Компенсація за невикористану відпустку: розрахунок, оформлення, оподаткування, бухоблік

Загальний порядок виплати компенсації за невикористану відпустку

Порядок оплати надання відпусток визначений Законом «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі – Закон про відпустки) та КЗпП.

Повністю замінити відпускні на компенсацію за невикористану відпустку без звільнення працівника не можна (ст. 2 Закону про відпустки). Це можливо лише частково за дотримання таких умов (ст. 24 Закону про відпустки):

• компенсація замість відпустки – це винятково бажання співробітника, не працедавця. Тобто від працівника має бути заява на компенсацію за невикористану відпустку;
• співробітник повинен бути старше 18 років. Якщо йому 18 років чи він молодший, то має повністю використовувати свою щорічну відпустку, а не заміняти її компенсацією (абз. 5 ст. 24 Закону про відпустки);
• співробітник використав, тобто «відгуляв», мінімальну тривалість щорічної та додаткової відпустки — 24 календарні дні;
• грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення можлива тільки за щорічну відпустку (основну і додаткову). На соціальну додаткову відпустку на дітей, якщо працівниця продовжує працювати, компенсації «за заявою» НЕМАЄ. Чому так – розберемо згодом.

Право на компенсацію відпустки мають як основні працівники, так і сумісники.

Графік відпусток: поради та застереження + зразок на 2024 рік

Особливості виплати компенсації за невикористану відпустку під час воєнного стану

У період дії воєнного стану щодо компенсації відпусток є зокрема такі особливості (абз. 3 ч. 1 ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX, далі – Закон № 2136):

• роботодавець може відмовити працівнику надати йому невикористані дні щорічної відпустки (більше мінімальних 24-х календарних днів). Тобто «не відпустити» працівника у відпустку на такі «понадлімітні» дні. Це значить, що кількість невикористаних днів відпустки під час війни може зростати;
• не працює норма про поділ щорічних відпусток на частини будь-якої тривалості з умовою існування неперервної частини 14 к. днів. Тобто відпустки можуть ділитися на частини, кожна з яких менша 14 к. днів або взагалі не ділитися на частини навіть на прохання працівника;
• мінімальна тривалість відпустки – 24 календарні дні – зберігається. Якщо тривалість щорічної основної відпустки становить більше 24 календарних днів, то надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після воєнного стану.

Однак у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому все одно виплачується грошова компенсація, передбачена ст. 24 Закону про відпустки (див. вище). Виходить, що роботодавець під час воєнного стану:

• може відмовити «відгуляти» невикористані дні щорічної відпустки, але все одно має оплатити такі дні, якщо працівник вирішив звільнитися;
• має виплатити компенсацію відпускних за заявою працівника (без звільнення) – право на компенсацію визначається за загальними правилами, що діяли й до воєнного стану.

Також під час воєнного стану є загальні особливості у розрахунку середньоденної зарплати для відпускних, а також спеціальні нюанси розрахунку середньоденної зарплати для компенсації відпускних саме для 2023 року, – про все це згодом.

Увага: під час воєнного стану компенсацію відпусток ніхто не відміняв.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку у 2023 році

Із 12.09.2023 змінився порядок, за яким розраховують компенсацію за невикористані відпустки, набуті за періоди до 31.12.2023. Тримайте приклади обчислення розрахунку середньої зарплати для компенсації за невикористану відпустку. Поради, як обирати розрахунковий період і які нараховані виплати потрапляють до розрахунку. Остаточний розрахунок під час звільнення працівників

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА + приклади

Як виглядає заява на компенсацію невикористаних днів відпустки 

Заява на компенсацію за невикористану відпустку зразок (компенсація без звільнення) наведений нижче.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Якщо ж працівник звільняється, то він у заяві на звільнення має зазначити, чи бажає він піти попередньо у відпустку. Якщо він звільняється без такої відпустки, то компенсація йому має виплачуватися незалежно від того, чи згадував він про неї у заяві. Тобто якщо він не просив відпустку при звільненні – нараховуємо компенсацію «автоматично». Справа в тому, що остаточний розрахунок з працівником, до якого входить і компенсація невикористаних днів відпустки, якщо такі є, – це обов’язок роботодавця. Більш детально читайте у матеріалі Порядок нарахування розрахункових при звільненні.

