Невикористану відпустку можна замінити грошима. Але за певних умов. З’ясуємо, коли виплачувати компенсацію, як її розрахувати за різних ситуацій. Розглянемо порядок оподаткування та обліку компенсації невикористаної відпустки
Виплата компенсації за невикористану відпустку: загальний порядок
Порядок оплати надання відпусток визначають Закон «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі —Закон про відпустки) та Кодекс законів про працю (далі — КЗпП). Повністю компенсувати дні невикористаної відпустки без звільнення працівника не можна (ст. 2 Закону про відпустки). Це можливо лише частково, якщо працівник (ст. 24 Закону про відпустки):
виявив бажання самостійно отримати компенсацію (без ініціативи роботодавця). Він має написати заяву на компенсацію за невикористану відпустку;
старший за 18 років. Якщо йому 18 років чи він молодший, то має повністю використовувати свою щорічну відпустку, а не заміняти її компенсацією (абз. 5 ст. 24 Закону про відпустки);
використав, тобто «відгуляв», мінімальну тривалість щорічної та додаткової відпустки — 24 календарні дні;
Компенсувати невикористану відпустку без звільнення грошима можна лише щорічну відпустку (основну і додаткову). За соціальну додаткову відпустку на дітей, якщо працівниця продовжує працювати, компенсацію не передбачено.
Компенсація за невикористану відпустку — право як основних працівників, так і сумісників.
Увага: компенсація днів невикористаної відпустки, компенсація відпускних, компенсація за невикористані відпустки — це одне й те ж саме.
Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки – 24 календарні дні за поточний робочий рік, зберігається. Однак «триваліші» відпустки роботодавець може обмежити 24 днями (абз. 1 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
Працівники можуть ділити відпустку на частини за умови, що є основна безперервна частина, яка триває не менше 14 к. днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП);
Якщо тривалість щорічної основної відпустки становить більше 24-х календарних днів, то роботодавець може перенести надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки на період після воєнного стану. Також за рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження зарплати (абз. 2 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136). Винятки – відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини, які переноситися не можуть за своєю природою (абз. 3 ст. 12 Закону № 2136);
роботодавець може відмовити у наданні невикористаних днів щорічної відпустки. При цьому роботодавець може надати невикористану частину щорічної відпустки і після кінця робочого року, навіть пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка, так як призупинена дія ч. 7 ст. 79 КЗпП (див. абз. 5 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
Однак у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому все одно потрібно виплатити грошову компенсацію:
«У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація»
ст. 12 Закону № 2136
Тож роботодавець під час воєнного стану:
може відмовити «відгуляти» невикористані дні щорічної відпустки понад 24 календарних дні. Однак має оплатити такі дні, якщо працівник вирішив звільнитися;
має виплатити компенсацію відпускних за дні невикористаної відпустки понад 24 календарних дні за заявою працівника (без звільнення) – право на компенсацію визначається за загальними правилами, що діяли й до воєнного стану.
Щодо всіх описаних вище «воєнних» особливостей відпусток – роботодавець має право не дотримуватися ст. 12 Закону № 2136 та діяти за умовами мирного часу. Адже умови праці мають бути не гіршими, ніж встановлені законодавством.
Увага:під час воєнного стану компенсацію відпусток ніхто не відміняв.
Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам
Якщо ж працівник звільняється, то перед звільненням він може скористатись невикористаною відпусткою. Якщо він звільняється не відгулявши відпустки, то компенсацію йому маєте виплатити незалежно від того, чи згадував він про неї у заяві. Тобто якщо він не просив відпустку при звільненні – нараховуємо компенсацію «автоматично». Справа в тому, що остаточний розрахунок з працівником, до якого входить і компенсація невикористаних днів відпустки, якщо такі є, — це обов’язок роботодавця. Більш детально читайте у матеріаліПорядок нарахування розрахункових при звільненні.
Розрахунок днів невикористаної відпустки: як провести
Дні невикористаної щорічної (основної і додаткової) відпустки визначають пропорційно відпрацьованим дням. Оскільки кожен відпрацьований день заробляє відпустку. Нагадаємо, що таке робочий рік. Він починається з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки) і після цього дата відліку робочого року не змінюється. Наприклад, якщо працівника прийняли на роботу 15.09.2022, то робочим роком для нього буде 15.09.2022—14.09.2023, 15.09.2023—14.09.2024 і т.д.
Компенсація за невикористану відпустку: приклади визначення
Приклад 1. Невикористана щорічна відпустка. Працівник має невикористану щорічну відпустку тривалістю 31 день. Він повинен «відгуляти» 24 дні взяти відпустку. Компенсувати грошима можна лише 7 днів, після того, як працівник використає 24 дні відпустки.
Наголошуємо, що 24 дні — мінімальна кількість календарних днів відпустки, гарантована законодавством. Вона нараховується за кожен робочий рік. Якщо працівник назбирав багато днів відпустки за кілька років, то за кожен такий рік він повинен використовувати 24 дні.
Бухгалтер має попередньо переконатися в тому, що працівник при компенсації відпустки дійсно має «понад ліміт», тобто відпустку понад 24 календарних дні за робочий рік.
Увага: робочий рік рахується від першого дня початку роботи на підприємстві. Це не календарний рік, який починається 01 січня. У кожного працівника свій «робочий рік».
Приклад 2. Невикористана щорічна відпустка мінімальної тривалості. Працівник за 2 робочих роки накопичив 48 календарних днів відпустки і хоче, щоб за частину цих днів виплатили компенсацію.
У даному випадку працівник не має права на компенсацію. Тому що за кожен робочий рік він заробив по 24 дні, тобто 2 × 24 = 48. Тож у працівника немає «понад ліміту».
Але одразу за прикладом 2 зробимо застереження: не надавати щорічну відпустку повної тривалості впродовж 2-х років підряд заборонено (ст. 80 КЗпП). Виняток – ситуація воєнного стану, коли роботодавець може відмовляти (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
Відповідальність за порушення порядку компенсації невикористаних днів відпустки
Навіть якщо працівник наполягає на повній заміні його відпустки на грошову компенсацію, йому слід відмовити. Працівник не має на це права, крім одного варіанта — отримати компенсацію при звільненні. Якщо ж погодитесь на прохання, то ризикуєте отримати штрафи за неправомірну грошову компенсацію відпустки:
фінансовий — за порушення «інших вимог трудового законодавства» (ст. 265 КЗпП) в розмірі однієї мінімальної зарплати на момент виявлення порушення в цілому за всіма працівниками (7100 грн у січні-березні 2024 року; 8000 грн – у квітні-грудні 2024) ;
адміністративний — за «порушення вимог законодавства про працю». Розмір - від 510 до 1700 грн перший раз і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року (абз. 2 ст. 41 КпАП).
Як виплачується компенсація за невикористану відпустку за умови звільнення
Виплатити грошову компенсацію за невикористану відпустку при звільненні — це обов'язок роботодавця (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки, ч. 1 ст. 83 КЗпП, ч. 1 ст. 116 КЗпП). У випадку звільнення компенсують повністю всі невикористані дні відпустки, незалежно від ліміту «24 дня». Бухгалтер розраховує суму компенсації за такі види відпустки (ст. 19 і ст. 24 Закону про відпустки, ст. 84 КЗпП):
При звільненні невикористана відпустка за всі роки оплачується в повному обсязі.
Працівник, який звільняється, має право піти у відпустку перед звільненням, а потім бути звільненим в останній день відпустки (ст. 3 Закону про відпустки). У такому випадку відпускні оплачують перед виходом у відпустку у звичайний спосіб. Отримання такої відпустки не має обмежень за її тривалістю. Якщо у працівника накопичилися дні відпустки за кілька минулих років, то він може «відгуляти» їх повністю і отримати відпускні, а потім звільнитися. Відмовляти йому в такому не можна, але й наполягати піти у відпустку перед звільненням також. Працівник вирішує сам. Винятки із ситуації:
звільнення за порушення трудової дисципліни. Тоді працівник не має права на відпустку перед звільненням і для нього залишається єдиний варіант — грошова компенсація невикористаних днів відпустки;
звільнення під час воєнного стану. Роботодавець може відмовити працівнику у «понадлімітних» днях відпустки (понад 24 календарні дні). Так він зможе швидше взяти на звільнене місце нового працівника.
