бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Відпочинок або компенсація за невикористану відпустку? У консультації розповімо про те, що таке компенсація за невикористану відпустку та коли її можна отримати, як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку. А також розглянемо, як застосовувати у 2024 році ті обмеження, які передбачає розрахунок компенсації відпускних за Порядком № 100
компенсація замість відпустки — це винятково бажання співробітника, не працедавця. Тобто від працівника має бути заява на компенсацію за невикористану відпустку;
співробітник повинен бути старшим за 18 років. Якщо йому 18 років чи він молодший, то має повністю використовувати свою щорічну відпустку, а не заміняти її компенсацією (абз. 5 ст. 24 Закону про відпустки);
співробітник використав, тобто «відгуляв», мінімальну тривалість щорічної та додаткової відпустки — 24 календарні дні;
грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення можлива тільки за щорічну відпустку (основну і додаткову). На соціальну додаткову відпустку на дітей, якщо працівниця продовжує працювати, компенсації «за заявою» НЕМАЄ. Чому так — розберемо згодом.
Компенсація за невикористану відпустку — право як основних працівників, так і сумісників.
Увага: компенсація днів невикористаної відпустки, компенсація відпускних, компенсація за невикористані відпустки — це одне й те ж саме.
мінімальна тривалість щорічної основної відпустки – 24 календарні дні за поточний робочий рік – зберігається. Однак більші відпустки можуть бути обмежені 24-денною тривалістю (див. абз. 1 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136). Також зберігається можливість поділу щорічної відпустки на прохання працівника на частини за умови, що є основна безперервна частина, яка триває не менше 14 к. днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП);
якщо тривалість щорічної основної відпустки становить більше 24-х календарних днів, то надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після воєнного стану. Також за рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження зарплати (див. абз. 2 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136);
відпустки понад щорічну основну відпустку за рішенням роботодавця теж переносяться на період після воєнного стану. Також такі відпустки або невикористані дні таких відпусток можуть надаватися за рішенням роботодавця без збереження зарплати. Винятки – відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини, які переноситися не можуть за своєю природою (див. абз. 3 ст. 12 Закону № 2136);
роботодавець може відмовити у наданні невикористаних днів щорічної відпустки. При цьому роботодавець може надати невикористану частину щорічної відпустки і після кінця робочого року, навіть пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка, так як призупинена дія ч. 7 ст. 79 КЗпП (див. абз. 5 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
Однак у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому все одно виплачується грошова компенсація, передбачена ст. 24 Закону про відпустки (див. вище). У ст. 12 Закону № 2136 прямо сказано: «У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація ….». Виходить, що роботодавець під час воєнного стану:
може відмовити «відгуляти» невикористані дні щорічної відпустки, але все одно має оплатити такі дні, якщо працівник вирішив звільнитися;
має виплатити компенсацію відпускних за заявою працівника (без звільнення) – право на компенсацію визначається за загальними правилами, що діяли й до воєнного стану.
Також під час воєнного стану є загальні особливості у розрахунку середньоденної зарплати для відпускних, а також спеціальні нюанси розрахунку середньоденної зарплати для компенсації відпускних – про все це згодом.
Щодо всіх описаних вище «воєнних» особливостей відпусток – роботодавець має право не дотримуватися ст. 12 Закону № 2136 та залишити все «так, як було», адже умови праці мають бути не гірші, ніж встановлені законодавством, але можуть бути й кращі. Якщо є така можливість.
Увага:під час воєнного стану компенсацію відпусток ніхто не відміняв.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Якщо ж працівник звільняється, то він у заяві на звільнення має зазначити, чи бажає він піти попередньо у відпустку. Якщо він звільняється без такої відпустки, то компенсація йому має виплачуватися незалежно від того, чи згадував він про неї у заяві. Тобто якщо він не просив відпустку при звільненні – нараховуємо компенсацію «автоматично». Справа в тому, що остаточний розрахунок з працівником, до якого входить і компенсація невикористаних днів відпустки, якщо такі є, — це обов’язок роботодавця. Більш детально читайте у матеріаліПорядок нарахування розрахункових при звільненні.
Розрахунок днів невикористаної відпустки: як провести
Дні невикористаної щорічної (основної і додаткової) відпустки визначають пропорційно відпрацьованим дням, так як виходячи з формули розрахунку відпускних кожен відпрацьований день впливає на їхню суму. Для розуміння розрахунку спершу згадаємо, що таке робочий рік. Він починається з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки) і після цього дата відліку робочого року не змінюється. Наприклад, якщо працівника прийняли на роботу 15.09.2022, то робочим роком для нього буде 15.09.2022—14.09.2023, 15.09.2023—14.09.2024 і т.д.
Компенсація за невикористану відпустку: приклади визначення
Приклад 1. Невикористана щорічна відпустка. Працівник має невикористану щорічну відпустку тривалістю 31 день. Тоді він повинен на 24 дні взяти відпустку. Компенсація невикористаної відпустки може бути проведена лише за решту 7 днів.
Наголошуємо, що 24 дні — мінімальна кількість календарних днів для розрахунку відпускних, яка «нараховується» за кожен робочий рік. Якщо співробітник накопичив багато днів відпустки за кілька років, то за кожен такий рік він повинен використовувати 24 дні.
Бухгалтер має попередньо переконатися в тому, що співробітник при компенсації відпустки дійсно має «понадліміт», що вийшов за межі 24-х днів вже використаних для відпустки відповідного робочого року.
Увага:робочий рік рахується від першого дня початку роботи на підприємстві. Не слід плутати його з календарним роком, який починається 01 січня. У кожного працівника свій «робочий рік»
Приклад 2. Невикористана щорічна відпустка мінімальної тривалості. Працівник за 2 робочих роки накопичив 48 календарних днів відпустки і хоче, щоб за частину цих днів виплатили компенсацію. В цьому випадку йому варто взагалі відмовити, тому що за кожен робочий рік по 24 дні, і ми отримуємо 2 × 24 = 48.Тобто у працівника немає «понадліміту».
Але одразу за прикладом 2 зробимо застереження – вже сама ця ситуація порушує законодавство про працю, тому що ненадання щорічної відпустки повної тривалості впродовж 2-х років підряд заборонено (ст. 80 КЗпП). Виняток – ситуація воєнного стану, коли роботодавець може відмовляти (див. уже згадувану ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Відповідальність за порушення порядку компенсації невикористаних днів відпустки
Навіть якщо співробітник завзято наполягає на повній заміні його відпустки на грошову компенсацію, то бухгалтеру і керівнику слід йому твердо відмовити. Співробітник просто не має на це права, крім одного варіанта — при звільненні. Якщо ж погоджується на прохання співробітника, то ризикуєте отримати штрафи від Держпраці за неправомірну грошову компенсацію відпустки:
фінансовий — порушення «інших вимог трудового законодавства» (ст. 265 КЗпП) в розмірі однієї мінімальної зарплати на момент виявлення порушення в цілому за всіма працівниками (7100 грн у січні-березні 2024 року; 8000 грн – у квітні-грудні 2024) ;
адміністративний — «порушення вимог законодавства про працю» в розмірі від 510 до 1700 грн перший раз і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року (абз. 2 ст. 41 КпАП).
Як виплачується компенсація за невикористану відпустку за умови звільнення
Грошова компенсація за невикористану відпустку при звільненні — це обов'язок роботодавця (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки, ч. 1 ст. 83 КЗпП, ч. 1 ст. 116 КЗпП). В цьому випадку компенсують повністю всі невикористані дні відпустки, незалежно від ліміту «24 дня». Бухгалтер робить розрахунок днів невикористаної відпустки при звільненні за такі види відпустки (ст. 19 і ст. 24 Закону про відпустки, ст. 84 КЗпП):
При звільненні невикористана відпустка за попередні роки оплачується в повному обсязі. Однак тут є ще один нюанс: співробітник, який звільняється, має право піти у відпустку перед звільненням, а потім бути звільненим в останній день відпустки (ст. 3 Закону про відпустки). У такому випадку відпускні оплачуються перед виходом у відпустку у звичайний спосіб. Отримання такої відпустки не має обмежень за її тривалістю. Якщо у співробітника накопичилися дні відпустки за кілька минулих років, то він може «відгуляти» їх повністю і отримати відпускні в повному обсязі, а потім звільнитися. Відмовляти йому в такому не можна, але й наполягати піти у відпустку перед звільненням також. Працівник вирішує сам (!). Винятки є і це ситуації:
звільнення за порушення трудової дисципліни. Тоді працівник не має права на відпустку перед звільненням і для нього залишається єдиний варіант — грошова компенсація невикористаних днів відпустки;
звільнення під час воєнного стану. Роботодавець може відмовляти працівнику у «надлімітних» днях відпустки (понад 24 календарні дні, див. вище). Отже, у відпустці перед звільненням чи у частині заявлених днів працівнику може бути відмовлено. Роботодавець може бути зацікавленим швидше взяти на звільнене місце нового працівника.
Слід додати, що у грошовому відношенні обидва варіанти — відпустка перед звільненням чи компенсація відпустки – рівнозначні (див. далі про розрахунок компенсації).
Увага: коли співробітник звільняється, він вирішує самостійно: відпустка на всі невикористані дні або їхня повна компенсація, а може, кілька днів відпустки і компенсація за решту. Це його право!
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
Чи можлива компенсація за невикористану відпустку на дітей
Нагадуємо, що соціальну додаткову відпусткуна дітейзокрема надають, коли у працівниці є дві та більше дитини віком до 15 років або дитина з інвалідністю (усі випадки — ст. 19 Закону про відпустки). Також право на дану відпустку має одинока матір незалежно від кількості дітей до досягнення ними повноліття.
Однак пам’ятайте про гендерну рівність у праві таку відпустку – за оновленими нормами статті 19 Закону про відпустки з 9 травня 2021 року правом на відпустку на дітей може скористатися замість матері:
батько дітей.
батько, який виховує дитину без матері — незалежно від кількості дітей.
У чому особливість цієї відпустки:
якщо працівниця звільняється — їй нараховують компенсацію;
якщо продовжує працювати — права на компенсацію немає.
Чому так? Справа у дещо відмінних формулюваннях Закону про відпустки, які встановлюють такі правила компенсації відпусток:
при звільненні — компенсація відпустки включає щорічні відпустки і відпустку на дітей (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки);
без звільнення — компенсація відпустки включає тільки щорічні відпустки (абз. 4 ст. 24 Закону про відпустки).
Додаткова відпустка на дітей — це соціальна, а не щорічна відпустка. Через це на неї не поширюється порядок компенсації відпусток без звільнення. Такої ж думки фахівці Мінсоцполітики у листі від 19.01.2017 № 132/0/101-17/284 (далі — Лист № 132).
Крім того, додаткова соціальна відпустка на дітей має низку нюансів, які слід врахувати:
за нею інакше визначається рік. Право на дану відпустку виникає не за робочий рік, а за календарний;
якщо право на дану відпустку виникло тільки за однією підставою, то щорічна тривалість такої відпустки 10 днів. Якщо за декількома — максимум 17;
10-денну відпустку на дітей ділити не можна, а 17-денна ділиться, але лише як «10+7» (лист Мінсоцполітики від 12.05.2015 № 256/13/116-150;
терміну давності відпусток на дітей немає, і працівниця при звільненні отримає компенсацію в повній мірі за всі невикористані дні такої відпустки;
при виплаті грошової компенсації за відпустку на дітей слід переконатися у тому, що інший з батьків не скористався правом на додаткову соціальну відпустку та не отримав компенсацію за відповідний період. Однак не існує конкретного переліку документів, які треба вимагати від батьків. Через це позиція Мінекономіки у листі від 09.12.2021 № 4712-06/57931-07 така, що роботодавцю може бути надано будь-який документ, у якому з достатньою достовірністю підтверджується, що іншому з батьків дітей така соціальна відпустка не надавалася, компенсація за неї не виплачувалася. Тобто з місця роботи батька (матері) підійдуть довідка, лист тощо.
Увага:при компенсації відпустки на дітей вимагайте від працівниці довідку (лист) довільної форми, що батько не скористався своїм правом на відпустку на дітей і не отримував компенсації.
Розрахунок кількості днів компенсації відпустки на дітей: приклади
Приклад 3. Невикористана додаткова соціальна відпустка на дітей.Працівниця почала працювати на підприємстві 15.07.2021. Вона має двох дітей віком до 15 років. За 2021 рік відпустку на дітей їй не надавали, так як вона скористалася нею на минулому місці роботи (див. лист Мінсоцполітики від 31.07.2014 № 292/13/133-14). У 2022-2024 роках вона на «дитячу» відпустку заяву не писала. 09.10.2024 вона звільняється.
Працівниці при звільненні слід компенсувати 30 днів відпустки на дітей (=10+10+10), тобто за 2022, 2023, 2024 роки відповідно. Причому за 2024 рік будуть усі 10 днів, незважаючи не те, що рік відпрацьований не повністю. Однак на новому місці роботи у такої працівниці у 2024 році соціальної відпустки «на дітей» уже не буде. Щодо 2021 року, то будемо вважати, що вона отримувала відпустку на дітей за попереднім місцем роботи, якщо не може підвередити зворотного.
Увага:додаткову соціальну відпустку на дітей рахуєте за календарний рік, а не робочий.
Порядок компенсації витрат роботодавцям за працевлаштування переселенців Умови, за яких підприємство може отримати від центру зайнятості компенсацію за працевлаштування або навчання ВПО Оформлення документів на виплату компесації за працевлаштування ВПО Розрахунок компенсації витрат за працевлаштування ВПО
Приклад 4. Коли накопилася і щорічна, і відпустка на дітей. Працівниця має 24 невикористані дні щорічної основної відпустки і 10 днів відпустки на дітей. Вона хоче:
піти в основну відпустку на 14 днів;
використати 10 днів відпустки на дітей;
решту 10 днів основної відпустки замінити компенсацією.
Чи можна у такому разі отримати компенсацію за невикористану відпустку?
На перший погляд, у прикладі 4 правило «24 дні» виконується:
основна відпустка (14 днів) + відпустка на дітей (10 днів) = 24 дня
Однак робити так не можна (лист Мінсоцполітики № 132).У цьому випадку працівниця, якщо продовжує працювати, взагалі не має права на компенсацію відпустки. Навіть, якщо вона піде в основну на 24 дні, то у неї залишаться 10 днів відпустки на дітей, які не можна замінити на грошову компенсацію. Проте при звільненні грошова компенсація за невикористану відпустку має бути нарахована за всі 34 дні.
Чи компенсуються інші відпустки
Ні, не компенсують усі інші відпустки, які не належать до щорічної чи відпустки на дітей. Це значить, що не компенсуються такі відпустки:
Компенсація невикористаної відпустки за ними не нараховується, так як право на них не накопичується. Щодо «чорнобильської», то вона взагалі не належить ні до щорічних, ні до додаткових. Це своєрідна трудова пільга (ст. 20 і ст. 21 Закону від 28.02.1991 № 796-XII). Ця відпустка не повʼязана з виконанням роботи працівником і, природно, не підлягає компенсації.
Компенсація за невикористані відпустки: які ще є правила
Окрім загальних правил, ще є деякі, які передбачає компенсація за невикористану відпустку. А саме:
роботодавець не може перевести компенсацію відпускних на нове місце роботи працівника. Таке раніше було. Зараз допустимий лише остаточний і повний розрахунок з працівником за тим місцем роботи, де він звільняється;
працівник при звільненні не може відмовитися від компенсації, аби потім отримати одразу відпустку на новому місці роботи. Таке теж раніше було у Законі про відпустку, а зараз немає. Даний нюанс витікає з попереднього. Однак працівник, як зазначалося, має право перед звільненням спершу піти у відпустку (дане право може бути обмежене роботодавцем під час воєнного стану, див. вище);
про суму компенсації невикористаної відпустки треба обов’язково повідомити працівника, як і про інші виплати, що нараховуються йому при звільненні (ч. 1 ст. 47 КЗпП). Це значить, що цифра компенсації має бути показана окремо, а не лише загальна сума нарахованих виплат;
у разі смерті працівника компенсацію невикористаної відпустки разом з іншими виплатами можуть отримати члени сім’ї (ч. 6 ст. 83 КЗпП, ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки). І лише за відсутності членів сім’ї ці суми входять до складу спадщини. Хто такі члени сім’ї можна з’ясувати у статті 3 Сімейного кодексу України.
Які строки виплати компенсації за невикористану відпустку
Терміни нарахування компенсації за невикористану відпустку залежать від того, чи вона виплачується без звільнення працівника, чи при такому:
без звільнення – виплата може статися в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки, наприклад одноразово з виплатою відпускних або одразу після використання відпустки (лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 № 731/13/116-16).
при звільненні – повинна бути виплачена в день звільнення. Якщо співробітник у цей день не працював, то виплата компенсації повинна відбутися не пізніше наступного дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).
Роботодавець повинен стежити, як виплачують компенсацію за невикористану відпустку, оскільки за порушення термінів її виплати – штраф за статтею 265 КЗпП.
Як документи треба для виплати компенсації невикористаних дні відпустки
Компенсація за невикористану відпустку виплачується у такому порядку:
без звільнення – на підставі заяви працівника та наказу про компенсацію невикористаних дні відпустки;
при звільненні – заява не потрібна, так як це обов'язок роботодавця. Підставою для нарахування є сам наказ про звільнення. Нагадуємо, що при компенсації невикористаних днів відпустки на дітей, що можливо при звільненні, також треба одержати довідку (лист) з роботи іншого з батьків, що він не користувався відпусткою на дітей.
Як розрахувати суму компенсації за невикористану щорічну відпустку – загальні правила
Розрахунок компенсації за невикористану відпустку проводять аналогічно розрахунку відпускних. Як рахувати компенсацію за невикористану відпустку пояснює Порядок обчислення середньої заробітної плати, який затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок № 100). Отже, загальні правила розрахунку компенсації за невикористану відпустку:
проводиться розрахунок невикористаних днів відпустки. Нагадуємо: кількість днів для щорічних відпусток рахуємо за робочий рік, а для відпусток на дітей – за календарний;
розрахунковий період береться рівним 12місяців до місяця нарахування компенсації;
при розрахунку віднімаються святкові і неробочі дні (під час воєнного стану, починаючи з 24 березня 2022 року таких днів немає, див. ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
розраховується середньоденна зарплата за тим же алгоритмом, що й для розрахунку відпускних, зокрема використовуються ті ж самі виплати розрахункового періоду.
Розрахунок компенсації відпустки і розрахунок відпускних загалом нічим не відрізняються! Аналогічні правила діють як для щорічних відпусток, так і для відпусток на дітей.
Правильно розрахувати суму компенсації за невикористану відпустку допоможе формула:
сума компенсації за невикористану відпустку
=
середньоденна зарплата
×
невикористані дні відпустки, замінні компенсацією
Компенсація за невикористані відпустки з 12 вересня 2023 року по 31 грудня 2023 року
Для 2023 року у розрахунку компенсації днів невикористаної відпустки тимчасово діяло ще одне правило. Застосовувалося воно лише для тих компенсацій, які нараховувалися з 12 вересня 2023 року по 31 грудня 2023 року (див. абз. 2 п. 2 Порядку № 100, що набув чинності 12 вересня 2023 року з постановою Кабміну від 08.09.2023 № 957, далі – Постанова № 957). За ним обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані дні відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року, проводилося лише на основі виплат, які були нараховані у 2023 році. Для застосування цього правила у 2023 році існує Роз’яснення щодо порядку обчислення середньої зарплати від Мінекономіки (далі – Роз’яснення Мінекономіки 2023). За ним розрахунковий період за такими компенсаціями «обрізався» періодом після 01 січня 2023 року, тобто місяці до 01 січня 2023 року при розрахунку середньої відкидалися.
Для компенсації відпускних, які нараховувалися до 12 вересня 2023 року, «обрізаюче» правило не застосовувалося, так як у цей період Постанова № 957 ще не набула чинності.
Нюанси розрахунку компенсації за невикористані відпустки у 2024 році
З 01 січня 2024 року застосовується звичайний порядок розрахунку компенсацій днів відпустки, але згадане обмеження з абз. 2 п. 2 Порядку № 100 продовжує застосовуватися щодо тих днів, які «зароблені» до 2024 року, тобто у 2023 році та раніше. Як наслідок, з’явилась проблема існування різних правил для оплати «днів до» та «днів 2024» та використання двох різних середніх зарплат для оплати відповідних днів. Для допомоги з розумінням розрахунку у такій ситуації від Мінекоміки з’явилося Роз’яснення щодо порядку обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023 та після 31.12.2023 (далі – Роз’яснення Мінекономіки 2024).
Правила розрахунки компенсації відпускних у 2024 році можна сформулювати так:
визначається загальна кількістьднів невикористаної відпустки для подальшої компенсації. Серед них виділяються ті, які «зароблені» до 2024 року, тобто у 2023 році і раніше (1), та «зароблені» 2024 року (2);
для кожної частини цих днів невикористаної відпустки обчислюється «своя» середня зарплата. Таким чином, середніх виходить дві – для «днів до» (1) та «днів 2024» (2);
на основі кожної з середніх рахується компенсація відповідних днів відпустки – за «дні до» (1) та за «дні 2024» (2). Таким чином, з’являються дві частини компенсації – (1) та (2);
визначається загальна сума компенсації шляхом додавання двох частин (1) та (2).
В свою чергу, дві середні зарплати обчислюються так:
середня для «днів до» (1) – на основі виплат за січень-грудень 2023. Тобто розрахунковий період для всіх цих днів визначається не за загальним правилом, а є однаковим для всіх таких днів – 12 місяців з січня по грудень 2023 (у абз. 2 п. 2 Порядку № 100 сказано: «…проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році»;
середня для «днів 2024» (2) – за загальним правилом. Наприклад, при звільненні у березні 2024 року середня за дні, які «зароблені» у січні-лютому 2024 обчислюється на основі доходів за березень 2023-лютий 2024. Нічого «обрізати» не потрібно.
Для наочності дані правила зведемо до таблиці-шпаргалки нижче, а також див. приклад 8.
КОМПЕНСАЦІЯ ДНІВ ВІДПУСТКИ (К) і РОЗРАХУНОК СЕРЕДНЬОЇ ЗАРПЛАТИ (СЗП)
Дні, які «зароблені» до 2024 року
Дні, які «зароблені» у 2024 році
СЗП(1) = виплати за січень-грудень 2023 ÷ 365
К(1) = СЗП(1) × дні невикористаної відпустки (1)
СЗП(2) – виплати за розрахунковий період, який визначається за звичайними правилами ÷ тривалість розрахункового періоду у днях (365 або 366)*
К(2) = СЗП(2) × дні невикористаної відпустки (2)
Компенсація днів відпустки (К) = К (1) + К(2)
* при обчисленні компенсації у лютому 2024 – 365 к. днів, а у березні-грудні 2024 – 366 к. днів
Як наслідок вищенаведених правил:
у працівників, яким компенсація днів відпустки розраховувалася у січні 2024 – середня одна, так як розрахунковий період (січень-грудень 2023) повністю співпадає з обмеженням абз. 2 п. 2 Порядку № 100;
середня одна, якщо у працівника немає неоплачених днів відпустки, які були «зароблені» у 2023 році та раніше («днів до»). Тоді обчислення компенсацій «днів 2024» здійснюється за загальним правилом, тобто використовується лише одна середня.
Дані правила враховані у прикладах, які наведені далі.
Увага:проблема «двох середніх» існує при розрахунку компенсацій днів відпустки з лютого 2024 року до тих пір поки не будуть оплачені всі дні відпустки, які «зароблені» у 2023 році та раніше.
Як рахувати середню за виплатами 2023 року, якщо працівника прийнятого на роботу у такому році
Якщо працівник був прийнятий у 2023 році на роботу, то середня для «днів до» обчислюється лише за повністю відпрацьовані місяці, так як «…середня заробітна плата за фактично відпрацьований в 2023 році період обчислюється на загальних умовах, а саме з виплат, нарахованих в місяцях розрахункового періоду, з урахуванням положень абзацу третього пункту 3 Порядку» (див. Роз’яснення Мінекономіки 2023). Загальне ж правило таке, що працівникові, який пропрацював менше року, середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (абз. 3 п. 3 Порядку № 100). Тобто беруться лише повні місяці.
Приклади розрахунку компенсації днів невикористаної відпустки
Приклад 5. Розрахунок кількості днів компенсації щорічної відпустки. Працівник звільняється 10.10.2024 (останній робочий день). День прийняття на роботу – 05.01.2023 працівник має 24 календарних дні основної відпустки і 7 календарних днів щорічної додаткової відпустки за шкідливі умови. З дати прийому на роботу у відпустку не ходив.
Таким чином, за робочий рік 05.01.2023 – 04.01.2024 він має 24 + 7 днів відпустки, якими не користувався.
Також в поточному робочому році працівник відпрацював 280 календарних днів (05.01.2024 – 10.10.2024). Кількість святкових і неробочих днів на цей період становить: 0 днів (дні, які припали на воєнний стан, починаючи з 24.03.2022 не враховуємо, тобто з дати набуття чинності Закону № 2136). У минулому робочому році (05.01.2023-04.01.2024) всього 365 календарних днів і святкових і неробочих днів теж не було.
24 × (280 – 0) / (366 – 0) = 18,36 ≈ 18 к. днів щорічної основної відпустки;
7 × (280 – 0) / (366 – 0) = 5,36 ≈ 5 к. днів щорічної додаткової відпустки.
Виходить, що працівнику слід оплатити всього:
1-й рік + 2-й (поточний) рік = (24+7)+(18+5) = 54 календарних дні невикористаної відпустки.
Приклад 6. Розрахунок суми компенсації відпускних (січень 2024, одна середня).Працівник був звільнений у січні 2024 року та мав 11 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:
дні невикористаної відпустки за 2023 рік – 10 к. днів;
дні невикористаної відпустки за січень 2024 – 1 к. день.
Дані про доходи працівника такі:
зарплата за січень-грудень 2023 року – 175000 грн;
лікарняні за листопад 2023 року – 4000 грн.
У даному разі розрахунковий період (січень-грудень 2023) збігається повністю з місяцями 2023 року, тому середня за звичайними правилами та правилом абз. 2 п. 2 Порядку № 100 збігаються.
Тоді розрахунок середньої зарплати за січень-грудень 2023 має вигляд:
При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у звʼязку з воєнним станом їх у дані періоди не було.
Компенсація невикористаних днів відпустки за січень 2023-січень 2024 обчислюється так:
К = 490,41× 11= 5394,51 грн
Якщо працівник має ще й невикористані дні додаткової соціальної відпустки на дітей, то ці дні компенсуються аналогічно дням щорічної відпустки.
Приклад 7. Розрахунок суми компенсації відпускних 2024 (дві середні). Працівник звільняється у другій половині березня 2024 року та має 15 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:
дні невикористаної відпустки за 2023 рік (1) – 10 к. днів;
дні невикористаної відпустки за січень-березень 2024 (2) – 5 к. днів.
Дані про доходи працівника такі:
зарплата за січень-грудень 2023 року – 175000 грн;
зарплата за березень 2023-лютий 2024 року – 182000 грн;
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Приклад 8. Розрахунок суми компенсації відпускних (березень 2024, одна середня).Працівник був звільнений у другій половині березня 2024 року та має 5 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, які всі були «зароблені» у 2024 році. Щорічну відпустку за 2023 рік працівник використав повністю та інших неоплачених днів відпустки не має.
Дані про доходи працівника такі:
зарплата за березень 2023-лютий 2024 року – 182000 грн;
лікарняні за листопад 2023 року – 4000 грн.
У даному разі середня буде одна, так як працівник не має неоплачених днів відпустки, щодо яких треба застосовувати правило абз. 2 п. 2 Порядку № 100 («днів до»). Є лише «дні 2024», які оплачуються за загальними правилами.
Тоді розрахунок середньої зарплати за березень 2023-лютий 2024 має вигляд:
При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у звʼязку з воєнним станом їх у дані періоди не було.
Компенсація невикористаних днів відпустки за січень-березень 2024 обчислюється так:
К = 513,66 × 5 = 2568,30 грн
Якщо працівник має ще й невикористані дні додаткової соціальної відпустки на дітей, то ці дні компенсуються аналогічно дням щорічної відпустки.
Приклад 9. Розрахунок суми компенсації відпускних (березень 2024, «декретниця», доходів не було, дві середні). Даний приклад складений за мотивами прикладу зі згадуваного вже Роз’яснення Мінекономіки 2024. Працівниця, яка до цього перебувала відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років була звільнена у другій половині березня 2024 року та має та має 53 к. дні невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:
дні невикористаної відпустки за 2022 і 2023 роки (1) – 48 к. днів;
дні невикористаної відпустки за січень-березень 2024 (2) – 5 к. днів.
Зарплата, лікарняні та інші доходи у 2023 році січні-березні 2024 року – відсутні. Оклад працівниці (березень 2024) – 6500 грн.
Так як у працівниці доходи у розрахунковому періоді відсутні, то нарахування суми компенсації відпускних здійснюється на основі посадового окладу. Однак, якщо посадовий оклад менший мінімальної зарплат, то використовується остання (на час розрахунку). У такому разі нарахування середньої здійснюється шляхом множення посадового окладу (мінімальної зарплати) на кількість місяців розрахункового періоду (абз. 5 п. 4 Порядку № 100).
