ПРОБЛЕМА
Працівник у відрядженні розрахувався за проживання особистою банківською картою. У підтвердження понесених витрат надав сліп, з якого видно, що гроші були переведені з одного рахунку на інший. Чи можна вважати сліп розрахунковим платіжним документом? Які документи потрібні для оплати працівнику для відшкодування понесених витрат?
РІШЕННЯ
Сліп не є розрахунковим документом у розумінні Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР (далі — Закон про РРО). Про це твердять податківці у листі від 21.05.2013 № 3127/6/99-99-22-01-03-15/508. Подібний висновок міститься і у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (підкатегорія 109.10).
Але те, що сліп не належить до розрахункових документів, вважаємо, не має стати перепоною на шляху повернення працівнику понесених витрат. І ось чому.
Відповідно до пункту 15 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція про відрядження) підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та Податкового кодексу України (ПК). Проте Інструкція про відрядження є обов’язковою тільки для бюджетників.
У підпункті 140.1.7 ПК зазначено, що витрати на відрядження належать до складу податкових на підставі підтвердних документів. Тобто приналежність документа до складу розрахункових не обов’язкова.
Тож вважаємо, що за наявності рахунку готелю у тандемі зі сліпом підприємство може відшкодувати працівнику витрати на проживання у готелі.
Внимание
Відповідно до пункту 7.7 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою НБУ від 12.11.2003 № 492 забороняється використовувати поточні рахунки фізосіб для проведення операцій, пов’язаних зі здійсненням підприємницької діяльності. Тож радимо попереджати працівників, щоб вони у відрядженні не використовували особисті банківські картки, а знімали кошти в банкоматі та розраховувались готівкою.
Підготовлено членами Експертної ради системи «Експертус Податки»
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
