Адміністративний устрій України доволі складний — майже 30 тис. населених пунктів, включаючи міста і села, 490 районів і 2 міста зі спеціальним статусом. А це — тисячі місцевих рад і тисячі бюджетів, які потрібно забезпечити і за якими потрібно відзвітувати.
За оцінками чиновників районного та міського рівнів, до 70% їхнього робочого часу йде на пояснення перевіряючим і контролюючим органам доцільності прийнятих рішень і виконаних ними дій. Як завжди, найбільший інтерес викликає питання раціонального використання бюджетних коштів, адже щорічно Україна витрачає ні багато ні мало — 250 млрд. грн. на товари і послуги. Спосіб, як заощадити час на пояснення і зробити роботу максимально прозорою, в Мінекономрозвитку знайшли ще 10 місяців тому, а зараз підбивають перші підсумки.
Для реформування системи держзакупівель було зібрано групу консультантів та громадських активістів, розроблено зміни до законів, і врешті було досягнуто домовленості про використання електронних тендерів. Заручившись підтримкою Мінекономрозвитку, до проекту підключилися великі IT-компанії та електронні майданчики. За кілька місяців був узгоджений єдиний механізм роботи.
Сутність системи ProZorro
Зазначимо, відповідно до розпорядження КМУ «Про внесення змін до розпоряджень Кабінету Міністрів України від 31 березня 2015 р. № 416 і від 20 травня 2015 р. № 501» від 25.12.2015 № 1408-Р пілотний проект щодо впровадження процедури електронних закупівель продовжено до кінця 2016 року.
Електронна система держзакупівель ProZorro складається з центральної бази даних і підключених до неї торгових майданчиків. Нині їх шість:
- E-Tender;
- SmartTender;
- Newtend;
- DZO;
- PublicBid;
- Prom.ua.
По суті, це сайти, на яких держзамовники розміщують оголошення про те, що їм потрібно закупити. Будь-яке підприємство може зареєструватися і запропонувати свою продукцію та свою ціну. І не лише запропонувати, а й зменшити ціну в ході понижуючого аукціону, щоб обійти конкурентів і виграти торги.
Система — програмний комплекс, розроблений для проведення Пілотного проекту та призначений для автоматизації відбору постачальників товарів, робіт та послуг, визначених замовником шляхом проведення електронного реверсивного аукціону. Система складається з бази даних, модуля електронного реверсивного аукціону та функціонує з електронними майданчиками.
Серед міст, де вже запроваджено систему, Київ один із перших приєднався до ProZorro. Як повідомив на прес-конференції радник Київського міського голови, начальник Управління інформаційно-комунікаційних систем та захисту інформації апарату Юрій Назаров, завдяки впровадженню системи ProZorro столичний бюджет за три місяці минулого року заощадив 20 000 000 грн. бюджетних коштів та 300 000 000 грн. планує заощадити у 2016 році.
Електронний майданчик — апаратно-програмний комплекс (програмне забезпечення), що функціонує в мережі інтернет, який є частиною системи електронних закупівель і забезпечує закупівельникам безоплатну реєстрацію та користування сервісами системи електронних закупівель з автоматичним обміном інформацією щодо процесу закупівлі товарів на електронних майданчиках.
Кожний електронний майданчик має свій регламент роботи. Регламенти роботи усіх майданчиків ProZorro схожі. Окрім регламенту, наприклад у майданчика Е-Теnder, також є Інструкція для замовника. Регламент та Інструкцію замовник може знайти у розділі «Замовникам» головного меню. Вони допоможуть користувачу, який зареєструвався вперше.
Далі розглянемо деякі моменти роботи у системі майданчика Е-Теnder.
Суми для проведення електронних закупівель
Варто зазначити, що для проведення електронних закупівель існує верхній вартісний поріг. Так, відповідно до розпорядження КМУ «Про реалізацію пілотного проекту щодо впровадження процедури електронних закупівель товарів» від 20.05.2015 № 501-р обмеження для проведення закупівель бюджетними організаціями встановлені Законами України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 № 1197-VIII (далі — Закон про закупівлі) та «Про особливості здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності» від 24.05.2012 № 4851-VI.
Тобто відповідно до Закону про закупівлі замовники проводять процедури закупівлі відповідно до цього закону, якщо вартість закупівлі товару, послуги дорівнює або перевищує 200 тис. грн., а робіт — 1 млн. 500 тис. грн.
