Підстава для нарахування лікарняних медпрацівникам 2023
Лікарняні – офіційна назва даної виплати «допомога з тимчасової втрати працездатності». З 01 жовтня 2021 року підставою для нарахування лікарняних став електронний листок непрацездатності (е-лікарняний), які реєструються за правилами Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234 (далі – Порядок № 1234). Однак паперові лікарняні ще не зникли.
Про паперові лікарняні 2023
На час воєнного стану та упродовж трьох місяців після його завершення можливим є застосування паперових лікарняних. Так можна, якщо у лікаря тимчасово відсутній доступ до електронної системи здоров’я. При цьому такий лікарняний може бути навіть роздрукований не на спеціальному бланку, а на звичайному білому папері, якщо бланків у лікаря немає. Нагадуємо, що паперова форма бланка лікарняного затверджена наказом МОЗ від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.
Бухгалтеру при прийнятті паперового листка непрацездатності треба перевірити наявність усіх печаток і правильність зазначення того, чи це первинний лікарняний чи продовження попереднього. Детальніше про паперові бланки під час війни та як їх опрацьовувати бухгалтеру див.роз’яснення ФСС.
Якою датою завершується військова служба Із якої дати застосовувати пільгову ставку ЄСВ для працівників, які отримали інвалідність Як рахувати відпускні, якщо в розрахунковому періоді військова служба Як обчислити лікарняні, якщо в розрахунковому періоді військова служба Право на збільшену відпустку та інші пільги працівникові—УБД з інвалідністю
Коли нараховувати та виплачувати лікарняні медпрацівникам
Нараховувати лікарняні, у т. ч. й лікарняні медпрацівникам, можна лише у випадку, коли електронний листок непрацездатності отримав статус «Готовий до сплати». Однак такий статус з’являється не одразу при закритті е-лікарняного, а лише через 7 днів після дати закриття (п. 3 Розділу ІІ Порядку № 1234). Ці 7 днів відраховуються, починаючи з наступного дня після дати закриття. На 8-й день, лікарняний вважається виданим і можна його призначати та нараховувати. Така відкладена у часі видача е-лікарняних пов’язана з тим, що лікар може впродовж 7 днів внести зміни до висновку.
Увага:е-лікарняний набуває статусу «Готовий до сплати» через 7 днів після ДАТИ ЗАКРИТТЯ. Після цього й можна нараховувати лікарняні.
Після видачі е-лікарняного у медзакладу є час нарахувати та виплатити лікарняні. Послідовність дій представлена у таблиці нижче.
ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ У ЧАСІ ПРИ НАРАХУВАННІ ЛІКАРНЯНИХ
№
Що зробити
Строк виконання
1
Роботодавець або вповноважені ним особи мають прийняти рішення про призначення виплати по лікарняному1
10 днів
(з дня видачі лікарняного – статусу «готовий до сплати» для е-лікарняного)
2
нарахувати та оплатити перші 5 днів тимчасової непрацездатності
у найближчий день виплати зарплати2 від дня призначення лікарняних, тобто рішення роботодавця або вповноваженої ним особи
якщо тривалість лікарняного більша за 5 днів, то ще треба:
3
скласти та подати заяву-розрахунок3 до ПФУ4
5 робочих днів
(з дня прийняття рішення)
4
дочекатися зарахування коштів від ПФУ на спецрахунок5 страхувальника
3 робочих днів
(після надходження заяви)
5
виплатити лікарняні працівнику з коштів ПФУ зі спецрахунку у банку
у найближчий день виплати зарплати2 від дня отримання коштів з ПФУ на спецрахунок у банку
6
повідомлення про виплату коштів
1 місяць
(з дня виплати)
1 – рішення роботодавця або уповноважених ним осіб;
2 – авансу або оплати за другу половину місяця;
3 – заяву-розрахунок, в електронній формі подавайте через особистий кабінет страхувальника на сайті ПФУ;
4 – ПФУ – це Пенсійний фонд України він є правонаступником Фонду соціального страхування;
5 – кошти спецрахунку не можна використовувати на інші цілі, крім виплати лікарняних від ПФУ працівнику та сплати ПДФО, військового збору з цих лікарняних
Розглянемо дану послідовність дій на прикладі.
Приклад послідовності дій у часі при нарахуванні лікарняних медпрацівникам
Приклад 1 (дати реєстрації, видачі та нарахування лікарняних). Наприклад, це виглядає так:
дата створення е-лікарняного – 13.03.2023;
строк тимчасової непрацездатності – 10 днів;
дата закриття е-лікарняного – 22.03.2023;
проходить 7 днів після закриття е-лікарняного. Це будуть дні з 23.03.2023 по 29.03.2023;
дата, коли е-лікарняний отримує статус «Готовий до сплати» (вважається виданим) – 29.03.2023;
впродовж 29.03.2023 – 09.04.2023 (10 днів) роботодавець або вповноважені ним особи мають прийняти рішення про призначення виплати по лікарняному або про обгрунтовану відмову.
Після прийняття позитивного рішення слід нарахувати лікарняні за перші 5 днів та виплатити їх до дня виплати зарплати, подати заяву-розрахунок до ПФУ на оплату решти 5 днів з дня підписання протоколу, дочекатися грошей з ПФУ, їх виплатити та відзвітувати по ним перед ПФУ у місячний термін.
Увага:працівнику, який захворів, слід повідомити бухгалтерію/табельника про відкриття по ньому е-лікарняного. Бухгалтеру потім слід стежити за зміною статусу такого е-лікарняного.
Коли лікарняні нараховують здоровим медпрацівникам
Лікарняні можуть отримувати й цілком здорові працівники медзакладу. Такі випадки унаочнено у таблиці нижче. Найбільш поширеним з них є електронний листок непрацездатності з типом причини «3» створюється на основі медичного висновку категорії «Догляд за хворою дитиною», який реєструє лікуючий лікар (пп. «3» п. 6 розділу ІІ Порядку № 1234).
ВИПАДКИ НАДАННЯ ЛІКАРНЯНОГО ЗДОРОВИМ МЕДПРАЦІВНИКАМ
Ситуація
Обмеження
Тип причини3
Догляд за хворою дитиною віком до 14 років
14 кал. днів1
3
Догляд за дитиною віком до 14 років, яка потрапила до стаціонару лікарняного закладу
надається на всі дні перебування у стаціонарі
3
Догляд за хворим членом сім’ї
3 кал. дні1
(7 кал. днів – як виняток2)
4
Догляд за дитиною віком до 3-х років у разі хвороби матері
–
5
Догляд за дитиною, що має інвалідність, – у разі хвороби матері
–
5
Перебування на реабілітації у санаторно-курортному закладі, якщо не вистачає основної і додаткової відпустки3
–
8
Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу
2 місяці
9
Карантин, накладений органами санітарно-епідеміологічної служби
-
6
Самоізоляція через COVID-19
-
10
1 – якщо дитина продовжує хворіти, то працівнику може бути видана довідка за формою № 138/0. Лікарняні по ній не нараховується. Єдине, що вона дає працівнику – підтверджує, що його невихід на роботу не є прогулом;
2 – рішення приймає ЛКК або головний лікар у залежності від тяжкості хвороби дитини та побутових умов;
3 – типи причин непрацездатності потрібні для заповнення заяви-розрахунку. Їх можна знайти у Додатку до Порядку № 1234
Особливості лікарняних у медпрацівників і COVID-19
Медпрацівники мають такі ж права й правила розрахунку лікарняних, як і працівники звичайних підприємств: розрахунок середньоденної зарплати, врахування коефіцієнта страхового стажу. Лікарняний медпрацівник може отримувати у тому ж медзакладі, де й працює – тут обмежень немає. Відмінність є лише у оплаті лікарняних з самоізоляції через COVID-19. Для наочності відмінності представлено у таблиці нижче.
COVID-ЛІКАРНЯНІ ДЛЯ ПРАЦІВНИКІВ МЕДЗАКЛАДУ
№
Ситуація
Тип причини у електронному листку непрацездатності
Джерело оплати
особливості розрахунку
перші 5 днів
6-й і наступні дні
1
Захворювання на COVID-19
1 – Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві
за рахунок медзакладу
за рахунок Фонду
50-100% до середньої зарплати в залежності від страхового стажу особи*
2
Самоізоляція медичних працівників
10 – Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого КМУ з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-СoV-2**
за рахунок медзакладу
за рахунок Фонду
100 % середньої зарплати незалежно від страхового стажу особи
3
Самоізоляція осіб
(не медичних працівників)
за рахунок медзакладу
за рахунок Фонду
100 % незалежно від страхового стажу особи
** 50% – стаж до 3-х років, 60% – стаж від 3-х до 5 років, 70% – стаж від 5 до 8 років, 100% – стаж понад 8 років (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105);
** у паперовій версії листка непрацездатності використовується тип причини непрацездатності «11 – ізоляція від COVID-19»
Це значить, що при самоізоляції медпрацівника, по-перше, не використовується понижуваний коефіцієнт страхового стажу (див. про них нижче). По-друге, медпрацівник має отримати повну суму виходячи зі своєю середньої, правила розрахунку якої залишаються тими ж самими, що й при звичайних лікарняних. Звичайно, що самоізоляція має проводитися під медичним наглядом з обов’язковим оформленням електронного листка тимчасової непрацездатності з типом непрацездатності «10».
