бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Цифровизация меняет и такую консервативную сферу как оформления трудовых отношений. С 10.06.2021 в Украине внедрены электронные трудовые книжки. Как перенести данные о стаже с бумажной трудовой книжки в электронную, какими должны быть скан-копии, как изменится порядок выхода на пенсию — все это в обзоре
постепенный отказ от бумажного документооборота – согласитесь, что это лишь вопрос времени и развития цифровых технологий;
уменьшение затрат времени на бумажную работу. Электронная форма удобнее;
упрощение доступа к информации как работодателю, так и самому работнику. Физлица уже имеют возможность сверять информацию о своем страховом стаже в базе Пенсионного фонда Украины (ПФУ);
уменьшение негативных рисков потери бумажной трудовой книжки и затем ее восстановление. Особенно это касается тех лиц, у которых записи в электронной базе ПФУ имеют расхождение с такими в бумажной трудовой книжке. Конечно и бумажные трудовые книжки восстанавливали, но это значительные затраты времени на посещение бывших мест работы, а то и архивов, если данные предприятия уже позакрывали;
создание возможностей для начисления пенсий в автоматическом режиме.
В электронной трудовой книжке будет отображаться вся имеющаяся информация о стаже, записи о приеме на работу, переводе и увольнении.
Возможными электронные трудовые книжки в Украине стали после утверждения Порядка учета трудовой деятельности работника, физического лица-предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме постановлением Кабмина от 27.11.2019 г. № 1084 (далее – Порядок № 1084).
Учет трудовой деятельности работника производится в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Полностью перейти на электронные трудовые книги должны до 2026 года. Закон не запрещает пользоваться как бумажной, так и электронной формами книг, пока будет длиться переходный период.
Все ли данные о стаже есть в Реестре Пенсионного фонда
Нет, могут быть не все данные. За это стоит проверить и периодически мониторить информацию о себе на портале ПФУ относительно страхового стажа и правильности сведений в электронных трудовых книжках, ведь ошибку могут сделать:
работодатель при подаче данных относительно начала и окончания трудовых отношений и т. п;
работник ПФУ при обработке скан-копий.
Кроме ошибок могут быть не внесены целые годы. По чисто техническим причинам. Особенно это касается данных до 2004 года.
Внимание: от автоматических пенсий можно будет отказаться. Представьте сообщение о своем нежелании до достижения пенсионного возраста. Или просто не подавайте данные о способе получения пенсии в ПФУ уже после назначения пенсии.
Урядовці запропонували компенсувати витрати на допоміжні засоби, які підприємства закуповують, щоб облаштовувати робочі місця для новоприйнятих працівників з інвалідністю. Хто з роботодавців може отримати компенсацію, на яких умовах і які документи підготувати, пояснює експерт
Каких лет может не быть в электронной трудовой книжке
На вебпортале ПФУ страховой стаж рассчитывается с 01.01.2004г. К этому моменту стаж был трудовым. Поэтому в электронной трудовой книжке может быть не данных до 2004 года. Также проблемные периоды до 1998 года – до введения персонифицированного учета. В ПФУ отсутствуют данные по страховым взносам до этого года, поэтому будем следить.
Внимание: особенно проверяем данные в электронных трудовых книжках до 2004 года.
Кто подает информацию с бумажной трудовой книжки для внесения данных в электронном виде
Работодатель или работник подает сканированные или оцифрованные копии документов, заверенные КЭПом через вебпортал электронных услуг ПФУ.
Внесение данных работником
Внесение данных работодателем
После того, как работодатель или гражданин заполнил анкету и прикрепил скан-копий документов, специалисты ПФУ переводят в цифровой формат, сверяют записи трудовой книжки с данными, что уже содержатся в персональной карточке Реестра застрахованных лиц.
Таким образом формируется конечный вариант е-трудовой. После оцифровки трудовой, информация о периодах работы и имеющийся страховой стаж будут доступны для просмотра в личном кабинете на вебпортал электронных услуг ПФУ.
