ПДФО із сум на відрядження — 2015

Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо податкової реформи» від 28.12.2014 № 71 вилучив із розділу ІІІ «Податок на прибуток підприємств» Податкового кодексу України (ПК) перелік видатків на відрядження, що підлягають включенню до податкових витрат. Їх визначав підпункт 140.1.7 ПК у редакції, що була чинною до 01.01.2015.

Порядок оподаткування податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) суми зайво витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк, визначають внесені зміни до пункту 170.9 ПК.

Згідно з оновленим підпунктом 170.9.1 ПК податковим агентом при оподаткуванні суми, виданої платникові податків під звіт і не повернутої ним протягом установленого підпунктом 170.9.2 ПК строку, є особа, яка видала таку суму, а саме:

• на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податків (тобто працівника) на таке відрядження, розрахованій відповідно до підпункту 170.9.1 ПК.
• під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, яка їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податків на виконання таких дій.

Нагадаємо, що повернути кошти працівник має до або під час подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), затвердженого наказом МДЗ від 24.12.2013 № 845. Своєю чергою, авансовий звіт потрібно подати до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому завершено відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Які витрати не оподатковують ПДФО

У частині «а» підпункту 170.9.1 ПК тепер визначено, що не є доходом працівника або члена керівних органів підприємств, установ, організацій сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат. До таких витрат відносять витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, у т. ч. будь-які збори і податки, що під­лягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Згадані витрати на відрядження не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, тощо.

Які витрати оподатковують ПДФО

Оподатковують ПДФО вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми чайових, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються в рахунок згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.

Як оподатковувати добові

Не оподатковують ПДФО видатки, не підтверджені документально, на харчування й фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові видатки), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більше 0,2 розміру мінімальної зарплати, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожний календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати.

Отже, у 2015 році (як і в 2014 ро­ці) не оподатковують ПДФО добові, виплачені працівникам у зв’яз­ку з відрядженням у межах України в розмірі не більше 243,60 грн. у розрахунку за кожний день такого відрядження, а при відрядженні за кордон — у розмірі не більше 913,50 грн.

Частина «а» підпункту 170.9.1 ПК також установлює, що будь-які видатки не включаються в оподатковуваний дохід платника податків (тобто працівника) за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Якщо для відрядження обов’яз­ково потрібно здійснити страху­ван­ня життя або здоров’я від­рядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то витрати на таке страхування не включаються до оподатковуваного доходу платника податку.

Отже, норми оновленої з 01.01.2015 частини «а» під­пунк­ту 170.9.1 ПК багато в чому повторюють положення під­пунк­ту 140.1.7 розділу ІІІ ПК у редакції, що діяла до 01.01.2015. Тож порядок оподаткування сум зайво витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт, не повернутих у встановлений строк, залишився без змін.

Оподаткування підзвітних сум, виданих для госппотреб

У звітуванні за коштами, отриманими для виконання окремих цивільно-правових дій, майже нічого не змінилось. Лишень в абзаці другому частини «б» підпункту 170.9.1 ПК текст «у межах граничного розміру таких видатків, передбаченого в роз­ділі III цього Кодексу» замінений текстом «у встановлених межах». Пов’язане це знову ж таки з оновленням ІІІ розділу ПК.

Тож при видачі коштів під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій у сумі, яка перевищує суму фактичних видатків платника податків на виконання таких дій, не включаються й не оподатковуються ПДФО документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платникові податків (тобто працівникові) під звіт роботодавцем на організацію й проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання й поширення подарунків, у встановлених межах, здійснені таким платником і/або іншими особами з рекламними цілями.