Як розрахувати кількість днів невикористаної щорічної відпустки

Дні невикористаної щорічної (основної і додаткової) відпустки визначають пропорційно відпрацьованим дням, так як виходячи з формули розрахунку відпускних кожен відпрацьований день впливає на їхню суму. Для розуміння розрахунку спершу згадаємо, що таке робочий рік. Він починається з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки) і після цього дата відліку робочого року не змінюється. Наприклад, якщо працівника прийняли на роботу 15.09.2022, то робочим роком для нього буде 15.09.2022 – 14.09.2023, 15.09.2023 – 14.09.2024 і так далі.

Відпускні та лікарняні демобілізованим працівникам

Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку

РОЗ'ЯСНЕННЯ+РОЗРАХУНКОВІ ПРИКЛАДИ

Приклади визначення кількості днів для компенсації відпустки

Приклад 1. Невикористана щорічна відпустка. Працівник має невикористану щорічну відпустку тривалістю 31 день. Тоді він повинен на 24 дні взяти відпустку. Компенсація невикористаної відпустки може бути проведена лише за решту 7 днів.

Наголошуємо, що 24 дні – мінімальна кількість календарних днів для розрахунку відпускних, яка «нараховується» за кожен робочий рік. Якщо співробітник накопичив багато днів відпустки за кілька років, то за кожен такий рік він повинен використовувати 24 дні.

Бухгалтер має попередньо переконатися в тому, що співробітник при компенсації відпустки дійсно має «понадліміт», що вийшов за межі 24-х днів вже використаних для відпустки відповідного робочого року.

Увага: робочий рік рахується від першого дня початку роботи на підприємстві. Не слід плутати його з календарним роком, який починається 01 січня. У кожного працівника свій «робочий рік»

Приклад 2. Невикористана щорічна відпустка мінімальної тривалості. Працівник за 2 робочих роки накопичив 48 календарних днів відпустки і хоче, щоб за частину цих днів виплатили компенсацію. В цьому випадку йому варто взагалі відмовити, тому що за кожен робочий рік по 24 дні, і ми отримуємо 2 × 24 = 48.Тобто у працівника немає «понадліміту».

Але одразу за прикладом 2 зробимо застереження – вже сама ця ситуація порушує законодавство про працю, тому що ненадання щорічної відпустки повної тривалості впродовж 2-х років підряд заборонено (ст. 80 КЗпП). Виняток – ситуація воєнного стану, коли роботодавець може відмовляти (див. уже згадувану ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Відповідальність за порушення порядку компенсації невикористаних днів відпустки

Навіть якщо співробітник завзято наполягає на повній заміні його відпустки на грошову компенсацію, то бухгалтеру і керівнику слід йому твердо відмовити. Співробітник просто не має на це права, крім одного варіанта – при звільненні (про це – нижче). Якщо ж погоджується на прохання співробітника, то ризикуєте отримати штрафи від Держпраці за неправомірну грошову компенсацію відпустки:

• фінансовий – порушення «інших вимог трудового законодавства» (ст. 265 КЗпП) в розмірі однієї мінімальної зарплати на момент виявлення порушення в цілому по всім працівникам (6700 грн у січні-грудні 2023 року);
• адміністративний – «порушення вимог законодавства про працю» в розмірі від 510 до 1700 грн перший раз і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року (абз. 2 ст. 41 КУпАП).

Оплата праці фрилансерів

• як оплачувати роботу за різними договорами
• як оплачувати роботу за різними договорами
• коли фрилансери мають право на лікарняний
• куди сплачувати податки з доходів надомників

Як виплачувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні

Грошова компенсація за невикористану відпустку при звільненні – це обов'язок роботодавця (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки, ч. 1 ст. 83 КЗпП, ч. 1 ст. 116 КЗпП). В цьому випадку компенсують повністю всі невикористані дні відпустки, незалежно від ліміту «24 дня». Бухгалтер робить розрахунок днів невикористаної відпустки при звільненні за такі види відпустки (ст. 19 і ст. 24 Закону про відпустки, ст. 84 КЗпП):

• щорічної основної та додаткової відпустки;
• додаткової відпустки на дітей.

