Зіпсовані овочі: облік та інвентаризація

Якщо встановлено факт псування товару (у нашому випадку — овочів), того самого дня слід провести інвентаризацію на складі підприємства, де виявлено зіпсовані товари (абз. 4 п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879; далі — Положення№879).

Інвентаризація та документальне оформлення

Щоб провести інвентаризацію, керівник підприємства має видати накази про створення інвентаризаційної комісії та проведення інвентаризації (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). До складу комісії, як правило, включають заступника керівника, начальника структурного підрозділу, бухгалтера та матеріально відповідальну особу.

На підприємстві, де через великий обсяг робіт одна комісія не зможе провести інвентаризацію, керівник підприємства розпорядчим документом створює робочі інвентаризаційні комісії для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва (п. 2 розд. ІІ Положення № 879).

До складу робочих інвентаризаційних комісій включають представників апарату управління, бухгалтерської служби та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери). Також до складу робочих комісій можна включати членів інвентаризаційної комісії.

Інвентаризаційні описи

Комісія встановлює факти псування та наявність некондиційних товарів і відображає результати своєї роботи в інвентаризаційних описах.

Для цього використовують Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей за формою № М-21, затвердженою наказом Мінстату від 21.06.1996 № 193. Також підприємство може оформити результати інвентаризації за допомогою інвентаризаційного опису запасів, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572.

В інвентаризаційному описі за формою № М-21 зазначають: найменування товарів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки, відмінності. Кількість зіпсованого товару та причини його псування комісія може зазначити у графі «Примітки».

Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) підписують усі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальні особи. До того ж матеріально відповідальні особи дають розписку, у якій підтверджують, що активи перевіряли за їх присутності, тому претензій до членів комісії вони не мають і приймають на відповідальне зберігання перелічені в описі активи (п. 18 розд. ІІ Положення № 879).

Протокол інвентаризаційної комісії

Крім перелічених документів, складають протокол інвентаризаційної комісії, в якому члени комісії зазначають (п. 1 розд. IV Положення № 879):

• причини нестач, втрат, лишків;
• пропозиції про зарахування нестач і лишків за пересортицею;
• списання нестач у межах норм природного убутку;
• списання понаднормових нестач і втрат від псування цінностей;
• заходи, яких слід ужити, щоб запобігти у майбутньому втратам і нестачам.

Підприємства можуть додавати до протоколів іншу інформацію, що є суттєвою для прийняття рішень щодо визнання оцінки активів і зобов’язань та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності.

Протокол інвентаризаційної комісії затверджує керівник підприємства протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації (п. 2 розд. IV Положення № 879).

Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображають у бухгалтерському обліку того звітного періоду, у якому закінчили інвентаризацію.

Інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюють відповідно до вимог, установлених Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Зазначені документи мають містити обов’язкові реквізити, передбачені Положенням № 879. Матеріали інвентаризації можна заповнювати як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації.