ПРОБЛЕМА
З метою ознайомлення з новими технологіями в галузі будівництва директор та деякі працівники підприємства (будівельна галузь) їздили у відрядження за кордон на будівельну виставку. Поїздку організовувала Торгово-промислова палата. Працівники самі сплатили за проживання в готелі з одноразовим харчуванням (документи привезли). Послуги проїзду підприємство оплачувало Торгово-промисловій палаті. Чи можна включити до складу витрат суму проїзду та добові? Як можна документально підтвердити зв’язок цього відрядження з господарською діяльністю підприємства?
РІШЕННЯ
Перелік витрат на відрядження працівників та керівництва підприємства, які дозволяється включати до складу витрат, визначено пунктом 140.1.7 Податкового кодексу України (ПК) та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Наказ № 59). При цьому наявності підтвердних розрахунково-платіжних документів, наказу про відрядження, відміток у закордонних паспортах працівників про перетин кордону недостатньо для зарахування витрат на відрядження до складу витрат підприємства.
Необхідно мати документи, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю підприємства, зокрема: запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю цього підприємства; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.
Оскільки організацією поїздок на виставки за кордон займалась Торгово-промислова палата, крім документів, які підтверджують надання нею організаційних послуг, вона має надати підприємству копії заявок на участь у виставках, які проводяться за тематикою, що співпадає з основною діяльністю підприємства, запрошень організаторів виставок тощо. Крім того, у договорі, укладеному між підприємством та Торгово-промисловою палатою, недостатньо обмежитися лише назвою послуги «Організація бізнес-місії». Розділ «Відомості про послуги» повинен містити вичерпний перелік послуг, які надає Виконавець Замовнику.
Не завадило б мати й інші підтвердження участі у виставці та її зв’язку з господарською діяльністю підприємства, такі як: програма виставки, рекламні проспекти фірм-учасниць виставки, фото- та відеофільми, зняті на виставці.
Лише переконливі підтвердні документи дають право підприємству включати до складу витрат всі документально підтверджені витрати, пов’язані із перебуванням працівників та директора підприємства у відрядженні за кордоном, та витрати на організаційні послуги, надані Торгово-промисловою палатою.
Крім того, відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку із службовими відрядженнями. З урахуванням вимог ПК, на підставі авансового звіту та доданих до нього документів підприємство повинно відшкодувати відрядженим працівникам та керівнику підприємства всі витрати, понесені ними за власний рахунок, та добові.
Згідно з Наказом № 59 підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його авансом. Невидача авансу може розглядатись як порушення законодавства про працю, за що статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачено штраф у розмірі від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.). Але така відповідальність встановлена для підприємств бюджетної сфери.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