У грошовому відношенні обидва варіанти — відпустка перед звільненням чи компенсація відпустки – рівнозначні. Тобто суму працівник отримає однакову – або перед відпусткою або при звільненні.
Увага: працівник самостійно вирішує: відгуляти відпустку перед звільненням чи отримати грошову компенсацію під час остаточного розрахунку.
Чи можлива компенсація за невикористану відпустку на дітей
Нагадуємо, що соціальну додаткову відпусткуна дітейнадають, зокрема, одному з батьків, які мають дві та більше дитини віком до 15 років або дитину з інвалідністю (ст. 19 Закону про відпустки). Також право на дану відпустку має одинока матір незалежно від кількості дітей до досягнення ними повноліття.
Правом на відпустку на дітей може скористатися замість матері:
батько дітей.
батько, який виховує дитину без матері — незалежно від кількості дітей.
Особливість цієї відпустки:
якщо працівниця звільняється — їй нараховують компенсацію;
якщо продовжує працювати — права на компенсацію немає.
Чому так? Справа у дещо відмінних формулюваннях Закону про відпустки, які встановлюють такі правила компенсації відпусток:
при звільненні — компенсацію виплачують за щорічні відпустки і відпустку на дітей (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки);
без звільнення — компенсація можлива тільки за щорічні відпустки (абз. 4 ст. 24 Закону про відпустки).
Додаткова відпустка на дітей — це соціальна, а не щорічна відпустка. Тож на неї не поширюється порядок компенсації відпусток без звільнення. Такої ж думки фахівці Мінсоцполітики у листі від 19.01.2017 № 132/0/101-17/284 (далі — Лист № 132).
Правила надання додаткової соціальної відпустки на дітей:
право на дану відпустку виникає не за робочий рік, а за календарний;
якщо право на дану відпустку виникло за однією підставою, то тривалість такої відпустки 10 днів. Якщо за декількома — максимум 17;
десятиденну відпустку на дітей ділити не можна, а 17-денна ділиться, але лише «10+7» (лист Мінсоцполітики від 12.05.2015 № 256/13/116-150);
терміну давності відпусток на дітей немає, і працівниця при звільненні отримає компенсацію за всі невикористані дні такої відпустки;
перед тим, як виплачувати грошову компенсацію за відпустку на дітей, переконайтеся, що інший з батьків не скористався правом на відпустку та не отримав компенсацію за відповідний період. Не існує конкретного переліку документів, які мають надати батьки. Тож Мінекономіки у листі від 09.12.2021 № 4712-06/57931-07 каже, що роботодавцю можна надати будь-який документ, у якому з достатньою достовірністю підтверджується, що іншому з батьків дітей така соціальна відпустка не надавалася, компенсація за неї не виплачувалася. Тобто з місця роботи батька (матері) підійдуть довідка, лист тощо.
Увага: при компенсації відпустки на дітей вимагайте від працівниці довідку (лист) довільної форми, що батько не скористався своїм правом на відпустку на дітей і не отримував компенсації.
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
Розрахунок кількості днів компенсації відпустки на дітей: приклади
Приклад 3. Невикористана додаткова соціальна відпустка на дітей. Працівниця почала працювати на підприємстві 15.07.2021. Вона має двох дітей віком до 15 років. За 2021 рік відпустку на дітей їй не надавали, так як вона скористалася нею на минулому місці роботи (лист Мінсоцполітики від 31.07.2014 № 292/13/133-14). У 2022-2024 роках вона на «дитячу» відпустку заяву не писала. 09.10.2024 вона звільняється.
Працівниці при звільненні слід компенсувати 30 днів відпустки на дітей (10+10+10), тобто за 2022, 2023, 2024 роки відповідно. Причому за 2024 рік будуть усі 10 днів, незважаючи не те, що рік працівниця відпрацювала не повністю. Однак на новому місці роботи у такої працівниці у 2024 році права на соціальну відпустку «на дітей» уже не буде. Щодо 2021 року, то будемо вважати, що вона отримувала відпустку на дітей за попереднім місцем роботи, якщо не може підвередити зворотного.
