Ось працює собі підприємство, заробляє гроші, виплачує податки та заробітну плату працівникам. Всі ніби задоволені і сміливо дивляться у майбутнє, а на обрії з’являються податківці з перевіркою. Що ж в такому випадку робити? Перш за все – не панікувати і підготуватися до майбутньої перевірки.
Навіть якщо підприємство працює згідно законодавству та виконує всі до єдиної норми бухгалтерського обліку, діловодства, оформлення документів і т.д., маленькі «грішки» все одно знайдуться і податківці залюбки цим скористаються. А навіть якщо і таких грішків немає, то спробують скористатися незнанням підприємця та працівників законодавства, щодо проведення податкових перевірок. Всі фактори важко врахувати, тому ми підготували невеличку пам’ятку для підприємців, що має допомогти успішно пройти податкову перевірку (звісно, якщо за підприємством немає серйозних порушень законодавства).
Крок 1. Перевіряємо перевіряльників
Коли на порозі підприємства з’явились перевіряльники з ДФС, перш ніж допускати їх до перевірки – переконайтеся, що перед вами справді інспектори з податкової. Переконайтеся, що у інспекторів є:
- Особисті документи – посвідчення, що дозволяють ідентифікувати особу інспектора;
- Наказ на проведення перевірки з усіма необхідними реквізитами.
Пам'ятайте, якщо у інспектора чи інспекторів немає хоча б одного із вище перерахованих документів – ви маєте повне право не допускати їх до перевірки. Також не завадить ретельно перевірити наказ на проведення перевірки. Якщо в його реквізитах є помилки – це також підстава для недопуску до перевірки.
Наказ на проведення перевірки
Найголовніший документ – наказ на проведення податкової перевірки. Наказ на проведення перевірки надходить:
- При позаплановій перевірці незалежно від її виду, наказ відправляється чи вручається платнику податків до її початку;
- При плановій перевірці – не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення перевірки.
У наказі на проведення податкової перевірки мають бути вказані наступні обов’язкові реквізити:
- Дата видачі;
- Назва і реквізити податкового органу, з якого надійшов наказ;
- Назва та реквізити об’єкта перевірки;
- Ціль та вид перевірки, підстави для проведення перевірки;
- Дата початку та закінчення податкової перевірки;
- Підпис та печатка керівника податкового органу чи його заступника.
Письмове повідомлення
Також при проведенні перевірки у інспекторів має бути присутнє письмове повідомлення. В ньому має бути вказана дата початку та закінчення перевірки, а також місце проведення перевірки.
Направлення на проведення перевірки
У цьому документі потрібно перевірити наявність та дату видачі документу. Реквізити податкового драгун що його видав, реквізити наказу, реквізити підприємства, цілі та вид перевірки, підстави для перевірки. Також в цьому документі мають бути вказані дані посвідчень інспекторів, що мають проводити перевірку. Цей документ, як і наказ має бути затверджено керівником податкового органу – його підписом та печаткою.
Службове посвідчення
Інспектор, що прийшов на перевірку зобов’язаний надати своє службове посвідчення. Всі реквізити такого посвідчення мають повністю співпадати із даними, зазначеними в направленні на проведення перевірки.
Платник податків може зробити копії всіх документів, які зобов'язані надати інспектори перед початком податкової перевірки.
Якщо інспектори не надали один із перерахованих документів, або у реквізитах присутні помилки, є розбіжності у реквізитах, або документи взагалі оформлені не за державною формою – це підстава не допустити інспекторів до проведення перевірки.
Крок 2. Предмет та мета проведення перевірки
Потрібно з’ясувати, який характер нестиме перевірка і яка її ціль. Розуміння цього аспекту дозволить скласти певний план дій платникові податків, а також зрозуміти, як відповідно законодавству мають діяти інспектори.
Зазвичай цю інформацію можна побачити у наказі на проведення перевірки, який інспектори обов'язково мають надати перед проведенням перевірки.
Документальні перевірки можуть бути плановими та позаплановими, виїзними та невиїзними.
Планова перевірка має проводитись відповідно плану проведення податкових перевірок. Раніше, податківці обіцяли розміщувати актуальний графік проведення податкових перевірок на офіційному сайті ДФС, проте такого графіку там не знайти. Податківці залишили цей графік лише для внутрішнього користування.
Позапланові перевірки проводяться у випадках, передбачених Податковим кодексом України, тобто – за наявності певних порушень. Зауважте, що податківці завжди можуть знайти причини для проведення позапланової перевірки. Проте, така перевірка не може проводитись двічі з однієї і тієї-ж причини.
Зазвичай планові перевірки є загальними. За такої перевірки інспектори мають перевірити правильність розрахунків, декларування та сплати податків за останні декілька років та за всіма контрагентами.
Під час проведення позапланової перевірки, як правило перевіряються операції між платником податків та окремими контрагентами за певні періоди часу.
Завжди потрібно дивитися на предмет перевірки, та чи не співпадає він із предметами минулих перевірок. Пам'ятайте, що проведення перевірки стосовно одного і того ж питання є порушенням законодавства з боку податкової.
Крок 3. Організувати супровід всього процесу перевірки
Незалежно від виду перевірки, платнику податків краще організувати супровід всього процесу проведення податкової перевірки.
Перш за все, якщо платникові податків відома ціль проведення перевірки – потрібно приділити цьому моменту увагу, провести аудит документів, виявити «слабкі місця» та максимально усунути їх. Пам'ятайте, інспектори будуть шукати «пробіли» в первинній документації та обов’язкових реквізитах, розходження з показниками податкового та бухгалтерського обліку.
Проведення самостійного аудиту та пошуку проблем дозволить своєчасно їх виправити, а також приблизно сформувати план, за яким може здійснюватися перевірка податковими інспекторами. Це в свою чергу дозволить розробити відповідний план дій з боку підприємства, для успішного проходження перевірки.
Надання необхідної документації
Під час проведення перевірки, податкові інспектори мають законне право вимагати всі документи, пов'язані із предметом перевірки. Однак, законодавством не встановлено певних переліків документів, що необхідно надавати за тим чи іншим предметом проведення перевірки. Отже, не варто надавати податковим інспекторам одразу усі документи, що мають відношення до предмету перевірки. Краще робити це поступово. Якщо податковий інспектор забуде перевірити певний документ – це не буде вважатися порушенням з боку платника податків.
Вище ми говорили про проведення власного аудиту предмету перевірки. Це дозволить самому платникові податків зрозуміти, які документи мають відношення до справи. Інспектори можуть вимагати надати документи, що не мають відношення до предмету перевірки і потрібно розуміти, що такі документи платник податків надавати не зобов’язаний.
Вилучення оригіналів документів
Пам'ятайте, інспектори не мають права вилучати оригінали первинних документів! Виключення – випадки, передбачені кримінальним законодавством, але у таких випадках інспектори повинні мати при собі відповідні судові постанови.
Не можна залишати сторонніх осіб, у тому числі і інспекторів наодинці із оригіналами первинних документів. Ні в якому разі не віддавайте оригінали первинних документів інспекторам і не дозволяйте забрати їх із собою!
Якщо під час невиїзної перевірки податківці зажадали побачити оригінали документів, необхідно докласти всіх зусиль, щоб їх перевірка проходила у присутності платника податків!
Відмова у наданні документів
Якщо платник податків відмовиться надати певні документи, інспектор має скласти акт відмови від надання документів. Акт складається у довільній формі і в ньому обов'язково мають бути зазначені документи, у наданні яких було відмовлено. Акт засвідчується як самим інспектором, так і платником податків. Якщо платник податків відмовляється підписати акт, у ньому робиться відповідна відмітка.
Однак, якщо інспектор не вимагав певних документів, платник податків має право їх не надавати. Тим більше, якщо інспектор не склав акту відмови у наданні документів, то це свідчить про те, що платник податків надав всі необхідні документи.
Не потрібно вказувати інспектору на те, що він забув попросити надати певні документи.
Крок 4. Якщо інспектор вимагає провести інвентаризацію
Так, під час проведення перевірки таке можливо, адже інспектори, відповідно до ПК мають право вимагати провести інвентаризацію. Однак, інвентаризація має проводитись тільки у тому випадку, коли інспектор надасть платникові податків відповідну постанову податкової інспекції, з усіма необхідними реквізитами, яка вимагатиме від платника податків провести інвентаризацію саме у рамках проведення перевірки.
Відмова від проведення інвентаризації викличе накладення арешту на майно підприємства. Однак проста усна вимога інспектора здійснити інвентаризацію не є законною адже нічим не підкріплена.
Крок 5. Отримання акту проведення перевірки
Якщо платник податків отримає довідку про проведення перевірки – його можна привітати. Але частіше платники податків отримують акти проведення чи не проведення перевірки. Скажемо одразу – відмовлятися від отримання акту не варто, адже це призведе до додаткового нарахування штрафів.
Краще за все – попередити податківців про те, що платник податків особисто отримає акт перевірки на руки. Зазвичай податківці користуються послугами державної пошти. Часу на оскарження акту дається всього 5 календарних днів. А всі знають, що пошта не завжди може доставити листа вчасно.
Отримавши акт самостійно, платник податків економить багато часу, який можна витратити на вивчення акту, а також складення претензій та оскарження акту. Оскарження платника податків мають враховуватись податковою при винесенні остаточного рішення.
Платникові податків краще одразу попросити у податківців надати інформацію щодо часу і місця проведення розгляду скарг до акту податкової перевірки, щоб мати можливість особисто і ще раз висловити свої зауваження.
І ще трошки невеличких рекомендацій
Потрібно розробити план проведення перевірки. Просто на всякий випадок. Краще бути готовим до всього.
У плані необхідно врахувати моделі поведінки інспекторів, а також розробити відповідні алгоритми дій для працівників. Останні повинні знати, що за законом можуть вимагати податкові інспектори. Працівники обов'язково мають знати, що заборонено робити і вимагати інспекторам.
Потрібно обов'язково ознайомити всіх працівників із відповідним планом дій на час проведення податкової перевірки.
Краще організувати процес зберігання документів так, щоб мати простий і оперативний доступ до всіх необхідних паперів. Це буде корисно не тільки під час проведення перевірок, але і для особистого користування і проведення внутрішнього аудиту з метою виявлення слабких місць у документальній базі і їх оперативного усунення.
Платникові податків краще завжди фіксувати порушення з боку податкових інспекторів. Не потрібно особисто вказувати їм на помилки, краще просто фіксувати факт помилки. Якщо інспектор забуде перевірити певні документи – не варто йому нагадувати про це. Пам'ятайте, кожна помилка інспекторів – це козир у руках платника податків і вагомий аргумент під час оскарження акту перевірки.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
