Працівник три дні підряд їздив у відрядження. Щодня з каси йому видавали по 110 грн. (добові 60 грн. та на проїзд 50 грн.). Авансовий звіт із підтверджуючими документами працівник подав тільки на третій день після відрядження. Частина вартості проїзду —30 грн. (збільшено вартість проїзду) сплачена працівником за власні кошти. У разі перевірки, виникатимуть запитання про те, чому працівник не складав авансовий звіт за кожний день? Чи можна було видавати гроші на відрядження, якщо працівник не відзвітувався за попередній день?
У випадку, якщо працівник кожні три дні їздив у три різні відрядження, то в такій ситуації є певні особливості щодо видачі коштів на кожне наступне відрядження. Зокрема, абзацом четвертим пункту 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637, встановлено, що видача працівнику готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування ним у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Отже, лише після звітування щодо придбання квитків за перший день працівнику можна було видавати аванс на відрядження другого дня. Аналогічно — на третій день можна було видати аванс при наявності звіту за другий день. Таким чином, працівнику потрібно було надати не один, а три авансових звіти.
За видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів передбачено штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум (абз. 5 ст. 1 Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 № 436/95).
У випадку, якщо працівник три дні перебував в одному і тому ж відрядженні, то таку ситуацію можна розглянути дещо по іншому.
Відповідно до пункту 1 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59) визначено, що працівник направляється у відрядження на підставі наказу керівника. Відповідно, в наказі зазначається наступна інформація: пункт призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строк і мета відрядження. Тобто, окрім основної інформації, в наказі необхідно зазначити, що працівник їде у відрядження на три дні, з щоденним поверненням до місця його постійного проживання та роботи. У разі прийняття такого рішення у посвідченні про відрядження щоденні відмітки про прибуття і вибуття не проставляються, а працівникові відшкодовуються витрати на проїзд у розмірі проїзду транспортом загального користування (за наявності підтвердних документів) та добові витрати.
Передбачивши документально таку можливість, підприємство абсолютно законно може кожні 3 дні видавати працівнику з каси кошти на відрядження. Якщо працівнику не вистачило виданих коштів на відрядження і він витратив власні, то підприємство відшкодує понесені витрати після подачі авансового звіту працівником разом з відповідними підтвердними документами.
Відповідно до пункту 15 Інструкції № 59, підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР та Податкового кодексу України (ПК).
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати підприємству, тобто подати належним чином оформлений авансовий звіт. Підпунктами 170.9.2, 170.9.3 ПК визначено строки подачі авансового звіту працівником.
У такому разі при направленні працівника у відрядження підприємством дотримано всіх вимог чинного законодавства щодо документального оформлення та при проведенні аудиту не буде виявлено порушень.