Увага:медпрацівникам лікарняні нараховуються за тими ж правилами, що й не медпрацівникам. Виняток – лікарняний через самоізоляцію, який оплачується у розмірі 100%.
За допомогою статті організуєте роботу лікарсько-консультативної комісії (ЛКК) у співпраці з ФОП. Урахуєте ризики, які виникають у колег. Адже кількість лікарів, які проводять експертизу тимчасової непрацездатності у приватних медичних кабінетах, зростає. Однак самостійно створювати ЛКК вони наразі не уповноважені
перша частина, – це перші5 календарних днів, які оплачуються самим підприємством, тобто медзакладом, за власні кошти;
друга частина, – це наступні дні тимчасової непрацездатності, починаючи з 6-го календарного дня. Вони оплачуються повністю за рахунок ПФУ.
Порядок розрахунку лікарняних першої та другої частини однаковий. При цьому ЄСВ з обох частин, і першої, і другої, сплачує медзаклад самостійно.
Оплачуються усі дні, які покриває лікарняний, у тому числі й неробочі, святкові дні, вихідні. Виходить, що піти на лікарняний працівнику найвигідніше перед вихідними – окрім компенсації робочих днів він ще й отримає оплату за вихідні.
Лікарняні медпрацівникам, які повністю оплачує ПФУ
Зверніть увагу, що є винятки – лікарняні, які з 1-го дня оплачуються за рахунок ПФУ:
лікарняний по догляду за дитиною віком до 14 років (ч. 3 ст. 15 Закону № 1105);
лікарняний по догляду за хворим членом сім’ї (ч. 4 ст. 15 Закону № 1105);
догляд за дитиною віком до 3-х років у разі хвороби матері (ч. 5 ст. 15 Закону № 1105);
догляд за дитиною, що має інвалідність, – у разі хвороби матері (ч. 5 ст. 15 Закону № 1105);
тимчасова непрацездатність застрахованої особи викликана карантином,накладеним органами санітарно-епідеміологічної служби (ч. 7 ст. 15 Закону № 1105);
тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу (ч. 8 ст. 15 Закону № 1105);
перебування на реабілітації у санаторно-курортному закладі (ч. 9 ст. 15 Закону № 1105).
По таким лікарняним медзаклад (підприємство) перші 5 днів не оплачує – вся виплата повністю проводиться за рахунок ПФУ, тому у заяві-розрахунку треба вказувати на отримання усю суму лікарняних. Звичайно, що на самому бланку лікарняного мають бути вказані відповідні типи причин оформлення.
Як розрахувати лікарняні медпрацівникам у 2023 році
Розрахунок лікарняних відбувається за такою формулою:
Лікарняні
=
Середньоденна зарплата
×
Кількість днів непрацездатності (лікарняного)
×
%
страхового
стажу
Відсоток страхового стажу залежить від його розміру:
50% – стаж до 3-х років;
60% – стаж від 3-х до 5 років;
70% – стаж від 5 до 8 років;
100% – стаж понад 8 років.
Якщо страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців (наприклад, медпрацівник працював на 0,25 ставки чи взагалі був тривалий час без роботи), то до лікарняних застосовується максимальне обмеження на основі мінімалки того місяця, коли медпрацівник іде на лікарняний, тобто середньоденна береться не більше 220,11 грн (=6700/30,44), якщо медпрацівник іде на лікарняний у жовтні 2022 – квітні 2023 року (див. нижче про, те як визначається мінімум та максимум лікарняних 2023).
Увага:медикам теж потрібно 8 років страхового стажу, аби отримувати 100% лікарняних.
Страховий стаж – скільки потрібно для лікарняних медпрацівникам
Звертаємо увагу, що страховий стаж це не трудовий стаж. Там є свої правила розрахунку. Якщо відомостей про страховий стаж немає, то його краще всього з’ясувати у Пенсійному фонді (ПФУ), на що є два варіанти:
відправити працівника туди особисто для отримання паперової довідки за формою ОК-7;
попросити працівника отримати електронну довідку (для цього попередньо йому треба мати кваліфікований електронний підпис). Довідки надаються ПФУ на порталі електронних послуг .
Увага: менше 6 місяців страховко стажу за рік – це нарахування мінімальних лікарняних.
Якщо довідку працівник надав у електронній формі, то перевірити її можете теж на порталі ПФУ.