При звільненні невикористану відпустку за попередні роки слід оплатити в повному обсязі. Однак тут є ще один нюанс: співробітник, який звільняється, має право піти у відпустку перед звільненням, а потім бути звільненим в останній день відпустки (ст. 3 Закону про відпустки). У такому випадку відпускні оплачуються перед виходом у відпустку у звичайний спосіб. Отримання такої відпустки не має обмежень по її тривалості. Якщо у співробітника накопичилися дні відпустки за кілька минулих років, то він може «відгуляти» їх повністю і отримати відпускні в повному обсязі, а потім звільнитися. Відмовляти йому в такому не можна, але й наполягати піти у відпустку перед звільненням також. Працівник вирішує сам (!). Винятки є і це ситуації:

• звільнення за порушення трудової дисципліни. Тоді працівник не має права на відпустку перед звільненням і для нього залишається єдиний варіант – грошова компенсація невикористаних днів відпустки;
• звільнення під час воєнного стану. Роботодавець може відмовляти працівнику у «надлімітних» днях відпустки (понад 24 календарні дні, див. вище). Отже, у відпустці перед звільненням чи у частині заявлених днів працівнику може бути відмовлено. Роботодавець може бути зацікавленим швидше взяти на звільнене місце нового працівника.

Слід додати, що у грошовому відношенні обидва варіанти – відпустка перед звільненням чи компенсація відпустки – рівнозначні (див. далі про розрахунок компенсації).

Увага: звільняючись співробітник вирішує самостійно: відпустка на всі невикористані дні або їхня повна компенсація, а може, кілька днів відпустки і компенсація за решту. Це його право!

Чи можлива компенсація за невикористану відпустку на дітей

Нагадуємо, що соціальну додаткову відпустку на дітей зокрема надають, коли у працівниці є дві та більше дитини віком до 15 років або дитина з інвалідністю (усі випадки – ст. 19 Закону про відпустки). Також право на дану відпустку має одинока матір незалежно від кількості дітей до досягнення ними повноліття.

Однак пам’ятайте про гендерну рівність у праві таку відпустку – за оновленими нормами ст. 19 Закону про відпустки з 09 травня 2021 року правом на відпустку на дітей може скористатися замість матері:

• батько дітей.
• батько, який виховує дитину без матері – незалежно від кількості дітей.

У чому особливість цієї відпустки:

• якщо працівниця звільняється – їй нараховують компенсацію;
• якщо продовжує працювати – права на компенсацію немає.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2023 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2023 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2023 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Чому так? Справа у дещо відмінних формулюваннях Закону про відпустки, які встановлюють такі правила компенсації відпусток:

• при звільненні – компенсація відпустки включає щорічні відпустки і відпустку на дітей (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки);
• без звільнення – компенсація відпустки включає тільки щорічні відпустки (абз. 4 ст. 24 Закону про відпустки).

Додаткова відпустка на дітей – це соціальна, а не щорічна відпустка. Через це на неї не поширюється порядок компенсації відпусток без звільнення. Такої ж думки фахівці Мінсоцполітики у листі від 19.01.2017 р. № 132/0/101-17/284 (далі – Лист № 132).

Крім того, додаткова соціальна відпустка на дітей має низку нюансів, які слід врахувати:

• по ній інакше рахують рік. Право на дану відпустку виникає не за робочий рік, а за календарний;
• якщо право на дану відпустку виникло тільки за однією підставою, то щорічна тривалість такої відпустки 10 днів. Якщо за декількома – максимум 17;
• 10-денну відпустку на дітей ділити не можна, а 17-денна ділиться, але лише як «10+7» (лист Мінсоцполітики від 12.05.2015 № 256/13/116-150;
• терміну давності відпусток на дітей немає, і працівниця при звільненні отримає компенсацію в повній мірі за всі невикористані дні такої відпустки;
• при виплаті грошової компенсації за відпустку на дітей слід переконатися у тому, що інший з батьків не скористався правом на додаткову соціальну відпустку та не отримав компенсацію за відповідний період. Однак не існує конкретного переліку документів, які треба вимагати від батьків. Через це позиція Мінекономіки у листі від 09.12.2021 р. № 4712-06/57931-07 така, що роботодавцю може бути надано будь-який документ, у якому з достатньою достовірністю підтверджується, що іншому з батьків дітей така соціальна відпустка не надавалася, компенсація за неї не виплачувалася. Тобто з місця роботи батька (матері) підійдуть довідка, лист тощо.

Увага: при компенсації відпустки на дітей вимагайте від працівниці довідку (лист) довільної форми, що батько не скористався своїм правом на відпустку на дітей і не отримував компенсації.

Приклади розрахунку кількості днів компенсації відпустки на дітей 2023

Приклад 3. Невикористана додаткова соціальна відпустка на дітей. Працівниця почала працювати на підприємстві 15.07.2020 року. Вона має двох дітей віком до 15 років. За 2020 рік відпустку на дітей їй не надавали, так як вона скористалася нею на минулому місці роботи (див. лист Мінсоцполітики від 31.07.2014 р. № 292/13/133-14). У 2021-2023 роках вона на «дитячу» відпустку заяву не писала. 09.10.2023 вона звільняється.

Працівниці при звільненні слід компенсувати 30 днів відпустки на дітей (=10+10+10), тобто за 2021, 2022, 2023 роки відповідно. Причому за 2023 рік будуть усі 10 днів, незважаючи не те, що рік відпрацьований не повністю. Однак на новому місці роботи у такої працівниці у 2023 році соціальної відпустки «на дітей» уже не буде. Щодо 2020 року, то будемо вважати, що вона отримувала відпустку на дітей за попереднім місцем роботи, якщо не може підвередити зворотного.

Увага: додаткову соціальну відпустку на дітей рахуєте за календарний рік, а не робочий.

Правда і фейки про військовий облік жінок-медиків із 1 жовтня 2023 року

Експерти, зокрема представник Генштабу, спростують «хвилю» чуток про військовий облік працівниць, що ширяться мережею. Це красномовний приклад для керівника, який вважає, що передплачувати професійне видання не обов’язково, адже всю інформацію можна знайти в інтернеті

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА ТА ПРЕДСТАВНИКА ГЕНШТАБУ

Приклад 4. Коли накопилася і щорічна, і відпустка на дітей. Працівниця має 24 невикористані дні щорічної основної відпустки і 10 днів відпустки на дітей. Вона хоче:

• піти в основну відпустку на 14 днів;
• використати 10 днів відпустки на дітей;
• решту 10 днів основної відпустки замінити компенсацією.

Чи можна у такому разі отримати компенсацію за невикористану відпустку?

На перший погляд, у прикладі 4 правило «24 дня» виконується:

• основна відпустка (14 днів) + відпустка на дітей (10 днів) = 24 дня

Однак робити так не можна (лист Мінсоцполітики № 132).У цьому випадку працівниця, продовжуючи працювати, взагалі не має права на компенсацію відпустки. Навіть, якщо вона піде в основну на 24 дні, то у неї залишаться 10 днів відпустки на дітей, які не можна замінити на грошову компенсацію. Проте при звільненні грошова компенсація має бути нарахована за всі 34 дні.

Чи компенсуються інші відпустки

Ні, не компенсують усі інші відпустки, які не належать до щорічної чи відпустки на дітей. Це значить, що не компенсуються такі відпустки:

• навчальні;
• творчі;
• відпустки для підготовки до участі у змаганнях;
• додаткові відпустки особам з інвалідністю та учасникам бойових дій;
• «чорнобильські».

Компенсація відпускних по ним не нараховується, так як право на них не накопичується. Щодо «чорнобильської», то вона взагалі не належить ні до щорічних, ні до додаткових. Це своєрідна трудова пільга (ст. 20 і ст. 21 Закону від 28.02.1991 № 796-XII). Ця відпустка не повʼязана з виконанням роботи працівником і, природно, не підлягає компенсації.

