Підпис – це обов’язковий та, мабуть, найбільш ризиковий реквізит на документах, предмет прискіпливих перевірок податківці та судових експертиз. Невизнання підпису – це невизнання документа, недійсність угоди. Як наслідок, можливі збитки й не на одну тисячу гривень. Як, коли та в яких документах можна використовувати факсимільний підпис замість власноручного?
Що таке факсиміле
У законодавстві відсутнє визначення факсиміле. У господарській практиці факсиміле – це відтворений за допомогою певних засобів копіювання оригінальний власноручний підпис особи. Зазвичай використовується механічний спосіб – це спеціальна печатка (штамп). Мета факсимільного підпису – спростити роботу особі, якій треба підписувати багато документів. Це інструмент особистого відтворення власноручного підпису.
Увага: факсиміле зазвичай використовується у вигляді особистої печатки.
Щодо відтворення підпису за допомогою сучасної копіювальної техніки – принтерів і сканерів тощо – не рекомендуємо. Це найбільш ризиковий спосіб, так як таке відтворення може поставити під сумнів ідентифікацію особи, яка мала підписувати документ. До факсиміле-печатки треба отримати ще доступ, а для друкарського відтворення – достатньо відсканувати підпис з наявного документа. Однак, прямим чином такий спосіб ніде не заборонений і в частині 3 статті 207 ЦК мова йде про не тільки механічне, але й електронне або інше копіювання.
▶️ Як потрапити до «клубу білого бізнесу»
▶️ Коли зможете переглянути Перелік платників податків із високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства
▶️ Яку інформацію виноситимуть на загал і як цього уникнути
▶️ Як визначатимуть показники
▶️ Які пільги у бронюванні працівників
Використання факсиміле замість підпису
Факсиміле на бухгалтерських документах: чи можна використовувати? Можна, але не завжди, не в усіх документах і лише при дотриманні певних умов і врахування існуючих ризиків. І краще цього взагалі факсиміле не використовувати, зважаючи на судову практику. Особливо у важливих документах, документах на суттєві суми грошових коштів.
Можливість використання факсимільного підпису надає частина 3 статті 207 ЦК. Однак, існують дві умови:
- це може бути у випадках, які встановлені законом або іншими актами цивільного законодавства, наприклад, постановами уряду, НБУ тощо;
- або за письмової згоди сторін.
Аналогічну норму містить і стаття 12 Закону «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII.
Важливі висновки звідси – не можна використовувати факсиміле:
- для підпису первинного документа – якщо у наказі, який затверджує форму не допускається використання факсимільний підпис;
- у двосторонніх договорах, інших правочинах, актах, накладних – якщо між сторонами відсутня письмова оформлена згода на факсиміле;
- у внутрішньому документообігу підприємства – якщо на це немає певного внутрішнього положення, наказу тощо.
Увага: для внутрішнього застосування факсиміле слід розробити внутрішнє положення про документообіг, де визначити правила використання факсиміле на первинних документах.
І на письмовій угоді зупинимося детальніше, так як це камінь спотикання багатьох.
Факсиміле: судова практика
Судова практика вказує на поширеність наступної ситуації:
- сторони підписували тривалий час акти виконаних робіт, договори, використовуючи факсиміле;
- одна зі сторін подає позов до суду і ставить питання про відсутність її особистої волі на здійснені правочини;
- суд визнає підписані факсимільним способом документи недійсними. Причина – відсутність письмової угоди, яка б дозволяла такий підпис.
При цьому постраждалу сторону не рятують аргументи й посилання щодо:
- статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік), де дозволяється використання інших даних, що дозволяють ідентифікувати особу Суди вважають, що через відсутність угоди з затвердженими зразками підпису ідентифікація не відбулася й документ не підтверджує особисте волевиявлення іншої сторони;
- вчинених дій після підписання документу, які свідчать, що сторони визнавали угоду, тобто посилання на частину 2 статті 205 ЦК;
- неможливості директора поставити власноручно підпис через хворобу тощо.
Приклади таких судових справ:
- постанова ВСУ у складі колегії суддів КГС у справі від 19.04.2018 № 910/4050/17;
- постанова ВСУ у справі від 19.04.2018 № 910/4050/17;
- постанова Київського апеляційного суду у справі від 30.01.2017 № 911/750/16.
Увага: без письмової згоди сторін документи з факсимільним підписом стають недійсними. Незалежно від того, скільки часу така практика застосовувалась та її причини.