Увага:додаткову соціальну відпустку на дітей рахуєте за календарний рік, а не робочий.
Приклад 4. Коли накопилася і щорічна, і відпустка на дітей. Працівниця має 24 невикористані дні щорічної основної відпустки і 10 днів відпустки на дітей. Вона хоче:
піти в основну відпустку на 14 днів;
використати 10 днів відпустки на дітей;
решту 10 днів основної відпустки замінити компенсацією.
Чи можна у такому разі отримати компенсацію за невикористану відпустку?
На перший погляд, у прикладі 4 правило «24 дні» виконується:
основна відпустка (14 днів) + відпустка на дітей (10 днів) = 24 дня
Однак робити так не можна (лист Мінсоцполітики № 132). Працівниця, якщо продовжує працювати, у описаній ситуації взагалі не має права на компенсацію відпустки. Навіть, якщо вона піде в основну на 24 дні, то у неї залишаться 10 днів відпустки на дітей, які не можна замінити на грошову компенсацію. Проте при звільненні, якщо працівниця не відгуляє відпустки, грошову компенсацію виплатіть за всі 34 дні.
Чи компенсуються інші відпустки
Ні, усі інші відпустки, які не належать до щорічної чи відпустки на дітей, компенсувати не можна. Це:
Компенсацію невикористаної відпустки за ними не нараховуйте, так як право на них не накопичується. Щодо «чорнобильської», то вона взагалі не належить ні до щорічних, ні до додаткових. Це своєрідна трудова пільга (ст. 20 і ст. 21 Закону від 28.02.1991 № 796-XII). Ця відпустка не повʼязана з виконанням роботи працівником і не підлягає компенсації.
Компенсація за невикористані відпустки: які ще є правила
Окрім загальних правил компенсації невикористаної відпустки, врахуйте:
роботодавець не може перевести компенсацію відпускних на нове місце роботи працівника. Можливий лише остаточний і повний розрахунок з працівником за тим місцем роботи, де він звільняється;
працівник при звільненні не може відмовитися від компенсації, аби потім отримати одразу відпустку на новому місці роботи. Даний нюанс витікає з попереднього. Однак працівник, як зазначалося, має право перед звільненням піти у відпустку (дане право може бути обмежене роботодавцем під час воєнного стану);
про суму компенсації невикористаної відпустки треба обов’язково повідомити працівника, як і про інші виплати, що нараховуєте йому при звільненні (ч. 1 ст. 47 КЗпП). Це значить, що цифру компенсації маєте вивести окремо, а не лише вказати у розрахунковому листі загальну суму нарахованих виплат;
у разі смерті працівника компенсацію невикористаної відпустки разом з іншими виплатами можуть отримати члени сім’ї (ч. 6 ст. 83 КЗпП, ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки). І лише за відсутності членів сім’ї ці суми входять до складу спадщини. Хто такі члени сім’ї «розказує» стаття 3 Сімейного кодексу України.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Які строки виплати компенсації за невикористану відпустку
Терміни нарахування компенсації за невикористану відпустку залежить від того, коли її виплачуєте:
без звільнення – виплати можете в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки. Наприклад одноразово з виплатою відпускних або одразу після використання відпустки (лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 № 731/13/116-16).
при звільненні – в день звільнення. Якщо працівник у цей день не працював, то виплатити компенсацію маєте не пізніше наступного дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).
Як документи треба для виплати компенсації невикористаних дні відпустки
Компенсація за невикористану відпустку виплачується:
без звільнення – на підставі заяви працівника та наказу про компенсацію невикористаних дні відпустки;
при звільненні – заява не потрібна, так як це обов’язок роботодавця. Підставою для нарахування є сам наказ про звільнення. Нагадуємо, що при компенсації невикористаних днів відпустки на дітей, що можливо при звільненні, також треба одержати довідку (лист) з роботи іншого з батьків, що він не користувався відпусткою на дітей.
Як розрахувати суму компенсації за невикористану щорічну відпустку – загальні правила
Компенсацію за невикористану відпустку рахують аналогічно як відпускні. Правила встановлює Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок № 100).