Які ще правила компенсації відпускних існують

Окрім загальних правил, згаданих раніше, ще є деякі нюанси для таких ситуацій:

• роботодавець не може перевести компенсацію відпускних на нове місце роботи працівника. Таке раніше було. Зараз допустимий лише остаточний і повний розрахунок з працівником за тим місцем роботи, де він звільняється;
• працівник при звільненні не може відмовитися від компенсації, аби потім отримати одразу відпустку на новому місці роботи. Таке теж раніше було у Законі про відпустку, а зараз немає. Даний нюанс витікає з попереднього. Однак працівник, як зазначалося, має право перед звільненням спершу піти у відпустку (дане право може бути обмежене роботодавцем під час воєнного стану, див. вище);
• про суму компенсації невикористаної відпустки треба обов’язково повідомити працівника, як і про інші виплати, що нараховуються йому при звільненні (ч. 1 ст. 47 КЗпП). Це значить, що цифра компенсації має бути показана окремо, а не лише загальна сума нарахованих виплат;
• у разі смерті працівника компенсацію невикористаної відпустки разом з іншими виплатами можуть отримати члени сім’ї (ч. 6 ст. 83 КЗпП, ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки). І лише за відсутності членів сім’ї ці суми входять до складу спадщини. Хто такі члени сім’ї можна з’ясувати у ст. 3 Сімейного кодексу України.

58 забаганок ДПС, або Як не наразитися на податкову перевірку

Мораторій на податкові перевірки планують скасувати повністю. Щойно це станеться, податківці за своєю методичкою відпрацьовуватимуть ризики несплати податків. З’ясуймо, які забаганки ДПС потрібно виконати, щоб стати «ідеальним платником податків» та уникнути перевірки. І чи можливо це взагалі

ЧИТАТИ КОМЕНТАР ЕКСПЕРТА

Які строки виплати компенсації за невикористану відпустку

Терміни виплати компенсації за невикористану відпустку залежать від того, чи вона виплачується без звільнення працівника, чи при такому:

• без звільнення – виплата може статися в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки, наприклад одноразово з виплатою відпускних або одразу після використання відпустки (лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 р. № 731/13/116-16).
• при звільненні – повинна бути виплачена в день звільнення. Якщо співробітник у цей день не працював, то виплата компенсації повинна відбутися не пізніше наступного дня після предʼявлення працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).

Роботодавець повинен стежити, як виплачують компенсацію за невикористану відпустку, оскільки за порушення термінів її виплати – штраф за ст. 265 КЗпП.

Як документи треба для виплати компенсації невикористаних дні відпустки

Компенсацію за відпустку виплачуєте у такому порядку:

• без звільнення – на підставі заяви працівника та наказу про компенсацію невикористаних дні відпустки;
• при звільненні – заява не потрібна, так як це обов'язок роботодавця. Підставою для нарахування є сам наказ про звільнення. Нагадуємо, що при компенсації невикористаних днів відпустки на дітей, що можливо при звільненні, також треба одержати довідку (лист) з роботи іншого з батьків, що він не користувався відпусткою на дітей.

Як розрахувати суму компенсації за невикористану щорічну відпустку – загальні правила

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку проводять аналогічно розрахунку відпускних. Як рахувати компенсацію за невикористану відпустку пояснює Порядок обчислення середньої заробітної плати, який затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок № 100). Отже, загальні правила розрахунку компенсації за невикористану відпустку:

• проводиться розрахунок невикористаних днів відпустки. Нагадуємо: кількість днів для щорічних відпусток рахуємо за робочий рік, а для відпусток на дітей – за календарний;
• розрахунковий період береться рівним 12 місяців до місяця нарахування компенсації;
• при розрахунку віднімаються святкові і неробочі дні (під час воєнного стану, починаючи з 24 березня 2022 року таких днів немає, див. ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
• розраховується середньоденна зарплата за тим же алгоритмом, що й для розрахунку відпускних, зокрема використовуються ті ж самі виплати розрахункового періоду.