Як вказав ВС у постанові від 07.03.2023 у справі № 904/1252/22, для застосування факсимільного підпису для оформлення правочинів, вчинення інших господарських операцій, необхідна письмова згода сторін, яка може виражатись, зокрема, в укладеній між сторонами письмовій угоді, в якій погоджується використання факсиміле і зразки справжнього та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору чи іншого документу. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису і засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Використання факсиміле 2024
Факсиміле може користуватися тільки «власник» підпису? Ще один камінь спотикання через суд або перевірку податківців – факсиміле скористалася інша особа, тобто не сам «власник (автор)» підпису. Навіть якщо право на використання факсиміле було надане певним внутрішнім документом, наприклад, заступнику чи секретарю. Також це може виникнути у ситуації, коли оригінальний «власник (автор)» взагалі не міг підписати у той день документ – був у відрядженні в іншому місці, на лікарняному, у відпустці. Це легко перевіряється за табелем обліку робочого часу.
Все це порушує саму ідею факсиміле – ідентифікацію особи, яка здійснила волевиявлення, правочин. Це заміна власноручного підпису, а не передача його сторонній особі.
Увага: факсиміле – це особистий інструмент «власника (автора)» підпису, який не може передаватися іншим особам.
Правильно вирішувати питання передачі підпису таким чином:
- внутрішнім наказом наділити правом підпису заступника або секретаря. Можна й тимчасово – на час відпустки, лікарняного, відрядження;
- визначити коло документів, які можуть підписувати такі особи;
- виготовити для них особисті факсиміле або взагалі їх не використовувати.
І це ще один ризик факсиміле – навіть за умови існування письмової угоди, яким чином довести, що особа підписала документ особисто?
Якою має бути письмова угода на факсиміле
Законодавство не визначає форму такої угоди. Єдині умови (ч. 3 ст. 207 ЦК):
- вона не може бути усною, тільки письмова;
- вона має містити зразки аналога власноручних підписів сторін. Точний вигляд того підпису, який буде копіюватися, його треба певним чином зафіксувати;
- така угода має бути скріплена оригінальними власноручними підписами.
Отже, можливими є декілька способів укладення такої угоди:
- окремий договір. У такому договорі слід визначити конкретно ті випадки й документи, які сторони будуть і можуть підписувати факсимільним способом;
- додаткова угода до існуючого договору. Підходящий варіант, якщо договір уже укладений. Зрозуміло, що факсимільний підпис обмежується предметом і умовами визначеними договором;
- безпосередньо у самому договорі. Оригінали підписів, які будуть відтворюватися факсимільним способом можна навести у додатку до договору.
Увага: сторони мають затвердити зразки «оригінального» підпису, який буде копіюватися.
Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової
У яких первинних документах факсиміле заборонено
Існують спеціалізовані й типові форми первинних документів, у яких використання факсиміле заборонено взагалі. Вони наступні:
Приклади документів | Нормативні документи, якими факсиміле заборонено |
банківські розрахункові та касові документи |
платіжні інструкції, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки та інші | - пп.37, 63 п.18 Додатку № 1 Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг правління НБУ 29.07.2022 № 163 та п.18 Додатку № 1 до вказаної Інструкції;
- п. 106, п. 107 Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, постанова правління НБУ від 25.09.2018 № 103
|
касові документи підприємств |
прибуткові та видаткові касові ордери, касові книги | - п. 28 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, постанова правління НБУ від 29.12.2017 № 148;
- роз’яснення ДПС у 109.15 ЗІР.
|
податкової та фінансової звітності |
податкові декларації, фінансова звітність (баланси, звіти про фінансові результати) | - ч. 2 пп. 48.5.1, п. 44.1 ПК, ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік
|
процесуальні судові документи |
заяви, скарги, які подаються до суду | |
Факсиміле на первинних документах
Можна використовувати у наступних документах:
- товаро-транспортних накладних – лист ДФС від 04.09.2015 № 18936/5/99-99-10-03-02-15. Податківці теж вказують на обов’язковість письмової згоди сторін зі зразками власноручних підписів;
- інших первинних документах, крім касових та типових і спеціалізованих форм, які не передбачають використання факсиміле – лист ДФС від 28.12.2015 № 27862/6/99-95-42-03-15; від 11.02.2016 № 2895/6/99-95-42-01-15, лист ДФС від 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14, роз’яснення ДПС у ЗІР 135.06.
Замість висновку – з факсиміле будьте обережними
Якщо ви отримали документ з факсимільним підписом, то одразу перевірте на правомірність його використання, чи була відповідна угода. Зверніться до кваліфікованого юриста. Якщо документ вкрай важливий, уникайте факсимільних підписів. Особливо, якщо ви не зможете довести, що особа підписувала його особисто. Використання факсиміле краще звузити до внутрішнього документообігу та врегулювати внутрішнім положенням.
