Для забезпечення готівкових розрахунків, відповідно до пункту 4.1 Положення № 637, підприємства повинні мати касу. Це місце або приміщення для здійснення готівкових розрахунків, приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів - пункт 1.2 Положення № 637.
Згідно з пунктом 4.2 Положення № 637 відображати у касовій книзі всі надходження готівки у національній валюті. Касовими ордерами або іншими касовими документами, які підтверджують факт продажу (повернення) товару, надання послуг, отримання (повернення) готівки оформляють усі касові операції (п.3.1 Положення № 637).
Вся готівка, яка надходить до каси, повинна у повному обсязі і своєчасно, у день її отримання, бути оприбуткована. Відповідно до вимог глави 4 Положення № 637 оприбуткування готівки у касах підприємств, що проводять свої розрахунки з оформленням касових ордерів та веденням касової книги - це по суті облік готівки у касовій книзі, у повній сумі її фактичного надходження, на підставі прибуткового касового ордеру (далі - ПКО).
Матеріали за темоюДекілька кас на одному підприємстві
Якщо готівкові розрахунки з оформленням ПКО і видаткового касового ордеру (далі - ВКО) здійснює відокремлений підрозділ підприємства, то такий підрозділ повинен вести свою касову книгу. Касова книга має бути прошита, пронумерована та завірена головним підприємством.
Відповідно до пункту 4.2 Положення № 637 відокремлений підрозділ касову книгу не веде, якщо такий підрозділ не використовує операції приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги)з оформленням ПКО, а також видачу готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, госпотреби, інші операції з оформлення ВКО та відомостями.
Але такий відокремлений підрозділ здійснює готівкові розрахунки із застосуванням реєстратора розрахункових операцій та веде книгу обліку розрахункових операцій.
У підсумку: на пілприємстві може бути декілька кас. Якщо в таких касах відбувається приймання та видача готівки з оформленням ПКО та ВКО, то кожна каса реєструє свої касові документи, у своїх касових книгах.
Якщо на підприємстві є кілька кас, то відповідно є і кілька касирів. Один із них буде старшим касиром, інші - просто касирами. Перед початком робочого дня старший касир, за наявності на підприємстві декількох касирів, видає авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки іншим касирам. Сума готівки видається під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей, яку веде старший касир.
У кінці робочого дня касири зобов'язані скласти звіт за відповідними касовими документами про одержану і видану готівку. Залишок готівки та касові документи за проведеними операціями зобов'язані здати старшому касиру під підпис у книзі обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (п. 4.6 Положення 3 637).
Інструкція для касира, або Квест «Продай товар через РРО»
Порядок розрахунку ліміту каси
Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, установлених строків здавання готівки, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, тривалості операційного часу бкнку, домовленості підприємства з банком про інкасацію, тощо.
Обмеження щодо ліміту каси
Умова | Граничний розмір ліміту |
1. Готівка здається до банку щодня або наступного дня від дня її надходження до каси: | |
· при розрахунку з показника надходження готівки | середньоденне надходження готівки |
при розрахунку з показника видачі готівки | середньоденної видачі готівки з каси |
2. Готівка здається раз на п’ять днів | п’ятикратний розмір середньоденних надходжень готівки |
3. Середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше 170 грн. | 170 грн. |
Нова податкова накладна: що чекає на бухгалтера з 1 грудня
Ліміт кількох кас на одному підприємстві
Окремий ліміт каси встановлюється для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу відповідно до пункту 5.2 Положення № 637. Окремий лліміт для кас не встановлюється, якщо торгові точки не визнані окремими підрозділами. У такому випадку для всього підприємства, включаючи торгові точки, встановлюється один загальний ліміт. Встановлений ліміт -20000 грн.
Загальна сума готівки, що знаходиться у позаробочий час у центральній касі та торгових точках 23000 грн. У даному випадку перевищення ліміту - 3000 грн. Ця сума - 3000 грн. наступного робочого банківського дня повинна бути здана до банку або використана на господарські потреби підприємства (п.5.10 Положення).
Передача каси (інвентаризація)
Інвентаризацію каси краще влаштовувати саме тоді, коли у касовій книзі закрито записи стосовно всіх касових операцій. Такий період наступає на початку або наприкінці робочого дня, тому це кращий час для інвентаризації каси.
Акт про результати інвентаризації наявних коштів бланк
У разі проведення інвентаризації каси під час робочого дня, варто отримати звіт від касира у довільній формі за касоаими операціями за поточний день перед самою процедурою інвентаизації. У звіті слід викласти інформацію по руху готівки протягом дня. Підставою для такої інформації є дані з касових документів та інформація з РРО та/або книги обліку розрахункових операцій (далі - КОРО).
