На час воєнного стану та упродовж 3-х місяців після його завершення можливим є застосування паперових лікарняних. Так можна, якщо у лікаря тимчасово відсутній доступ до електронної системи здоров’я. При цьому такий лікарняний може бути навіть роздрукований не на спеціальному бланку, а на звичайному білому папері, якщо бланків у лікаря немає. Нагадуємо, що паперова форма бланка лікарняного затверджена наказом МОЗ від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406.
Бухгалтеру при прийнятті паперового листка непрацездатності треба перевірити наявність усіх печаток і правильність зазначення того, чи це первинний лікарняний чи продовження попереднього. Детальніше про паперові бланки під час війни див.роз’яснення Пенсійного фонду України (ПФУ).
Уряд зберіг у Програмі медичних гарантій на 2026 рік розміри підвищеної оплати праці для медичних працівників на територіях бойових дій. Однак винятків із цього пакету медичних послуг побільшало. З’явилася також мотиваційна доплата для екстренки.
Коли нараховувати та виплачувати лікарняні медпрацівникам
Нараховувати лікарняні, зокрема й медпрацівникам, можна лише у випадку, коли електронний листок непрацездатності отримав статус «Готовий до сплати». Однак такий статус з’являється не одразу при закритті е-лікарняного, а лише через 7 днів після дати закриття (п. 3 розділу ІІ Порядку № 1234). Ці 7 днів відраховуються, починаючи з наступного дня після дати закриття. На 8-й день, лікарняний вважається виданим і можна його призначати та нараховувати. Така відкладена у часі видача е-лікарняних пов’язана з тим, що лікар може впродовж 7 днів внести зміни до медичного висновку.
Увага: е-лікарняний набуває статусу «Готовий до сплати» через 7 днів після ДАТИ ЗАКРИТТЯ. Після цього й можна нараховувати лікарняні.
ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ У ЧАСІ ПРИ НАРАХУВАННІ ЛІКАРНЯНИХ
№
Що зробити
Строк виконання
для всіх лікарняних, включаючи й за перші 5 днів, треба:
1
роботодавець або вповноважені ним особи мають прийняти рішення про призначення виплати за лікарняним1
10 днів (з дня видачі лікарняного — статусу «готовий до сплати» для е-лікарняного, абз. ч. 1 ст. 24 Закону № 1105)
2
нарахувати та оплатити перші 5 днів тимчасової непрацездатності
у найближчий день виплати зарплати2 від дня призначення лікарняних, тобто рішення роботодавця або вповноваженої ним особи
якщо тривалість лікарняного більша за 5 днів, то ще треба:
3
скласти та подати заяву-розрахунок3 до ПФУ
5 робочих днів (з дня прийняття рішення)
4
дочекатися зарахування коштів від ПФУ на спецрахунок4 страхувальника
3 робочих днів (після надходження заяви)
5
виплатити лікарняні працівнику з коштів ПФУ зі спецрахунку у банку
у найближчий день виплати зарплати2 від дня отримання коштів з ПФУ на спецрахунок у банку
6
повідомлення про виплату коштів
30 к. днів
(з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено» в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ)
1 — рішення роботодавця або уповноважених ним осіб;
2 — авансу або оплати за другу половину місяця;
3 — заяву-розрахунок лікарняних, в електронній формі подавайте через особистий кабінет страхувальника на сайті ПФУ;
4 — кошти спецрахунку не можна використовувати на інші цілі, крім виплати лікарняних від ПФУ працівнику та сплати ПДФО, військового збору з цих лікарняних
Розглянемо дану послідовність дій на прикладі.
Приклад послідовності дій у часі при нарахуванні лікарняних медпрацівникам
Приклад 1 (дати реєстрації, видачі та нарахування лікарняних). Наприклад, це виглядає так:
дата створення е-лікарняного — 27.01.2026;
строк тимчасової непрацездатності — 10 днів;
дата закриття е-лікарняного — 05.02.2026;
проходить 7 днів після закриття е-лікарняного. Це будуть дні з 06.02.2026 по 12.02.2026;
дата, коли е-лікарняний отримує статус «Готовий до сплати» (вважається виданим) — 12.02.2026;
впродовж 12.02.2026 — 25.02.2026 (10 робочих днів) роботодавець або вповноважені ним особи мають прийняти рішення про призначення виплати за лікарняним по лікарняному або про обґрунтовану відмову.
Після прийняття позитивного рішення слід нарахувати лікарняні за перші 5 днів та виплатити їх до дня виплати зарплати, подати заяву-розрахунок до ПФУ на оплату решти 5 днів з дня підписання протоколу, дочекатися грошей з ПФУ, їх виплатити та відзвітувати за ним перед ПФУ у місячний термін.