Загальні правила розрахунку компенсації за невикористану відпустку:
спочатку розраховують невикористані дні відпустки. Щорічну відпустку надають за робочий рік, а відпустку на дітей – за календарний;
розрахунковий період дорівнює останнім 12 місяців, що передують місяцю компенсації;
із розрахункового періоду віднімають святкові і неробочі дні (під час воєнного стану, починаючи з 24 березня 2022 року таких днів немає; ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
середньоденну зарплату розраховують за тим же алгоритмом, що й для відпускних, зокрема використовуються ті ж самі виплати розрахункового періоду.
Розрахунок компенсації відпустки і розрахунок відпускних загалом нічим не відрізняються! Аналогічні правила діють як для щорічних відпусток, так і для відпусток на дітей.
Розрахувати суму компенсації за невикористану відпустку допоможе формула:
сума компенсації за невикористану відпустку
=
середньоденна зарплата
×
невикористані дні відпустки, замінні компенсацією
Це загальні правила обчислення середньої зарплати для компенсації. За ними обчислюйте компенсацію за дні невикористаної відпустки, що працівник набув із 01.01.2024.
Окремо компенсуйте дні невикористаної відпустки, що працівник набув до 31.12.2023. Це стосується не лише невикористаних відпусток за відпрацьований 2023 рік, а й за 2022-й, 2021-й і т. д., якщо працівник не скористався повністю заробленою відпусткою за ці роки.
Компенсацію за невикористані відпустки, набуті за періоди до 31.12.2023, обчислюйте з виплат, нарахованих за місяці 2023 року (постанова КМУ від 08.09.2023 № 957; абз. 2 п. 2 Порядку № 100).
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Компенсація за невикористані відпустки з 12 вересня 2023 року по 31 грудня 2023 року
Дні невикористаної відпустки, яку працівник набув до 31.12.2023, компенсуйте під час звільнення за особливими правилами. Середню зарплату обчислюйте з виплат за 2023 рік. Це правило запрацювало з 12 вересня 2023 року. За ним рахували компенсацію за невикористану відпустку із 12по 31 грудня 2023 року. Але воно діє і зараз і застосовується для компенсації невикористаної відпустки, яку працівники заробили до 31.12.2023 року. Для розрахунку середньої підсумуйте виплати, що беруть участь у розрахунку, із 01.01.2023 по 31.12.2023.
Нюанси розрахунку компенсації за невикористані відпустки у 2024 році
З 01 січня 2024 року застосовується звичайний порядок розрахунку компенсацій днів відпустки, але згадане спецправило з абз. 2 п. 2 Порядку № 100 продовжує застосовуватися щодо компенсації тих днів, які «заробили» до 2024 року, тобто у 2023 році та раніше. Тобто потрібно окремо рахувати дні невикористаної відпустки, які працівник заробив до 31.12.2023, і дні, які заробив із 01.01.2024 року. Щоб їх оплатити також потрібно розрахувати дві середні зарплати.
Алгоритм розрахунку компенсації невикористаної відпустки у 2024 році :
визначте окремо кількістьднів невикористаної відпустки, які «зароблені» до 2024 року, тобто у 2023 році і раніше, та «зароблені» у 2024 році;
розрахуйте дві середні зарплати: із виплат у 2023 році та за загальними правилами для компенсації відпустки за 2024 рік;
розрахуйте дві суми компенсації на основі попередніх розрахунків; визначається загальна сума компенсації: підсумуйте суму компенсації за невикористані відпустки до 31.12.2023 року і за 2024 рік.
Середні зарплати розраховуйте так:
середня для компенсації відпустки, яку заробив працівник до 31.12.2023 - – на основі виплат за січень-грудень 2023. Тобто розрахунковий період для всіх цих днів визначається не за загальним правилом, а є однаковим для всіх таких днів – відпрацьовані місяці 2023 року (у абз. 2 п. 2 Порядку № 100);
середня компенсації відпустки, яку заробив працівник у 2024 році– за загальним правилом. Наприклад, при звільненні у червні 2024 року середня за дні, які зароблені у 2024 році розраховуйте за розрахунковий період червень 2023 – травень 2024. Нічого «обрізати» не потрібно.
