Зміст статті:Порядок організації роботи каси та проведення операцій з готівкою на підприємствах встановлено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637).
Вимоги Положення № 637 поширюються як на підприємства, так і на підприємців. Не стосуються вони іноземних офіційних представництв, що користуються імунітетом і дипломатичними привілеями, а також представництв іноземних організацій і філій, які не здійснюють підприємницької діяльності.
Каса підприємства
Для здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів на підприємстві має бути виділене окреме місце або приміщення — каса.
Керівник підприємства має забезпечити належне облаштування каси та надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку (п. 4.1 Положення № 637). Тому організацію роботи каси варто розпочати з видання наказу про касову дисципліну (див. Додаток 1). Попри те що необхідність оформлення цього наказу не передбачена жодним нормативно-правовим актом, його наявність сприятиме поліпшенню організації касової роботи на підприємстві, а також дотриманню вимог Положення № 637. Вимоги наказу про касову дисципліну поширюються лише на осіб, які у процесі роботи мають справу з готівковими коштами, тобто на касира або особу, яка виконує обов’язки касира в разі його відсутності.
Усі надходження і видачу готівки у гривнях підприємства відображають у касовій книзі.
Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу окремо від головного підприємства (п. 4.2 Положення № 637).
Заборонено зберігати
у касі готівку та інші цінності, що не належать підприємству
Крім того, в касі підприємства або його відокремленого підрозділу обов’язково слід вести журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів і книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. Наявність і правильність ведення цих документів перевіряють органи контролю (п. 7.10 Положення № 637).
Звертаємо увагу, що виносити касові документи з приміщення підприємства дозволено лише за наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера. Причому повернути їх до приміщення підприємства слід обов’язково до кінця робочого дня (п. 3.13 Положення № 637). Лише в окремих випадках, передбачених законодавством України, касові документи можуть вилучати (п. 3.15 Положення № 637).
Завдання та обов’язки касира
Обов’язки здійснювати операції, пов’язані з прийманням та видачею готівкових коштів через касу підприємства, зберігати в касі всі прийняті цінності, вести касову книгу тощо покладено на касира.
Записи в касовій книзі касир проводить за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадити (п. 4.3 Положення № 637).
Основні завдання та обов’язки касира на підприємстві регламентовані главою 4 Положення № 637 та Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженим наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336.
Касир підприємства зобов’язаний:
- здійснювати операції, пов’язані з прийманням та видаванням готівкових грошових коштів через касу підприємства;
- зберігати всі прийняті цінності;
- одержувати в установах банку готівку;
- робити записи в касовій книзі операцій одержання і видавання готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом в день їх надходження або видавання;
- перевіряти наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а на видаткових документах — дозвільного напису керівника або уповноважених ним осіб, наявність всіх інших реквізитів на прибуткових касових ордерах та видаткових документах, а також зазначених у цих документах додатків (заяви, накладні, рахунки, довідки та ін.);
- повертати документи в бухгалтерію для відповідного оформлення у випадку недодержання хоча б однієї з перелічених вимог;
- підписувати прибуткові касові ордери та видаткові документи одразу після одержання або видавання за ними готівки, а на доданих до них документах ставити штамп «Сплачено»;
- видавати квитанцію особі, яка здала готівку в касу;
- ставити штамп «Депоновано» або робити відповідний запис у платіжній відомості біля прізвищ осіб, яким не здійснено в установлений термін виплати, пов’язані з оплатою праці;
- складати реєстр депонованих сум, у платіжній відомості вказувати фактично виплачену суму і суму, яка підлягає депонуванню, звіряти ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю та ставити свій підпис;
- щоденно в кінці робочого дня виводити залишок грошових коштів у касі підприємства та передавати в бухгалтерію підприємства звіт касира (копію записів у касовій книзі) разом з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під підпис особи, яка здійснює контроль за веденням касових операцій;
- виконувати інші обов’язки стосовно збереження в касі грошових документів, цінних паперів тощо.
Касир несе повну матеріальну відповідальність
за збереження всіх прийнятих ним цінностей
Зазначені вимоги мають бути враховані під час розробки посадової інструкції касира (див. Додаток 2 — файл для скачування внизу сторінки). У посадовій інструкції мають бути окреслені обов’язки касира, його права та відповідальність у разі невиконання або несумлінного виконання ним службових обов’язків. З посадовою інструкцією касира ознайомлюють під підпис.
Крім того, керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність (див. Додаток 3) та ознайомлює його під підпис із вимогами Положення № 637. Адже саме касир відповідно до законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру заборонено передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам (п. 4.7, 4.8 Положення № 637). Тому знати вимоги Положення № 637 та інших нормативних документів із касової дисципліни — також обов’язок касира.
Форму Типового договору про повну матеріальну відповідальність затверджено постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24. Попри те що його розроблено давно, він залишається чинним і на сьогодні на підставі Постанови ВРУ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.1991 № 1545-ХІІ.
Якщо на підприємстві є кілька кас і, відповідно, кілька касирів, то один із них буде старшим касиром, інші — просто касирами. За наявності на підприємстві декількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей, яку веде старший касир. Касири наприкінці робочого дня зобов’язані скласти звіт про одержану й видану готівку за відповідними касовими документами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касирові під підпис у книзі обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (п. 4.6 Положення № 637).
Виконання обов’язків касира іншими особами
На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни обов’язки касира покладають на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира (п. 4.8 Положення № 637).
У разі відсутності касира (через хворобу, відпустку тощо) цінності, що передані йому під відповідальність, перераховує інший касир, якому їх передають, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складають актприймання матеріальних цінностей за підписами зазначених осіб.
Зауважимо, що не завжди посаду касира передбачають штатним розписом. Так, у разі якщо обсяг касових операцій підприємства незначний, обов’язки касира покладають відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладають договір про повну матеріальну відповідальність.
Якщо ж на підприємстві немає інших працівників, крім керівника, то саме керівник має право підписувати всі касові документи одноосібно (лист НБУ від 14.02.2012 № 11-117/708-1645). У такому разі керівник має виконувати всі обов’язки касира, включаючи ведення касової книги. Щоправда, укладати договір про повну матеріальну відповідальність керівника із самим собою немає сенсу.
Відповідальність
Укладення з касиром договору про повну матеріальну відповідальність передбачено не лише Положенням № 637. Цю вимогу закріплено також у статті 135-1 Кодексу законів про працю України (КЗпП). Звертаємо увагу, що такий договір можна укладати лише в разі досягнення особою, яка претендує на посаду касира, 18-річного віку. Крім того, виконання касиром обов’язків згідно з його посадою має бути безпосередньо пов’язане з прийманням та видачею готівки, збереженням довірених йому матеріальних цінностей.
Перелік випадків притягнення працівників до матеріальної відповідальності у повному розмірі шкоди, заподіяної з їхньої вини підприємству, наведено у статті 134 КЗпП. Зокрема, згідно з пунктом 1 статті 134 КЗпП до повної матеріальної відповідальності притягують працівників, із якими підприємство згідно зі статтею 135-1 КЗпП уклало письмовий договір про взяття працівником на себе повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або з іншою метою. Тобто повна індивідуальна матеріальна відповідальність обмежена умовами укладеного з касиром договору.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