Розрахунок компенсації відпустки і розрахунок відпускних загалом нічим не відрізняються! Аналогічні правила діють як для щорічних відпусток, так і для відпусток на дітей.

Правильно розрахувати суму компенсації за невикористану відпустку допоможе формула:

Довідка-розрахунок на виплату зарплати

Щоразу, коли виплачуєте заробітну плату, маєте сплатити ЄСВ. Причому не менше ніж 1/5 суми зарплати. Інакше банк просто не перерахує грошей або не видасть готівку. Та інколи врятувати може довідка-розрахунок. Тримайте готовий зразок, щоб заповнити її з першого разу

Інструкція із заповнення і подання

Нюанси розрахунку суми компенсації за невикористану щорічну відпустку у 2023 році

Для 2023 року у розрахунку компенсації відпускних є ще одне правило. Воно тимчасове та діє лише для компенсацій днів відпустки, які нараховуються з 12 вересня 2023 року по 31 грудня 2023 року. Введене дане правило через оновлення п. 2 Порядку № 100, що набуло чинності 12 вересня 2023 року (постанова Кабміну від 08.09.2023 № 957, далі – Постанова № 957). За ним обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані дні відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року, проводиться виходячи з виплат, що нараховані у 2023 році. До цього правила існує також Роз’яснення щодо порядку обчислення середньої зарплати від Мінекономіки.

Як наслідок згаданого правила при розрахунку компенсацій днів відпустки, які нараховуються з 12 вересня 2023 року по 31 грудня 2023 року, у загальному алгоритмі розрахунку середньоденної зарплати застосовуються такі зміни:

• до розрахункового періоду входять лише повністю відпрацьовані місяці 2023 року;
• до виплат розрахункового періоду враховуємо лише ті виплати, які були після 01 січня 2023 року.

В усьому іншому розрахунок середньої зарплати при нарахування компенсації відпускних за вищезгаданий період 2023 року відбувається за загальними правилами. Вочевидь при нарахуванні компенсації відпускних з 01 січня 2024 року правило з Постанови № 957 припиняє дію й застосовуються лише загальні правила розрахунку (див. вище).

Приклади розрахунку компенсації відпускних у 2023 році

Приклад 5. Розрахунок кількості днів компенсації щорічної відпустки. Працівник звільняється 10.10.2023 р. (останній робочий день). День прийняття на роботу – 05.01.2022 р. працівник має 24 календарних дні основної відпустки і 7 календарних днів щорічної додаткової відпустки за шкідливі умови. З дати прийому на роботу у відпустку не ходив.

Таким чином, за робочий рік 05.01.2022 – 04.01.2023 р. він має 24 +7 днів відпустки, якими не користувався.

Також в поточному робочому році працівник відпрацював 279 календарних днів (05.01.2023 – 10.10.2023). Кількість святкових і неробочих днів на цей період становить: 0 днів (дні, які припали на воєнний стан, починаючи з 24.03.2022 не враховуємо, тобто з дати набуття чинності Закону № 2136). А от у минулому робочому році (05.01.2022-04.01.2023) всього 365 календарних днів і 2 святкових і неробочих днів.

Розрахунок кількості днів невикористаної щорічної відпустки за поточний робочий рік:

• 24 × (279 – 0) / (365 – 0) = 18,35 ≈ 18 к. днів щорічної основної відпустки;
• 7 × (279 – 0) / (365 – 0) = 5,35 ≈ 5 к. днів щорічної додаткової відпустки.

Виходить, що працівнику слід оплатити всього:

• 1-й рік + 2-й (поточний) рік = (24+7)+(18+5) = 54 календарних дні невикористаної відпустки.

Як не оплатити необґрунтовано виданий лікарняний

Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо

ПІДКАЗКИ ФАХІВЦЯ ПФУ

Приклад 6. Розрахунок суми компенсації відпускних. Нехай працівник з прикладу 5 мав за розрахунковий період жовтень 2022-вересень 2023 зарплату 196000 грн, лікарняні у лютому 2023 року – 7000 грн, на яких був 10 днів. Однак зарплата за січень 2023-вересень 2023 складає 156000 грн.

