бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Працівник просить виплатити йому матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами. Керівник підприємства не проти, але наказав бухгалтерові виплатити її з мінімальним оподаткуванням. Ми допоможемо бухгалтеру розв’язати цю ситуацію
Як роботодавцеві оформити й оподаткувати матеріальну допомогу працівникам, залежить від її виду. Адже матеріальна допомога може належати до фонду оплати праці, бути разового характеру або цільовою. Одні види допомоги несуть податкове навантаження, інші можуть не входити до оподатковуваного доходу працівника.
Розглянемо особливості оподаткування різних видів матеріальної допомоги, хоча всі вони зводяться до двох видів – систематичної та разової. Перша надається всім, а друга – на індивідуальній основі.
Новий алгоритм обчислення матеріальної (грошової) допомоги із 12 вересня 2023 року. Правила і приклади розрахунку матдопомоги за неповного робочого часу та підсумованого обліку. Дата, з якої рахувати матдопомогу за новими правилами. Розрахунковий період для обчислення матдопомоги. Розрахунок допомоги за відсутності заробітку в розрахунковому періоді
Що це. Систематична матеріальна допомога – це та, яка нараховується постійно і всім працівникам один раз на рік, але щорічно, наприклад:
матеріальна допомога на оздоровлення(так звані «оздоровчі»). На підприємствах вона може бути передбачена колективним договором і виплачується раз на рік при виході працівника у відпустку (основну частину відпустки). Для бюджетної сфери така матеріальна допомога передбачена навіть певним профільним законодавством. Наприклад, вона існує на обов’язковій основі у розмірі посадового окладу для педагогічних, науково-педагогічних, медичних працівників і держслужбовців, службовців органів місцевого самоврядування;
матеріальна допомога у зв’язку з екологічним станом. Може виплачуватися для осіб, які працюють на забрудненій території. Такий вид допомоги може передбачатися колективним договором.
Взагалі колективний договір може мати положення й про інші види систематичної допомоги з будь-якого приводу. Головні риси такої допомоги – це виплата всім, постійно, і без заяви працівників. Якщо така допомога виплачується, то вона розглядається як частина заробітної плати, а саме серед інших заохочувальних і компенсаційних виплат (пп. 2.2.3 Інструкції зі статистики заробітної плати, наказ Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, далі – Інструкція № 5). Керівник не може позбавити працівника такої матеріальної допомоги.
Як оформити. По-перше, таку матеріальну допомогу слід передбачити в колективному договорі, положенні про оплату праці або ж певному внутрішнього документі підприємства.
По-друге, її нарахування оформляється таким же чином, як і нарахування зарплати – у відомості з нарахування заробітної плати. За потреби оформляється бухгалтерська довідка.
Просити від працівника заяву на матеріальну допомогу на оздоровлення до щорічної відпустки немає сенсу, так як вона нараховується на основі внутрішнього документа, наказу керівника і без наявності волі працівника.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Як обліковувати. Матеріальна допомога, що має систематичний характер, належить до фонду оплати праці, тому використовуємо стандартні рахунки для обліку заробітної плати: 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 949 «Інші витрати операційної діяльності» і кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою».
Податок на прибуток. Об’єкт оподаткування податком на прибуток розраховуйте на основі даних бухгалтерського обліку (п. 134.1 ПК). ДПС неодноразово наголошувала, що фінансовий результат до оподаткування не коригують на суми виплат, пов’язаних з оплатою праці (лист ДФС від 17.01.2019 № 195/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).
ЄСВ. Так як систематична матеріальна допомога частина заробітної плати, то на неї нараховується ЄСВ за ставкою 22% (для осіб з інвалідністю – 8,41%).
У Додатку Д1 Податкового розрахунку систематичну матеріальну допомогу працівникам відображайте у складі заробітної плати, нарахованої у звітному місяці.
ПДФО і військовий збір. ПК не розмежовує матеріальну допомогу на систематичну і разову. Тому матеріальну допомогу, що має систематичний характер і яку надають усім чи більшості працівників, у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображають разом з зарплатою за ознакою доходу «101» та утримують ПДФО – 18%. Також утримується, як і з будь-якої зарплати, військовий збір – 1,5%.
Розглянемо нарахування систематичної матеріальної допомоги на прикладі.
Приклад 1. Надаємо матеріальну допомогу на оздоровлення
Працівник адміністрації у травні 2023 року йде у щорічну відпустку. Відповідно до умов колективного договору йому нарахували матеріальну допомогу на оздоровлення в сумі 10 000 грн. Заробітна плата за березень становить 12 000 грн. Суму відпускних — 8 000 грн — виплатили у травні 2023. Відображення даної ситуації в обліку – див. таблицю нижче.
Що це. Одноразова матеріальна допомога – це допомога, яка надається на прохання працівника через певні причини у його житті. Наприклад, це можуть бути такі формулювання:
«матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань»;
Причина надання такої матеріальної допомоги може бути у цілому будь-яка. Як правило, надання матеріальної допомоги передбачається у колективному договорі підприємства. Та навіть, якщо вона не передбачена, то на комерційних підприємствах вона може бути надана. У ПК вона розглядається під терміном нецільова благодійна допомога, а також окремо є норми щодо оподаткування допомоги на лікування.
Одноразова матеріальна допомога не входить до складу витрати на оплату праці, тобто не вважається зарплатою (пп. 3.31 Інструкції № 5).
Як оформити. Ця виплата для підприємства є незапланованою і непередбачуваною, тобто раптовою, разовою. Отже, потрібна заява працівника. У разі, якщо таку матеріальну допомогу треба «підвести» під певне оподаткування чи норму колективного договору, то ще й треба підтвердні документи, наприклад свідоцтво про смерть, певні платіжні документи, договори на лікування, свідоцтво про реєстрацію шлюбу. Якщо підтвердних документів немає, то матеріальна допомога оподатковується як звичайна нецільова благодійна допомога.
Аби отримати разову матеріальну допомогу, працівник подає заяву, у якій визначити причину надання допомоги та її бажаний розмір.
Якщо у працівника певної явної причини немає чи він її не хоче розголошувати, то можна обмежитися «у зв’язку з сімейними обставинами», «у зв’язку зі скрутним матеріальним становищем» тощо. Всі ці допомоги за ПК розглядаються як нецільова благодійна допомога.
Податок на прибуток. Тут знову діють норми п. 134.1 ПК. Жодних коригувань для виплати працівникам разової матеріальної допомоги ПК не передбачає. Тож користуйтеся лише загальними правилами.
Як обліковувати. Виплата разової допомоги не пов’язана ані з виробничою, ані з адміністративною чи збутовою діяльністю. Тому її нарахування обліковуйте на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
ПДФО та військовий збір. Для оподаткування ПДФО і військовим збором одноразову матеріальну допомогу розмежовують на цільову і нецільову. Правила оподаткування ПДФО та ВЗ одноразової матеріальної допомоги за її видами представлено у таблиці нижче.
ОДНОРАЗОВА МАТЕРІАЛЬНА ДОПОМОГА
Нецільова благодійна допомога
Допомога на лікування
Допомога на поховання, яка виплачується роботодавцем
не оподатковується – у частині, що не перевищує сукупно за 2023 рік 3760 грн (пп. 170.7.3 ПК, сума визначена на основі пп. 169.4.1 ПК). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображаємо з ознакою доходу «169» (роз’яснення ДПС ЗІР 132.02);
оподатковується – у сумі перевищення за 2023 рік 3760 грн. У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку показуємо з ознакою доходу «127» (роз’яснення ДПС 103.15 ЗІР)
не оподатковується у повній сумі допомога, яка покриває витрати на лікування та вартість медобслуговування у разі наявності підтвердних документів* (пп. 165.1.19 ПК). Це стосується лікування не тільки в Україні, але закордоном (індивідуальна податкова консультація ДФС від 10.07.2018 р. № 3055/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку така матеріальна допомога має ознаку доходу «143»
не оподатковується – у сумі, що не перевищує у 2023 році 7520 грн (подвійний розмір суми з пп. 169.4.1 ПК). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку така допомога відображається під кодом ознаки доходу «146». Умова – допомога виплачується за останнім місцем роботи померлого**;
оподатковується – у сумі перевищення у 2023 році 7520 грн. У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку така допомога відображається під ознакою доходу «126»
*якщо підтвердних документів немає, то оподаткування здійснюється як для нецільової благодійної допомоги;
** якщо рідні звернулися до роботодавця не за останнім місцем роботи, то тоді оподаткування здійснюється як нецільової благодійної допомоги або додаткового блага. Перший варіант вигідніший, так як сума до 3760 грн не оподатковується
ЄСВ на одноразову матеріальну допомогу не нараховується незалежно від того, чи вона оподатковується чи ні. По-перше, це не фонд оплати праці. По-друге, одноразова матеріальна допомога присутня у Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженому постановою Кабміну від 22.12.2010 р. № 1170 (далі – Перелік № 1170). Зокрема тут згадується:
одноразова допомога при виході на пенсію;
за сімейними обставинами;
на оплату лікування;
на оздоровлення дітей;
на поховання.
Види матеріальної допомоги, на яку не нараховують ЄСВ, наведено у пункті 14 розділу І Переліку № 1170. Так, не є об’єктом нарахування ЄСВ матеріальна допомога разового характеру, яку надають окремим працівникам:
за сімейними обставинами;
на оплату лікування;
оздоровлення дітей;
поховання.
Суму матеріальної допомоги, на яку не нараховували ЄСВ, не треба показувати й у Додатку Д1 Податкового розрахунку.
Розглянемо приклад нарахування матеріальної допомоги у зв’язку з сімейними обставинами.
Щоразу, коли виплачуєте заробітну плату, маєте сплатити ЄСВ. Причому не менше ніж 1/5 суми зарплати. Інакше банк просто не перерахує грошей або не видасть готівку. Та інколи врятувати може довідка-розрахунок. Тримайте готовий зразок, щоб заповнити її з першого разу
Приклад 2. Надаємо нецільову благодійну допомогу у межах неоподатковуваного ліміту
У травні 2023 року працівник відділу збуту звернувся із проханням надати йому нецільову матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами у розмірі 3 500 грн. Його зарплата у травні 2023 становить 15 000 грн. Підприємство виплатило допомогу в запрошеній сумі 3 500 грн. Ця сума не перевищує 3 760 грн, тож допомогу не оподаткували ані ПДФО, ані військовим збором, не нарахували на неї ЄСВ. Відобразимо це в обліку – див. таблицю нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК НЕЦІЛЬОВОЇ МАТЕРІАЛЬНОЇ ДОПОМОГИ
(неоподатковуваної)
№ з/п
Зміст господарської операції
Дт
Кт
Сума,
грн
1
Нарахували заробітну плату
93
661
15000,00
2
Нарахували нецільову матеріальну допомогу у зв’язку з сімейними обставинами на підставі заяви працівника
949
661
(663)
3500,00
3
Виплатили матеріальну допомогу наступного дня після отримання заяви працівника
661
(663)
311
3500,00
4
Нарахували ЄСВ (=15000× 0,22 ÷ 100)
93
651
3300,00
5
Утримали ПДФО (=15000 × 0,18 ÷100)
661
641/пдфо
2700,00
6
Утримали ВЗ (= 15000 × 0,015 ÷ 100)
661
642
225,00
7
Сплатили ЄСВ
651
311
3300,00
8
Сплатили ПДФО
641/пдфо
311
2700,00
9
Сплатили ВЗ
642
311
225,00
10
Виплатили зарплату на картковий рахунок працівника у банку (= 15000 – 2700 – 225)
661
311
12075,00
11
Витрати на збут віднесли на фінансовий результат операційної діяльності
791
93
15000,00
12
Інші витрати віднесли на фінансовий результат операційної діяльності
791
949
3500,00
Отже, матеріальна допомога може бути систематичною або разовою. Від цього залежить її оподаткування ПДФО і військовим збором, а також чи є вона базою для нарахування ЄСВ.