Тож замовники можуть проводити торги через систему, якщо вартість предмета менша за ту, що передбачена підпунктом 2.1 статті 2 Закону про закупівлі.
Що стосується нижнього порогу для проведення електронних закупівель, то на сайті ProZorro рекомендовано оголошувати торги на суми не менше 3000 грн., позаяк за менших сум витрати постачальників на участь нівелюють їх заробіток. Проте замовник (або організація, якій він підпорядковується) сам приймає рішення про те, яку суму встановити як нижній поріг.
Одним із способів зробити такі низькобюджетні торги привабливішими — це зменшити кількість документів, які мають подавати учасники для кваліфікації, або визначити в документації торгів, що кваліфікаційні документи подає лише учасник, пропозицію якого визначено найбільш економічно вигідною за результатами аукціону.
Додатковим механізмом залучення постачальників є включення повної (лаконічної) специфікації необхідного продукту чи послуги в опис тендеру та предмета закупівлі, замість долучених файлів з вимогами.
Однак варто пам’ятати, що замовник за прийняті рішення несе відповідальність перед контролюючими органами.
Умови реєстрації та початок роботи на Е-Теnder
Для початку роботи на електронному майданчику E-Tender слід в адресний рядок браузера ввести: http://e-tender.biz/.
Аби скористатися функціями електронного майданчика щодо створення закупівлі, замовнику слід пройти безоплатну реєстрацію. Зауважимо, доступ до закритої частини електронного майданчика і особистого кабінету користувача мають лише особи, які пройшли процедуру реєстрації, тобто дані яких були підтверджені оператором.
Замовник може оголосити закупівлю, сформувавши параметри закупівлі та опублікувавши технічні, кваліфікаційні вимоги, вимоги до фінансового забезпечення учасників. Також замовник формує та затверджує оголошення про проведення закупівлі із зазначенням інформації про:
- предмет;
- очікувану вартість закупівлі;
- умови договору;
- про порядок і умови проведення закупівлі;
- строк подання пропозицій, з додатком документації про проведення закупівлі.
Вимоги до предмета закупівлі замовник прописує і в документації про проведення закупівлі з урахуванням регламенту.
У системі щодо створення закупівель введено обмеження:
- форма проведення — одноетапна;
- без поділу на лоти;
- без оформлення гарантійного забезпечення.
Створене замовником оголошення про закупівлю на майданчику E-Tender одразу публікується на всіх майданчиках, які входять до системи ProZorro.
Варто зазначити, що договір за результатами проведення електронної закупівлі укладається між замовником та переможцем поза майданчиком у спосіб, передбачений законодавством. Договір розміщується в системі протягом п’яти робочих днів з дня укладання та перебуває у вільному доступі для перегляду.
Також замовник має право вносити зміни та уточнення в повідомлення і документацію лише до початку прийняття пропозицій.
Усі користувачі мають право ставити запитання замовнику щодо оголошеної закупівлі протягом періоду, визначеного замовником в оголошенні, але до початку подання пропозицій. Такі запитання є анонімними.
Уся історія змін документів, а також запитань і відповідей на них зберігається в центральній базі даних і є доступною для перегляду.
Центральна база даних (ЦБД) — сукупність технічних та програмних засобів у складі бази даних та модуля електронного реверсивного аукціону, що забезпечують можливість реалізації закупівельниками проведення закупівель з використанням телекомунікаційних каналів зв’язку за допомогою електронного майданчика.
Сутність аукціону
У процесі закупівлі умовно можна виділити п’ять етапів:
1) оголошення закупівлі;
2) період уточнень;
3) період прийому пропозицій;
4) аукціон;
5) кваліфікація.
Варто зазначити, що аукціон є основним етапом процесу електронних торгів, під час якого учасникам/кандидатам надається можливість подавати свої цінові/комерційні пропозиції відповідно до встановлених правил роботи майданчика. Електронний реверсивний аукціон розпочинається в день та час, зазначений ЦБД для закупівлі.
Аукціон складається з підпроцесів: подання, редагування, анулювання пропозицій.
До дати закінчення прийняття пропозицій учасники мають право внести зміни в пропозицію або зняти її (видалити).