Враховуючи згадане раніше тимчасове правило розрахунку компенсації відпускних, обрізаємо даному працівнику розрахунковий період до січня 2023 року, тобто беремо лише дані за січень 2023-вересень 2023, тобто зарплату у розмірі 156000 грн і лікарняні 7000 грн. Адже даний працівник набув право на компенсацію до 31 грудня 2023 року у період дії змін до Порядку № 100 з Постанови № 957. Щодо тривалості розрахункового періоду, то з 01 січня 2023 по 30 вересня 2023 маємо 273 календарних дні – це значення й використовуємо при розрахунку.

Розрахунок виплат за відпустку має вигляд:

• середньоденна зарплата = (156000 +7000) / (273 – 0) = 597,07 грн (у розрахунку 0 к. днів – кількість святково-неробочих днів, яких немає з причини воєнного стану, Закон № 2136);
• компенсація невикористаних днів відпустки = 597,07 × 54= 32241,78 грн.

Таким чином, розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку такий самий, як і відпускних, окрім тимчасового правила «обрізання розрахункового періоду» для 2023 року.

Приклад розрахунку середньої, коли є річна премія чи інші заохочувальні виплати є у згаданому Роз’ясненні Мінекономіки. Розглянемо подібний.

Приклад 7. Розрахунок суми компенсації відпускних за наявності премії. Нехай працівник з прикладу 6 також у лютому 2022 року мав нараховану та виплачену премію за результатами роботи за 2021 рік у сумі 10500 грн умовно (кількість робочих днів за 2021 рік становить 250 днів, працівник відпрацював повну норму тривалості робочого часу). Попередньо треба здійснити перерахунок премії. Для цього суму премії за 2021 рік необхідно поділити на кількість відпрацьованих робочих днів у 2021 року:

10500 грн ÷ 250 = 42 грн

Далі множимо дану середньоденну премію на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, що відноситься до розрахункового періоду. Це буде січень 2023 року, адже премія перераховується «вперед» на 12 місяців з лютого 2022 по січень 2023. У січня 2022 нехай працівником відпрацьовано повністю 22 робочих дня. Тоді маємо перераховану суму премії:

42 грн × 2 = 84 грн

Розрахунок виплат за відпустку тоді має вигляд:

• середньоденна зарплата = (156000 +7000 + 84) / (273 – 0) = 597,38 грн (у розрахунку 0 к. днів – кількість святково-неробочих днів, яких немає з причини воєнного стану, Закон № 2136);
• компенсація невикористаних днів відпустки = 597,38 × 54= 32258,52 грн.

Ласкаво просимо до системи «Експертус Головбух»

У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.

Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи

Отримати демодоступ ⚡️

Як оформити компенсацію за невикористану відпустку

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку слід оформити бухгалтерською довідкою.

Форма цього документу довільна, але дотримуйтесь обов'язкових реквізитами первинних документів з ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999 № 996-XIV.

Розрахунок компенсації посвідчує підписом бухгалтер-виконавець.

Як оподаткувати компенсацію за невикористану відпустку

Оподаткування компенсації невикористаної відпустки нічим не відрізняється від звичайних відпускних.

ПДФО і ВЗ. Із компенсації відпустки ПДФО і військовий збір сплачується на загальних підставах, як із зарплати (п. 164.2 ПКУ). Податкова соціальна пільга враховується, як і при нарахуванні звичайних відпускних. У Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку компенсація відпускних при звільненні проходить під кодом «101». ВЗ теж відображається у Додатку 4ДФ.

ЄСВ. Нараховується, як і на решту зарплати, адже компенсація відпускних – це частина заробітної плати.

Як відобразити компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку 

Компенсація за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку відображається тими ж проводками, що і відпускні. Тобто, якщо підприємство використовує резерв відпускних, то нарахування компенсації відбувається за рахунок резерву (субрахунок 471 «Забезпечення оплати відпусток»). 

На основі даних прикладу 6 складено бухгалтерські проведення, які наведено у таблиці нижче.