Підписуйтесь на телеграм-канал «Головбух. Новини»! Тут про зміни без спаму⚡️ Електронні трудові книжки: врахуйте це прямо зараз
З 10.06.2021 запрацювали нові правила обліку трудової діяльності працівників (Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX; Закон № 1217).
Що треба враховувати роботодавцю?
Нова редакція статті 24 КЗпП передбачає, що трудову книжку подаватимуть роботодавцю лише у разі її наявності у працівника. Працівник має вибір, що надавати: трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Якщо ж особу вперше приймають на роботу, то вона має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. У такому разі роботодавець оформлює трудову книжку в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗпП).
Відтепер роботодавець звільнений від обов’язку зберігати трудові книжки. За новою редакцією статті 48 КЗпП роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Після чого трудову книжку повертатимуть працівнику.
Що робити роботодавцю з трудовими книжками, які зберігаються в нього на сьогоднішній день?
Відповідно до частини 3 статті 48 КЗпП трудові книжки зберігаються у працівника. Однак це не означає, що після 10.06.2021 всі трудові книжки потрібно видати працівникам.
Законодавець встановив «перехідний період» тривалістю п’ять років, протягом якого ПФУ включатиме до Реєстру застрахованих осіб відсутні відомості про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованною особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуть працівникам на руки особисто під підпис. Також роботодавець буде зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення. Протягом перехідного періоду можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.
Які обов’язки роботодавця щодо подання інформації з трудових книжок до ПФУ?
Таку інформацію можуть подавати до ПФУ як самі працівники, так і їх роботодавці, якщо на момент подання паперова трудова книжка зберігається у нього.
Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, які подає роботодавець до ПФУ.
Подавати таку інформацію потрібно через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки, довідок тощо.
