Як видавати, обліковувати та оподатковувати підзвітні кошти

Коли виникає потреба у видачі підзвітних коштів

Потреба видати кошти фізичній особі для здійснення певних дій на користь підприємства виникає у ситуаціях:

• службове відрядження – існує обов’язок роботодавця виплачувати аванс на відрядження (ч. 2 ст. 121 КЗпП). Хоча зазначену норму роботодавці часто ігнорують, але направлення працівнику у відрядження без авансу можна кваліфікувати як порушення трудового законодавства зі штрафом у розмірі 1 мінзарплати (6700 грн), тому бажано підзвітні кошти все ж таки видавати;
• закупівля сільськогосподарської продукції – даний випадок виділяється окремо, так як має особливі строки звітування та свої нюанси документального оформлення;
• закупівля брухту чорних і кольорових металів – також є свої строки звітування;
• інші виробничі потреби – це може бути закупівля ТМЦ, придбання послуги для підприємства. Така потреба може виникнути, коли неможливо розрахуватися у безготівковій формі, наприклад, придбання відбувається на ринку, у фізичної особи, яка не має банківського рахунку тощо.

Кому можна видати підзвітні кошти

Підзвітною особою, яка отримала гроші може бути:

• працівник. Тобто особа з якою є трудові відносини. Бажано, щоб мета, з якою особі видаються кошти, відповідала трудовим обов’язкам такого працівника, які визначаються посадовою інструкцією. Наприклад, видача коштів бухгалтеру для закупівлі сільськогосподарської продукції при перевірці неодмінно викличе питання, так як така закупівля не є посадовими обов’язками бухгалтера, він не є товарознавцем чи зоотехніком, хоча й можливо здійснює облік закупленої продукції. Якщо ж все-таки треба здійснити операцію через конкретного працівника, то тоді бажано укласти договір доручення, щоб зняти всі питання;
• не працівник підприємства. Це може бути будь-яка особа (фізособа без місця роботи, ФОП, працівник іншого підприємства, власник підприємства), але відносини з підприємством мають бути певним чином посвідчені, наприклад, тим же договором доручення (ст. 1000 ЦКУ). Без оформлення видавати такі гроші не рекомендуємо, так як така операція може потім розглядатися як позика чи дарування. Наявність конкретного цивільно-правового договору знімає всі питання. По строкам звітування рекомендуємо дотримуватися стандартних строків, як і зі працівниками підприємства.

В останньому випадку є ще один ризик видачі коштів без доручення – визнання відносин трудовими. Наприклад, особа надає послуги підприємству за договорами ЦПХ, а потім отримує під звіт кошти з формулюванням «на відрядження». Тут одразу дві проблеми:

• доручення відсутнє;
• поняття «відрядження» можливе тільки за наявності трудових відносин. При перевірці Держпраці може кваліфікувати відносини з такою особою як трудові та нарахувати штраф у розмірі 10 мінзарплат (67000 грн).

При перерахуванні коштів юрособам для вчинення певних дій такий термін як «підзвітні кошти» не вживається. Хоча у такому випадку теж все можна оформити через договір доручення.

Увага: підзвітна особа не обов’язково має працювати на підприємстві, однак, у такому разі необхідний договір доручення.

У більшості випадків підзвітні кошти видаються працівникам підприємства. По ним є один нюанс: перед видачею коштів необхідно переконатися, що працівник відзвітувався за попередньо виданий аванс. При видачі готівкового авансу це буде порушенням правил обігу готівки.

Новий авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Підзвітні кошти на зарплатну картку: чи можна перераховувати

Одразу відповімо: на зарплату картку перераховувати підзвітні кошти не можна. Пояснюємо.

Підприємство для деяких видів виплат (зарплати, дивідендів, стипендій, пенсій, соціальної допомоги, повернення надмірно сплачених сум тощо) має право відкрити поточні рахунки фізичним особам, уклавши з банком договір про відкриття поточних рахунків на користь фізичних осіб (п. 68 Інструкції, затвердженої постановою НБУ від 29.07.2022 №162, далі — Інструкція № 162). 

Так, банк відкриває фізособі окремий поточний рахунок для зарахування виключно зарплати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законом соцвиплат, або використовує вже відкритий для цих цілей рахунок (п. 69 Інструкції № 162).