Порядок інвентаризації каси:
- Перерахувати усю готівку покупюрно і помонетно та звірити із записами у касовій книзі (або в її електронному варіанті) та звітом за поточний день (у разі, якщо інвентаризацію проводять посеред робочого дня). Якщо маємо операційну касу, де використовують РРО або розрахункові книжки (далі - РК), то потрібно суму готівки у місці розрахунків звірити з даними денного звіту (X - звіту) з РРО або з даними в РК та КОРО (при використанні РК). Також варто звірити із фактичними записами в касовій книзі про видачу готівки з основної каси в операційну суми «Службового внесення» в РРО та РК.
- Під час інвентаризації каси слід перевірити інші документи та цінності, які зберігаються в касі (чекові книжки, поштові марки тощо).
- Перевірити повноту та своєчасність проведення операції оприбуткування готівкових надходжень до каси. Для цього потрібно використати дані з касової книги та відповідних ПКО. Правильність та своєчасність виконання записів про рух готівки та та суми розрахунків готівки в КОРО (підклеювання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках книги, щоденне виконання записів) необхідно перевірити, у разі використання вами у розрахункових операціях РРО чи РК.
- Встановити, згідно з ВКО, інкасаторськими квитанціями та виписками з банку, чи правильно, своєчасно та в повній сумі здавали готівку до банку. Перевірити чи всі документи наявні в бухгадтерії підприємства, що засвідчують рух готівки між банком та підприємством. Визначити правильність оприбуткування готівки, яку отримали з банківського рахунку підприємства в касу.
- Перевірити чи правильно та своєчасно оформлені касові документи. Встановити правильність кореспонденції рахунків за касовими документами та чи всі обов'язкові реквізити зазначено. Чи особам, що вносили кошти видані всі квитанції від ПКО (приклад заповнення прибуткового касового ордеру 2018). Правильність ведення касової книги, журналів реєстрації ордерів та Книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. Звернути увагу на своєчасність депонування невиплачених сум заробітної плати.
- Відповідно до пункту 2.3 Положення № 637 перевірити дотримання обмеження на готівкові розрахунки.
- Потрібно перевірити достовірність та правильність визначення та встановлення ліміту каси підприємства. Слід з'ясувати можливо є необхідність переглянути та затвердити новий, пов'язаний із зміною у законодавстві (зміною щодо правил встановлення ліміту каси до Положення № 637) ліміт каси або, можливо, у разі збільшення оборотів підприємства ліміт каси варто встановити у більшому розмірі. Відразу радимо прослідкувати за даними касової книги. При наявності за останній час (наприклад рік) переліміту каси слід бути готовим до можливих санкцій з боку перевіряльників.
- Визначити чи у всіх випадках було відзвітовано та повернуто невикористаний залишок за виданими під звіт авансами своєчасно та у повному обсязі. Тут також варто перевірити наявність непогашеної заборгованості перед працівниками за понадавансовими сумами. Це власні кошти працівників, які вони використали у відрядженнях чи для господарських потреб підприємства (придбання товарів, оплата робіт/послуг) за дорученням керівника підприємства.
- Варто перевірити правильність роботи програм, які призначені для оброблення касових документів та їх створення, якщо до ведення касової книги застосовують комп'ютерні програми (на думку автора). Чи правильно зазначені всі обов'язкові реквізити касових документів.
Комісія складає акт про результати інвентаризації наявних коштів після завершення інвентаризації (додаток 7 до Положення №637). Акт формується у двох примірниках, які підписують члени інвентаризаційної комісії та МВО (касир). Один з примірникків акта залишається у касира (МВО), інший передається до бухгалтерії. Акт складається у трьох примірниках, якщо інвентаризацію проводять у зв'язку зі зміною касира (МВО). Один примірник акту передається до бухгалткрії, другий - МВО, що здала цінності, третій - МВО, що прийняла цінності.
Із цього витікає:
- вкасі прийом - передача грошових коштів здійснюється завдяки повній інвентаризації каси у присутності інвентаризаціонної комісії.
- з особою, яка приймає справи в касі (новий касир) вже повинен бути підписаний договір про повну матеріальну відповідальність на момент початку інвентаризації.
- на підставі наказу про заміну особи, яка здійснює касові операції проводиться інвентаризація.
- проводиться інвентаризація не тільки грошових коштів, а також усіх цінностей, що зберігаються в касі, в тому числі бланків суворої звітності, цінних паперів тощо).
Новий закон про валюту: до чого готуватися бухгалтеру
Порядок здачі готівки
Підприємства зобов'язані здавати в каси банків у порядку і строки, встановлені банківськими установами, для зарахування на їх рахунки, всю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі. Якщо не встановлено ліміт залишку готівки в касі підприємства, то вся наявна готівка в касі на кінець дня повинна бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).
Строки, у які підприємство здає готівкову виручку (готівку) для її зарахування на банківські рахунки визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком (у такому банку відкрито рахунки підприємства, на який зараховуються кошти) згідно з вимогами пункту 5.1 Положення № 637.
Підпунктом «А» пункту 5.1 Положення № 637 визначено, що для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки, - щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їх кас).
Закривати касу потрібно кожного дня (тобто до 24 годин 00 хвилин).
