Допоможемо правильно скласти гарантійний лист для контрагента. Дізнайтеся, чи засвідчувати листи печаткою, коли не потрібно писати заголовка і завіряти у нотаріуса підписи
Службові листи — основний засіб обміну інформацією між підприємствами у процесі їх діяльності. Серед них виокремлюють гарантійний лист. Допоможемо правильно скласти гарантійний лист для контрагента. Розповімо, коли не потрібно писати заголовка і затверджувати гарантійного листа нотаріально.
Коли складають гарантійний лист
Гарантійний лист складають, щоб підтвердити фінансово-розрахункові зобов’язання або певні угоди, умови. Наприклад:
«Підприємство гарантує, що виконає певні роботи, орендує приміщення, надасть послуги».
Найчастіше гарантійні листи оформлюють, щоб підтвердити оплату, рідше — щоб гарантувати, що своєчасно та якісно виконають роботи, нададуть послуги, доставлять товари тощо.
Гарантійні листи мають бути точними та лаконічними, містити однозначні формулювання. Текст гарантійного листа починайте з викладення наданих адресату гарантій. Наприклад:
«Цим листом гарантуємо…»
Гарантійний лист може містити прохання виконати роботи, поставити обладнання чи товар, надати послуги тощо. У такому разі юридично важлива формула «Оплату гарантуємо». Розміщуйте її наприкінці речення.
У ключовій фразі гарантійного листа використовуйте усталені формулювання:
Цим листом гарантуємо, що… Підприємство гарантує… Оплату гарантуємо… Конфіденційність інформації гарантуємо. Гарантуємо, що виявлені недоліки усунемо у строк до… Надання послуг (виконання робіт) гарантуємо.
Загалом вимоги до оформлення гарантійного листа не відрізняються від загальних вимог до службових листів, хоча й мають певні особливості.
Гарантійний лист оформлюють на бланку для листів, форму якого затверджує локальний нормативний акт підприємства — Інструкція з діловодства.
Реквізити гарантійного листа:
назва підприємства вищого рівня (за її наявності);
назва підприємства — автора документа;
довідкові дані про підприємство, які містять поштову адресу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти, код за ЄДРПОУ, номери рахунків (ІВ) у банку (не обов’язково);
дата і реєстраційний індекс документа;
посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (за наявності такого документа);
адресат;
заголовок документа;
текст документа;
підпис;
відбиток печатки (за наявності);
ім’я, прізвище та номер телефону виконавця.
Заголовок гарантійного листа — назва підвиду службового листа «Гарантійний лист».
Здебільшого у гарантійному листі зазначають відомості фінансового або матеріального характеру. Якщо банківські реквізити, номер ІВ підприємства — автора документа, адресанта записали на бланку листа у реквізиті «Довідкові дані про підприємство», додатково зазначте їх і в тексті.
Гарантійний лист про виконання певних робіт в установлені строки підписує лише керівник підприємства. Назви посад осіб, які підписують такі листи, мають відповідати фактичним назвам посад, які вони обіймають на момент підписання.
Увага! Не можна підписувати лист і проставляти перед назвою посади прийменник за або правобічну похилу риску. У разі заміщення керівника за наказом чи розпорядженням до найменування посади додайте скорочення «В. о.».
Раніше гарантійні листи обов’язково засвідчували гербовою чи основною печаткою підприємства. Наразі ця вимога втратила актуальність. Адже до законів, зокрема до ГК та ЦК, внесли зміни, відповідно до яких суб’єкти господарювання не зобов’язані використовувати печатки.
Утім, для гарантійних листів центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління, відбиток печатки — обов’язковий реквізит (Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55).
Якщо немає печатки підприємства, на прохання контрагента підписи керівника та головного бухгалтера підприємства на гарантійному листі іноді підтверджують нотаріально.
