Затверджено нову форму Авансового звіту та порядок його заповнення. Мінфін привів їх у відповідність до положень податкового законодавства, але певні законодавчі вимоги все-таки залишилися без уваги. Розглянемо детальніше, що ж змінилося у формі Авансового звіту
Починаючи з 6 листопада 2015 року набирає чинності наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841 (далі — Наказ № 841). Він прийшов на зміну однойменному наказу Міндоходів від 24.12.2013 № 845. Тож із 06.11.2015 застосовують нову форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Авансовий звіт).
Нова форма Авансового звіту відрізняється від попередньої лише тим, що в ній актуалізовано ставки ПДФО, які використовуються з 01.01.2015 (15 та 20%) для обчислення суми податку у разі неповернення суми надміру витрачених коштів.
Якщо ж порівнювати новий Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений Наказом № 841 (далі — Порядок складання Авансового звіту), із попереднім, то відмінності між ними носять здебільшого технічний характер. Уточнимо їх.
1. У тексті нового Порядку складання Авансового звіту міститься посилання на пункт 170.9 Податкового кодексу України (ПК). Цей пункт з 01.01.2015 визначає норми щодо включення до оподаткованого доходу витрат у відрядженні, які перевищують встановлені обмеження.
2. Додано посилання на те, що під час розрахунку суми ПДФО з неповернутої суми надміру витрачених коштів слід враховувати положення пункту 164.5 ПК, тобто застосовувати натуральний коефіцієнт. Однак слід зазначити, що натуральний коефіцієнт і раніше брався для такого розрахунку.
3. Зазначено, що дія Порядку складання Авансового звіту поширюється на:
- осіб, які видали платнику податку — фізичній особі кошти на відрядження або під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала;
- платників податків — фізичних осіб, які отримали такі кошти.
Тобто Порядку складання Авансового звіту обов’язково мають дотримуватися як ті, хто отримав підзвітні кошти (підзвітна особа), так і ті, хто ці кошти видає (бухгалтер). Водночас можна зробити висновок, що дотримуватися його не обов’язково, якщо кошти під звіт не видавалися, а особа витрачала власні кошти, за які потім звітує, аби отримати їх компенсацію.
Надміру витрачені кошти
Попри внесені зміни, Мінфін чомусь «забув» додати до розрахунку податків у разі неповернення суми надміру витрачених коштів розрахунок військового збору. Адже об’єктом оподаткування військовим збором є доходи, визначені статтею 163 ПК. До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, зокрема, відносять суму надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюють відповідно до пункту 170.9 ПК (пп. 164.2.11 ПК).
Тож, оподатковуючи своєчасно не повернуті надміру витрачені кошти, доведеться вписувати цю інформацію в Авансовий звіт додатково.
Також не знайшов свого відображення у новій формі Авансового звіту та порядку його складання момент оподаткування так званих надміру витрачених коштів. Йдеться про добові, що видавалися у більшому розмірі, аніж неоподатковуваний їх розмір. Адже якщо сума добових перевищує обмеження, зазначені у підпункті «а» підпункту 170.9.1 ПК, то сума перевищення підлягає оподаткуванню ПДФО як надміру витрачені кошти.
За такою логікою у розрахунку ПДФО, що сплачується із суми надміру витрачених коштів, в Авансовому звіті має враховуватися не лише сума несвоєчасно повернутих надміру витрачених у відрядженні коштів, а й перевищення суми добових над їх неоподатковуваним розміром.
Проте це не означає, що коли на підприємстві встановлено розмір добових вищий, аніж той розмір, що не включається до оподаткованого доходу згідно із підпунктом «а» підпункту 170.9.ПК, то працівник має повертати суму перевищення як надміру використані ним кошти. Просто ця сума перевищення вважатиметься надміру витраченою для її оподаткування ПДФО. Тобто з такої суми доходу працівника буде утримано ПДФО.
Заповнення Авансового звіту
Вимоги до заповнення Авансового звіту залишилися такими, як і були. Нагадаємо правила, яких слід дотримуватися, заповнюючи звіт.
Працівник складає Авансовий звіт після повернення з відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій; йому потрібно відзвітувати за витрачені кошти.
Також працівник, який складає Авансовий звіт, має на зворотному боці бланка Авансового звіту вписати інформацію про первинні документи, які підтверджують понесені витрати, та розшифрувати дати, суми, зазначити, кому та за що заплачено. Ці первинні документи слід додати до Авансового звіту.
Бухгалтер має перевірити заповнений працівником Авансовий звіт та заповнити графи «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», кореспонденцію субрахунків, розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти (за наявності такого факту). А також заповнити розписку про його отримання і перевірку.
Керівник має затвердити Авансовий звіт, зазначити суму прописом, дату затвердження та проставити підпис.
Якщо працівник своєчасно не повертає суму надміру витрачених коштів, то бухгалтер заповнює частину Авансового звіту, яка стосується розрахунку ПДФО та військового збору. Потім з цим розрахунком працівника ознайомлюють під підпис.
Строки для звітування про витрачені підзвітні кошти
Строки подання Авансового звіту передбачені пунктом 170.9.2 ПК та пунктом 3 Порядку складання Авансового звіту. Для зручності систематизуємо їх у Таблиці.
| На які цілі видавалися кошти | Спосіб виплати коштів, виданих під звіт |
| готівкою з каси підприємства | готівкою з платіжної картки | безготівкові розрахунки з використання платіжної картки |
| Службове відрядження | До закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи | До закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи) | Упродовж 10 банківських днів, а за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) |
| Господарські потреби | До закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії |
Розглянемо на прикладі, як заповнити Авансовий звіт у разі службового відрядження працівника.
Заповнення Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт
ТОВ «Поляна» відрядило менеджера зі збуту Коваля О. В. з 11 по 13 листопада 2015 року на переговори з контрагентом до м. Рівного та відповідно до видаткового касового ордера № 136 від 10.11.2015 видало йому аванс на відрядження у сумі 1930,80 грн. Після повернення з відрядження працівник подав до бухгалтерії авансовий звіт разом з підтвердними документами, у якому зазначив такі статті витрат:
- добові за три дні — 730,80 грн. (3 дні × 243,60 грн.);
- проїзд за маршрутом Рівне — Київ — Рівне відповідно до квитків на автобус — 500,00 грн. (250,00 грн. × 2);
- проживання в готелі (дві доби) згідно з рахунком та квитанцією про його оплату — 700,00 грн. (350,00 грн. × 2).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