Приклад 3. Надаємо нецільову благодійну допомогу з перевищенням оподатковуваного ліміту
У травні 2023 року працівник відділу збуту звернувся із проханням надати йому нецільову матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами у розмірі 5 000 грн. Його зарплата у травні 2023 становить 15 000 грн. Підприємство виплатило допомогу в запрошеній сумі 5 000 грн. Ця сума вже перевищує 3 760 грн, тому на суму перевищення 1 240 грн (= 5000 – 3760) допомогу оподаткували ПДФО та військовим збором, а також нарахували на перевищення ЄСВ. У Додатку 4ДФ матеріальну допомоги розбили на дві частини:
оподатковувану 1 240 грн – за ознакою доходу «127»;
неоподатковувану 3 760 грн – за ознакою доходу «169».
Відобразимо це в обліку дану ситуацію – див. таблицю нижче.
Як зменшити податки при виплаті матеріальної допомоги
Досягнути зменшення податків при виплаті матеріальної допомоги можна у таких випадках:
виплатити частину за рахунок профспілки. Норми оподаткування безповоротної благодійної допомоги не поширюється на профспілкові виплати (абз. 2 пп. 170.7.3 ПК). Такі виплати, в свою чергу, не оподатковуються у розмірі 3760 грн на 2023 рік (пп. 165.1.47 ПК). Таким чином, можна сплатити матеріальну допомогу 3760 грн від підприємства та стільки ж від профспілки. Обидві суми за рік оподатковуватися не будуть. Це стосується будь-якою мети виплати;
якщо це допомога на поховання, то виплатити за рахунок профспілки всю суму. Справа в тому, що у разі виплати допомоги на поховання профспілкою, а не роботодавцем, не оподатковується вся сума (пп. «а» пп. 165.1.22 ПК), тобто навіть більша за 7520 грн у 2023 році. У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку використовується ознака доходу «146». ЄСВ також у такому разі не нараховується;
оформити видачу подарунку у негрошовій формі. Це можна зробити в межах 25% мінімальної зарплати, що у 2023 році становить 1675 грн (=6700 грн×0,25). Тобто можна виплатити 3760 грн як нецільової благодійної допомоги та негрошовий подарунок з вартістю не більше 1675 грн і не сплачувати податки. Єдине тільки, що ЄСВ по негрошовому подарунку є, а по нецільовій благодійній допомозі – немає (за пп. 2.3.2 Інструкції № 5 одноразові заохочення належать до фонду додаткової зарплати, див. такожроз’яснення ГУ ДПС у Тернопільській області). До речі, неоподатковуваний подарунок можна робити щомісяця (пп. 165.1.39 ПК). При цьому є одне «але» – подарунок має бути саме негрошовий, так як у згаданому пп. 165.1.39 ПК сказано «за винятком грошових виплат у будь-якій сумі». Як варіант, такий подарунок можна придбати за кошти підприємства та вручити працівнику. Наприклад, це можуть бути продуктові набори, набори миючих засобів чи засобів гігієни, картки поповнення мобільних операторів, талони на бензин, абонементи у фітнес-клуби, подарункові сертифікати торговельних мереж тощо – формально умова негрошового подарунку з пп. 165.1.39 ПК у цих випадках дотримується. При складанні Додатку 4ДФ Податкового розрахунку ознака доходу з неоподатковуваної частини подарунку «160», з оподатковуваної – «126»;
надати нецільову благодійну допомогу не тільки працівнику, але й, наприклад, його близькому родичу. Звичайно, якщо це не суперечить колективному договору. Тоді можна зробити дві виплати по 3760 грн, але різним особам.
Якщо ж взагалі ніяк не оформити виплату одноразової матеріальної допомоги, наприклад не видати наказу чи не взяти заяву від працівника, то така виплата має оподатковуватися як додаткове благо (ПДФО + військовий збір + ЄСВ) на повну суму.
