Ідея № 1. Обклеювати чеки скотчем
«Мій метод зберігати касові чеки може здатися божевільним, але він насправді працює. Зберегти інформацію на документі мені допомагає скотч, — стверджує Анастасія Костянтинич, головний бухгалтер ТОВ «Стратегія розвитку», м. Львів. — Тобто кожен окремий документ я обклеюю клейкою стрічкою. Такий собі ефект ламінування. При цьому текст на чеку можна прочитати, а завдяки скотчу інформація на ньому не стирається».
Ідея № 2. Зробити копії та зберігати їх разом з оригіналами
«Чеки швидко вицвітають. Є ризик, що вже за пів року або рік інформацію на документі не можна буде прочитати, — розповідає Світлана Крупніцька, головний бухгалтер ТОВ «Істрейт», м. Київ. — Тому ми робимо ксерокопію кожного чека. Але й оригінали я ніколи не викидаю, зберігаю їх разом із копіями».
Ідея № 3. Дотримувати правил зберігання документів
«Я зберігаю чеки, але копій із них не роблю. Чорнило на папері не вицвітає, тому що я знаю, як правильно зберігати документи, — ділиться своїм досвідом Лідія Петренко, головний бухгалтер ТОВ «Будсервісгруп», м. Стрий. — Я не складаю чеки разом, тому що вони можуть тертися між собою і втрачати зовнішній вигляд. Кожен документ зберігаю в окремому файлі. Окрім того, я завжди складаю чеки в темне місце, зазвичай у шафу. Намагаюся тримати їх подалі від вологи, адже її вплив може скоротити строк використання документа».
Ідея № 4. Наклеювати чеки на аркуш паперу
«Кілька касових чеків я одразу приклеюю на аркуш паперу формату А4. Потім із кожного такого листа знімаю копію, — поділилася з нами досвідом Світлана Потапенко, головний бухгалтер ТОВ «Консалтинг-Агро», м. Дніпро. — При цьому стежу, аби необхідні дані можна було прочитати. Такі файли зберігаю впродовж трьох років, а потім архівую. Якщо в мене є оригінал документа, я почуваюся безпечніше. Адже цілком можливо, що інспектори зажадають саме оригінали».
Ідея № 5. Відновити документ, якщо стерлося чорнило
«Раніше я неправильно зберігала чеки, і вони швидко вицвітали, — каже Олена Прокопчук, головний бухгалтер ТОВ «ОйлЕнерджі», м. Переяслав-Хмельницький. — Якось знадобилося терміново відновити інформацію. Я поцікавилася методами відновлення документів. Так я дізналася, що проявити чорнило можна під впливом тепла. Наприклад, я прасувала касові чеки. Існують і дивніші способи. Зокрема, чек можна відновити в розчині солі. Але це ризиковано, до такого способу я б не вдавалася. У будь-якому разі це крайні заходи. Зараз я уважніше ставлюся до зберігання документації. Не доводжу ситуацію до того, що чек не можна прочитати».
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
