Кадрові та зарплатні документи: відповідальність за втрату чи неналежне оформлення

5099
Новий бухгалтер розбирав документи і виявив, що немає наказів про прийняття/звільнення працівників, карток П-2. Крім цього, в розрахунково-платіжних відомостях немає підписів усіх працівників. Період — понад 10 років. Як діяти у такій ситуації і яка відповідальність підприємства за незбереження документів зі строком зберігання 75 років?
Зміст статті:
Хто нестиме відповідальність за незбереження кадрових та зарплатних документів Чим загрожує непідписання працівниками зарплатних документів

Кадрові та зарплатні документи підприємство має зберігати відповідно до вимог законодавства. До того ж у цій ситуації доведеться понести відповідальність за незбереження та неналежне оформлення кадрових та зарплатних документів.

Якщо встановили факт нестачі документів і справ, відповідні структурні підрозділи підприємства (архів, діловодство, кадрова служба, бухгалтерія тощо) чи особи, відповідальні з їх зберігання, мають розшукати такі документи (п. 9 гл. 2 розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000).

Цілком імовірно, що відсутні документи 10-річної давнини передали до архіву. Тож передовсім варто перевірити там.

Якщо документів не знайшли, керівник підприємства зобов’язаний:

  • створити комісію зі службового розслідування причин зникнення документів;
  • затвердити акт про втрату документів;
  • видати наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів.

Якщо документів так і не знайдуть, то їх доведеться відновити. Необхідно вжити заходів щодо підписання відновлених документів особами, чиї підписи стояли на початковому документі. У правому верхньому куті відновленого документа слід зазначити «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії чи наказу керівника, який можна видати за результатами службового розслідування. Якщо неможливо підписати відновлені документи в осіб, які раніше перебували у трудових відносинах із роботодавцем, то необхідно цю інформацію зафіксувати у формі акта. Викликати колишніх працівників для ознайомлення з відновленими наказами немає потреби.

Хто нестиме відповідальність за незбереження кадрових та зарплатних документів

За незбереження кадрових документів відповідають посадові особи підприємства. При цьому чинний бухгалтер за незбереження документів чи неналежне їх оформлення (як-от розрахунково-платіжних відомостей) не відповідатиме, позаяк оформляли відповідні документи у період, коли він ще не працював на підприємстві.

Чим загрожує непідписання працівниками зарплатних документів

Якщо підпису працівника у платіжній відомості немає, практично неможливо довести, що він отримав зарплату. І такі випадки можуть прирівняти до:

Згідно зі статтею 49 КК особа, що скоїла злочин, звільняється від кримінальної відповідальності, якщо від дня вчинення злочину до дня набрання вироком законної сили минуло:

  • два роки — у разі вчинення злочину невеликої тяжкості, за який передбачено покарання менш суворе, ніж обмеження волі;
  • три роки — у разі вчинення злочину невеликої тяжкості, за який передбачено покарання у вигляді обмеження чи позбавлення волі;
  • п’ять років — у разі вчинення злочину середньої тяжкості;
  • десять років — у разі вчинення тяжкого злочину;
  • п’ятнадцять років — у разі вчинення особливо тяжкого злочину.

ТОП-публікації Експертус Головбух


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
Теми:
Первинні документи ... всі


Вебінар для бухгалтера

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді