ПРОБЛЕМА
Підприємство — платник ПДВ делегувало право підпису податкових накладних менеджеру зі збуту продукції, який зазвичай виписує також і видаткові накладні на відвантаження продукції. Крім менеджера право підпису податкових накладних мають головний бухгалтер та керівник підприємства. Яким чином це підприємство повинно підписувати електронні податкові накладні для цілей реєстрації їх в Єдиному реєстрі податкових накладних?
РІШЕННЯ
Згідно з абзацом п’ятим пункту 5 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 № 1246 (далі — Єдиний реєстр), для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі, продавець отримує засоби електронного цифрового підпису в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає податковому органу за місцем реєстрації посилені сертифікати електронного цифрового підпису зазначеної особи. У такому разі електронні цифрові підписи посадових осіб продавця накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
Таким чином, для кожної посадової особи, якій надано право підпису податкових накладних та розрахунку коригування, потрібно отримувати окремий електронний цифровий підпис. Звідси випливає також висновок про те, що кожна посадова особа має самостійно реєструвати в Єдиному реєстрі податкові накладні та розрахунки коригування, які вона підписала.
Якщо для конкретного підприємства виконати ці вимоги практично дуже складно або неможливо (наприклад, з робочого місця менеджера немає доступу до мережі Інтернет або до програмного забезпечення з обміну електронними документами, і це не передбачено внутрішнім положенням підприємства), в цьому разі податкові накладні та розрахунки коригування, що підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі, мають підписуватися тією особою, яка здійснить їх реєстрацію.
Якщо ж підприємство постачає імпортні або підакцизні товари та повинно реєструвати всі податкові накладні незалежно від суми, і в той же час делегує право підпису податкових накладних менеджерам або продавцям, то воно має подбати про надання відповідним особам (менеджерам, продавцям) можливості доступу до відповідного програмного забезпечення та можливості накладання електронного цифрового підпису.
Отже, якщо паперову форму податкової накладної підписала одна посадова особа продавця, а електронну форму — інша, то таку податкову накладну може бути не визнано під час податкової перевірки платника ПДВ.
Тому радимо подбати про те, щоб електронна форма податкових накладних відповідала паперовій, а всі посадові особи, яким делеговано право підпису податкових накладних, мали змогу особисто зареєструвати підписані ними документи в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