Обчислення середньоденної зарплати для розрахунку лікарняних медпрацівникам
Зарплата за останні 12 місяців перед місяцем виходу на лікарняний
________________________________________
Кількість календарних днів за останні 12 місяців перед виходом на лікарняний
До зарплати, яка включається до розрахунку середньої, беремо всі виплати, які належать до фонду оплати праці та на які нараховувався ЄСВ, у тому числі:
матеріальну допомогу на оздоровлення, яка надається щороку медпрацівнику при виході у відпустку;
декретні (допомогу по вагітності та пологам), так як це теж не зарплата;
матеріальну допомогу на вирішення соціально-побутових питань, так як теж не входить до фонду оплати праці і має разовий характер;
добові;
виплати по цивільно-правовим договорам. Аналогічно – ці виплати не є зарплатою.
Зверніть увагу, що при розрахунку середньої включаємо й святкові й неробочі дні, що теж відрізняє розрахунок середньої від такого для відпускних. Їх віднімати не потрібно (!). Однак не враховуються такі дні:
дні перебування на лікарняному;
дні перебування у декреті;
дні перебування у відпустці по догляду за дитиною по досягненню нею 3(6)-річного віку;
відпустка без збереження зарплати (її тривалість визначають залежно від підстав через які таку відпустку надавали ст. 25, ст. 26 Закону України «Про відпустки»).
Трапляється, медзаклади не надто сумлінно виконують умови договорів із НСЗУ й свідомо чи несвідомо припускаються порушень. Чи минеться без перевірок і санкцій? Спойлер: НСЗУ посилюватиме контроль. Тож не втрачайте пильності та озбройтеся інформацією.
Також не забуваємо перевірити існуючі обмеження розміру середньоденної зарплати при розрахунку:
Медпрацівники
Мінімальне обмеження
Максимальне обмеження оплати одного дня лікарняного
для всіх працівників
відсутнє
3203,02 грн – вихід на лікарняний у січні-вересня 2022 року (= 6500×15/30,44);
3301,58 грн* (вихід на лікарняний у жовтні-грудні 2022 з січня 2023, = 6700×15/30,44)
для працівників, які за останні 12 місяців мають стаж менше 6 місяців
відсутнє
213,53 грн** (вихід на лікарняний у січні-вересні 2022 =6500/30,44);
220,11 грн** (вихід на лікарняний у жовтні-грудні 2022 з січня 2023 =6700/30,44).
* рахується на основі максимального розміру зарплати для сплати ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду. Наприклад, якщо працівник вийшов на лікарняний у січні 2022 року, то останнім місяцем розрахункового періоду є грудень 2021 року (мінімалка – 6500 грн), а якщо у грудні 2022 року, то – листопад 2022 року (мінімалка – 6700 грн);
** рахується з мінімальної зарплати
Мінімального обмеження для лікарняних немає – лікарняні розраховуються на основі середньої за винятком ситуації з 6 місяців страхового стажу (див. таблицю). Якщо лікарняні за повний місяць вийшли меншими за розмір мінімальної зарплати і працівник ні одного дня не працював, то до мінімальної зарплати нараховувати не потрібно. Однак для ЄСВ за такий місяць слід визначити різницю між фактичною та мінімально базою (мінімальний ЄСВ у січні-вересні 2022 року – 1430 грн = 6500 грн ×0,22, жовтні-грудні 2022 року з січня 2023 року – 1474 грн).
Нарахування лікарняних медпрацівникам при роботі за сумісництвом
З 01 січня 2023 Закон № 1105 викладено у новій редакції, зокрема був оновлений абз. 2 ч. 2 ст. 22 Закону № 1105. За ним страхова виплата у звʼязку з тимчасовою втратою працездатністю може надаватися за основним місцем роботи АБО за сумісництвом. Це означає, що призначення та виплата лікарняних працівнику-суміснику за рахунок коштів Фонду може бути лише, якщо працівнику відмовлено у виплаті лікарняних за основним місцем роботи (див. такожроз’яснення ПФУ у листі від 24.01.2023 р. № 2371-2159/Я-03/8-2800/23). У такому разі працівник має надати з основного місця роботи довідку (рішення, повідомлення) про обґрунтовану відмову у виплаті йому лікарняних. Такою причиною зокрема може бути його перебування у відпустці без збереження за основним місцем роботи (за умови, що за сумісництвом він працював). У разі відсутності такої довідки роботодавець за сумісництвом має відмовити в оплаті лікарняного, так як його оплата за основним місцем роботи є першочерговою.
