експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Працівник просить виплатити йому матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами. Керівник підприємства не проти, але наказав бухгалтерові виплатити її з мінімальним оподаткуванням. Ми допоможемо бухгалтеру розв’язати цю ситуацію
Матеріальна допомога — це фінансова підтримка, що надається підприємством окремим працівникам.
Як роботодавцеві оформити й оподаткувати матеріальну допомогу працівникам, залежить від її виду. Адже матеріальна допомога може належати до фонду оплати праці, бути разового характеру або цільовою. Одні види допомоги несуть податкове навантаження, інші можуть не входити до оподатковуваного доходу працівника.
Розглянемо особливості оподаткування різних видів матеріальної допомоги, хоча всі вони зводяться до двох видів — систематичної та разової. Перша надається всім, а друга — на індивідуальній основі.
Що це. Систематична матдопомога — це та, яка нараховується постійно і всім працівникам один раз на рік, але щорічно, наприклад:
матеріальна допомога на оздоровлення (так звані «оздоровчі»). На підприємствах вона може бути передбачена колективним договором і виплачується раз на рік при виході працівника у відпустку (основну частину відпустки). Для бюджетної сфери така матеріальна допомога передбачена навіть певним профільним законодавством. Наприклад, вона існує на обов’язковій основі у розмірі посадового окладу для педагогічних, науково-педагогічних, медичних працівників і держслужбовців, службовців органів місцевого самоврядування;
матеріальна допомога у зв’язку з екологічним станом. Може виплачуватися для осіб, які працюють на забрудненій території. Такий вид допомоги може передбачатися колективним договором.
Взагалі колективний договір може мати положення й про інші види систематичної допомоги з будь-якого приводу. Головні риси такої допомоги — це виплата всім, постійно, і без заяви працівників. Якщо така допомога виплачується, то вона розглядається як частина зарплати, а саме серед інших заохочувальних і компенсаційних виплат (пп. 2.2.3 Інструкції зі статистики заробітної плати, яка затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, далі — Інструкція № 5). Керівник не може позбавити працівника такої матеріальної допомоги.
Як оформити. По-перше, таку матеріальну допомогу слід передбачити в колективному договорі, положенні про оплату праці або ж певному внутрішнього документі підприємства.
По-друге, її нарахування оформляється таким же чином, як і нарахування зарплати — у відомості з нарахування зарплати. За потреби оформляється бухгалтерська довідка.
Просити від працівника заяву на матеріальну допомогу на оздоровлення до щорічної відпустки немає сенсу, адже вона нараховується на основі внутрішнього документа, наказу керівника і без наявності волі працівника.
Як обліковувати. Матеріальна допомога, що має систематичний характер, належить до фонду оплати праці, тому використовуються стандартні рахунки для обліку зарплати: 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 949 «Інші витрати операційної діяльності» і кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою».
Оподаткування систематичної матеріальної допомоги
Податок на прибуток. Об’єкт оподаткування податком на прибуток розраховується на основі даних бухгалтерського обліку (п. 134.1 Податкового кодексу України, далі — ПК). ДПС неодноразово наголошувала, що фінансовий результат до оподаткування не коригують на суми виплат, пов’язаних з оплатою праці (лист ДФС від 17.01.2019 № 195/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).
ЄСВ. Оскільки систематична матеріальна допомога частина зарплати, то на неї нараховується ЄСВ за ставкою 22% (для осіб з інвалідністю — 8,41%).
Матеріальна допомога в об'єднаній звітності, а саме у Додатку Д1 відображається у складі заробітної плати, нарахованої у звітному місяці.
ПДФО і військовий збір. ПК не розмежовує матеріальну допомогу на систематичну і разову. Тому матеріальну допомогу, що має систематичний характер і яку надають усім чи більшості працівників, у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображають разом з зарплатою за ознакою доходу «101» та утримують податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — 18%. Також утримується, як і з будь-якої зарплати, військовий збір (ВЗ), ставка якого зросла до 5% з 01.12.2024 (з набуттям чинності Закону від 10.10.2024 № 4015). До 1 грудня 2024 року ВЗ рахували за ставкою 1,5%.
Нарахування систематичної матеріальної допомоги розглянемо на такому прикладі.
Алгоритм обчислення матеріальної (грошової) допомоги Правила і приклади розрахунку матдопомоги за неповного робочого часу та підсумованого обліку Розрахунковий період для обчислення матдопомоги Розрахунок допомоги за відсутності заробітку в розрахунковому періоді
Приклад 1. Надання матеріальної допомоги на оздоровлення
Працівник адміністрації у лютому 2026 року пішов у щорічну відпустку. Відповідно до умов колективного договору йому нарахували матеріальну допомогу на оздоровлення в сумі 10 000 грн. Зарплата за лютий становить 24 000 грн. Відпускні у розмірі 15 000 грн виплатили у лютому 2026. Бухгалтерські проведення з обліку матеріальної допомоги на оздоровлення містить таблиця нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК МАТЕРІАЛЬНОЇ ДОПОМОГИ НА ОЗДОРОВЛЕННЯ
№ з/п
Зміст господарської операції
Дт
Кт
Сума, грн
1
нараховано зарплату
92
661
24000,00
2
нараховано відпускні
471
661
15000,00
3
нараховано суму матеріальної допомоги на оздоровлення відповідно до колективного договору («оздоровчі»)
92
661
10000,00
4
нарахований ЄСВ на зарплату, відпускні та «оздоровчі» (=(24000+15000 +10000) × 0,22)
92
651
10780,00
5
утриманий ПДФО (=(24000 + 15000 + 10000)×0,18)
661
641/пдфо
8820,00
6
утриманий ВЗ (= (24000 + 15000 + 10000)×0,05)
661
642
2450,00
7
сплачений ЄСВ
651
311
10780,00
8
сплачений ПДФО
641/пдфо
311
8820,00
9
сплачений ВЗ
642
311
2450,00
10
виплачена зарплата на картковий рахунок працівника у банку (=24000 +15000 + 10000 – 8820– 2450)
661
311
37730,00
11
адміністративні витрати віднесено на фінансовий результат (=24000 + 10000 + 10780)
791
92
44 780,00
Одноразова матеріальна допомога
Що це. Одноразова матеріальна допомога — це допомога, яка надається на прохання працівника через певні причини у його житті. Наприклад, це можуть бути такі формулювання:
«матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань»;
Причина надання такої матеріальної допомоги може бути у цілому будь-яка. Як правило, надання матеріальної допомоги передбачається у колективному договорі підприємства. Та навіть, якщо вона не передбачена, то на комерційних підприємствах вона може бути надана. У ПК вона розглядається під терміном нецільова благодійна допомога, а також окремо є норми щодо оподаткування допомоги на лікування.
Як оформити. Ця виплата матдопомоги для підприємства є незапланованою і непередбачуваною, тобто раптовою, разовою. Отже, потрібна заява працівника. У разі, якщо таку матеріальну допомогу треба «підвести» під певне оподаткування чи норму колективного договору, то ще й треба підтвердні документи, наприклад свідоцтво про смерть, певні платіжні документи, договори на лікування, свідоцтво про реєстрацію шлюбу. Якщо підтвердних документів немає, то матеріальна допомога оподатковується як звичайна нецільова благодійна допомога.
Аби отримати разову матеріальну допомогу, працівник подає заяву, у якій визначити причину надання допомоги та її бажаний розмір.
Якщо у працівника певної явної причини немає чи він її не хоче розголошувати, то можна обмежитися «у зв’язку з сімейними обставинами», «у зв’язку зі скрутним матеріальним становищем» тощо. Усі ці допомоги за ПК розглядаються як нецільова благодійна допомога.
Чи оподатковується матеріальна допомога на лікування? Так як оподаткування допомоги на лікування дещо відрізняється, то приклади відповідної заяви та наказу наведемо окремо:
Виплата матдопомоги разового характеру, яку надають окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей тощо, не входить до фонду оплати праці, тобто не вважається зарплатою (пп. 3.31 Інструкції № 5).
Податок на прибуток. Тут знову діють норми п. 134.1 ПК. Жодних коригувань для виплати працівникам разової матеріальної допомоги ПК не передбачає. Тож користуватися слід лише загальними правилами.
Як обліковувати. Виплата разової допомоги не пов’язана ані з виробничою, ані з адміністративною чи збутовою діяльністю. Тому її нарахування обліковується на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
ПДФО та ВЗ. Для оподаткування ПДФО і ВЗ одноразову матеріальну допомогу розмежовують на цільову і нецільову. Правила оподаткування ПДФО та ВЗ одноразової матеріальної допомоги за її видами представлено у таблиці нижче.
У Додатку 4ДФ сума нецільової благодійної допомоги, включаючи та, що перевищує неоподатковуваний розмір, відображається за ознакою доходу «169» (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР)
допомога на лікування
–
у повній сумі допомога, яка покриває витрати на лікування та вартість медобслуговування у разі наявності підтвердних документів2 (пп. 165.1.19 ПК). Стосується лікування не тільки в Україні, але й закордоном (ІПК від 10.07.2018 № 3055/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Матеріальна допомога у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку має ознаку доходу «143»
У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку допомога на поховання померлого працівника за його останнім місцем роботи, незалежно від розміру такого доходу, відображається у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку за ознакою доходу «146» (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР). Умова — допомога виплачується за останнім місцем роботи померлого4
1 – розрахунок: 3328 грн × 1,4 =4659,20 ≈ 4660 грн де 3328 грн — це прожитковий мінімум працездатної особи на 01 січня 2026, округлення до найближчих 10 грн. 4660 грн — це також дохід, який дає право на податкову соціальну пільгу (ПСП) у 2026 році (пп. 169.4.1 ПК);
2 – якщо підтвердних документів немає, то оподатковується як нецільова благодійна допомога;
3 – розрахунок: 4660 грн × 2 = 9320 грн, де 4660 грн — це дохід, який дає право на ПСП у 2026 році (пп. 169.4.1 ПК);
4 – якщо рідні звернулися до роботодавця не за останнім місцем роботи, то тоді оподатковується як нецільова благодійна допомога або як додаткове благо. Перший варіант вигідніший, так як сума до 4660 грн у 2026 році не оподатковується.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Види матеріальної допомоги, на яку не нараховують ЄСВ, наведено у п. 14 розділу І Переліку № 1170. Так, не є об’єктом нарахування ЄСВ матеріальна допомога разового характеру, яку надають окремим працівникам:
за сімейними обставинами;
на оплату лікування;
оздоровлення дітей;
поховання.
Суму матеріальної допомоги, на яку не нараховували ЄСВ, не треба показувати й у Додатку Д1 Податкового розрахунку.
Розглянемо приклад нарахування матеріальної допомоги у зв’язку з сімейними обставинами.
Приклад 2. Надання нецільової благодійної допомоги в межах неоподатковуваного ліміту
У лютому 2026 року працівник відділу збуту звернувся із проханням надати йому нецільову матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами у розмірі 4500 грн. Його зарплата у лютому 2026 становила 25 000 грн. Підприємство виплатило допомогу в запрошеній сумі 4500 грн. Ця сума не перевищує 4660 грн, тому допомога не оподатковується ані ПДФО, ані ВЗ, не нарахували на неї ЄСВ.
Бухгалтерські проведення з обліку нецільової благодійної допомоги представлено у таблиці нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК НЕЦІЛЬОВОЇ МАТЕРІАЛЬНОЇ ДОПОМОГИ (неоподатковуваної)
№ з/п
Зміст господарської операції
Дт
Кт
Сума, грн
1
нарахована зарплату
93
661
25000,00
2
нарахована нецільова матеріальна допомога у зв’язку з сімейними обставинами на підставі заяви працівника (< 4660 грн)
949
661
(663)
4500,00
3
виплачена матеріальна допомога наступного дня після отримання заяви працівника
661 (663)
311
4500,00
4
нарахований ЄСВ (=25000 грн × 0,22)
93
651
5500,00
5
утриманий ПДФО (=25000 грн × 0,18)
661
641/пдфо
4500,00
6
утриманий ВЗ (= 25000 грн × 0,05)
661
642
1250,00
7
сплачений ЄСВ
651
311
5500,00
8
сплачений ПДФО
641/пдфо
311
4500,00
9
сплачений ВЗ
642
311
1250,00
10
виплачена зарплата на картковий рахунок працівника у банку (= 25000 – 4500 – 1250)
661
311
19250,00
11
витрати на збут віднесено на фінансовий результат операційної діяльності (=25000 + 5500)
791
93
30500,00
12
інші витрати віднесено на фінансовий результат операційної діяльності
791
949
4500,00
Отже, матеріальна допомога може бути систематичною або разовою. Від цього залежить її оподаткування ПДФО і ВЗ, а також чи є вона базою для нарахування ЄСВ.
Приклад 3. Надання нецільової благодійної допомоги з перевищенням оподатковуваного ліміту
У лютому 2026 року працівник відділу збуту звернувся із проханням надати йому нецільову матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами у розмірі 10 000 грн. Його зарплата у лютому 2026 становить 25 000 грн. Підприємство виплатило допомогу в запрошеній сумі — 10 000 грн. Ця сума вже перевищує 4660 грн, тому на суму перевищення 5340 грн (= 10000 – 4660) допомогу оподаткували ПДФО та ВЗ, а також нарахували на перевищення ЄСВ. У Додатку 4ДФ матеріальну допомоги розбили на дві частини:
оподатковувану 5340 грн — за ознакою доходу «127»;
неоподатковувану 4660 грн — за ознакою доходу «169».
Бухгалтерські проведення до прикладу наведено у таблиці нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК НЕЦІЛЬОВОЇ МАТЕРІАЛЬНОЇ ДОПОМОГИ (оподатковуваної)
№ з/п
Зміст господарської операції
Дт
Кт
Сума, грн
1
нарахована нецільова матеріальну допомогу у зв’язку з сімейними обставинами на підставі заяви працівника ( > 4660 грн)
949
661 (663)
10000,00
2
виплачено матеріальну допомогу наступного дня після отримання заяви працівника за вирахуванням утриманих ПДФО й ВЗ (=4660 + 5340 × 0,77*)
661 (663)
311
8771,80
3
сплачений ЄСВ з допомоги (= 5340 грн × 0,22)
651
311
1174,80
4
сплачений ПДФО з допомоги (= 5340 грн× 0,18)
641/пдфо
311
961,20
5
сплачений ВЗ з допомоги (= 5340 грн × 0,05)
642
311
267,00
6
нарахована зарплата
93
661
25000,00
7
нарахований ЄСВ на зарплату (=25000 грн× 0,22)
93
651
5500,00
8
нарахований ЄСВ на оподатковувану частину матеріальної допомоги (=5340 грн × 0,22)
949
651
1174,80
9
утриманий ПДФО з зарплати та оподатковуваної частини матеріальної допомоги (=(25000 + 5340)× 0,18)
661
641/пдфо
5461,20
10
утриманий ВЗ з зарплати та оподатковуваної частини матеріальної допомоги (=(25000 + 5340)× 0,05)
661
642
1517,00
11
сплачений ЄСВ з зарплати
651
311
5500,00
12
сплачений ПДФО з зарплати (=5461,20 – 961,20)
641/пдфо
311
4500,00
13
сплачений ВЗ з зарплати (=1517,00 – 267,00)
642
311
1250,00
14
виплачена зарплата на картковий рахунок працівника у банку (= 25000 – 4500 – 1250)
661
311
19250,00
15
витрати на збут віднесено на фінансовий результат операційної діяльності (=25000 + 5500)
791
93
30500,00
16
інші витрати віднесено на фінансовий результат операційної діяльності (= 10000 + 1174,80)
791
949
11174,80
* неоподатковувана частина у повній сумі + оподатковувана частина за вирахуванням ПДФО й ВЗ (0,77 = 1 – 0,18 – 0,05)
Як зменшити податки при виплаті матеріальної допомоги
Досягнути зменшення податків при виплаті матеріальної допомоги можна у таких випадках:
виплатити частину за рахунок профспілки. Норми оподаткування безповоротної благодійної допомоги не поширюється на профспілкові виплати (абз. 2 пп. 170.7.3 ПК). Такі виплати, в свою чергу, не оподатковуються у розмірі 4660 грн на 2026 році (пп. 165.1.47 ПК). У такий спосіб, можна сплатити матеріальну допомогу 4660 грн від підприємства та стільки ж від профспілки. Обидві суми за рік оподатковуватися не будуть. Це стосується будь-якою мети виплати;
якщо цедопомога на поховання, то виплатити за рахунок профспілки всю суму. Справа в тому, що у разі виплати допомоги на поховання профспілкою, а не роботодавцем, не оподатковується вся сума (пп. «а» пп. 165.1.22 ПК), тобто навіть більша за 9320 грн у 2026 році. Матеріальна допомога у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку має ознаку доходу «146». ЄСВ також у такому разі не нараховується;
оформити видачу подарунку у негрошовій формі. Це можна зробити в межах 25% мінімальної зарплати (для 2026 року неоподатковувана сума складатиме 2161,75 грн, = 8647 грн × 0,25). ЄСВ за негрошовим подарунком є, а за нецільовою благодійною допомогою — немає (за пп. 2.3.2 Інструкції № 5 одноразові заохочення належать до фонду додаткової зарплати, див. такожроз’яснення ГУ ДПС у Тернопільській області). До речі, неоподатковуваний подарунок можна робити щомісяця (пп. 165.1.39 ПК). Та є одне «але» — подарунок має бути саме негрошовий, оскільки пп. 165.1.39 ПК вказує: «за винятком грошових виплат у будь-якій сумі». Як варіант, такий подарунок можна придбати за кошти підприємства та вручити працівнику. Наприклад, це можуть бути продуктові набори, набори миючих засобів чи засобів гігієни, картки поповнення мобільних операторів, талони на бензин, абонементи у фітнес-клуби, подарункові сертифікати торговельних мереж тощо — формально умова негрошового подарунку з пп. 165.1.39 ПК у цих випадках дотримується. Додатку 4ДФ Податкового розрахунку неоподатковувана частина подарунку відображається за ознакою «160», а оподатковувана (додаткове благо) — «126» (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР);
надати нецільову благодійну допомогу не тільки працівнику, але й, наприклад, його близькому родичу. Звичайно, якщо це не суперечить колективному договору. Тоді можна зробити дві виплати по 4240 грн, але різним особам.
Якщо ж взагалі ніяк не оформити виплату одноразової матеріальної допомоги, наприклад не видати наказу чи не взяти заяву від працівника, то така виплата має оподатковуватися як додаткове благо (ПДФО + ВЗ + ЄСВ) на повну суму.
