Як використовувати дорожні чеки під час відрядження за кордон

ПРОБЛЕМА

Чи може працівник підприємства застосовувати дорожні чеки під час відрядження за кордон?

РІШЕННЯ

Важливе значення щодо відрядження має його коректне документальне оформлення. В першу чергу видається наказ по підприємству щодо відрядження працівника. В ньому зазначаються мета, терміни відрядження, місце та назва підприємства, куди відряджається працівник, умови перебування тощо.

Одним із шляхів забезпечення працівника авансом в іноземній валюті на час відрядження за кордон є використання дорожніх чеків міжнародних платіжних систем.

Отримувати та використовувати їх для цієї мети необхідно згідно з вимогами Положення про порядок здійснення операцій з чеками в іноземній валюті на території України, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2000 № 520 (далі — Положення № 520), та Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.2007 № 200 (далі — Правила № 200).

Відповідно до пункту 2.3 Правил № 200 юридичні особи — резиденти та іноземні представництва мають право використовувати з поточного рахунку іноземну валюту для придбання дорожніх чеків на суму, що відповідає витратам на відрядження і представницьким витратам, на підставі заяви на видачу дорожніх чеків, оформленої у довільній формі, і документів, зазначених у пункті 2.2 цих правил (заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі банку та листа-розрахунку, який містить такі дані: ПІБ (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон та розрахунок витрат).

У пункті 7.1 Положення № 520 встановлено, що дорожні чеки в іноземній валюті продаються уповноваженими банками за іноземну валюту групи I Класифікатора іноземних валют або за гривні.

Одному працівнику може бути видано іноземну валюту готівкою та/або дорожні чеки на загальну суму, що не перевищує норм вивезення іноземної валюти (дорожніх чеків), установлених нормативно-правовими актами НБУ, що регулюють переміщення іноземної валюти (дорожніх чеків) через митний кордон України (п. 2.4 Правил № 200).

Перелік витрат на відрядження, які підприємство має право включити до витрат при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток, регулюється нормами Податкового кодексу України (ПК).

Відповідно до підпункту 140.1.7 ПК до них належать:

• витрати працівника на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

• витрати на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших житлових приміщень;

• витрати на оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд, обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Отже, працівник має право застосовувати дорожні чеки під час відрядження, тільки якщо ці чеки було придбано даною особою на підставі доручення підприємства у банку, який обслуговує це підприємство.

Відобразити операції щодо відрядження з застосуванням дорожніх чеків необхідно наступним чином.