Держпраці не штрафуватиме за використання старої форми повідомлення про працевлаштування

Нагадуємо, 1 квітня 2025 року Держпраці роз’яснювала, що будь-який працівник не може бути допущений до виконання роботи без укладення офіційного трудового договору. А обов’язок подання до Державної податкової служби повідомлення про прийняття працівника на роботу передбачений у ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП).

КЗпП і постанова КМУ від 17.06.2015 № 413 не встановлюють конкретних строків подання Повідомлення про прийняття на роботу. Але важливо, щоб таке повідомлення роботодавець подав до початку роботи працівника.

У Держпраці звертають увагу, що з 26 лютого 2025 року в Україні діє оновлена форма Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту (далі — Повідомлення). Цього дня набула чинності нова редакція постанови КМУ від 21.02.2025 № 184 (далі — Постанова № 184).

Що змінилось?

Інформацію, що міститься у Повідомленні, що подають до ДПС, доповнили інформацією про громадянство з метою обліку працевлаштованих іноземців та осіб без громадянства (графа 9). Коли заповнюєте цю графу маєте вказати:

• «0», якщо йдеться про іноземця або особу без громадянства;
• «1» — для громадян України.

Повідомлення до ДПС слід подавати засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Головне за тиждень від експертів

• е-Акциз: як працюватиме нова система і до чого готуватися бізнесу
• Документальні перевірки ДПС: що змінилось після 1 серпня
• Строки зберігання первинних документів та дії у разі їх втрати
• РРО при оплаті через NovaPay та EasyPay: що потрібно знати

Але якщо під час воєнного стану роботодавець немає можливості подати Повідомлення навіть на папері та з копією в електронній формі, то фахівці Держпраці радять роботодавцю мати підтвердження намагання подати таке Повідомлення. Тобто роботодавець повинен зафіксувати й підтвердити документально його спроби подати Повідомлення і причини, які цьому завадили. Інформацію про неможливість подати Повідомлення можна викласти в акті або довідці.

Так от Держпраці застерігала, що у випадку подання повідомлення за старою формою можливі питання від Держпраці. Хоча на практиці ДПС може деякий час приймати повідомлення за старою формою, Держпраці в майбутньому може визнати це порушенням. Це пов’язано з тим, що після набрання чинності постановою № 184 стара форма втрачає свою актуальність. На підприємство можуть накласти штраф, як за інші порушення трудового законодавства — 8 000 грн (ст. 265 КЗпП).

Якщо не подати повідомлення взагалі (ані за старою, ані за новою формою), Держпраці може розцінити це як фактичний допуск працівника до роботи без повідомлення. Це тягне за собою адміністративний штраф для посадових осіб підприємства (або підприємця) у розмірі від 510 до 1700 грн. У разі повторного порушення штраф зростає до 1 700—5 100 грн (ч. 1 та 2 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

7 квітня 2025 року Держпраці внесла корегування у своє роз’яснення. Тож робимо висновок, що штраф за подання старої форми Повідомлення не застосовуватимуть.

Водночас станом на 08.04.2025 ДПС підготувала лише проєкти електронних форматів нової форми Повідомлення.

Наразі за даними Реєстру електронних форм податкових документів ДПС додала електронні формати повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту у вигляді проєктів для розробників:

• J3001005 — для юридичних осіб;
• F3001005 — для фізичних осіб.

За інформацією Держпраці