Для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження, - наступного за днемнадходження готівкової виручки (готівки) до каси дня (пп. «Б» п.5.1 Положення № 637).
Закрити касу за попередній день потрібно не пізніше наступного дня (тобто до 24 годин 00 хвилин).
Не раніше ніж один раз на п'ять робочих днів здається готівка для підприємств, які розташовані в населених пунктах, де немає банків відповідно до до підпункту «В» пункту 5.1 Положення № 637.
У разі, якщо підприємства працюють у вихідні та святкові дні і через відсутність домовленості з банком на інкасацію не мають змоги здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку), то вона має здаватися підпрємствами до банку пртягом операційного часу наступноо робочого дня банку та підприємства.
Строки здавання готівкової виручки(готівки) підприємствами, установлені згідно із зазначеними вимогами, узгоджуються з банком і визначаються в договорах банківського рахунку між підприємством та банками. Кошти, що надійшли до каси підприємства у п'ятницю, враховуючи графік роботи підприємства та банку, повинні бути здані до банку не пізніше наступного робочого дня підприємства та банку, тобто, у суботу, або використані для потреб підприємства першого робочого дня в сумі, що перевищує ліміт каси.
Якщо в окремі дні підприємство не має перевищення ліміту каси, то в ці дні підприємство може не здавати готівку в установлені строки.
Передача готівки з торгової точки
Відповідно до пункту 3.7 Положення № 637 видача готівки з каси оформляється видатковими касовими ордерами для здавання її до банку. Та виконати це неможливо, оскільки на торгових точках касова книга не ведеться і касові ордери не виписуються. Виходить, що виручку безпосередньо до банку здати не можна, а тільки до центральної каси підприємства, а звідти, оформивши видатковим касовим ордером, до банку.
На деяких підпрємствах, щоб формально виконати цей пункт Положення вчиняють так. Торгова точка здає до банку виручку, та отримує відповідну квитанцію. Цю квитанцію потім передають до центральної каси підприємства. В касі на зазначену суму оформляють як прибутковий так і видатковий ордери, хоча фактичного надходження готівки до центральної каси не було.
Але в багатьох випадках нераціонально та невигідно здавати готівку до центральної каси підприємства. Наприклад, торгова точка знаходиться в іншому населеному пункті за 60 км., то немає сенсу возити кошти до центральної каси.
Формальними нормами Положення просто нехтують, а готівку здають безпосередньо до банку чи підприємств поштового зв'язку для зарахування на банківський рахунок підприємства. Пункт 2.8 Положення зазначає, що здавати виручку безпосередньо до банку можуть відокремлені підрозділиали, але щодо невідокремлених підрозділів нічого не сказано.
Враховуючи вищесказане висновки тут можна робити будь - які, бо Положення № 637 має недоліки і це є причиною двозначності трактування.
На підприємстві може бути декілька кас. Кожна каса реєструє «свої» касові документи у своїх касових книгах, якщо приймання та видача готівки у таких касах відбувається з оформленням ПКО і ВКО.
З урахуванням вимог КЗпП, внутрішніми положеннями (документами) підприємства встановлюється графік змінної роботи в касі (додатковій касі).
Для того, щоб забезпечити безперервну роботу на касі підприємства встановлюється спеціальний графік змінності: група касирів для виконання своїх службових обов'язків повинна перебувати на своєму робочому місці цілодобово або майже цілодобово.
Тривалість перерви у роботі між змінами повинна бути не меншою подвійної тривалості часу роботи в попередні зміни (включно з часом перерви на обід), відповідно до частини першої статті 59 КЗ пП. Забороняється призначення працівника на роботу протягом двох змін поспіль (частина друга ст. 59 КЗпП). Кожній групі працівників вихідні дні надаються почергово (ст. 69 КЗпП).
Не менше як сорок дві години (ст. 70 КЗпП) повинна бути тривалість щотижневого (міжзмінного) безперервного відпочинку. Максимальна тривалість перерви для відпочинку та харчування не повинна перевищувати двох годин згідно з частиною першою статті 66 КЗпП.
Ліміт каси затверджується підприємством. Окремий ліміт для торгових точок не встановлюється, якщо торгові точки не визнані відокремленими підрозділами. Для всього підприємства, у такому разі, встановлюється один загальний ліміт.
Не є порушенням - декілька касирів протягом одного робочого дня, за належної (підтвердженої документально) зміни касирів.
Шляхом інвентаризації потрібно здійснювати передачу каси від олного касира до іншого.
Відповідно до вимог пункту 5.1 Положення № 637 підприємством визначаються строки здавання готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках і встановлюються за погодженням з відповідним банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти).
Підпункт «А» пункту 5.1 Положення № 637 зобов'язує підприємства здавати готівкову виручку щодня. Підпункт «Б» пункту 5.1 Положення № 637 при безперервній роботі підприємства - наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня.
Піппункт «В» пункту 5.1 Положення № 637 зазначає, що для підприємств розташованих в населених пунктах де немає банків готівка здається не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