Электронная трудовая книжка на предприятии как подготовиться к передаче сканкопий
Перед сканированием трудовых книжек необходимо провести их тщательный аудит. Прежде всего проверьте первую страницу (титульный лист).
1. Сверьте паспортные данные
На первой странице трудовой книжки отмечают сведения о работнике. Так, на соответствие паспортным данным необходимо проверить такие записи в трудовой:
фамилия, имя и отчество работника;
дату рождения.
Кроме того, обратите внимание на наличие:
подписи владельца трудовой книжки, которым он заверил правильность внесенных данных;
подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
печати заведения, где трудовую заполнили впервые.
2. Проверьте записи об изменениях ФИО
В случае изменения работником фамилии, имени, отчества работодатель обязан внести соответствующие записи в его трудовой книжки. Основание - документы, подтверждающие изменения:
паспорт;
свидетельство о браке;
свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества и др.
Изменения вносят на первой странице трудовой книжки. Делают это так:
одной чертой зачеркивают прежняя фамилия и записывают новое;
на внутренней стороне обложки указывают информацию о документе, на основании которого сделана запись, с его реквизитами;
запись заверяют подписью ответственного лица и печатью предприятия.
Как устранить выявленные ошибки:
Ошибка в записи ФИО или дате рождения. Такой бланк трудовой книжки считают испорченным, составляют акт на его списание и оформляют трудовую на другом бланке. Если ошибся предыдущий работодатель - работнику необходимо обратиться к нему для исправления ошибки. В случае ликвидации предыдущего места работы, исправить ситуацию необходимо в судебном порядке.
Не внесен запись об изменении ФИО. Сейчас вы являетесь последним работодателем и должны сделать соответствующие изменения.
Із 1 січня 2023 року лікарняні й декретні виплачує ПФУ. Щоб забезпечити своєчасне надання соціальних виплат, уряд затвердив Порядок № 185. Чи полегшить цей нормативний акт роботу з лікарняними, з’ясував експерт
Сканирование трудовой книжки для пенсионного фонда
Внесение данных осуществляется путем отправки на через сайт ПФУ скан-копий бумажной трудовой книжки. То есть отсканированных нужных страниц трудовой книжки. В принципе, можно сделать и фото, но все равно придется его обработать таким образом, чтобы оно соответствовало нужному формату и размеру файла. Поэтому лучше все же в данном случае применить сканер.
Необходимо подготовить копии следующих документов:
трудовой книжки. Сканируются только заполненные страницы из разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и вкладыши оригинала трудовой книжки. Пустые страницы трудовой книги сканировать не нужно;
отдельное согласие на обработку данных от работника – этот документ следует подготовить, если данные вносит работодатель. На сегодняшний день ее подают в произвольной форме работодателю и сканируют.
В отдельных случаях для подтверждения страхового стажа нужно скачать диплом об образовании, военном билете и копии свидетельств о рождении детей.
Внимание:если данные вносит работник лично, то скан-копия согласия на обработку данных не нужна.
Сделать такую отправку могут:
физлицо, то есть работник самостоятельно. Однако, ему для этого надо сначала получить электронную цифровую подпись. Его можно иметь на любом носителе (компьютере, диске, флешке), то есть не обязательно на защищенных флешках-токенах. Получить электронную подпись физлицо может бесплатно в КПЭДУ ИСД ГНС или же в наиболее удобный способ – в обслуживающем банке;
юрлицо, то есть работодатель. Электронная цифровая подпись тоже нужна, но она, как правило, уже есть. По рекомендации ПФУ вносить данные должен работодатель. Но сейчас значительное количество предприятий переложило эту обязанность на работников.
После получения скан-копий дальнейшая их обработка и внесение данных в базу осуществляется работником ПФУ (п. 9 Порядка № 1084), поэтому стоит все же проверить данные о себе, чтобы не было допущено человеческой ошибки.
Затем заходим на портал электронных услуг ПФУ и в правом верхнем углу находим «Вход».
В окне, которое появилось, вводим данные, кто будет работать с реестром (юрлицо/физлицо), а также по электронной подписи.
После этого выбираем слева нужное меню. Для физлиц, например, «Мой страховой стаж» или «Электронная трудовая книжка». Проверяем данные.
