Відповідно до пункту 4 розділу I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 року № 59 (далі - Інструкція), підприємство, яке відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Відрядженому працівникові аванс може видаватися готівкою або у безготівковій формі перераховуватися на відповідний рахунок для використання, застосовуючи платіжні картки.
Бухгалтерський облік відряджень за кордон
Як звітують за використані кошти
Якщо працівник для проведення рахунків у безготівковій формі застосував платіжну картку, то йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами відповідно до правил платіжної системи. Обов'язково має бути підтвердження сплати. Це виписка з карткового рахунку або інший документ, що підтверджує суму сплаченого збору на паперовому носії.
Для здійснення поточних витрат під час службового відрядження працівник забезпечується коштами підприємством, яке відряджає його у відрядження за кордон. Кошти надаються працівникові авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, чи у вільно конвертованій валюті. Відповідно до пункту 5 розділу III Інструкції, якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливо застосувати арифметичне правило округлення до повної одиниці.
Після повернення з відрядження, виконуючи пункт 17 розділу III Інструкції, працівник зобов'язаний подати звіт про використання коштів, що надавалися йому на відрядження (далі - Звіт). Звіт працівник зобов'язаний надати до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Підлягає поверненню працівником сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену відповідно до Звіту) до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що надало їх. У встановленому законодавством порядку, сума надміру витрачених коштів повертається у грошових одиницях, в яких було надано аванс.
Документи, що підтверджують вартість оплачених витрат (в оригіналі), із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком) подаються разом із Звітом.
При відсутності первинних чи будь - яких інших документів, що підтверджують перебування працівника у відрядженні, до Звіту додаються ксерокопії сторінок закордонного паспорта, або документа, що його замінює. Ксерокопії документа повинні бути завірені відділом кадрів або головним бухгалтером. У ксерокопії сторінок закордонного паспорта або документа, що його замінює повинно бути зазначено прізвище відрядженого працівника та відмітки прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України стосовно перетину державного кордону України відрядженим працівником. У такій довідці зазначається пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документу.
Наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 року № 841 “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання” затверджені форма Звіту про використання коштів, що видані на відрядження або під звіт, та Порядок його складання.
При компенсації понесених витрат працівнику - резиденту підприємство відшкодовує витрати власних коштів в іноземній валюті відповідно до законодавства України у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, що встановлений Національним банком України (далі - НБУ) на день виплати таких коштів. Працівнику - нерезиденту, за його бажанням, відшкодування коштів може відбуватися, як в іноземній валюті, так і у валюті України. Відшкодування коштів відбуваються відповідно до пункту 2.5 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України та внесення змін до деяких нормативно - правових актів Національного банку України, що затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.2007 року № 200.
Проте пунктом 19 розділу III Інструкції передбачено, у разі, якщо необхідно виплатити додаткові кошти для остаточного розрахунку за відрядження, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановлених НБУ на день погашення заборгованості. До закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, що надані на відрядження , повинна здійснюватися виплата зазначених коштів.
У підпунктах 170.9.2 та 170.9.3 Податкового кодексу України від 02. 12.2010 року № 2755-VI (далі - ПКУ) встановлені строки подання Звіту. Суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання зазначеного звіту.
У разі, коли невикористана сума авансу не повернута в установлені строки в касу чи на рахунок підприємства в банку, така сума підлягає оподаткуванню на доходи фізичних осіб відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ.
Враховуючи вищевказане, відшкодування витрат на відрядження за кордоном за наявності підтверджуючих документів здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на дату:
- отримання авансу - у рвзі, коли фактичні витрати працівика в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;
- погашення заборгованості підприємством - у разі, коли для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу);
- погашення заборгованості працівником - у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