Вищенаведені правила стосуються лікарняних:
звичайних, які нараховуються з 6-го дня непрацездатності за рахунок Фонду;
по догляду за дитиною по досягненню нею 3-х років, так як вони вже з 1-го дня оплачуються за рахунок Фонду.
Для того аби сумісник отримав оплату по лікарняному він має надати копію листка непрацездатності (ч. 1 ст. 23 Закону № 1105) та довідку про доходи з основного місця роботи (п. 30 Порядку № 1266), а також рішення роботодавця про відмову оплатити лікарняний за основним місцем роботи. Розрахунок лікарняних по роботі за сумісництвом здійснюється окремо виходячи з заробітної плати яку отримав сумісник за відповідний розрахунковий період.
Приклад розрахунку лікарняних медпрацівникам 2023
Розглянемо тепер розрахунок лікарняних медпрацівнику на прикладі.
Приклад 2 (розрахунок лікарняних). Працівник подав лікарняний за період з 13 по 21 березня 2023 р. (всього 9 календарних днів). Розрахунковий період: березень 2022 р. – лютий 2023 р. За цей період йому нараховано 198727,38 грн зарплати (у т.ч. відпускні) + 1200 грн лікарняних (на лікарняному був 4 дні) Усього в розрахунковому періоді 365 календарних днів. Страховий стаж працівника 7 років.
Середня зарплата за 1 кал. день = 198727,38/(365 – 4) = 561,38 грн. Понижувальний % страхового стажу від 5 до 8 років = 70%. Таким чином, сума лікарняних:
за перші 5 днів (за рахунок медзакладу) = 561,38×5×0,7 = 1964,83 грн;
за решту днів 4 дні (за рахунок ПФУ) = 561,38 ×4×0,7 = 1571,86 грн.
всього за 9 днів (медзаклад + ПФУ) = 1964,83+1571,86 = 3536,69 грн.
Новий випуск «Лайфхаків» допоможе КНП правомірно організувати пункт незламності без ризиків для неприбуткового статусу. До облаштування пунктів зазвичай долучаються благодійники та ОМС. Облікуємо безоплатні надходження та підкажемо, як одночасно використати їх ів госпдіяльності КНП
По яким рахункам провести в обліку лікарняні у КНП
У медзакладі-КНП лікарняні, як і у інших підприємств, при розрахунку слід відносити:
першу частину (за рахунок КНП) – на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності». Чому? В Інструкції до Плану рахунків (наказ Мінфіну від 30.11.1999 р. № 291, далі – Інструкція № 291) по цьому рахунку мова йде про «виплати за невідпрацьований час», чим і є лікарняні. На ньому ж обліковуємо всю суму ЄСВ (по обом частинам лікарняних);
другу частину (за рахунок ПФУ)– на субрахунок 378 «Розрахунки з державними цільовими фондами». Чому? В Інструкції № 291 по цьому рахунку прямо сказано, що здійснюється облік «розрахунків з тимчасової непрацездатності».
Увага:субрахунок 949 – на ньому обліковуємо витрати медзакладу-КНП по лікарняним.
Самі ж розрахунки, якщо слідувати Інструкції № 291, бажано вести за субрахунком 663 «Розрахунки за іншими виплатами». Але на практиці їх часто ведуть за субрахунком 661 «Розрахунки за заробітною платою», що не є грубою помилкою, так як хоча лікарняні і не входять до фонду оплати праці, але при оподаткуванні у лікарняних і ПДФО спільна база. Так, за ПКУ лікарняні прирівняні до зарплати, мають за нею однаковий код ознаки доходу «101» у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку, а також спільну база нарахування податкової соціальної пільги.
Увага: лікарняні оподатковуються як зарплата: ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ЛІКАРНЯНИХ У МЕДЗАКЛАДІ
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
Нараховано оплату перших 5 днів тимчасової втрати працездатності за рахунок КНП
949
663
(661)
1964,83
2
Нараховано оплату наступних 6 днів тимчасової непрацездатності за рахунок ПФУ
378
663
(661)
1571,86
3
Нарахований ЄСВ на лікарняні за всі 9 днів (=3536,69×0,22*)
949
651
778,07
4
Отримано лікарняні з ПФУ на спецрахунок медзакладу у банку
313
378
1571,86
5
Витрати віднесено на фінансовий результат операційної діяльності (=1964,83 + 778,07)
791
949
2742,90
* якщо лікарняний нараховується особі з інвалідністю, то ЄСВ буде за ставкою 8,41% з того часу, коли особа надала копії документів про встановлення інвалідності (лист ДПС від 14.07.2020 р. № 2862/10/26-15-33-18-12-ІПК)