Якщо клієнт бажає користуватися іншими банківськими послугами, у тому числі отримувати на картку інші надходження, то він може відкрити для таких цілей інший поточний рахунок, режим якого це дозволяє (лист НБУ від 01.10.14 № 25-110/55892).

Тож, оскільки кошти, видані під звіт, не належать ні до фонду заробітної плати, ні до соціальних виплат, тому перерахувати такі суми на зарплатний рахунок не можна. Будь-які інші виплати, в тому числі і підзвітні кошти або відшкодування понесених витрат працедавцю, потрібно перераховувати на інші банківські рахунки, що належать працівникам.

Кошти підзвітні, але видачі не було

Дана ситуація цілком можлива, коли підзвітна особа витрачає свої власні гроші. Виникає у наступних випадках:

• працівник поїхав у відрядження без авансу. Нагадуємо, що бажано таких ситуацій уникати. Бажано зробити хоча б мінімальний аванс;
• працівнику не вистачило коштів у відрядженні. Цілком можливо, що відрядження продовжили, готель виявився дорожчим, довелося їхати іншим маршрутом чи транспортом тощо. Всі ці дії вчиняються в інтересах юрособи, але відряджений має повідомляти свого роботодавця про такі ситуації, щоб він вніс зміни до наказу про відрядження або видав новий (про продовження тощо);
• не вистачило коштів на придбання ТМЦ. Ситуація аналогічна попередній. У будь-якому випадку закупівля має відповідати попередньому наказу.

Додамо, що працівник має право відмовитися від здійснення операції на користь підприємства, якщо в нього не вистачило виданих грошей. Його ніщо не зобов’язує витрачати власні кошти. Так, можна законно відмовитися від службового відрядження у разі невидачі авансу, пославшись на ст. 121 КЗпП.

Увага: допускати придбання працівниками ТМЦ за власні кошти не радимо. І ось чому.

Податківці вказали:

• якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і ВЗ. Але за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат;
• якщо ж придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконанням трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО і ВЗ на загальних підставах (роз’яснення 103.04 ЗІР).

Тобто, контролерам  ще й треба довести, що працівник дійсно мав право в межах своїх трудових функцій придбавати ТМЦ для підприємства. І дуже часто вони ловлять на тому, що придбання ТМЦ не входило до трудової функції, трудових обов’язків працівника. Тож перевірте посадові інструкції працівників і додатково укладіть договори доручення, якщо у посадових інструкціях прямо така функція не визначена чи не може бути визначена. Або ж можна дописати посадові інструкції й їх виконувати.

Через які додаткові блага роботодавцеві доведеться судитися з податківцями

Роботодавці інколи намагаються покращити умови праці для працівників, але це може спричинити для них неочікувані штрафи. Підкажемо, що податківці вважають додатковим благом і чи можна уникнути податкових ризиків, коли надаєте працівникам додаткові послуги або товари

ПІДКАЗКИ ЕКСПЕРТА

Як оформити видачу підзвітних коштів

Видача коштів можлива у декількох варіантах:

У подальшому спосіб видачі підзвітних коштів впливає на строки звітування по їх використанню.

В усіх випадках радимо попередньо скласти внутрішній наказ:

• наказ про направлення працівника у службове відрядження з видачею авансу та зазначенням мети такого відрядження, місця призначення;
• наказ про направлення працівника на закупівлю ТМЦ з зазначенням виду ТМЦ, мети придбання тощо.

Мета цих наказів – пов’язати дії працівника з господарською метою підприємства. Інакше всі ці кошти можна розглядати як додаткове благо, яке отримав працівник. 

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Подальший облік підзвітних коштів

Подальший облік підзвітних коштів – це правильно відзвітуватися по ним. Працівник (підзвітна особа) має:

• надати документи, що підтверджують витрати. По службовим відрядженням це будуть транспортні квитки або транспортні рахунки, рахунки готелю. По закупівлі ТМЦ це мають бути фіскальні чеки касових апаратів, товарні чеки (якщо закупівля була у ФОП, які не використовують РРО), розрахункова квитанція (закупівля у осіб, яким дозволено використовувати РК замість касових апаратів), акт закупівлі сільськогосподарської сировини, акт закупівлі ТМЦ (форма може бути довільна), виписки та/або відомості з рахунка, що містять інформацію про виконані платіжні операції за рахунком;
• документ про повернення невикористаних грошей. Якщо аванс видавався готівкою, то це буде прибутковий касовий ордер або квитанція банку про зарахування готівки на рахунок підприємства.
• скласти й подати авансовий звіт (повна назва – Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт). Ця норма була обов’язковою до 01.04.2023. Наразі авансовий звіт складається лише у разі виникнення оподатковуваного доходу (визначається за пп. 170.9.1 ПКУ) або в випадку використання готівки понад суму добових (у т.ч. й отриману з застосуванням банківських карток чи інших платіжних інструментів.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