Для наочності дані правила зведемо до таблиці-шпаргалки нижче, а також див. приклад 8.
КОМПЕНСАЦІЯ ДНІВ ВІДПУСТКИ (К) і РОЗРАХУНОК СЕРЕДНЬОЇ ЗАРПЛАТИ (СЗП)
Дні, які «зароблені» до 2024 року
Дні, які «зароблені» у 2024 році
СЗП(1) = виплати за січень-грудень 2023 ÷ 365
К(1) = СЗП(1) × дні невикористаної відпустки (1)
СЗП(2) – виплати за розрахунковий період, який визначається за звичайними правилами ÷ тривалість розрахункового періоду у днях (365 або 366)*
К(2) = СЗП(2) × дні невикористаної відпустки (2)
Компенсація днів відпустки (К) = К (1) + К(2)
* при обчисленні компенсації у лютому 2024 – 365 к. днів, а у березні-грудні 2024 – 366 к. днів
Тож:
для працівників, яким розраховували компенсацію у січні 2024 – середня одна, так як розрахунковий період (січень-грудень 2023) повністю співпадає з обмеженням абз. 2 п. 2 Порядку № 100;
якщо у працівника немає неоплачених днів відпустки, які він заробив та не використав у 2023 році та раніше.. Тоді розраховуйте компенсацію за загальним правилом, тобто визначайте лише одну середню.
Увага: розраховувати дві середні потрібно з лютого 2024 року до тих пір поки не будуть оплачені всі дні відпустки, які працівник заробив у 2023 році та раніше.
Як рахувати середню за виплатами 2023 року, якщо працівника прийняли на роботу у такому році
Якщо працівника прийняли на роботу у 2023 році, то середня для днів до 31.12.2023 обчислюйте лише за повністю відпрацьовані місяці. Так як «…середня заробітна плата за фактично відпрацьований в 2023 році період обчислюється на загальних умовах, а саме з виплат, нарахованих в місяцях розрахункового періоду, з урахуванням положень абзацу третього пункту 3 Порядку» (Роз’яснення Мінекономіки 2023). Загальне ж правило таке, що працівникові, який пропрацював менше року, середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (абз. 3 п. 3 Порядку № 100). Тобто беруть лише повні місяці.
Приклади розрахунку компенсації днів невикористаної відпустки
Приклад 5. Розрахунок кількості днів не використано відпустки. Працівник звільняється 10.10.2024 (останній робочий день). День прийняття на роботу – 05.01.2023. Працівник має право на 24 календарних дні основної відпустки і 7 календарних днів щорічної додаткової відпустки за шкідливі умови. За період роботи у відпустку працівник не ходив.
Тож за робочий рік 05.01.2023 – 04.01.2024 він заробив 31 день (24 + 7) відпустки, якими не користувався.
Також в поточному робочому році працівник відпрацював 273 календарних дні (05.01.2024 – 10.10.2024). Святкових і неробочих днів у періоді немає через військовий стан. У минулому робочому році (05.01.2023-04.01.2024) всього 365 календарних днів і святкових і неробочих днів теж не було.
24 × (273 – 0) / (366 – 0) = 17,9 ≈ 18 к. днів щорічної основної відпустки;
7 × (273– 0) / (366 – 0) = 5,22 ≈ 5 к. днів щорічної додаткової відпустки.
Виходить, що працівнику слід оплатити всього:
1-й рік + 2-й (поточний) рік = (24+ 7) + (18+5) = 54 календарних дні невикористаної відпустки.
Приклад 6. Розрахунок суми компенсації відпускних (січень 2024, одна середня). Працівника звільнили у січні 2024 року. Він мав 11 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:
дні невикористаної відпустки за 2023 рік – 10 к. днів;
дні невикористаної відпустки за січень 2024 – 1 к. день.
У 2023 році працівник отримав:
зарплату за січень-грудень 2023 року – 175000 грн;
лікарняні за листопад 2023 року – 4000 грн.
Розрахунковий період (січень-грудень 2023) збігається повністю з місяцями 2023 року, тому середня рахуємо за загальними правилами..
