Які вимоги встановлює законодавство
Для цілей оподаткування пункт 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (ПК) прямо вимагає, щоб усі показники податкової звітності ґрунтувалися на первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку та інших підтверджувальних матеріалах. Формування звітності без документів забороняється.
Водночас саме поняття первинного документа визначене у статті 1 та статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік) – це документ, що містить відомості про господарську операцію та має встановлені обов’язкові реквізити. Лише такі документи можуть бути підставою для списання активів або відображення збитків.
Оскільки гуманітарна допомога є особливим видом майна, порядок роботи з нею регламентується також Законом України «Про гуманітарну допомогу» від 22.10.1999 № 1192-XIV. Контроль за отриманням, рухом і використанням гуманітарної допомоги належить до компетенції спеціально уповноважених органів, зокрема Мінсоцполітики, яке визначає вимоги до документів щодо її обліку.
Документи для підтвердження втрати гуманітарної допомоги
Для достовірного відображення втрат гуманітарної допомоги організація повинна підготувати пакет документів, що включає:
1) акт інвентаризації — обов’язковий відповідно до статті 10 Закону про бухоблік та Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879. Інвентаризація проводиться у випадках крадіжки, псування, пожежі, техногенних аварій чи інших надзвичайних подій;
2) первинні документи про пошкодження або знищення майна — акти фіксації втрат, фото- чи відеофіксація, довідки органів ДСНС, документи про виконання аварійних чи відновлювальних робіт;
3) документи компетентних органів про наслідки агресії — відповідно до Порядків, затверджених постановами КМУ від 20.03.2022 № 326 та від 19.04.2022 № 473 (визначення шкоди, ліквідація наслідків руйнувань);
4) сертифікат Торгово-промислової палати про форс-мажорні обставини — засвідчує неможливість виконання зобов’язань внаслідок надзвичайної події. Видається ТПП згідно з статтею 14-1 Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні» від 02.12.1997 № 671/97-ВР;
5) рішення керівника організації про списання майна — оформлене за правилами бухобліку та відповідно до виявлених інвентаризацією розбіжностей.
Як надати в оренду генератор: облік, ПДВ, акциз та екоподаток
Хто визначає остаточний перелік документів
Оскільки гуманітарна допомога є спеціальним видом майна, остаточний перелік документів, що підтверджують її втрату або знищення, формують на рівні двох органів:
Мінсоцполітики — як органу, відповідального за державну політику у сфері гуманітарної допомоги;
Мінфін — як органу, що забезпечує методологію бухобліку та визначає правила списання активів.
Саме ці установи надають офіційні роз’яснення щодо документального оформлення втрат, зокрема лист Мінфіну від 10.10.2022 № 41010-06-62/23254, який деталізує порядок інвентаризації та відображення збитків унаслідок воєнної агресії.
За інформацією ДПС у Київській області