Если есть потребность, то скан-копии документов отправляем через меню «Коммуникации с ПФУ» – «Предоставления скан-копий трудовой книжки».
Прикрепив все документы нажимаем «Отправить в ПФУ».
Із консультації дізнаєтесь, у яких випадках, кому і як оплачувати е-лікарняні, який порядок їх обчислення, обмеження розміру, оподаткування і відображення у звітності
Требования к скан-копиям трудовой книжки для пенсионного фонда
Скан-копии должны быть подготовлены с соблюдением следующих требований:
цветное, а не черно-белое сканирование;
разрешение 300 dpi;
формат jpg (но тогда каждую страницу надо отдельно) или pdf (все страницы единым файлом);
размер каждого файла должен не превышать 1 Мб;
скан-копии должны быть четкими, должны читаться название документа, серийный номер (если есть), ФИО работника, печати, подписи и т. п;
название файла должно быть в формате НННННННННН_ЛС_ПС.јрg, где НННННННННН – идентификационный код застрахованного лица, то есть регистрационный номер учетной карточки плательщика налога; ЛС – номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС – номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03; первый разворот, где содержится ФИО, должен иметь значение ЛС_ПС ровно 00_01. Такие рекомендации к названиям файлов содержатся в частности в требованиях самого ПФУ здесь.
Пример названия файлов со страницами трудовой книги:
7680032573_00_01.jpg – это сканированная первая страница трудовой книжки (первый разворот с ФИО застрахованного лица);
7680032573_10_11.jpg – это страницы трудовой книжки 10 и 11 (это пятый разворот).
Если же подаете скан трудовой книжки в формате pdf, то тогда назовите файл НННННННННН.pdf, например, 7680032573. pdf.
Если трудовая книжка была потеряна, то могут быть отсканированы также документы, подтверждающие трудовой стаж. Требования к таким документам можно найти в соответствующем Порядке из постановления Кабмина от 12.08.1993 г. № 637.
Как сделать файл скан-копии меньшим
Сделать файл меньше (до 1 МБ) и сделать разрешение 300 dpi можно следующим образом:
заходим в «Сохранить документ как», выбираем форма файла, а также параметры сохранения ;
в параметрах сохранения необходимо выбрать качество изображения «Небольшой размер (300 dpi)».
Если не удается получить нужный размер файла, воспользуйтесь любым онлайн сервисом для уменьшения размера файлов, например, 11zon. Загрузите файл и выберите степень сжатия:
Трудовую книжку оцифровали: что делать с бумажной
После оцифровки трудовой книжки выдайте оригинал бумажной трудовой работникам под роспись.
Если работник потребует вести параллельно с электронным вариантом бумажную трудовую книжку - работодатель обязан это делать (ст. 48 КзоТ).
☑ Які підприємства належать до критично важливих ☑ Як підприємство визначають критично важливим ☑ Кого з працівників можна забронювати ☑ Яких працівників не бронюють
ФОПу необходимо делать запись в е-трудовую только если он наемных работников.
Однако ПФУ рекомендует ФОПам подать через персональный кабинет скан-копии:
выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП,
или справки из Государственной налоговой службы об учете в качестве субъекта предпринимательской деятельности.
Как изменится порядок выхода на пенсию с введением электронных трудовых
С введением электронной трудовой, пенсии по возрасту будут назначать автоматически, по факту наступления события — достижения пенсионного возраста, без необходимости дополнительно обращаться и лично посещать органы ПФУ.
Если работник захочет выйти на пенсию позже, ему следует об этом сообщить ПФУ до достижения пенсионного возраста.
Если лицо продолжило работать, или если бумажную трудовую не оцифровали и в течение трех месяцев со дня достижения пенсионного возраста ее также не предоставили, то считается, что человек изъявили желание выйти на пенсию позже.
Если лицо не сообщило о своем выборе по времени назначения пенсии и в Реестре застрахованных лиц имеется информация о страховом стаже, то пенсию назначат автоматически со следующего дня за днем достижения пенсионного возраста.
