Електронні трудові книжки: на що звертати увагу роботодавцю

UA RU

⚡️ Електронні трудові книжки: врахуйте це прямо зараз

З 10.06.2021 запрацювали нові правила обліку трудової діяльності працівників (Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX; Закон № 1217).

Електронні трудові книжки

Що треба враховувати роботодавцю?

Нова редакція статті 24 КЗпП передбачає, що трудову книжку подаватимуть роботодавцю лише у разі її наявності у працівника. Працівник має вибір, що надавати: трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Якщо ж особу вперше приймають на роботу, то вона має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. У такому разі роботодавець оформлює трудову книжку в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗпП).

Відтепер роботодавець звільнений від обов’язку зберігати трудові книжки. За новою редакцією статті 48 КЗпП роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Після чого трудову книжку повертатимуть працівнику.

Що робити роботодавцю з трудовими книжками, які зберігаються в нього на сьогоднішній день?

Відповідно до частини 3 статті 48 КЗпП трудові книжки зберігаються у працівника. Однак це не означає, що після 10.06.2021 всі трудові книжки потрібно видати працівникам.

Законодавець встановив «перехідний період» тривалістю п’ять років, протягом якого ПФУ включатиме до Реєстру застрахованих осіб відсутні відомості про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованною особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуть працівникам на руки особисто під підпис. Також роботодавець буде зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення. Протягом перехідного періоду можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.

Які обов’язки роботодавця щодо подання інформації з трудових книжок до ПФУ?

Таку інформацію можуть подавати до ПФУ як самі працівники, так і їх роботодавці, якщо на момент подання паперова трудова книжка зберігається у нього.

Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, які подає роботодавець до ПФУ.

Подавати таку інформацію потрібно через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки, довідок тощо.

За інформацією Держпраці у Одеській області


Вебінар для бухгалтера

Статті за темою

Усі статті за темою

Індекс інфляції на 2024 рік

У статті знайдете актуальний індекс інфляції та індекс споживчих цін 2024 у таблицях
200063

Табель обліку робочого часу на 2024 рік

Про те, як відобразити лікарняні в табелі обліку робочого часу, щорічну відпустку і декретну відпустку, а також про особливості складання табелю та планування робочого часу у воєнний час – у консультації. Скачайте шаблон і зразок табеля обліку робочого часу 2024
205041

Декретні виплати: розрахунок │нарахування

Допомога по вагітності та пологам або, як її ще називають, декретні, — це обов’язкова виплата з ПФУ, яку отримує кожна жінка при наданні спеціального лікарняного «вагітність і пологи». У статті експерт детально роз’яснить про виплату декретних у 2024 році, зокрема документальне оформлення та порядок нарахування декретних. На зразках опануємо заповнення документів та звітності, а на прикладах ― розберемося з розрахунком декретних у типових ситуаціях
985719

Продовження воєнного стану і мобілізації: що треба знати бухгалтеру

Війна триває, тому воєнний стан продовжено до 8 лютого 2025 року. Разом з ним триватиме й мобілізація. Про особливості в роботі, які очікують на бухгалтера через продовження воєнного стану і мобілізації, ― в коментарі експерта
7437

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді