Звіт з ЄСВ: особливості заповнення

— Яку зарплату потрібно зазначати на другому аркуші Звіту з ЄСВ у реквізиті 19 «Середня заробітна плата за 2014 рік» — річну одного працівника чи за місяць?

Валентина БОРШОВСЬКА: Реквізити 18 «Розмір коефіцієнта», 19 «Середня заробітна плата за 2014 р.», 20 «Середньомісячна кількість застрахованих осіб за 2014 р.» визначають і заповнюють відповідно до пункту 9⁵ розділу VIII Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон про ЄСВ), пункту 20 розділу ІІІ Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449 (далі — Інструкція № 449). Тобто у реквізиті 19 потрібно поставити сукупну заробітну плату по підприємству за 2014 рік у розрахунку на місяць. Про це також йдеться у листах ДФСУ від 23.03.2015 № 9843/7/99-99-17-03-01-17 і від 09.04.2015. № 12518/7/99-99-17-03-01-17.

— Чи потрібно заповнювати на другому аркуші Звіту з ЄСВ реквізити 17-20, якщо підприємство у звітному місяці не застосовуватиме понижуючий коефіцієнт?

В. Б.: Якщо понижуючий коефіцієнт не застосовують, то реквізити 18-20 другого аркушу Звіту з ЄСВ не заповнюють. Обов’язковим до заповнення є реквізит 17 «Застосування коефіцієнта…», у цій ситуації потрібно зазначити «НІ».

— Чи може юридична особа — платник єдиного податку третьої групи застосовувати понижуючий коефіцієнт?

В. Б.: Порядок обчислення та умови застосування понижуючого коефіцієнта визначено у пункті 9⁵ розділу VIII Закону про ЄСВ, пункті 20 розділу ІІІ Інструкції № 449. Роз’яснення з цього питання також надавала ДФСУ у листах від 23.03.2015 № 9843/7/99-99-17-03-01-17 і від 09.04.2015 № 12518/7/99-99-17-03-01-17.

— У реквізиті 21 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ сума нарахованого ЄСВ обчислюється автоматично, без урахування понижуючого коефіцієнта. Підприємство не використовує понижуючий коефіцієнт, і про це зазначено на другому аркуші Звіту з ЄСВ у реквізиті 17. Однак за виправлень у ручному режимі виникає помилка і програма «не реагує». Чим можна зарадити в цій ситуації?

В. Б.: В алгоритмі розрахунку ЄСВ програмного забезпечення, яке використовують, очевидно, мають місце неточності, які слід виправити. МЕДОК виправив помилки, і потрібно оновити версію до 10.01.51 від 09.06.2015.

— Якщо нарахований дохід за працівником менший від мінімальної зарплати, то які додаткові реквізити потрібно заповнювати в Таблиці 6 Звіту з ЄСВ?

В. Б.: У такому разі за працівником у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ буде два записи:

• у першому рядку, як і раніше, заповнюють фактичну заробітну плату й нарахування (утримання) з неї;
• у другому рядку додатково вказують код типу нарахувань «13» та заповнюють лише реквізити 19 і 21 (у реквізиті 19 зазначають суму різниці між мінімальною заробітною платою, яка є базою для нарахування ЄСВ, і фактичною зарплатою, а у реквізиті 21 — суму нарахованого ЄСВ на розмір такої різниці).

— Підприємець має найманих працівників, у яких зарплата перевищує розмір мінімальної заробітної плати. У Таблиці 6 Звіту з ЄСВ з’явився новий реквізит 19, у якому слід зазначати суму різниці між мінімальною та фактично зарплатою. Як його заповнювати, коли зарплата вища від розміру мінімальної?

В. Б.: У такому разі реквізит 19 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ заповнювати не потрібно.

Зразок заповнення Звіту з ЄСВ

— Якщо сума нарахування заробітної плати зовнішнього сумісника менша від розміру мінімальної, чи заповнювати реквізит 19 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ?

В. Б.: Для сумісників базою нарахування ЄСВ є фактично нарахована заробітна плата незалежно від її розміру. При цьому роботодавець має право отримати від такого працівника (сумісника) підтвердження про місце основної роботи.

— Як заповнити Таблицю 6 Звіту з ЄСВ, якщо працівник був оформлений на роботу з 27.05.2015 з окладом 1218 грн.? Фактично нарахована заробітна плата є меншою від розміру мінімальної заробітної плати.

В. Б.: У разі звільнення або прийняття працівника на основне місце роботи протягом місяця, в якому нарахована заробітна плата за відпрацьований час не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, сума ЄСВ розраховується з фактично нарахованої заробітної плати незалежно від її розміру. Це також роз’яснено у листі ДФСУ від 14.02.2015 №4979/7/99-99-17-03-01-17.

— Підприємство тривалий час не здійснює діяльність. Наймані працівники відсутні. Функції директора підприємства виконує засновник підприємства, якому не нараховують заробітну плату. Чи потрібно у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ відображати інформацію про директора підприємства та нараховувати за ним ЄСВ на розмір мінімальної заробітної плати?

В. Б.: Відповідно до підпункту 11 пункту 2 Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435, якщо юридичні особи не використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, Звіт з ЄСВ за найманих працівників до органів доходів і зборів вони не подають. Навіть більше, якщо бази нарахування немає, ЄСВ на розмір мінімальної зарплати не нараховують.

— У реквізиті 22 «Ознака нового робочого місця» Таблиці 6 Звіту з ЄСВ вказувалася позначка «1» у разі працевлаштування особи на нове робоче місце. Цей реквізит відповідно до листа ПФУ від 21.08.2014 № 21841/05-10 мав заповнюватися протягом двох років. Чи діють норми цього листа для нових форм звітності?

В. Б.: Так, реквізит 22 «Ознака нового робочого місця» Таблиці 6 Звіту з ЄСВ у разі працевлаштування особи на нове робоче місце потрібно заповнювати протягом двох років.

— Якщо працівники працюють на 0,25, 0,5 або 0,75 окладу, чи потрібно в цьому випадку робити позначку в реквізиті 24 «Ознака неповного робочого часу», проставляючи значення «1»?

В. Б.: Так, у цій ситуації у реквізиті 24 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ значення буде «1».

— Чи потрібно проставляти значення «1» у реквізиті 24 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ, у разі якщо працівник працює за сумісництвом неповний робочий день?

В. Б.: Незалежно від того, за основним місцем роботи чи за сумісництвом працює працівник на умовах неповного робочого часу, у реквізиті 24 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ значення буде «1».

— Реквізит 24 «Ознака неповного робочого часу» заповнюють для всіх кодів і рядків за однією застрахованою особою, яка працює на умовах неповного робочого часу, чи лише в першому рядку?

В. Б.: Так, у реквізиті 24 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ у кожному рядку нарахування доходу значення буде 1.

— Якщо у рядку застосовують тип нарахувань «13», чи потрібно заповнювати реквізит 24 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ?

В. Б.: Так, потрібно.

— Чи потрібно заповнювати для коду застрахованої особи «48» ознаку неповного робочого часу та кількість днів перебування в трудових відносинах?

В. Б.: Так, реквізити 15 і 24 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ заповнюють обов’язково.

— Якщо частину місяця працівник працює повний робочий день, а частину — неповний, як заповнити реквізит 24 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ?

В. Б.: За таких умов у реквізиті 24 Таблиці 6 Звіту з ЄСВ проставляють відмітку щодо режиму роботи, який діяв для працівника станом на кінець місяця.

— Працівники працюють на умовах неповного робочого дня, але зарплати нижче ніж 1500 грн. у них немає. За наявності сукупної зарплати 9270,73 грн., зазначеної у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ у розрізі працівників, програмне забезпечення автоматично проставляє у Таблиці 1 утримання ЄСВ — 333,75 грн. Але якщо підрахувати суми утриманого ЄСВ, зазначені у Таблиці 6 за кожним працівником окремо, то результат буде більшим — 333,76 грн. Аналогічно нарахування ЄСВ (ставки 36,92%) у Таблиці 1 — 3422,75 грн., за даними Таблиці 6 — 3422,76 грн.? Яку суму утриманого і нарахованого ЄСВ зазначати в Таблиці 1?

В. Б.: ЄСВ з 01.01.2015 нараховують і утримують за кожним працівником окремо. Тому у програмному забезпеченні щодо заповнення звітності з ЄСВ має бути закладено алгоритм, який би враховував ці особливості. Тобто розрахунок у Таблиці 1 Звіту з ЄСВ утриманого і нарахованого ЄСВ маж формуватися як сума значень у реквізитах 20 і 21 відповідно у розрізі кожного працівника. Якщо є неточності з підсумками (за рахунок заокруглень), то відповідні зміни слід вносити в алгоритм програмного забезпечення.

— Підприємство припустилося помилки при заповненні Звіту з ЄСВ та вдвічі завищило зарплату працівникам у лютому 2015 року. Помилку виправлено у березні 2015 року: в Таблиці 6 тип «початкова» з кодом типу нарахувань «3» зазначено неправильну (завищену) суму заробітної плати за лютий (02). У результаті виправлення помилки у рядку 8 Таблиці 1 Звіту з ЄСВ отримали від’ємну суму. Чи правильно виправлено допущену помилку?

В. Б.: Коди типу нарахувань «2» і «3» застосовують, якщо було завищення/заниження нарахованих сум ЄСВ. Якщо були помилки в нарахуванні зарплати за застрахованими особами, то такі завищення/заниження відображають у складі заробітної плати поточного місяця — результат завищення/заниження «згортається» з нарахуваннями поточного місяця

— Як виправити помилку щодо неправильного відображення у Звіті з ЄСВ за лютий 2015 року клас професійного ризику і, як наслідок, ставки ЄСВ?

В. Б.: Якщо було завищення/заниження нарахованих сум ЄСВ, то у поточному місяці слід донарахувати ЄСВ за кожним працівником з кодом типу нарахувань «2», зазначивши інформацію у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ поточного місця, і відобразити суму донарахувань у рядку 6.2 Таблиці 1.

— Якщо надійшла друга квитанція з номером реєстрації звіту, але є помилка «Помилка таблиця 6 аркуш 6 рядок 1». Для ЗО 3017015873 заповнено поле «Ознака неповного робочого часу» «так», хоча в реквізиті «Ознака наявності трудової книжки» зазначено «ні». Тож чи потрібно надсилати скасовуючий звіт перед поданням виправленого, чи достатньо відправити ще один з відміткою «Початкова»?

В. Б.: Скасовуючий звіту цій ситуації подавати не потрібно. Зверніть увагу, Реквізит 24 «Ознака неповного робочого часу» Таблиці 6 Звіту з ЄСВ заповнюють і для основних працівників, і для сумісників та всіх кодів категорій працівників один раз у рядку поруч з основною зарплатою незалежно від фактичної зарплати, якщо має місце неповний робочий час. Якщо були неточності в алгоритмі, їх слід виправити. До закінчення граничного строку Звіт з ЄСВ можна подавати необмежену кількість разів з поміткою «Початкова» (кожен наступний такий звіт скасовує попередній).