.
Можно воспользоваться как вспомогательным Справочником характеристик.
Там есть требования, например, к бухгалтеру (с дипломом специалиста). Их же можно применить и к бухгалтеру (с дипломом магистра), так как уровень высшего образования «специалист» уже отменен
3
Права
Перечисляются полномочия, которые имеет работник для выполнения возложенных обязанностей в п. 2 должностной инструкции. Что касается бухгалтеров, здесь могут указываться права подписания документов (каких именно), какую информацию они имеют право требовать
Указывается, какие виды ответственности распространяются по данной должности. Также может указываться, каким образом оценивается качество выполненной работы
5
Должен знать
Отмечаем, что должен знать работник на данной должности. Здесь могут быть перечислены основные нормативные акты (в том числе внутренние), которыми работник должен руководствоваться в своей работе (понятно, что для бухгалтера всего не перечислишь, поэтому можно ограничиться общими словами относительно законодательства Украины и воспоминаниями о внутренних документах, касающихся работы, например приказа об учетной политике предприятия).
Как подсказкой при разработке этого раздела можно руководствоваться упомянутым Справочником характеристик
6
Квалификационные требования
Указываем требования касательно уровня образования работника, его знаний, умений, опыта работы
7
Взаимоотношения (связи) по должности
Здесь можно указать, кому в работе подчиняется по должности данный работник и кто подчиняется ему. Могут указываться сроки получения и предоставления информации по запросам работника
Для справки: в Классификаторе профессий главный бухгалтер — это код 1231, главный кассир — код 1231, бухгалтер (с дипломом специалиста) — 2411.2. Взаимосвязь должна быть со штатным расписанием и записями в трудовой книжке.
Должностная инструкция главного бухгалтера: в чем особенности
Если на предприятии есть как главный бухгалтер, так и бухгалтер (бухгалтеры), то ключевым отличием в их должностных инструкциях должно быть учитывание в отношении главного бухгалтера требований ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете, в частности того, что главный бухгалтер:
осуществляет управляющую роль в разработке и сохранении единых принципов и подходов к бухучету, составление и представление в установленные сроки финотчетности. Советуем добавить сюда и налоговую отчетность, хотя Закон о бухучете на это не указывает, но именно подпись главного бухгалтера есть на декларациях;
осуществляет контрольные функции;
участвует в оформлении недостатков.
Также еще одним моментом касательно должностной инструкции главного бухгалтера является его образование. В Справочнике профессий содержатся следующие требования:
полное высшее образование соответствующего направления подготовки, диплом магистра, специалиста (Справочник не имеет требования, чтобы это был только диплом по учету и аудиту, учету и налогообложению);
стаж 2 года (магистр), 3 года (специалист). Никакого уравнение магистров и специалистов данный справочник не содержит, хотя законодательство об образовании уже изменилось.
Требования можно найти и для должностей бухгалтеров (там бухгалтеры поделены даже на 2 категории). Однако, данный Справочник профессий носит рекомендательный характер для коммерческих предприятий, и конечно, никто не запрещает откорректировать данные требования.
Главный бухгалтер у акционерных компаний, банков, страховщиков
В отношении главного бухгалтера компаний, представляющих общественный интерес (например, публичные акционерные общества, страховые компании, банки) ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете содержатся конкретные требования, которые уже не обойти:
полное высшее экономическое образование;
стаж работы в сфере финансов, бухучета и налогообложения — 3 года;
отсутствие судимости за преступления в сфере хозяйственной деятельности.
Должностная инструкция создана: что дальше
Должностную инструкцию надо распечатать после создания в 2-х экземплярах — один должен храниться в отделе кадров, а второй — у руководителя соответствующего структурного подразделения, например, главного бухгалтера. Работнику под подпись выдается копия. Слова о том, что работник ознакомился с должностной инструкцией можно добавить непосредственно в приказ о приеме его на работу, с которым под роспись знакомится работник.
Пример должностной инструкции главного бухгалтера
На основании данных рекомендаций приводим образец должностной инструкции главного бухгалтера, которую можно скачать ниже. По аналогии составляется и должностная инструкция бухгалтера.