Увага: працівнику, який захворів, слід повідомити бухгалтерію/табельника про відкриття за ним е-лікарняного. Бухгалтеру потім слід стежити за зміною статусу такого е-лікарняного.
Коли лікарняні нараховують здоровим медпрацівникам
Лікарняні можуть отримувати й цілком здорові працівники медзакладу. Такі випадки унаочнено у таблиці нижче. Найбільш поширеним з них є електронний листок непрацездатності з типом причини «3» створюється на основі медичного висновку категорії «Догляд за хворою дитиною», який реєструє лікуючий лікар (пп. «3» п. 6 розділу ІІ Порядку № 1234).
ВИПАДКИ НАДАННЯ ЛІКАРНЯНОГО ЗДОРОВИМ МЕДПРАЦІВНИКАМ
Ситуація
Обмеження
Тип причини3
догляд за хворою дитиною віком до 14 років
14 к. днів1
3
догляд за дитиною віком до 14 років, яка потрапила до стаціонару лікарняного закладу
надається на всі дні перебування у стаціонарі
3
догляд за хворим членом сім’ї
3 к. дні1 (7 к. днів — як виняток2)
4
догляд за дитиною віком до 3-х років у разі хвороби матері
–
5
догляд за дитиною, що має інвалідність, — у разі хвороби матері
–
5
перебування на реабілітації у санаторно-курортному закладі, якщо не вистачає основної і додаткової відпустки3
–
9
тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу
2 місяці
8
карантин, накладений органами санітарно-епідеміологічної служби
–
6
самоізоляція через COVID-19
–
7
1 — якщо дитина продовжує хворіти, то працівнику може бути видана довідка за формою № 138/0. Лікарняні за нею не нараховуються. Єдине, що вона дає працівнику — підтверджує, що його невихід на роботу не є прогулом;
2 — рішення приймає ЛКК або головний лікар у залежності від тяжкості хвороби дитини та побутових умов;
3 — типи причин непрацездатності потрібні для заповнення заяви-розрахунку. Їх можна знайти у Додатку до Порядку № 1234
перша частина, — це перші5 календарних днів, які оплачуються самим підприємством, тобто медзакладом, за власні кошти;
друга частина, — це наступні дні тимчасової непрацездатності, починаючи з 6-го календарного дня. Вони оплачуються повністю за рахунок ПФУ.
Порядок розрахунку лікарняних першої та другої частини однаковий. При цьому ЄСВ з обох частин, і першої, і другої, сплачує медзаклад самостійно.
Оплачуються усі дні, які покриває лікарняний, у тому числі й неробочі, святкові дні, вихідні. Виходить, що піти на лікарняний працівнику найвигідніше перед вихідними — окрім компенсації робочих днів він ще й отримає оплату за вихідні.
Лікарняні медпрацівникам, які повністю оплачує ПФУ
Зверніть увагу, що є винятки — лікарняні, які з 1-го дня оплачуються за рахунок ПФУ:
лікарняний для догляду за дитиною віком до 14 років (ч. 3 ст. 15 Закону № 1105);
догляд за дитиною віком до 3-х років у разі хвороби матері (ч. 5 ст. 15 Закону № 1105);
догляд за дитиною, що має інвалідність, — у разі хвороби матері (ч. 5 ст. 15 Закону № 1105);
тимчасова непрацездатність застрахованої особи викликана обмежувальними протиепідемічними заходами, встановленими місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування (ч. 7 ст. 15 Закону № 1105);
тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу (ч. 8 ст. 15 Закону № 1105);
у період надання реабілітаційної допомоги з протезування та ортезування у стаціонарних умовах у реабілітаційних закладах, реабілітаційних відділеннях, підрозділах закладів охорони здоров’я (ч. 9 ст. 15 Закону № 1105).
За такими лікарняними медзаклад (підприємство) перші 5 днів не оплачує — вся виплата повністю проводиться за рахунок ПФУ, тому у заяві-розрахунку треба вказувати на отримання усю суму лікарняних. Звичайно, що у електронному лікарняному мають бути вказані відповідні типи причин непрацездатності.
Як розрахувати лікарняні медпрацівникам у 2026 році
Розрахунок лікарняних відбувається за такою формулою:
Лікарняні
=
Середньоденна зарплата
×
Кількість днів непрацездатності (лікарняного)
×
% страхового стажу
Відсоток страхового стажу залежить від його розміру:
50% — стаж до 3-х років;
60% — стаж від 3-х до 5 років;
70% — стаж від 5 до 8 років;
100% — стаж понад 8 років.