У даній ситуації посадовий оклад у березні 2024 6700 грн < 7100 грн, де 7100 грн – мінімальна зарплата за березень 2024 року. Отже, при розрахунку використовуємо мінімальну зарплату 7100 грн. Натомість у прикладі з Роз’яснення Мінекономіки 2024 навпаки, тому там у розрахунку використовується посадовий оклад.
Таким чином, хоча й кількість місяців у розрахунку однакова, але тривалість періодів у днях різна, тому виходять різні середні. При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у звʼязку з воєнним станом їх у дані періоди не було.
Компенсація невикористаних днів відпустки обчислюється так:
загальна сума компенсації К = 11204,16 + 1163,95 = 12368,11 грн.
Приклад 10. Розрахунок суми компенсації відпускних 2024 (дві середні, працівник почав працювати у 2023 році). Працівник почав працювати за трудовим договором з 15 травня 2023 року. Він звільняється у другій половині березня 2024 року та має 20 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:
дні невикористаної відпустки за 2023 рік (1) – 15 к. днів;
дні невикористаної відпустки за січень-березень 2024 (2) – 5 к. днів.
Дані про доходи працівника такі:
зарплата за фактично відпрацьований час з червня по грудень 2023 (214 днів) – 105000 грн;
зарплата за фактично відпрацьований час з червня 2023 по лютий 2024 (274 дні)– 137000 грн;
лікарняні за листопад 2023 року – 4000 грн.
Тоді розрахунок середніх зарплат має вигляд за фактично відпрацьований час:
Останніми місяцями у трудовому та податковому законодавстві відбулося чимало змін. Наш вебінар допоможе не розгубитися під час роботи над квартальним Податковим розрахунком та заповнити звітні форми швидко і без помилок
Приклад 11. Розрахунок суми компенсації відпускних за наявності премії. Нехай працівник з прикладу 8 також у січні 2024 року мав нараховану та виплачену премію за результатами роботи за 2023 рік у сумі 10000 грн умовно (кількість робочих днів за 2023 рік становить 250 днів, працівник відпрацював повну норму тривалості робочого часу). Попередньо треба здійснити перерахунок премії. Для цього суму премії за 2023 рік необхідно поділити на кількість відпрацьованих робочих днів у 2023 року:
10000 грн ÷ 260 = 38,46 грн
Далі множимо дану середньоденну премію на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, що відноситься до розрахункового періоду. Це буде січень-лютий 2024 року, адже премія перераховується «вперед» на 12 місяців з січня 2024 по грудень 2024.
Кількість відпрацьованих днів працівником:
січень 2024 – 23 днів;
лютий 2024 – 21 день;
всього – 44 дні.
Тоді маємо перераховану суму премії: 38,46 грн × 44 = 1692,24 грн
Тоді середня зарплата за розрахунковий період (березень 2023-лютий 2024) обчислюється так:
Як оподаткувати компенсацію за невикористану відпустку
Оподаткування компенсації невикористаної відпустки нічим не відрізняється від звичайних відпускних.
ПДФО і ВЗ. Із компенсації відпустки ПДФО і військовий збір (ВЗ) сплачується на загальних підставах, як із зарплати (п. 164.2 Податкового кодексу України). Податкова соціальна пільга враховується, як і при нарахуванні звичайних відпускних. У Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку компенсація відпускних при звільненні проходить під кодом «101». ВЗ теж відображається у Додатку 4ДФ.
ЄСВ. Нараховується, як і на решту зарплати, адже компенсація відпускних – це частина заробітної плати.
☑ Які підприємства належать до критично важливих ☑ Як підприємство визначають критично важливим ☑ Кого з працівників можна забронювати ☑ Яких працівників не бронюють
Як відобразити компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку
Компенсація за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку відображається тими ж проводками, що і відпускні. Тобто, якщо підприємство використовує резерв відпускних, то нарахування компенсації відбувається за рахунок резерву (субрахунок 471 «Забезпечення оплати відпусток»).
На основі даних прикладу 7 складено бухгалтерські проведення, які наведено у таблиці нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ КОМПЕНСАЦІЇ ВІДПУСКНИХ
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
нарахували компенсацію невикористаної відпустки
471
661
7472,40
2
утримали ПДФО з компенсації невикористаної відпустки (=7472,40×0,18 )
661
641
1345,03
3
утримали військовий збір з компенсації невикористаної відпустки (=7472,40×0,015)
661
642
112,09
4
нарахували ЄСВ на компенсацію невикористаної відпустки (=7472,40×0,22)
