Відшкодування вартості залізничних квитків

ПРОБЛЕМА

Як відображати відшкодування вартості залізничних квитків у податковому та бухгалтерському обліку?

РІШЕННЯ

Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон затверджено наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59). У пункті 6 розділу ІІ зазначено, що витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Указані в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника підприємства .

При цьому, слід зазначити, що Інструкція № 59 є обов’язковою для підприємств бюджетної сфери. Інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Отже, на підприємстві доцільно затвердити внутрішнє положення щодо відрядження, у якому урахувати питання. Зокрема, питання щодо граничної суми транспортних та інших витрат на відрядження.

Згідно з підпунктом 140.1.7 Податкового кодексу України (ПК) до складу податкових витрат відносяться витрати на відрядження в межах фактичних витрат, у тому числі на проїзд до місця відрядження і назад, що повинно бути забезпечено підтверджуючими документами, які засвідчують вартість таких витрат, у вигляді транспортних квитків.

Пунктом 201.11 ПК визначено перелік документів, які є підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної. До таких документів належать, зокрема, транспортні квитки, що містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, крім тих, форма яких установлена міжнародними стандартами.

Тобто, суму ПДВ, зазначену у залізничному квитку, платники ПДВ відносять до податкового кредиту після отримання авансового звіту на підставі підтвердних документів (залізничних квитків).

Зверніть увагу! До податкових витрат та до податкового кредиту з ПДВ включаються витрати платника в межах проведених господарських витрат. Витрати, які компенсуються відрядженому працівнику понад норм, встановлених у внутрішньому положенні підприємства щодо відрядження, не включатимуться до податкових витрат та до податкового кредиту з ПДВ.

Відображення відшкодування вартості залізничних квитків

Підприємство «Альфа» направило працівника у відрядження. Після повернення з відрядження у встановлений строк працівник надав підприємству Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, з доданими до нього залізничними квитками на суму 660,00 грн. (у т.ч. ПДВ — 110 грн.). Положенням щодо відрядження встановлено граничну вартість залізничного квитка — 250 грн.