Якщо страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців (наприклад, медпрацівник працював на 0,25 ставки чи взагалі був тривалий час без роботи), то до лікарняних застосовується максимальне обмеження на основі мінімальної зарплати (МЗП) того місяця, коли медпрацівник іде на лікарняний, тобто середньоденна береться не більше 284,07 грн (= 8647 грн/30,44). (див. далі про, те як визначається мінімум та максимум лікарняних 2026).
Увага: медикам теж потрібно 8 років страхового стажу, аби отримувати 100% лікарняних.
Страховий стаж — скільки потрібно для лікарняних медпрацівникам
Звертаємо увагу, що страховий стаж це не трудовий стаж. Там є свої правила розрахунку. Якщо відомостей про страховий стаж немає, то його краще всього з’ясувати у Пенсійному фонді (ПФУ), на що є два варіанти:
відправити працівника туди особисто для отримання паперової довідки за формою ОК-7 або ОК-5;
замовити на порталі електронних послуг ПФУ довідку «Дані про трудовий та страховий стаж». Таку довідку надають ПФУ на порталі електронних послуг.
Увага: менше 6 місяців страховко стажу за рік — це нарахування мінімальних лікарняних.
Якщо довідку працівник надав у електронній формі, то перевірити її можете теж на порталі ПФУ.
Обчислення середньоденної зарплати для розрахунку лікарняних медпрацівникам
Зарплата за останні 12 місяців перед місяцем виходу на лікарняний ________________________________________
Кількість календарних днів за останні 12 місяців перед виходом на лікарняний
До зарплати, яка включається до розрахунку середньої, беремо всі виплати, які належать до фонду оплати праці та на які нараховувався ЄСВ, у тому числі:
матеріальну допомогу на оздоровлення, яка надається щороку медпрацівнику при виході у відпустку;
декретні (допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами), так як це теж не зарплата;
матеріальну допомогу на вирішення соціально-побутових питань, так як теж не входить до фонду оплати праці і має разовий характер;
добові;
виплати за цивільно-правовими договорами. Аналогічно — ці виплати не є зарплатою.
Зверніть увагу, що при розрахунку середньої включаємо й святкові й неробочі дні, що теж відрізняє розрахунок середньої від такого для відпускних. Їх віднімати не потрібно (!). Однак не враховуються такі дні:
дні перебування на лікарняному;
дні перебування у декреті;
дні перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягненню нею 3(6)-річного віку;
відпустка без збереження зарплати (її тривалість визначають залежно від підстав через які таку відпустку надавали ст. 25, ст. 26 Закону «Про відпустки»);
дні на які призупинялась дія трудового договору у зв’язку з російською військовою агресією, період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або проходив військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період.
Також не забуваємо перевірити існуючі обмеження розміру середньоденної зарплати при розрахунку лікарняних, які наведені у таблиці нижче.
ОБМЕЖЕННЯ ЩОДО ЛІКАРНЯНИХ 2026
Медпрацівники
Мінімальне обмеження
Максимальне обмеження оплати одного дня лікарняного
для всіх працівників
відсутнє
5256,24 грн — вихід на лікарняний у січні 2026 (= 8000 грн×20/30,44)
5681,34 грн — вихід на лікарняний у лютому 2026–січні 2027 (= 8647 грн × 20/30,44)
для працівників, які за останні 12 місяців мають стаж менше 6 місяців
відсутнє
233,25 грн*** — вихід на лікарняний у січні–грудні 2026 (=8647/30,44)
* рахується на основі максимального розміру зарплати для сплати ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду. Наприклад, якщо працівник вийшов на лікарняний у січні 2026 року, то останнім місяцем розрахункового періоду є грудень 2025 року (МЗП — 8000 грн), а якщо у лютому 2026 року, то — січень 2026 року (МЗП — 8647 грн);
** згідно ст. 32 Закону про Держбюджет 2026 розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ дорівнює 20 розмірам МЗП, тобто 172 940 грн (= 8647 грн × 20);
*** рахується з МЗП на момент настання страхового випадку (дати початку першого лікарняного)
Мінімального обмеження для лікарняних немає — лікарняні розраховуються на основі середньої за винятком ситуації з 6 місяців страхового стажу (див. таблицю). Якщо лікарняні за повний місяць вийшли меншими за розмір МЗП і працівник ні одного дня не працював, то до МЗП нараховувати не потрібно. Однак для ЄСВ за такий місяць слід визначити різницю між фактичною та мінімальною базою (мінімальний ЄСВ у 2026 становить 1902,34 грн = 8647 грн × 0,22).
