Свідоцтва про народження, шлюб, смерть та інші акти цивільного стану зберігають у відділах державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) упродовж 75 років. Після завершення цього строку книги держреєстрації передають на постійне зберігання до держархівів відповідної області або міста Києва.
Куди звертатися по документ
Якщо з дати реєстрації акту цивільного стану минуло понад 75 років, для отримання документа необхідно звертатися безпосередньо до держархіву, в якому зберігають відповідні книги реєстрації. Саме архіви видають архівні довідки або витяги з актових записів
Як подати запит до архіву
Запит можна подати:
- особисто;
- поштовим відправленням;
- електронною поштою (за умови, що архів приймає електронні звернення).
У запиті обов’язково потрібно зазначити:
- прізвище, ім’я та по батькові особи, щодо якої запитується документ;
- дату та місце події (народження, шлюбу, смерті тощо);
- контактні дані заявника (номер телефону, електронну або поштову адресу).
Строк розгляду запиту становить до 30 календарних днів. У виняткових випадках — до 45 днів.
Генератори: як вибирати та безпечно експлуатувати
Важливі нюанси
Якщо держархів, у якому зберігають документи, розташований на тимчасово окупованій території, Укрдержархів може визначити інший архів, який тимчасово зберігає копії документів і здійснює видачу довідок.
У разі якщо актовий запис був оцифрований та внесений до ДРАЦС, варто звернутися до будь-якого відділу ДРАЦС або скористатися порталом Дія. Для отримання витягу необхідно пред’явити паспорт та документи, що підтверджують родинні зв’язки (наприклад, свідоцтво про народження). Послуга з видачі архівного витягу є платною — сплачується державне мито.
Якщо документів не збереглося
За відсутності книг держреєстрації актів цивільного стану архів надає архівну довідку про неможливість виконання запиту. Такий документ може бути використаний у суді при встановленні факту родинних відносин.
За інформацією Мін’юсту
