Розрахунок компенсації за невикористану відпустку 2025

Виплата компенсації за невикористану відпустку: загальний порядок

Порядок оплати надання відпусток визначають Закон «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) та Кодекс законів про працю (далі — КЗпП). Повністю компенсувати дні невикористаної відпустки без звільнення працівника не можна (ст. 2 Закону про відпустки). Це можливо лише частково, якщо працівник (ст. 24 Закону про відпустки):

• виявив бажання самостійно отримати компенсацію (без ініціативи роботодавця). Він має написати заяву на компенсацію за невикористану відпустку;
• старший за 18 років. Якщо йому 18 років чи він молодший, то має повністю використовувати свою щорічну відпустку, а не заміняти її компенсацією (абз. 5 ст. 24 Закону про відпустки);
• використав, тобто «відгуляв», мінімальну тривалість щорічної та додаткової відпустки — 24 календарні дні.

Компенсація за невикористану відпустку без звільнення грошима можлива лише щодо щорічної відпустки (основну і додаткову). За соціальну додаткову відпустку на дітей, якщо працівниця продовжує працювати, компенсацію не передбачено.

Компенсація за невикористану відпустку — право як основних працівників, так і сумісників.

Увага: компенсація днів невикористаної відпустки, компенсація відпускних, компенсація за невикористані відпустки — це одне й те ж саме.

Компенсація за невикористану відпустку: калькулятор

Компенсація за невикористану відпустку під час воєнного стану

У період дії воєнного стану компенсація невикористаної відпустки має свої особливості (ч. 1 ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX, далі – Закон № 2136).

1. Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки – 24 календарні дні за поточний робочий рік, зберігається. Однак «триваліші» відпустки роботодавець може обмежити 24 днями (абз. 1 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
2. Працівники можуть ділити відпустку на частини за умови, що є основна безперервна частина, яка триває не менше 14 к. днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП);
3. Якщо тривалість щорічної основної відпустки становить більше 24-х календарних днів, то роботодавець може перенести надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки на період після воєнного стану. Також за рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження зарплати (абз. 2 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136). Винятки – відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини, які переноситися не можуть за своєю природою (абз. 3 ст. 12 Закону № 2136);
4. роботодавець може відмовити у наданні невикористаних днів щорічної відпустки. При цьому роботодавець може надати невикористану частину щорічної відпустки і після кінця робочого року, навіть пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка, так як призупинена дія ч. 7 ст. 79 КЗпП (див. абз. 5 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136);

5. працівникам, призваним на військову службу за призовом під час мобілізації, за їхнім бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі невикористані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 83 КЗпП та ст. 24 Закону про відпустки).

   Заява подається не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу. Компенсуються всі дні невикористаних відпусток, накопичені на дату початку служби. Зароблені дні щорічної відпустки визначають пропорційно до відпрацьованого періоду, за який працівник не відгуляв відпустку.

Однак у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому все одно потрібно виплатити грошову компенсацію:

«У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація»

ст. 12 Закону № 2136

Тож роботодавець під час воєнного стану:

• може відмовити «відгуляти» невикористані дні щорічної відпустки понад 24 календарних дні. Однак має оплатити такі дні, якщо працівник вирішив звільнитися;
• має виплатити компенсацію відпускних за дні невикористаної відпустки понад 24 календарних дні за заявою працівника (без звільнення) – право на компенсацію визначається за загальними правилами, що діяли й до воєнного стану.

Щодо всіх описаних вище «воєнних» особливостей відпусток – роботодавець має право не дотримуватися ст. 12 Закону № 2136 та діяти за умовами мирного часу. Адже умови праці мають бути не гіршими, ніж встановлені законодавством.

Увага: під час воєнного стану компенсацію відпусток ніхто не відміняв.

Компенсація невикористаної відпустки

Виплата грошової компенсації за невикористану відпустку, коли працівник звільняється та продовжує працювати. Розрахунок, оподаткування та бухоблік компенсації, у тому числі під час війни

РОЗРАХУЙТЕ ЗА ЗРАЗКОМ

Як виглядає заява на компенсацію невикористаних днів відпустки

Заява на компенсацію за невикористану відпустку зразок (компенсація без звільнення) наведений нижче.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Якщо ж працівник звільняється, то перед звільненням він може скористатись невикористаною відпусткою. Якщо він звільняється не відгулявши відпустки, то компенсацію йому маєте виплатити незалежно від того, чи згадував він про неї у заяві. Тобто якщо він не просив відпустку при звільненні – нараховуємо компенсацію «автоматично». Справа в тому, що остаточний розрахунок з працівником, до якого входить і компенсація невикористаних днів відпустки, якщо такі є, — це обов’язок роботодавця. Більш детально читайте у матеріалі Порядок нарахування розрахункових при звільненні.

Розрахунок днів невикористаної відпустки: як провести

Дні невикористаної щорічної (основної і додаткової) відпустки визначають пропорційно відпрацьованим дням. Оскільки кожен відпрацьований день заробляє відпустку. Нагадаємо, що таке робочий рік. Він починається з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки) і після цього дата відліку робочого року не змінюється. Наприклад, якщо працівника прийняли на роботу 15.09.2022, то робочим роком для нього буде 15.09.2022—14.09.2023, 15.09.2023—14.09.2024, 15.09.2024 – 14.09.2025 і т.д.

Кількість невикористаних днів відпустки треба лічити окремо за періоди роботи до і після 31.12.2023. А все тому, що компенсацію за невикористані відпустки, набуті за періоди до 31.12.2023, обчислюють з виплат, нарахованих за місяці 2023 року (абз. 2 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100; постанова КМУ від 08.09.2023 № 957). Із цієї причини компенсація за невикористані відпустки у 2024 році складається з двох частин: за відпустки, право на які працівник набув до 31.12.2023 і після цієї дати. Такий висновок Мінекономіки виклало у листі від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09.

Компенсація за невикористану відпустку: приклади визначення

Приклад 1. Невикористана щорічна відпустка. Працівник має невикористану щорічну відпустку тривалістю 31 день. Він повинен «відгуляти» 24 дні взяти відпустку. Компенсувати грошима можна лише 7 днів, після того, як працівник використає 24 дні відпустки.

Наголошуємо, що 24 дні — мінімальна кількість календарних днів відпустки, гарантована законодавством. Вона нараховується за кожен робочий рік. Якщо працівник назбирав багато днів відпустки за кілька років, то за кожен такий рік він повинен використовувати 24 дні.

Бухгалтер має попередньо переконатися в тому, що працівник при компенсації відпустки дійсно має «понад ліміт», тобто відпустку понад 24 календарних дні за робочий рік.

Увага: робочий рік рахується від першого дня початку роботи на підприємстві. Це не календарний рік, який починається 01 січня. У кожного працівника свій «робочий рік».

Приклад 2. Невикористана щорічна відпустка мінімальної тривалості. Працівник за 2 робочих роки накопичив 48 календарних днів відпустки і хоче, щоб за частину цих днів виплатили компенсацію.

У даному випадку працівник не має права на компенсацію. Тому що за кожен робочий рік він заробив по 24 дні, тобто 2 × 24 = 48. Тож у працівника немає «понад ліміту».

Але одразу за прикладом 2 зробимо застереження: не надавати щорічну відпустку повної тривалості впродовж 2-х років підряд заборонено (ст. 80 КЗпП). Виняток – ситуація воєнного стану, коли роботодавець може відмовляти (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Надання щорічної відпустки та розрахунок відпускних

• Періоди, за які заробляють відпустку
• Тривалість відпустки під час воєнного стану
• Особливості виплати відпускних під час воєнного стану
• Приклади розрахунку відпускних з врахуванням воєнного стану

Відповідальність за порушення порядку компенсації невикористаних днів відпустки

Навіть якщо працівник наполягає на повній заміні його відпустки на грошову компенсацію, йому слід відмовити. Працівник не має на це права, крім одного варіанта — отримати компенсацію при звільненні. Якщо ж погодитесь на прохання, то ризикуєте отримати штрафи за неправомірну грошову компенсацію відпустки:

• фінансовий — за порушення «інших вимог трудового законодавства» (ст. 265 КЗпП) в розмірі однієї мінімальної зарплати на момент виявлення порушення в цілому за всіма працівниками (7100 грн у січні-березні 2024 року; 8000 грн – у квітні-грудні 2024 та 2025 році);
• адміністративний — за «порушення вимог законодавства про працю». Розмір - від 510 до 1700 грн перший раз і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року (абз. 2 ст. 41 КпАП).

Як виплачується компенсація за невикористану відпустку за умови звільнення

Виплатити грошову компенсацію за невикористану відпустку при звільненні — це обов'язок роботодавця (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки, ч. 1 ст. 83 КЗпП, ч. 1 ст. 116 КЗпП). У випадку звільнення компенсують повністю всі невикористані дні відпустки, незалежно від ліміту «24 дня». Бухгалтер розраховує суму компенсації за такі види відпустки (ст. 19 і ст. 24 Закону про відпустки, ст. 84 КЗпП):

• щорічної основної та додаткової відпустки;
• додаткової відпустки на дітей.

При звільненні невикористана відпустка за попередні роки оплачується в повному обсязі.

Працівник, який звільняється, має право піти у відпустку перед звільненням, а потім бути звільненим в останній день відпустки (ст. 3 Закону про відпустки). У такому випадку відпускні оплачують перед виходом у відпустку у звичайний спосіб. Отримання такої відпустки не має обмежень за її тривалістю. Якщо у працівника накопичилися дні відпустки за кілька минулих років, то він може «відгуляти» їх повністю і отримати відпускні, а потім звільнитися. Відмовляти йому в такому не можна, але й наполягати піти у відпустку перед звільненням також. Працівник вирішує сам. Винятки із ситуації:

• звільнення за порушення трудової дисципліни. Тоді працівник не має права на відпустку перед звільненням і для нього залишається єдиний варіант — грошова компенсація за невикористану відпустку при звільненні;
• звільнення під час воєнного стану. Роботодавець може відмовити працівнику у «понадлімітних» днях відпустки (понад 24 календарні дні). Так він зможе швидше взяти на звільнене місце нового працівника.

У грошовому відношенні обидва варіанти — відпустка перед звільненням чи компенсація відпустки – рівнозначні. Тобто суму працівник отримає однакову – або перед відпусткою або при звільненні.

Увага: працівник самостійно вирішує: відгуляти відпустку перед звільненням чи отримати грошову компенсацію під час остаточного розрахунку.

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Чи можлива компенсація за невикористану відпустку на дітей

Нагадуємо, що соціальну додаткову відпустку на дітей надають, зокрема, одному з батьків, які мають дві та більше дитини віком до 15 років або дитину з інвалідністю (ст. 19 Закону про відпустки). Також право на дану відпустку має одинока матір незалежно від кількості дітей до досягнення ними повноліття.

Правом на відпустку на дітей може скористатися замість матері:

• батько дітей;
• батько, який виховує дитину без матері — незалежно від кількості дітей.

Особливість цієї відпустки:

• якщо працівниця звільняється — їй нараховують компенсацію;
• якщо продовжує працювати — права на компенсацію немає.

Чому так? Справа у дещо відмінних формулюваннях Закону про відпустки, які встановлюють такі правила компенсації відпусток:

• при звільненні — компенсацію виплачують за щорічні відпустки і відпустку на дітей (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки);
• без звільнення — компенсація можлива тільки за щорічні відпустки (абз. 4 ст. 24 Закону про відпустки).

Додаткова відпустка на дітей — це соціальна, а не щорічна відпустка. Тож на неї не поширюється порядок компенсації відпусток без звільнення. Такої ж думки фахівці Мінсоцполітики у листі від 19.01.2017 № 132/0/101-17/284 (далі — Лист № 132).

Правила надання додаткової соціальної відпустки на дітей:

• право на дану відпустку виникає не за робочий рік, а за календарний;
• якщо право на дану відпустку виникло за однією підставою, то тривалість такої відпустки 10 днів. Якщо за декількома — максимум 17;
• десятиденну відпустку на дітей ділити не можна, а 17-денна ділиться, але лише «10+7» (лист Мінсоцполітики від 12.05.2015 № 256/13/116-150);
• терміну давності відпусток на дітей немає, і працівниця при звільненні отримає компенсацію за всі невикористані дні такої відпустки;
• перед тим, як виплачувати грошову компенсацію за відпустку на дітей, переконайтеся, що інший з батьків не скористався правом на відпустку та не отримав компенсацію за відповідний період. Не існує конкретного переліку документів, які мають надати батьки. Тож Мінекономіки у листі від 09.12.2021 № 4712-06/57931-07 каже, що роботодавцю можна надати будь-який документ, у якому з достатньою достовірністю підтверджується, що іншому з батьків дітей така соціальна відпустка не надавалася, компенсація за неї не виплачувалася. Тобто з місця роботи батька (матері) підійдуть довідка, лист тощо.

Увага: при компенсації відпустки на дітей вимагайте від працівниці довідку (лист) довільної форми, що батько не скористався своїм правом на відпустку на дітей і не отримував компенсації.

Розрахунок кількості днів компенсації відпустки на дітей: приклади

Приклад 3. Невикористана додаткова соціальна відпустка на дітей. Працівниця почала працювати на підприємстві 15.07.2021. Вона має двох дітей віком до 15 років. За 2021 рік відпустку на дітей їй не надавали, так як вона скористалася нею на минулому місці роботи (лист Мінсоцполітики від 31.07.2014 № 292/13/133-14). У 2022-2024 роках вона на «дитячу» відпустку заяву не писала. 07.02.2025 вона звільняється.

Працівниці при звільненні слід компенсувати 40 днів відпустки на дітей (10+10+10+10), тобто за 2022, 2023, 2024, 2025 роки відповідно. Причому за 2025 рік будуть усі 10 днів, незважаючи не те, що рік працівниця відпрацювала не повністю. Однак на новому місці роботи у такої працівниці у 2025 році права на соціальну відпустку «на дітей» уже не буде. Щодо 2021 року, то будемо вважати, що вона отримувала відпустку на дітей за попереднім місцем роботи, якщо не може підвередити зворотного.

Увага: додаткову соціальну відпустку на дітей рахуєте за календарний рік, а не робочий.

Приклад 4. Коли накопилася і щорічна, і відпустка на дітей. Працівниця має 24 невикористані дні щорічної основної відпустки і 10 днів відпустки на дітей. Вона хоче:

• піти в основну відпустку на 14 днів;
• використати 10 днів відпустки на дітей;
• решту 10 днів основної відпустки замінити компенсацією.

Чи можна у такому разі отримати компенсацію за невикористану відпустку?

На перший погляд, у прикладі 4 правило «24 дні» виконується:

• основна відпустка (14 днів) + відпустка на дітей (10 днів) = 24 дня

Однак робити так не можна (лист Мінсоцполітики № 132). Працівниця, якщо продовжує працювати, у описаній ситуації взагалі не має права на компенсацію відпустки. Навіть, якщо вона піде в основну на 24 дні, то у неї залишаться 10 днів відпустки на дітей, які не можна замінити на грошову компенсацію. Проте при звільненні, якщо працівниця не відгуляє відпустки, грошову компенсацію виплатіть за всі 34 дні.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати

Ставка військового збору збільшилася з 1,5% до 5%. Тримайте пояснення експерта, як утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Чи компенсуються інші відпустки

Ні, усі інші відпустки, які не належать до щорічної чи відпустки на дітей, компенсувати не можна. Це:

• навчальні;
• творчі;
• відпустки для підготовки до участі у змаганнях;
• додаткові відпустки особам з інвалідністю та учасникам бойових дій;
• «чорнобильські».

Компенсація невикористаної відпустки за ними не нараховується, так як право на них не накопичується. Щодо «чорнобильської», то вона взагалі не належить ні до щорічних, ні до додаткових. Це своєрідна трудова пільга (ст. 20 і ст. 21 Закону від 28.02.1991 № 796-XII). Ця відпустка не повʼязана з виконанням роботи працівником і не підлягає компенсації.

Компенсація за невикористані відпустки: які ще є правила

Окрім загальних правил компенсації невикористаної відпустки, врахуйте:

• роботодавець не може перевести компенсацію відпускних на нове місце роботи працівника. Можливий лише остаточний і повний розрахунок з працівником за тим місцем роботи, де він звільняється;
• працівник при звільненні не може відмовитися від компенсації, аби потім отримати одразу відпустку на новому місці роботи. Даний нюанс витікає з попереднього. Однак працівник, як зазначалося, має право перед звільненням піти у відпустку (дане право може бути обмежене роботодавцем під час воєнного стану);
• про суму компенсації невикористаної відпустки треба обов’язково повідомити працівника, як і про інші виплати, що нараховуєте йому при звільненні (ч. 1 ст. 47 КЗпП). Це значить, що цифру компенсації маєте вивести окремо, а не лише вказати у розрахунковому листі загальну суму нарахованих виплат;
• у разі смерті працівника компенсацію невикористаної відпустки разом з іншими виплатами можуть отримати члени сім’ї (ч. 6 ст. 83 КЗпП, ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки). І лише за відсутності членів сім’ї ці суми входять до складу спадщини. Хто такі члени сім’ї «розказує» стаття 3 Сімейного кодексу України.

Компенсація за невикористану відпустку: коли виплачується

Терміни нарахування компенсації за невикористану відпустку залежить від того, коли її виплачуєте:

• без звільнення – виплати можете в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки. Наприклад одноразово з виплатою відпускних або одразу після використання відпустки (лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 № 731/13/116-16).
• при звільненні – в день звільнення. Якщо працівник у цей день не працював, то виплатити компенсацію маєте не пізніше наступного дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).

Калькулятор заборгованості та штрафів

Інструмент автоматично розраховує:
📌суму заборгованості з урахуванням індексу інфляції за певний період часу
📌суму штрафних санкцій
📌 розмір відсотків річних

СКОРИСТАТИСЯ СЕРВІСОМ

Які документи треба для виплати компенсації невикористаних дні відпустки

Компенсація за невикористану відпустку виплачується:

• без звільнення – на підставі заяви працівника та наказу про компенсацію невикористаних дні відпустки;
• при звільненні – заява не потрібна, так як це обов’язок роботодавця. Підставою для нарахування є сам наказ про звільнення. Нагадуємо, що при компенсації невикористаних днів відпустки на дітей, що можливо при звільненні, також треба одержати довідку (лист) з роботи іншого з батьків, що він не користувався відпусткою на дітей.

Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку – загальні правила

Компенсацію за невикористану відпустку рахують аналогічно як відпускні. Правила встановлює Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок № 100).

Загальні правила розрахунку компенсації за невикористану відпустку:

• спочатку розраховують невикористані дні відпустки. Щорічну відпустку надають за робочий рік, а відпустку на дітей – за календарний;
• розрахунковий період дорівнює останнім 12 місяців, що передують місяцю компенсації;
• із розрахункового періоду віднімають святкові і неробочі дні (під час воєнного стану, починаючи з 24 березня 2022 року таких днів немає; ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
• середньоденну зарплату розраховують за тим же алгоритмом, що й для відпускних, зокрема використовуються ті ж самі виплати розрахункового періоду.

Розрахунок компенсації відпустки і розрахунок відпускних загалом нічим не відрізняються! Аналогічні правила діють як для щорічних відпусток, так і для відпусток на дітей.

Розрахувати суму компенсації за невикористану відпустку допоможе формула:

Це загальні правила обчислення середньої зарплати для компенсації. За ними обчислюйте компенсацію за дні невикористаної відпустки, що працівник набув із 01.01.2024.

Окремо компенсуйте дні невикористаної відпустки, що працівник набув до 31.12.2023. Це стосується не лише невикористаних відпусток за відпрацьований 2023 рік, а також невикористана відпустка за попередні роки (за 2022-й, 2021-й і т. д.), якщо працівник не скористався нею повністю.

Компенсацію за невикористані відпустки, набуті за періоди до 31.12.2023, обчислюйте з виплат, нарахованих за місяці 2023 року (постанова КМУ від 08.09.2023 № 957; абз. 2 п. 2 Порядку № 100).

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇

ОТРИМАТИ ПІДКАЗКИ

Компенсація за невикористану відпустку: як розрахувати з 12 вересня 2023 року по 31 грудня 2023 року

Дні невикористаної відпустки, яку працівник набув до 31.12.2023, компенсуйте під час звільнення за особливими правилами. Середню зарплату обчислюйте з виплат за 2023 рік. Це правило запрацювало з 12 вересня 2023 року. За ним рахували компенсацію за невикористану відпустку із 12 по 31 грудня 2023 року. Але воно діє і зараз і застосовується для компенсації невикористаної відпустки, яку працівники заробили до 31.12.2023 року. Для розрахунку середньої підсумуйте виплати, що беруть участь у розрахунку, із 01.01.2023 по 31.12.2023.

Нюанси розрахунку компенсації за невикористані відпустки у 2025 році

У 2025 році діє звичайний порядок розрахунку компенсацій днів відпустки, але згадане спецправило з абз. 2 п. 2 Порядку № 100 продовжує застосовуватися щодо компенсації тих днів, які «заробили» до 2024 року, тобто у 2023 році та раніше. Тобто потрібно окремо рахувати дні невикористаної відпустки, які працівник заробив до 31.12.2023, і дні, які заробив із 01.01.2024 року. Щоб їх оплатити також потрібно розрахувати дві середні зарплати.

Мінекоміки підготувало Роз’яснення щодо порядку обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023 та після 31.12.2023 (далі – Роз’яснення Мінекономіки 2024). У ньому правила та приклади розрахунку.

Алгоритм розрахунку компенсації невикористаної відпустки у 2025 році:

• визначте окремо кількість днів невикористаної відпустки, які «зароблені» до 2024 року, тобто у 2023 році і раніше, та «зароблені» із 01.01.2024;
• розрахуйте дві середні зарплати: із виплат у 2023 році та за загальними правилами для компенсації відпустки за 2025 рік;
• розрахуйте дві суми компенсації на основі попередніх розрахунків;
• визначте загальну суму компенсації: підсумуйте суму компенсації за невикористані відпустки до 31.12.2023 року і за 2024-2025 роки.

Середні зарплати розраховуйте так:

• середня для компенсації відпустки, яку заробив працівник до 31.12.2023 – на основі виплат за січень-грудень 2023. Тобто розрахунковий період для всіх цих днів визначається не за загальним правилом, а є однаковим для всіх таких днів – відпрацьовані місяці 2023 року (у абз. 2 п. 2 Порядку № 100);
• середня компенсації відпустки, яку заробив працівник у 2024-2025 роках році – за загальним правилом. Наприклад, при звільненні у лютому 2025 року середня за дні, які зароблені у 2024-2025 роках розраховуйте за розрахунковий період лютий2024 – січень 2025. Нічого «обрізати» не потрібно.

Для наочності дані правила зведемо до таблиці-шпаргалки нижче, а також див. приклад 8.

Тож:

• для працівників, яким розраховували компенсацію у січні 2024 – середня одна, так як розрахунковий період (січень-грудень 2023) повністю співпадає з обмеженням абз. 2 п. 2 Порядку № 100;
• якщо у працівника немає неоплачених днів відпустки, які він заробив та не використав у 2023 році та раніше, тоді розраховуйте компенсацію за загальним правилом, тобто визначайте лише одну середню.

Увага: розраховувати дві середні потрібно з лютого 2024 року до тих пір поки не будуть оплачені всі дні відпустки, які працівник заробив у 2023 році та раніше.

Як рахувати середню за виплатами 2023 року, якщо працівника прийняли на роботу у такому році

Якщо працівника прийняли на роботу у 2023 році, то середня для днів до 31.12.2023 обчислюйте лише за повністю відпрацьовані місяці. Так як «…середня заробітна плата за фактично відпрацьований в 2023 році період обчислюється на загальних умовах, а саме з виплат, нарахованих в місяцях розрахункового періоду, з урахуванням положень абзацу третього пункту 3 Порядку» (Роз’яснення Мінекономіки 2023). Загальне ж правило таке, що працівникові, який пропрацював менше року, середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (абз. 3 п. 3 Порядку № 100). Тобто беруть лише повні місяці.

КУРСИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА ОНЛАЙН

«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!

ОБРАТИ ПРОГРАМУ

Приклади розрахунку компенсації днів невикористаної відпустки

Приклад 5. Розрахунок кількості днів не використано відпустки. Працівника прийняли на роботу 01.10.2024 року. Тривалість щорічної основної відпустки — 24 к. дн. З 01.02.2025 року було призупинено дію трудового договору ст. 13 Закону № 2136. Звільняється працівник 17.03.2025.

1. Рахуємо кількість календарних днів у поточному робочому році: у періоді 01.10.2024 — 30.09.2025 — 365 к. дн.
2. Кількість святкових і неробочих днів, що припадають на поточний робочий рік до дня звільнення не враховуємо (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).
3. Кількість календарних днів у звітному періоді: з 01.10.2024 по 17.03.2025 — 168 к. дн.
4. Дні, невідпрацьовані з поважних причин: з 01.02.2025 по 17.03.2025 — 45 к. дн.
5. Розрахуємо кількість днів невикористаної відпустки: 24 к. дн. ÷ 365 к. дн. × (168 к. дн. — 45 к. дн.) = 8,09 ≈ 8 к. дн.

Тож працівникові потрібно виплатити компенсацію за 8 календарних днів невикористаної відпустки.

Приклад 6. Розрахунок суми компенсації відпускних у 2025 році (дві середні). Працівник звільняється у 17 лютого 2025 року та має 15 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:

• дні невикористаної відпустки за 2023 рік – 10 к. днів;
• дні невикористаної відпустки за 2024-2025 роки – 5 к. днів.

Дохід працівника:

• за січень-грудень 2023 року – 175000 грн;
• за лютий 2024-січень 2025 року – 182000 грн;
• лікарняні за листопад 2024 року – 4000 грн.

Розрахуємо середні зарплати для компенсації:

• за січень-грудень 2023 СЗП = 175000 ÷ 365 = 479,45 грн;
• за лютий 2024-січень 2025 СЗП = (182000 + 4000) ÷ 366 = 508,20 грн.

При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у зв’язку з воєнним станом їх у дані періоди не було.

Компенсація невикористаних днів відпустки обчислюється так:

• за січень-грудень 2023 К = 479,45 × 10 = 4794,50 грн;
• за лютий 2024-січень 2025 К(2) = 508,20 × 5 = 2541,00 грн;
• загальна сума компенсації К = 4794,50 + 2541,00 = 7335,50 грн.

Якщо працівник має ще й невикористані дні додаткової соціальної відпустки на дітей, то ці дні компенсуються аналогічно дням щорічної відпустки.

Приклад 7. Розрахунок суми компенсації відпускних (липень 2024, одна середня). Працівник звільняється у лютому 2025 року та має 5 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, які заробив у 2024 році. Щорічну відпустку за 2023 рік працівник використав повністю та інших неоплачених днів відпустки не має.

Дохід працівника:

• за лютий 2024 – січень 2025 року – 182000 грн;
• лікарняні за листопад 2024 року – 4000 грн.

У описаній ситуації потрібно розрахувати одну середню, так як працівник не має неоплачених днів відпустки, щодо яких треба застосовувати правило абз. 2 п. 2 Порядку № 100 («днів до 31.12.2023»). Є лише «дні 2024», які оплачуються за загальними правилами.

Тоді розрахунок середньої зарплати за лютий 2024 — січень 2025 має вигляд:

СЗП = (182000 + 4000) ÷ 366 = 186000 ÷ 366 = 508,20 грн

При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у зв’язку з воєнним станом їх не було.

Сума компенсації за невикористану відпустку: К = 508,20 × 5 = 2541,00 грн

Якщо працівник має ще й невикористані дні додаткової соціальної відпустки на дітей, то ці дні компенсують аналогічно дням щорічної відпустки.

Приклад 8. Розрахунок суми компенсації відпускних («декретниця», доходів не було, дві середні). Працівниця звільняється у лютому 2025 року після відпустки по догляду за дитиною до трьох років. Вона має 53 к. дні невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:

• дні невикористаної відпустки за 2022 і 2023 роки (1) – 41 к. днів;
• дні невикористаної відпустки за 2024-2025 роки (2) – 12 к. днів.

Зарплата, лікарняні та інші доходи у 2023 році та лютому 2024-січні 2025 року – відсутні. Оклад працівниці у лютому 2025 року – 6500 грн.

Так як у працівниці доходи у розрахунковому періоді відсутні, то середню для компенсації рахуємо на основі посадового окладу. Однак, якщо посадовий оклад менший мінімальної зарплат, то рахуємо з мінзарплати на час розрахунку. У такому разі нарахування середньої здійснюється шляхом множення посадового окладу (мінімальної зарплати) на кількість місяців розрахункового періоду (абз. 5 п. 4 Порядку № 100).

У даній ситуації посадовий оклад у лютому 2025 6500 грн < 8000 грн, де 8000 грн – мінімальна зарплата у лютому 2025 року. Отже, при розрахунку використовуємо мінімальну зарплату 8000 грн.

Розрахуємо середню зарплату для компенсації невикористаної відпустки:

• за січень-грудень 2023 СЗП = 8000 × 12 ÷ 365 = 263,01 грн;
• за лютий 2024 - січень 2025 СЗП = 8000 × 12 ÷ 366 = 262,30 грн.

Таким чином, хоча й кількість місяців у розрахунку однакова, але тривалість періодів у днях різна, тому виходять різні середні. При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у зв’язку з воєнним станом їх у дані періоди не було.

Сума компенсації невикористаної відпустки:

• за січень-грудень 2023 К = 263,01 × 41 = 10783,41грн;
• за лютий 2024-січень 2025 К = 262,30 × 12 = 3147,60 грн;
• загальна сума компенсації = 10783,41 + 3147,60 = 13931,01 грн.

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Приклад 9. Розрахунок суми компенсації відпускних 2025 (дві середні, працівник почав працювати у 2023 році). Працівника прийняли на роботу 15 травня 2023 року. Він звільняється у другій половині липня 2025 року та має 20 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:

• дні невикористаної відпустки за 2023 рік – 15 к. днів;
• дні невикористаної відпустки за 2024-2025 роки – 5 к. днів.

Дохід працівника:

• за червень - грудень 2023 року (214 днів) – 105000 грн;
• з липня 2024 року по червень 2025 року (366 днів) – 177000 грн;
• лікарняні за листопад 2024 року – 4000 грн.

Розрахуємо середні зарплати для компенсації:

• за 2023 рік СЗП = 105000÷ 214 = 490,65 грн;
• за 2024-2025 рік СЗП = (177000 + 4000) ÷ 366 = 181000 ÷ 366 = 494,55 грн.

При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у зв’язку з воєнним станом їх у дані періоди не було.

Компенсація невикористаних днів відпустки:

• за 2023 К = 490,65 × 15 = 7359,75 грн;
• за 2024-2025 К = 494,55 × 5 = 2472,75 грн;
• загальна сума компенсації К = 7359,75 + 2472,75 = 9 832,50 грн.

Якщо працівник має ще й невикористані дні додаткової соціальної відпустки на дітей, то ці дні компенсуйте аналогічно дням щорічної відпустки.

Приклад 10. Розрахунок суми компенсації відпускних за наявності премії. Візьмемо за основу умови з Прикладу 7. У січні 2025 року йому виплатили премію за результатами роботи за 2024 рік у сумі 10000 грн. Кількість робочих днів за 2024 рік становить 250 днів, працівник відпрацював повну норму тривалості робочого часу.

Проведемо перерахунок премії. Для цього суму премії за 2024 рік необхідно поділити на кількість відпрацьованих робочих днів у 2024 року:

10000 грн ÷ 250 = 40,00 грн

Помножимо середньоденну премію на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, що відноситься до розрахункового періоду. Це буде січень 2025 року, адже премія перераховується «вперед» на 12 місяців з січня 2025 по грудень 2025. Однак до розрахункового періоду потрапляє лише січень.

Кількість відпрацьованих днів працівником у січні 2025 – 23 днів. Тоді маємо перераховану суму премії: 40,00 грн × 23 = 920,00 грн

Тоді середня зарплата за розрахунковий період (лютий 2024-січень 2025) дорівнює:

СЗП = (182000 + 4000 + 920,00) ÷ 366 = 191200,00 ÷ 366 = 510,71 грн

При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у зв’язку з воєнним станом їх у дані періоди не було.

Компенсація невикористаних днів відпустки за 2024-2025 роки дорівнює: К = 510,71 × 5 = 2553,55 грн.

Як оформити компенсацію за невикористану відпустку

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку слід оформити бухгалтерською довідкою.

Форма цього документа довільна, але дотримуйтесь обов’язкових реквізитами первинних документів за частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999 № 996-XIV.

Такий розрахунок посвідчує підписом бухгалтер-виконавець.

Оплата праці фрилансерів

• як оплачувати роботу за різними договорами
• коли фрилансери мають право на лікарняний
• куди сплачувати податки з доходів надомників

Як оподаткувати компенсацію за невикористану відпустку

Оподаткування компенсації невикористаної відпустки нічим не відрізняється від звичайних відпускних.

ПДФО і ВЗ. Із компенсації відпустки ПДФО і військовий збір (ВЗ) утримуйте на загальних підставах, як із зарплати (п. 164.2 Податкового кодексу України). Податкову соціальну пільгу враховуйте, як і при нарахуванні звичайних відпускних. У Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку компенсація відпускних при звільненні показуйте під кодом «101». ВЗ теж відображайте у Додатку 4ДФ.

ЄСВ. Нараховуйте, як і на решту зарплати, адже компенсація відпускних – це частина заробітної плати.

Якщо компенсацію виплачуєте після звільнення, то ЄСВ не нараховуйте. Адже після звільнення працівника підприємство не несе обов’язку страхувальника, а відповідно — і платника страхових внесків (листи ДФС від 04.07.2017 № 956/6/99-99-13-02-01-15/ІПК, від 15.02.2019 № 557/ІПК/28-10-27-01-11). Тож і у звітності з ЄСВ компенсацію не відображайте.

Як відобразити компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку

Компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку відображайте тими ж проводками, що і відпускні. Тобто, якщо підприємство використовує резерв відпускних, то нарахування компенсації проводьте за рахунок резерву (субрахунок 471 «Забезпечення оплати відпусток»).

На основі даних прикладу 6 відтворимо бухгалтерські проведення, які наведено у таблиці нижче.