Тоді розрахунок середньої зарплати за січень-грудень 2023 має вигляд:
При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у зв’язку з воєнним станом їх у даному періоді не було.
Сума компенсації невикористаної відпустки дорівнює:
К = 490,41× 11= 5394,51 грн
Якби працівник мав ще й невикористані дні додаткової соціальної відпустки на дітей, то її потрібно було дні компенсувати аналогічно дням щорічної відпустки.
Приклад 7. Розрахунок суми компенсації відпускних у 2024 році (дві середні). Працівник звільняється у 15 липня 2024 року та має 15 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:
дні невикористаної відпустки за 2023 рік – 10 к. днів;
дні невикористаної відпустки за січень-липень 2024 – 5 к. днів.
загальна сума компенсації К = 4904,10 + 2541,00 = 7445,10 грн.
Якщо працівник має ще й невикористані дні додаткової соціальної відпустки на дітей, то ці дні компенсуються аналогічно дням щорічної відпустки.
Приклад 8. Розрахунок суми компенсації відпускних (липень 2024, одна середня). Працівник звільняється у липні 2024 року та має 5 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, які заробив у 2024 році. Щорічну відпустку за 2023 рік працівник використав повністю та інших неоплачених днів відпустки не має.
Дохід працівника:
за липень 2023 - червень 2024 року – 182000 грн;
лікарняні за листопад 2023 року – 4000 грн.
У описаній ситуації потрібно розрахувати одну середню, так як працівник не має неоплачених днів відпустки, щодо яких треба застосовувати правило абз. 2 п. 2 Порядку № 100 («днів до 31.12.2023»). Є лише «дні 2024», які оплачуються за загальними правилами.
Тоді розрахунок середньої зарплати за липень 2023 - червень 2024 має вигляд:
Приклад 9. Розрахунок суми компенсації відпускних (липень 2024, «декретниця», доходів не було, дві середні). Працівниця звільняється у липні 2024 року після відпустки по догляду за дитиною до трьох років. Вона має 53 к. дні невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:
дні невикористаної відпустки за 2022 і 2023 роки (1) – 41 к. днів;
дні невикористаної відпустки за січень-липень 2024 (2) – 12 к. днів.
Зарплата, лікарняні та інші доходи у 2023 році та січні-липні 2024 року – відсутні. Оклад працівниці у липні2024 року – 6500 грн.
Так як у працівниці доходи у розрахунковому періоді відсутні, то середню для компенсації рахуємо на основі посадового окладу. Однак, якщо посадовий оклад менший мінімальної зарплат, то рахуємо з мінзарплати на час розрахунку. У такому разі нарахування середньої здійснюється шляхом множення посадового окладу (мінімальної зарплати) на кількість місяців розрахункового періоду (абз. 5 п. 4 Порядку № 100).
У даній ситуації посадовий оклад у липні 2024 6500 грн < 8000 грн, де 8000 грн – мінімальна зарплата у липні 2024 року. Отже, при розрахунку використовуємо мінімальну зарплату 8000 грн.
Розрахуємо середню зарплату для компенсації невикористаної відпустки:
Таким чином, хоча й кількість місяців у розрахунку однакова, але тривалість періодів у днях різна, тому виходять різні середні. При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у зв’язку з воєнним станом їх у дані періоди не було.
Сума компенсації невикористаної відпустки:
за січень-грудень 2023 К= 263,01 × 41 = 10783,41грн;
за січень-березень 2024 К = 262,30 × 12= 3147,60 грн;
загальна сума компенсації = 10783,41 + 3147,60 = 13931,01 грн.
Приклад 10. Розрахунок суми компенсації відпускних 2024 (дві середні, працівник почав працювати у 2023 році). Працівника прийняли на роботу 15 травня 2023 року. Він звільняється у другій половині липня 2024 року та має 20 к. днів невикористаної щорічної основної відпустки, у т.ч.:
дні невикористаної відпустки за 2023 рік – 15 к. днів;
дні невикористаної відпустки за січень-березень 2024 – 5 к. днів.
Дохід працівника:
за червень - грудень 2023 року (214 днів) – 105000 грн;
з липня 2023 року по червень 2024 року (366 днів)– 177000 грн;
лікарняні за листопад 2023 року – 4000 грн.