Відміна замовником електронної закупівлі
Замовник може відмінити закупівлю у системі на будь-якому етапі. Не відбутися закупівля може й тоді, якщо на оголошення про закупівлю не було подано жодної пропозиції або ж усі подані пропозиції були відхилені замовником як такі, що не відповідають вимогам закупівлі.
Після проведення процедури скасування закупівля переходить у статус «відмінена закупівля» зі збереженням усієї інформації, введеної раніше користувачами системи. Така інформація доступна для перегляду. Якщо скасовано закупівлю, де вже є зареєстровані пропозиції учасників, то учасникам повертається внесена за участь плата в розмірі 100%.
Хто, що і на яку суму замовляє — все це можна легко відстежити на сайті e-tender.biz. Тобто якщо, наприклад, адміністрація міста отримала бюджетне фінансування на встановлення вікон у школі, то на цьому сайті можна знайти й інформацію про виконавця замовлених робіт, і умови, на яких він готовий їх виконати. Відповідно, порівняти запропоновані умови та ціни з середньоринковими може кожен охочий.
Варто сказати, що учасники процесу вже мають і побажання до електронних тендерних торгів. Сторони закликають вести моніторинг так званих провокаторів, які навмисно дають демпінгові ціни, а надалі відмовляються від укладання або виконання договору поставки, зриваючи у такий спосіб торги і не допускаючи до участі сумлінних і дисциплінованих учасників.
Близько 80% сервісів майданчиків були розроблені в результаті активної взаємодії з користувачами. Фахівці регулярно аналізують і враховують нові побажання та зауваження користувачів для постійного удосконалення, також проводять семінари-практикуми.
Звертаємо увагу замовників, що відповідальні особи E-Tender здійснюють консультаційну підтримку з питань, пов’язаних з функціонуванням системи в робочі дні з 09:00 до 18:00 за київським часом (номери телефонів та e-mail вказані на сайті електронного майданчика).
Поради замовнику для вдалого проведення електронних торгів
(Інформація із сайту РroZorro)
Щоб збільшити кількість пропозицій, можна не лише оголосити торги на майданчику, а й запросити до участі потенційних постачальників. Наприклад, надіславши їм листа з посиланням на оголошені торги. Також можна звернутися до служби підтримки майданчика з проханням допомогти із пошуком і запрошенням нових постачальників.
Важливо, щоб назва предмета закупівлі в оголошенні, код ДК, код CPV та найменування товару в доданій до оголошення документації збігалися.
Специфікація товару має бути прописана детально. Наприклад, треба вказати не лише назву товару, а і його технічні характеристики, вимоги тощо. Але всі критерії мають бути в діапазоні, щоб не створити дискримінаційних умов.
У разі закупівлі товару із зазначенням конкретної марки чи виробника обов’язково вказати «або еквівалент».
Залишити принаймні два дні на уточнення (час у проміжку між датою оголошення торгів та датою початку прийняття пропозицій). Це дасть змогу учасникам звернутися до вас за уточненнями стосовно торгів, щоб підвищити якість пропозицій, а вам, за потреби, внести зміни до закупівлі замість того, щоб відміняти торги.
Визначаючи строк подання пропозицій, варто зважати на специфіку товару та строк отримання певних документів (деякі документи видають протягом встановленого строку).
Кваліфікаційні вимоги до постачальника мають бути мінімальними та обгрунтованими. Не слід вимагати всі довідки та документи, які вимагаєте від постачальника під час здійснення вищепорогових закупівель. Краще обрати з рекомендованих Законом про закупівлю документів лише справді необхідні.
Забезпечити можливість учаснику, пропозиція якого виявилась найменшою, надавати скан-копії документів, яких не вистачає, вже після проведення аукціону.
Встановити реальні строки для надання оригіналів документів (не менше 2-3 робочих днів).
Вказати об’єктивні строки розрахунків із постачальником. За можливості, не більше 10 банківських днів. Затягування оплати може знизити інтерес потенційних учасників.
Визначити справедливі умови договору як для замовника, так і для учасника. Наприклад, якщо є штрафні санкції для постачальника, то мають бути зазначені наслідки порушень умов договору зі сторони замовника.
Рекомендуємо оголошувати торги на суми не менше 3000 грн. Адже торги на менші суми є не особливо привабливими для потенційних учасників і можуть бути неефективними.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
