📢 Головбух пояснює: Електронний акт без ПІБ керівника

Контрагенти, коли відмовляються вносити до тексту первинки дані щодо підписанта, посилаються на те, що цифровий підпис вже містить усі дані: від імені до посади. Тому дублювати це в тексті немає сенсу.

Але пильний бухгалтер пам’ятає про статтю 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі —Закон про бухоблік), яка посаду і прізвище та підпис визнає двома різними обов’язковими реквізитами первинного документа.

Те, що один із них «зашили» до цифрового коду, формально не означає, що текстові рядки на роздрукованому документі мають залишатися порожніми.

Панікувати й сваритися з контрагентом немає сенсу. У тому ж Законі про бухоблік є рятівна норма. Вона відзначає: неістотні недоліки в документах —  не підстава, не визнавати операцію. Головне, щоб документ дозволяв чітко ідентифікувати, хто брав у ній участь. Оскільки КЕП ідентифікує підписанта до секунди та до податкового номера, акт є абсолютно законним.

Хоча, якщо електронний документ роздрукувати на папері, КЕП виглядає як порожнє місце, і податківці під час перевірки спробують до цього причепитися.

Щоб закрити це питання, використовуйте стратегію із трьох кроків:

• крок перший — зберігайте документ виключно в електронному вигляді. Пам’ятайте! Оригіналом є файл у форматі .xml або .pdf із розширенням .p7s, де містяться цифрові підписи обох сторін.
• крок другий — зайдіть на державний портал перевірки підписів - czo.gov.ua або у відповідний розділ у Дії. Завантажте файл електронного документа та файл підпису контрагента.
• крок третій — система згенерує офіційний «Протокол перевірки». Роздрукуйте його. Дізнайтесь: хто підписав, яку посаду обіймає та який статус підпису.

📌 Нові можливості в роботі бухгалтера — гайд

Долучіть протокол до роздруківки електронного документу, щоб у податкового інспектора не виникло запитань, чому на самому бланку немає ініціалів директора.

Підписуйтесь на наші соцмережі та долучайтесь до кола передплатників системи «Експертус Головбух», щоб завжди бути у курсі останніх змін.