Нарахування лікарняних медпрацівникам при роботі за сумісництвом
Зараз лікарні оплачуються за основним місцем роботи ТА за сумісництвом (абз. 2 ч. 2 ст. 22 Закону № 1105). Це стосується як перших 5 днів тимчасової непрацездатності, так і наступних.
Вищенаведені правила стосуються лікарняних:
звичайних, які нараховуються з 6-го дня непрацездатності за рахунок ПФУ;
для догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років, так як вони вже з 1-го дня оплачуються за рахунок ПФУ.
Для того аби сумісник отримав оплату за лікарняним він має надати копію листка непрацездатності (ч. 1 ст. 23 Закону № 1105) та довідку про доходи з основного місця роботи (п. 30 Порядку № 1266), а також рішення роботодавця про відмову оплатити лікарняний за основним місцем роботи. Розрахунок лікарняних за роботою за сумісництвом здійснюється окремо виходячи з заробітної плати яку отримав сумісник за відповідний розрахунковий період.
Приклад розрахунку лікарняних медпрацівникам 2026
Розглянемо тепер розрахунок лікарняних медпрацівнику на прикладі.
Приклад 2 (розрахунок лікарняних). Працівник подав лікарняний за період з 20 по 28 лютого 2026 року (всього 9 календарних днів). Розрахунковий період: лютий 2025–січень 2026. За цей період йому нараховано 198727,38 грн зарплати (включаючи відпускні) + 1200 грн лікарняних (на лікарняному був 4 дні) Усього в розрахунковому періоді 365 к. днів. Страховий стаж працівника 7 років.
Середня зарплата за 1 к. день = 198727,38 грн /(365 – 4) = 550,49 грн. Понижувальний % страхового стажу від 5 до 8 років = 70%. Таким чином, сума лікарняних:
за перші 5 днів (за рахунок медзакладу) = 550,49 грн ×5 дн. × 0,7 = 1926,72 грн;
за решту днів 4 дні (за рахунок ПФУ) = 550,49 грн ×4 дн.× 0,7 = 1541,37 грн;
всього за 9 днів (медзаклад + ПФУ) = 1926,72+1541,37 = 3468,09 грн.
За якими рахунками провести в обліку лікарняні у КНП
У медзакладі-КНП лікарняні, як і у інших підприємств, при розрахунку слід відносити:
першу частину (за рахунок КНП) — на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності». Чому? В Інструкції до Плану рахунків, затвердженій наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291 (далі — Інструкція № 291), за цим рахунком мова йде про «виплати за невідпрацьований час», чим і є лікарняні. На ньому ж обліковуємо всю суму ЄСВ (за обома частинами лікарняних);
Увага: субрахунок 949 — на ньому обліковуємо витрати медзакладу-КНП за лікарняними.
Самі ж розрахунки, якщо слідувати Інструкції № 291, бажано вести за субрахунком663 «Розрахунки за іншими виплатами». Однак на практиці їх часто ведуть за субрахунком661 «Розрахунки за заробітною платою», що не є грубою помилкою, так як хоча лікарняні і не входять до фонду оплати праці, але при оподаткуванні у лікарняних і ПДФО спільна база. Так, за ПКУ лікарняні прирівняні до зарплати, мають за нею однаковий код ознаки доходу «101» у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку, а також спільну база нарахування податкової соціальної пільги.
Увага: лікарняні оподатковуються як зарплата: ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ЛІКАРНЯНИХ У МЕДЗАКЛАДІ
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
нараховано оплату перших 5 днів тимчасової втрати працездатності за рахунок КНП
949
663 (661)
1 926,72
2
нараховано оплату наступних 6 днів тимчасової непрацездатності за рахунок ПФУ
378
663 (661)
1 541,37
3
нарахований ЄСВ на лікарняні за всі 9 днів (= 3 468,09 ×0,22*)
949
651
762,98
4
отримано лікарняні з ПФУ на спецрахунок медзакладу у банку
313
378
1541,37
5
Витрати віднесено на фінансовий результат операційної діяльності (= 1 926,72 + 762,98)
791
949
2689,70
* якщо лікарняний нараховується особі з інвалідністю, то ЄСВ буде за ставкою 8,41% з того часу, коли особа надала копії документів про встановлення інвалідності (лист ДПС від 14.07.2020 № 2862/10/26-15-33-18-12-ІПК)
