Уповноважені керівником, або Як передати право підпису касових документів

4 травня 2017

Щоб зайвий раз не відволікатися від важливіших справ, керівник і головний бухгалтер можуть доручити підписання касових документів своїм підлеглим. З’ясуємо, як правильно оформити передачу права підпису таких документів іншій особі

Вимоги до оформлення касових документів встановлює Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637). Зокрема, Положення № 637 визначає, що касові документи має підписати головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником.

Саме про це йдеться у пункті 3.3 Положення № 637, згідно з яким готівку до каси приймають за прибутковими касовими ордерами, підписаними, зокрема, головним бухгалтером чи особою, уповноваженою керівником підприємства. А пункт 3.4 Положення № 637 передбачає, що готівку з кас видають за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. При цьому документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником.

Як бачимо, в обох цих пунктах Положення № 637 йдеться про працівника підприємства, уповноваженого керівником підписувати касові документи. Залишається правильно оформити виконання працівником таких обов’язків.

Наказ на право підпису первинних документів зразок

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (п. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV).

Згідно з пунктом 2.13 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88), керівник підприємства, установи забезпечує:

фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах;
виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (тобто підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпусканням (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб у такому переліку чинне законодавство не обмежує, окрім випадків, коли йдеться про перелік осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності. У такому разі кількість таких осіб має бути обмежена.

Разом із цим відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи, тобто ті особи, які включені до зазначених переліків (п. 2.14 Положення № 88).

Отже, перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпусканням (витрачанням) грошових коштів, має затвердити керівник підприємства. Але слід мати на увазі, що ці особи не мають права підписувати первинні документи замість директора чи головного бухгалтера. Вони мають право підписувати відповідні документи лише власним підписом, оскільки на це їх уповноважив керівник підприємства.

Приклад оформлення наказу про затвердження переліку осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи)на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпусканням (витрачанням) грошових коштів, див. у Додатку.