Підставою для прийняття податкового документу в електронному вигляді може бути:
- відповідність затвердженому формату (стандарту);
- підтвердження електронного цифрового підпису посадових осіб платника податку, підписи яких є обов’язковими для звітів у паперовій формі;
- чинність відповідного посиленого сертифіката ключа під час накладання електронного цифрового підпису.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються ЕЦП посадових осіб платника податків у такому порядку:
1) ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера);
2) ЕЦП керівника;
3) ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку:
1) ЕЦП керівника;
2) ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.
Платником податків — фізичною особою — суб’єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку:
1) ЕЦП платника податків — фізичної особи;
2) ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності).
Після накладання ЕЦП платник податків здійснює шифрування податкового документа в електронному вигляді та направляє його до органів ДФС через телекомунікаційні канали зв’язку. Другий примірник податкового документа в електронному вигляді зберігається у платника податків.
Після того, як платник надіслав звітність засобами телекомунікаційного зв’язку до державної фіскальної служби, він отримує першу та другу квитанції. Перша квитанція підтверджує передачу податкових документів в електронному вигляді до органу державної фіскальної служби. Дата та час, зафіксовані у першій квитанції, є датою та часом надання податкового документа в електронному вигляді до органів ДФС. Якщо платник не отримав першу квитанцію, то податковий документ вважається неодержаним.
Друга квитанція підтверджує прийняття податкових документів платника до бази даних державної фіскальної служби. На цю квитанцію накладається ЕЦП органу ДФС, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційного зв’язку.
Якщо надіслані податкові документи сформовано з помилкою, то платнику податків надсилається друга квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі про неприйняття податкових документів в електронному вигляді із зазначенням причин.
Якщо платник податків надіслав до органів ДФС кілька примірників одного податкового документа (у разі виправлення, неотримання першої квитанції тощо), то оригіналом вважається електронний документ, надісланий до органів ДФС останнім до закінчення граничного терміну встановленого законодавством для подання податкової звітності за умови, що його було сформовано правильно, прийнято до бази даних ДФС та платнику податків надійшла про це друга квитанція.
