У закордонне відрядження — з платіжною карткою

Практика свідчить, що на підприємствах питанням методології відряджень приділяють мінімальну увагу або й взагалі не приділяють. Мотив простий — регулювання відряджень на комерційних підприємствах на сьогодні поза правовим полем.

Справді, Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59), поширюється на підприємства, що утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. А норми Податкового кодексу України (ПК), які встановлювали порядок віднесення витрат на відрядження до складу податкових витрат, з 01.01.2015 втратили чинність. Єдине, що наразі лишилося у правовому полі для небюджетних установ, — це норма, яка регулює питання оподаткування ПДФО певних витрат на відрядження. Проте у разі якщо питання відряджень не будуть врегульовані на підприємстві внутрішнім документом, то під час перевірки органами контролю бухгалтеру потрібно буде доводити, з яких саме мотивів відображена в обліку та чи та операція.

Обов’язкові організаційні заходи

Головним документом, який врегульовує всі питання щодо відряджень, є Положення про відрядження, розроблене на підприємстві. Особливу увагу у ньому слід приділити таким питанням, як термін відрядження, порядок направлення працівників у відрядження, розмір добових, порядок та способи їх видачі, порядок проведення розрахунків, відшкодування витрат на відрядження тощо.

Наступним важливим документом, який обов’язково мають видавати за будь-якого відрядження, є наказ про відрядження. Це документ, який надає право не лише на нарахування добових. У сьогочасних умовах він є головним документом, який засвідчує причини від’їзду працівника у відрядження та його відсутності на робочому місці, підтверджує зв’язок відрядження з діяльністю підприємства та надає право працівникові здійснювати певні витрати. Тому, на нашу думку, наказом про відрядження не варто нехтувати, а навпаки — його слід складати якомога ретельніше. У наказі про закордонне відрядження радимо передбачити такі моменти:

• напрямок і термін відрядження. На сьогодні максимальний термін перебування працівників у закордонному відрядженні для підприємств небюджетної сфери не встановлено. Тому такі терміни слід обумовити наказом;
• мету відрядження. Вона має розкривати потребу відрядження та його цілі;
• перелік завдань, які потрібно виконати у відрядженні;
• умови перебування за кордоном, обмеження щодо використання коштів. Відповідно до внутрішнього Положення про відрядження керівник підприємства встановлює певні обмеження щодо витрат або у разі, якщо вартість проживання та харчування оплачує сторона, що приймає, то тоді сума добових буде зменшена до розмірів, встановлених Положенням про відрядження;
• порядок звітування щодо виконання поставлених завдань;
• вимоги щодо звітування про витрачені у відрядженні кошти;
• кошторис витрат на відрядження (окремим додатком).

Добові для закордонного відрядження

Наразі підприємства небюджетної сфери вправі самостійно визначити суму добових для працівників, що прямують у відрядження.

Проте згідно з підпунктом «а» підпункту 170.9.1 ПК не оподатковується ПДФО сума добових для закордонних відряджень у межах до 0,75 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року за кожен день відрядження. Тобто в гривневому еквіваленті ця сума становить на сьогодні 913 грн. В іноземній валюті ця сума сягає близько 40 доларів США або 35 євро. Звісно, що для деяких країн Європи ця сума є надто мізерною. Тому саме у віданні керівництва прийняття рішення щодо розміру сум добових для закордонних відряджень. І обов’яз­ково слід пам’ятати: якщо ця сума становитиме в гривневому еквіваленті понад 913 грн., із суми перевищення потрібно утримати ПДФО.

Решту питань, пов’язаних із закордонними відрядженнями, законодавчо врегульовано. Отже, розглянемо одразу питання використання платіжних засобів під час закордонних відряджень.

Використання платіжних засобів у закордонних відрядженнях

Наголосимо, що облік використання коштів із застосуванням платіжного засобу залежатиме від його виду.

Види наявних платіжних засобів визначає Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 № 705 (далі — Положення № 705).

Відповідно до Положення № 705 розрізняють особисті електронні платіжні засоби та корпоративні.

Відмінність між ними полягає в тому, що особистий елек­трон­ний платіжний засіб є власністю фізичної особи, на чиє ім’я його випущено, а корпоративний відкривається для суб’єктів господарювання.

Отже, особистий електронний платіжний засіб є власністю фізичної особи, а корпоративний, відповідно, є власністю підприємства, який надає працівнику право здійснити платіж.

При використанні будь-якого з цих платіжних засобів операції користувачів мають виконувати з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів у паперовій формі.

Якщо для здійснення витрат у закордонному відрядженні працівникові надають корпоративну картку, то, на нашу думку, кошти на відрядження вважатимуть виданими саме на дату їх списання з карткового рахунку. Позаяк до моменту їх використання ці кошти є безготівковими коштами підприємства.

Безпосередньо облік використання коштів залежатиме від валюти платіжного засобу. Якщо корпоративна картка є валютною і на неї зараховують придбану для цілей відрядження іноземну валюту, то в цьому разі мають місце валютні операції.

Такі операції в бухгалтерському обліку відображають з дотриманням вимог П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». Відповідно до пункту 5 П(С)БО 21 операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня, дати здійснення операції. До того ж підприємству надано право відображати операції у валюті звітності у сумі, визначеній у документах банку, якщо це не суперечить вимогам податкового і митного законодавства в частині застосування валютного курсу. Проте з погляду практики радимо використовувати курс, що діяв саме на дату здійснення операції.

У ситуації зняття працівником коштів з корпоративного платіжного засобу відбувається операція видачі йому авансу в іноземній валюті. Як наслідок, в обліку підприємства до моменту звітування працівником за здійсненими витратами у відрядженні обліковують дебіторську заборгованість. У такому разі відповідно до пункту 6 П(С)БО 21 сума авансу (попередньої оплати) в іноземній валюті перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на початок дня дати сплати авансу. Також звернемо увагу на те, що така заборгованість є немонетарною статтею. А це означає, що на дату затвердження звіту про використані кошти у відрядженні перерахунок у національну валюту мають здійснювати за курсом, що діяв на дату видачі авансу (у нашому випадку — на дату зняття коштів з корпоративної картки). Варто також пам’ятати про те, що протягом усього періоду зняття валютних коштів з корпоративної картки курси валют можуть змінюватися, а тому бухгалтеру радимо бути уважним при здійсненні «витратних» розрахунків під час звітування працівника.

Порядок відображення в обліку підприємства операцій зі здійснення витрат у закордонному відрядженні працівником підприємства за допомогою корпоративної картки розглянемо на умовному прикладі (див. Приклад 1).

Приклад 1. Облік витрат на відрядження у разі використання валютного корпоративного платіжного засобу

Працівника підприємства (адмінперсонал) направлено у відрядження за кордон. Підприємство є користувачем корпоративного електронного платіжного засобу в іноземній валюті. З метою забезпечення працівника валютними коштами було придбано іноземну валюту в сумі 1000 євро за комерційним курсом 26,05 грн. за 1 EUR. Офіційний курс на цю дату становив 24,50 грн. за 1 EUR. Протягом відрядження працівник використав 600 євро, у т. ч. й добові,  про що відзвітував при поверненні із відрядження. З метою спрощення розрахунків припустимо, що використання валюти відбулося в один день. На день списання коштів з платіжної картки курс валют становив 24,00 грн. за 1 EUR.

Якщо електронний платіжний засіб є мультивалютним і під час направлення у відрядження на ньому обліковували кошти в гривневому еквіваленті, то ситуація з валютними операціями буде інакшою. У такому разі краще скористатися пунктом 5 П(С) БО 21 й обчислити витрати саме за тим курсом, за яким відбувалася конвертація валют. Адже у разі застосування курсу не на підставі банківського документа гривневий еквівалент не буде збігатися з фактично витраченими коштами (див. Приклад 2).

Приклад 2. Облік витрат на відрядження у разі використання мультивалютного платіжного засобу

Працівника підприємства направлено у відрядження за кордон. Підприємство є користувачем мультивалютного корпоративного електронного платіжного засобу. На картковому рахунку на момент направлення працівника у відрядження було 20 000,00 грн. Протягом відрядження працівник використав 600 євро, у т. ч. й добові, про що відзвітував при поверненні із відрядження. З метою спрощення розрахунків припустимо, що використання валюти відбулося в один день. Банк здійснив обмін валют за курсом 25,10 грн. за 1 EUR.

Особисті платіжні засоби переважно відкривають у національній валюті.

До того ж слід мати на увазі, що перерахування коштів працівнику на його особистий платіжний засіб вважатимуть видачею авансу на відрядження.

Наголосимо, що у виплаті гривневого авансу для закордонного відрядження немає нічого кримінального. Таку виплату здійснюють у межах чинного законодавства, точніше — за відсутності в ньому обмежувальних норм. Адже на сьогодні законодавця аж ніяк не цікавить питання, в якій саме валюті ми маємо видавати аванс на відрядження. Проте «бюджетна» Інструкція № 59 таку норму містить. А тому питанням валюти при закордонних відрядженнях варто приділити пильну увагу у внутрішньому Положенні про відрядження.

Отже, у разі перерахування коштів на особисту гривневу картку працівника здійснюють видачу гривневого авансу на закордонне відрядження.

Відповідно, розрахунки в іноземній валюті виникатимуть у разі конвертаційної операції під час використання у відрядженні коштів з картки. А тому розрахунок «відрядних» витрат слід здійснювати саме за курсом, що діяв на момент конвертації гривні у валюту, аналогічно випадку використання у закордонному відрядженні мультивалютного корпоративного платіжного засобу.

Звітування за витратами у відрядженні

Після повернення з відрядження працівник в обов’язковому порядку має затвердити у керівника підприємства та подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом МДЗ від 24.12.2013 № 845 (далі — Звіт).

Якщо працівник під час службового відрядження користувався корпоративною карткою, то Звіт має подати до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПК).

Як бачимо, користування електронними платіжними засобами вимагає, окрім документів, що підтверджують витрати, додавати й документи, що підтверджують курс, за яким здійснювався обмін валют.