З термінами звітування треба бути обережним, так як дане питання регулюють одразу 2 нормативні акти, які треба враховувати комплексно, так як вони дещо по строкам суперечать один одному:

• пп. 170.9.2-170.9.3 ПКУ;
• Положення про ведення касових операцій, постанова НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148).

Через суперечності цих документів радимо використовувати мінімальні, тобто найбільш жорсткі терміни звітування. У таблиці наведено терміни звітування, що діяли до 01.04.2023:

За новими правилами, що діють з 01.04.2023 р., надати всі підтвердні документи слід до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник:

• завершив відрядження;
• завершив виконання окремого цивільно-правового доручення, тобто використав видані під звіт кошти (п. 170.9.3 ПКУ).

Увага: терміни звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку, встановлені п.19 Положення №148, залишилися без змін, тож краще використайте менший строк щодо звітування.

Максимальна сума підзвітних коштів

Не забувайте, що при видачі/поверненні підзвітних сум діють готівкові обмеження:

• 10 тис. грн при готівкових розрахунках з іншими підприємствами та підприємцями;
• 50 тис. грн на день за одним або декількома платіжними документами при розрахунках з фізособами (п. 6 Положення № 148).

Купуючи товари (роботи, послуги) у суб’єкта господарювання для потреб підприємства, працівник виконує цивільно-правові дії від імені і за рахунок підприємства. І тому тут спрацьовує 10-тисячне обмеження готівкових розрахунків.

Але «готівкові» обмеження не стосуються використання готівки, виданої на відрядження — вартість проїзду, проживання, харчування та інших послуг, пов’язаних з перебуванням працівника у відрядженні. А от при вирішенні виробничих (господарських) питань у відрядженні 10-тисячна обмеження діє (якщо контрагентом є суб’єкт господарювання).

Якщо працівник придбавав ТМЦ для госппотреб або оплачував роботи, послуги звичайній фізособі для потреб підприємства, то в цьому випадку спрацьовує 50-тисячне обмеження готівки. Це також стосується розрахунків з особами, які здійснюють незалежну професійну діяльність, і не зареєстровані як ФОП (роз’яснення ЗІР, категорія 109.13).

Увага: отримання під звіт готівки працівниками від касира підприємства не відноситься до розрахунків готівкою. А отже обмеження 50 тис. грн на таку операцію не розповсюджується (лист ДПС від 03.07.2020 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК).

Розрахунки за допомогою платіжної картки без зняття при цьому готівки (тобто через платіжний термінал) є безготівковими. Тому «готівкові» обмеження на них не поширюються (роз’яснення ЗІР, категорія 109.13).

Як працювати з електронною звітністю

Подання електронної звітності давно стало звичною справою для багатьох бухгалтерів. Адже електронне звітування має багато переваг, здебільшого у плані економії часу. Але є й особливості, про які треба пам’ятати. Також розповімо про те, яких технічних помилок може припуститися платник податку, коли складає звіт

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Підзвітні кошти: як обліковувати та оподатковувати

Для обліку підзвітних сум призначений субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього субрахунку відображають видачу грошей під звіт, а за кредитом — суми затверджених витрат і суми повернених підзвітним особам коштів (Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 № 291).

Основні кореспонденції рахунків з підзвітними коштами:

Під оподаткування підзвітні кошти потрапляють, якщо вони видані понад установлені норми або витрати не підтверджені належним чином. Тоді утримуєте:

• ПДФО 18%. Сума розраховується з використанням натурального коефіцієнта. У додатку 4ДФ Податкового розрахунку ознаку доходу проставляєте «118»;
• військовий збір 1,5%. Утримуєте без використання натурального коефіцієнта;
• ЄСВ не нараховуєте, адже ці кошти не входять до фонду оплати праці.