ПРОБЛЕМА
З метою ознайомлення з новими технологіями в галузі будівництва директор та деякі працівники підприємства (будівельна галузь) їздили у відрядження за кордон на будівельну виставку. Поїздку організовувала Торгово-промислова палата. Працівники самі сплатили за проживання в готелі з одноразовим харчуванням (документи привезли). Послуги проїзду підприємство оплачувало Торгово-промисловій палаті. Чи можна включити до складу витрат суму проїзду та добові? Як можна документально підтвердити зв’язок цього відрядження з господарською діяльністю підприємства? Вебінари для бухгалтерів 2025
РІШЕННЯ
Перелік витрат на відрядження працівників та керівництва підприємства, які дозволяється включати до складу витрат, визначено пунктом 140.1.7 Податкового кодексу України (ПК) та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Наказ № 59). При цьому наявності підтвердних розрахунково-платіжних документів, наказу про відрядження, відміток у закордонних паспортах працівників про перетин кордону недостатньо для зарахування витрат на відрядження до складу витрат підприємства.
Необхідно мати документи, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю підприємства, зокрема: запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю цього підприємства; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.
Оскільки організацією поїздок на виставки за кордон займалась Торгово-промислова палата, крім документів, які підтверджують надання нею організаційних послуг, вона має надати підприємству копії заявок на участь у виставках, які проводяться за тематикою, що співпадає з основною діяльністю підприємства, запрошень організаторів виставок тощо. Крім того, у договорі, укладеному між підприємством та Торгово-промисловою палатою, недостатньо обмежитися лише назвою послуги «Організація бізнес-місії». Розділ «Відомості про послуги» повинен містити вичерпний перелік послуг, які надає Виконавець Замовнику.
Не завадило б мати й інші підтвердження участі у виставці та її зв’язку з господарською діяльністю підприємства, такі як: програма виставки, рекламні проспекти фірм-учасниць виставки, фото- та відеофільми, зняті на виставці.
Лише переконливі підтвердні документи дають право підприємству включати до складу витрат всі документально підтверджені витрати, пов’язані із перебуванням працівників та директора підприємства у відрядженні за кордоном, та витрати на організаційні послуги, надані Торгово-промисловою палатою.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Крім того, відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку із службовими відрядженнями. З урахуванням вимог ПК, на підставі авансового звіту та доданих до нього документів підприємство повинно відшкодувати відрядженим працівникам та керівнику підприємства всі витрати, понесені ними за власний рахунок, та добові.
Згідно з Наказом № 59 підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його авансом. Невидача авансу може розглядатись як порушення законодавства про працю, за що статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачено штраф у розмірі від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.). Але така відповідальність встановлена для підприємств бюджетної сфери.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