Розрахуємо середні зарплати для компенсації:
за 2023 рік СЗП = (105000+ 4000) ÷ 214 = 109000 ÷ 214 = 509,35 грн;
за 2024 рік СЗП = (177000 + 4000) ÷ 366 = 181000 ÷ 366 = 494,55 грн.
При розрахунку святкові та неробочі дні не виключаються, так як у зв’язку з воєнним станом їх у дані періоди не було.
Компенсація невикористаних днів відпустки:
за 2023 К = 509,35 × 15 = 7640,25 грн;
за 2024 К = 494,55 × 5 = 2472,75 грн;
загальна сума компенсації К = 7640,25 + 2472,75 = 10113,00 грн.
Якщо працівник має ще й невикористані дні додаткової соціальної відпустки на дітей, то ці дні компенсуйте аналогічно дням щорічної відпустки.
Приклад 11. Розрахунок суми компенсації відпускних за наявності премії. Візьмемо за основу умови з Прикладу 8. У січні 2024 року йому виплатили премію за результатами роботи за 2023 рік у сумі 10000 грн. Кількість робочих днів за 2023 рік становить 250 днів, працівник відпрацював повну норму тривалості робочого часу.
Проведемо перерахунок премії. Для цього суму премії за 2023 рік необхідно поділити на кількість відпрацьованих робочих днів у 2023 року:
10000 грн ÷ 250 = 40,00 грн
Помножимо середньоденну премію на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, що відноситься до розрахункового періоду. Це буде січень-червень 2024 року, адже премія перераховується «вперед» на 12 місяців з січня 2024 по грудень 2024.
Кількість відпрацьованих днів працівником:
січень 2024 – 23 днів;
лютий 2024 – 21 день;
березень 2024 – 21 день;
квітень 2024 – 22 дні;
травень 2024 – 23 дні;
червень 2024 – 20 днів;
всього – 130 днів.
Тоді маємо перераховану суму премії: 40,00 грн × 130 = 5200,00 грн
Тоді середня зарплата за розрахунковий період (липень 2023-червень 2024) дорівнює:
Як оподаткувати компенсацію за невикористану відпустку
Оподаткування компенсації невикористаної відпустки нічим не відрізняється від звичайних відпускних.
ПДФО і ВЗ. Із компенсації відпустки ПДФО і військовий збір (ВЗ) утримуйте на загальних підставах, як із зарплати (п. 164.2 Податкового кодексу України). Податкову соціальну пільгу враховуйте, як і при нарахуванні звичайних відпускних. У Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку компенсація відпускних при звільненні показуйте під кодом «101». ВЗ теж відображайте у Додатку 4ДФ.
ЄСВ. Нараховуйте, як і на решту зарплати, адже компенсація відпускних – це частина заробітної плати.
Якщо компенсацію виплачуєте після звільнення, то ЄСВ не нараховуйте. Адже після звільнення працівника підприємство не несе обов’язку страхувальника, а відповідно — і платника страхових внесків (листи ДФС від 04.07.2017 № 956/6/99-99-13-02-01-15/ІПК, від 15.02.2019 № 557/ІПК/28-10-27-01-11). Тож і у звітності з ЄСВ компенсацію не відображайте.
Як відобразити компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку
Компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку відображайте тими ж проводками, що і відпускні. Тобто, якщо підприємство використовує резерв відпускних, то нарахування компенсації проводьте за рахунок резерву (субрахунок 471 «Забезпечення оплати відпусток»).
На основі даних прикладу 7 відтворимо бухгалтерські проведення, які наведено у таблиці нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ КОМПЕНСАЦІЇ ВІДПУСКНИХ
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
нарахували компенсацію невикористаної відпустки
471
661
7445,10
2
утримали ПДФО з компенсації невикористаної відпустки (=7445,10×0,18 )
661
641
1340,12
3
утримали військовий збір з компенсації невикористаної відпустки (=7445,10×0,015)
661
642
111,68
4
нарахували ЄСВ на компенсацію невикористаної відпустки (=7445,10×0,22)
