Насамперед зазначимо, що порядок ведення касових операцій встановлює Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637). А от граничні розміри розрахунків готівкою затвердила постанова Правління НБУ від 06.06.2013 № 210 (далі — Постанова № 210).
Облік грошових коштів на підприємстві
Обмеження в розрахунках готівкою
Вимоги щодо організації розрахунків готівкою визначені у розділі 2 Положення № 637. Згідно з пунктом 2.2 Положення № 637 підприємства (підприємці) можуть здійснювати розрахунки готівкою між собою і з фізособами (громадянами України, іноземцями, особами без громадянства, які не здійснюють підприємницької діяльності) через касу як за рахунок готівкової виручки, так і за рахунок коштів, одержаних із банків.
Зауважимо: підприємствам потрібно дотримуватися граничних розмірів для розрахунків готівкою. Розглянемо детально, на які операції поширюються обмеження та які розміри граничних сум встановлено на законодавчому рівні.
Слід зазначити, що відповідно до пункту 2.3 Положення № 637 підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізособами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах відповідних граничних сум розрахунків готівкою. До того ж кількість підприємств (підприємців) та фізосіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.
Наразі у Постанові № 210 встановлені такі граничні розміри для розрахунків готівкою:
- підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня в розмірі 10 000 грн.;
- фізособи з підприємством (підприємцем) протягом одного дня за товари (роботи, послуги) у розмірі 150 000 грн.
Платежі понад зазначені граничні суми потрібно проводити через банки або небанківські фінансові установи шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки.
Граничні розміри для розрахунків готівкою поширюються також на оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівкових коштів, одержаних за допомогою електронного платіжного засобу.
Але із кожного правила є винятки. Зокрема, обмеження не поширюються на розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами, добровільні пожертвування та благодійну допомогу, використання коштів, виданих на відрядження.
Далі розглянемо деякі види розрахунків готівкою, що мають свої особливості.
У господарській діяльності підприємства може виникнути ситуація, коли воно приймає від фізособи та видає їй-таки готівку протягом одного дня. Як було зазначено, підприємство має право здійснювати розрахунки готівкою з фізособою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах 150 000 грн. У такому разі для обчислення загальної суми розрахунку готівкою з однією фізособою враховують як оприбуткування готівки від неї, так і видачу їй готівки.
Також поширеною ситуацією є проведення підприємством розрахунків готівкою з фізособою, яка одночасно зареєстрована як підприємець. Причому ці розрахунки можуть бути не пов’язані з підприємницькою діяльністю такої фізособи. Тоді на ці розрахунки поширюватиметься обмеження щодо граничного розміру розрахунків готівкою у розмірі 150 000 грн. Якщо ж розрахунки готівкою проводилися між підприємством та фізособою-підприємцем за операціями, пов’язаними з її підприємницькою діяльністю, на такі розрахунки поширюється обмеження у розмірі 10 000 грн.
Розглянемо ситуацію, коли працівнику видають кошти під звіт на придбання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). На цей випадок поширюється обмеження щодо граничного розміру розрахунків готівкою у розмірі 10 000 грн. Таке саме обмеження діятиме в разі видачі готівки після придбання ТМЦ працівником за його власні кошти, оскільки ТМЦ придбані для потреб підприємства. Відповідне роз’яснення надано НБУ у листі від 30.01.2014 № 27-011/3954.
Отже, при розрахунках готівкою між підприємствами (підприємцями) та між підприємством і фізособою слід дотримуватися граничних розмірів. За порушення такої вимоги посадові особи підприємства можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності.
Також слід зазначити, що до підприємства можуть бути застосовані фінансові санкції, якщо у результаті перевірки органами контролю буде виявлено неоприбуткування готівки у касі. Тому неоприбуткування суми перевищення граничного розміру розрахунків готівкою у касі в день їх проведення — не вихід із ситуації.
Розглянемо порядок проведення органами контролю перевірки касової дисципліни.
Порядок проведення перевірок касової дисципліни
Під час перевірок здійснюють контроль за виконанням підприємством вимог Положення № 637, що пов’язані з веденням касової книги та оформленням операцій з приймання та видачі готівки з каси, веденням відповідних касових документів. Також перевіряють ведення касової книги щодо:
- оформлення в ній касових операцій із приймання та видачі готівкових коштів (у т. ч. за строками);
- відповідності зазначених у ній сум прийнятої до каси або виданої з неї готівки даним прибуткових і видаткових касових ордерів;
- якості і своєчасності записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами;
- наявності підпису бухгалтера, який перевірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касових ордерів;
- правильності підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня.
Під час перевірки також встановлюють наявність на підприємстві журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей і правильність їх ведення. Крім того, контролюють правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, унесених до касової книги та зазначених у касових ордерах, наявність потрібних виправдних документів, що додають до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо), і позначок про їх погашення.
Перевірка касових документів
У касових документах, які породжують сумнів щодо їх справжності, перевіряють достовірність підписів одержувачів коштів і службових осіб. Особлива увага під час перевірки приділяється встановленню повноти та своєчасності оприбуткування готівки в касах, одержаних підприємством (за реалізовану продукцію, продані товари, виконані роботи, надані послуги і за позареалізаційні операції тощо).
Під час перевірки аналізують загальний стан касових оборотів надходжень готівки з каси банку до каси підприємства на підставі банківських виписок за поточними рахунками підприємства. Звіряють банківські виписки (за сумами коштів, що одержані з банку, і датами) та відповідні записи в касовій книзі з даними прибуткових касових ордерів. У разі потреби можуть також порівнювати дані корінців грошових чеків із виписками банку. Як відомо, усю готівку, що надходить до каси підприємства, слід своєчасно та повною сумою оприбутковувати.
Оприбуткування готівки
Саме тому під час перевірки органами контролю повного і своєчасного оприбуткування коштів, що надійшли до каси від здійснення господарської діяльності, записи в касовій книзі звіряють за сумами та строками з даними відповідних прибуткових касових ордерів.
Також органи контролю у разі потреби можуть проводити поглиблену перевірку повного оприбуткування в касі готівкових коштів, одержаних з різних джерел. У такому випадку аналізують не лише відповідні первинні документи та касову книгу, а й обороти за відомістю журналу-ордера № 1 за дебетом субрахунку 301 «Каса в національній валюті» порівняно з оборотами за кредитом кожного кореспондуючого рахунку/субрахунку (311 «Поточні рахунки в національній валюті», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 661 «Розрахунки за заробітною платою», 662 «Розрахунки з депонентами», 681 «Розрахунки за авансами одержаними» та інших рахунків). Такі показники порівнюють із відповідними записами в касовій книзі та даними документів, які підтверджують фактичне одержання підприємством певних сум готівки у відповідні строки.
Зустрічні перевірки
З метою контролю за повним і своєчасним оприбуткуванням готівки конкретним підприємством органи контролю можуть застосовувати відповідні зустрічні документальні перевірки. Такі перевірки проводять безпосередньо на підприємствах-покупцях (замовниках), які сплатили готівкові кошти, шляхом залучення відповідних первинних документів та взаємного звіряння касових документів отримувачів готівки з даними покупців.
Розглянемо види фінансової та адміністративної відповідальності за порушення касової дисципліни.
Відповідальність за порушення касової дисципліни
Фінансова відповідальність
Відповідно до Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 № 436/95 органи контролю на підставі матеріалів проведених ними перевірок до підприємств та підприємців застосовують штрафні санкції, розмір яких залежить від виду порушення. А саме:
- за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах — у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;
- за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки — у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;
- за витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов’язані з оплатою праці, за наявності податкової заборгованості — в розмірі здійснених виплат. Але такі санкції не поширюються на витрачання готівки від реалізації на соціальні виплати громадянам на поховання, допомоги при народженні дитини, одиноким та багатодітним матерям, на лікування в разі хвороби, компенсацій особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
- за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів — у розмірі 25% виданих під звіт сум;
- за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який підтверджував би сплату покупцем готівкових коштів, — у розмірі сплачених коштів;
- за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням — у розмірі витраченої готівки.
Далі розглянемо, до яких видів адміністративної відповідальності може бути притягнуто посадових осіб у разі порушення касової дисципліни.
Адміністративна відповідність
Порушення законодавства з фінансових питань, зокрема несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів, тягнуть за собою накладення штрафу від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг) (від 136 до 255 грн.).
Водночас ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти нмдг (від 170 до 340 грн.). Таку відповідність встановлює стаття 164-2 Кодексу про адміністративні правопорушення України (КпАП).
За порушення порядку проведення розрахунків готівкою та розрахунків з використанням електронних платіжних засобів за товари (послуги) встановлено окремий вид адміністративної відповідальності.
Таке порушення тягне за собою накладення штрафу на фізособу-підприємця, посадових осіб підприємства від ста до двохсот нмдг (від 1700 до 3400 грн.).
Порушення, вчинене особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за таке саме порушення, тягне за собою накладення штрафу від п’ятисот до тисячі нмдг (від 8500 до 17 000 грн.). Таку відповідність встановлено статтею163-15 КпАП.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
