бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Как правильно составить заявление на отпуск при разных обстоятельствах, что в нем желательно проконтролировать бухгалтеру, заявление на отпуск образец – все это в консультации
Начнем с главного — когда надо составлять заявление на отпуск? Все зависит отграфика отпусков: есть ли он на предприятии и соответствует ли отпуск работника данному графику . Следует заметить, что отсутствие графика отпусков – это нарушение статьи 79 Кодекса законов о труде (далее – КЗоТ). Он составляется только по ежегодным и дополнительным отпускам. Когда заявление на отпуск обязательно, а если не раскрывает таблица ниже.
ЗАЯВЛЕНИЕ НА ЕЖЕГОДНЫЙ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОТПУСК
НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНА*
ОБЯЗАТЕЛЬНА
на предприятии есть график отпусков, а отпуск, в который выходит работник, соответствует такому графику; в таком случае работник за 2 недели до отпуска получает уведомление и заявление от него не требуется.
работник хочет пойти в отпуск, не соответствующий графику отпусков, или такой на предприятии вообще не составлялся
отпуск на обучение, творческий отпуск, социальные отпуска
* в данном случае основанием предоставления отпуска является утвержденный график отпусков. Действующее законодательство в таком случае не обязывает работника писать заявление на отпуск. Однако на некоторых предприятиях практикуется написание заявления всегда – даже при наличии графика отпусков
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
женщины, имеющие 2-х и более детей в возрасте до 15 лет;
женщины, имеющие ребенка с инвалидностью;
одинокие матери (родители), если они воспитывают ребенка;
опекуны, воспитывающие ребенка или нескольких детей младше 15 лет;
супруги (супруги) военнослужащих;
ветераны войны;
работники, являющиеся членами пожарно-спасательных подразделений для обеспечения добровольной пожарной охраны не менее года;
родители-воспитатели детских домов семейного типа;
лица, увольнения после прохождения военной службы по призыву во время мобилизации, если после такого увольнения они были приняты на работу в течение 3-х месяцев, не считая время переезда к месту жительства.
Во-вторых, есть еще одна категория работников, которых следует выделить отдельно, так как их права часто нарушаются – работники, которые учатся в учебных заведениях. При этом законодательство не уточняет:
форму обучения (дневная, заочная, дистанционная, смешанная);
принадлежность таких учебных заведений только к заведениям высшего образования. То есть это может быть любое образовательное учреждение , то есть юрлицо или физлицо, проводящие образовательную деятельность. Однако он должен отвечать требованиям Закона «Об образовании» от 05.09.2017 № 2145-VIII. В частности, образовательная деятельность на основании лицензии, выдаваемой органом лицензирования в соответствии с законодательством. Если есть сомнения относительно статуса учебного заведения, можно потребовать у работника предоставления копии лицензии на осуществление образовательной деятельности от такого учебного заведения;
полученный уровень образования также не уточняется. Теоретически это могут быть даже курсы;
форму собственности учебных заведений – она может быть любая (государственная/коммунальная, частная).
Обучающиеся работники могут получать ежегодный оплачиваемый отпуск во время экзаменационных сессий или учредительных или других занятий, написание дипломных, курсовых, лабораторных и других работ, предусмотренных учебной программой в этих заведениях, но при наличии справки об успешном обучении (см. пп. «7» ст. 10 Закона об отпусках).
Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам
В чем разница между вышеперечисленными категориями работников и обычными? В том, что их:
заявленные потребности в отпусках – должны быть учтены в первую очередь при составлении графика отпусков;
поданные заявления на отпуск – должны быть удовлетворены обязательно, даже вне графика. А что касается других работников, то разрешить им отпуск вне графа – это только право, а не обязанность работодателя.
Выходит, что за всеми другими работниками вопрос внепланового отпуска должен решаться на основе согласия 2-х сторон: работника и работодателя. И подать заявление на отпуск работник имеет право никогда. Вопрос только в том, будет ли его просьба удовлетворена, если он не попадает в льготные категории ст. 10 Закона об отпусках.
Внимание: существуют категории работников, заявление на отпуск которых должно быть удовлетворено обязательно.
Заявление на отпуск за свой счет
Заявление на отпуск за свой счет составляется всегда, так как графика таких отпусков законодательно нет и официально не может быть. Однако здесь тоже возможны 2 варианта, которые приведены в таблице ниже.
СИТУАЦИИ ДЛЯ ЗАЯВЛЕНИЯ НА ОТПУСК ЗА СОБСТВЕННЫЙ СЧЕТ
НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНА
ОБЯЗАТЕЛЬНА
Статья Закона об отпусках
ст. 26 Закона об отпусках
ст. 25 Закона об отпусках
примеры ситуаций для работника:
по семейным обстоятельствам;
на момент угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством;
при возникновении угрозы вооруженной агрессии против Украины, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или иного характера;
другие причины, которые считает серьезными сам работник
жена родила ребенка – когда жена находится в послеродовом отпуске;
является пенсионером;
имеет инвалидность;
в случае женитьбы;
смерть близких;
работник-совместитель уходит в отпуск по основному месту работы;
работник приступил к работе после увольнения с военной службы в связи с окончанием особого периода или объявлением демобилизации
особенности заявления об отпусках:
точную причину отпуска указывать не обязательно, можно ограничиться фразой « по семейным обстоятельствам », « для решения социально-бытовых вопросов », так как признание серьезности основания для отпуска – это субъективное решение руководителя;
в случае отказа в заявлении должна быть записана резолюция работника « Отказать» с указанием причины такого отказа
должна указываться причина, перечисляться прилагаемые к ней документы, подтверждающие основание для такого отпуска;
сроки отпуска должны соответствовать определенным в статье 25 Закона об отпусках
Заявление на отпуск образец от руки или печатать
Большинство здесь ответят: конечно, что от руки. С таким подходом нельзя не согласиться, так как это проверенный давно вариант, к которому не будет никаких претензий со стороныпроверок Гоструда. Однако вопросы могут возникнуть, если работник принес напечатанное заявление со своей подписью. Или уже на предприятии была заведена такая практика раньше. Заставить переписать от руки? Можно ли в наше время электронных технологий принять ее в таком виде?
Внимание:рукописный вариант — самый распространенный способ оформления заявления на отпуск.
Ответ дадим такой: можно напечатанный. Во-первых, ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не урегулируют данный вопрос. Во-вторых, есть государственный орган – Государственная архивная служба Украины. Там устанавливаются требования к различной управленческо-распорядительной и другой документации предприятий и госорганов и сроки ее хранения.
Так, требования к оформлению документации субъектами определены в Национальном стандарте Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ДСТУ 4163:2020, утвержденного приказом ГП «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 № 144.
В частности пункты 7.1 ДСТУ 4163:2020 указано, что организационно-распорядительные документы производятся с помощью автоматизированных и/или печатных средств. В то же время некоторые внутренние бумаги (заявления, объяснительные и докладные записки и т.п.) по авторству должностных лиц и других физлиц допустимо оформлять рукописным способом.
Внимание:печатный вариант — возможен для заявления об отпуске и это не является нарушением законодательства.
Из вышеприведенных документов следует, что рукописный вариант как разрешенный, но не основной. Основным именно считается в документации печатный вариант. Получается, что штрафовать за напечатанные заявления органы Гоструда не имеют права. Это нельзя считать нарушением оформления трудовых отношений с работниками. Также можно использовать трафарет (шаблон), когда основная часть заявления (шапка, заголовок и т. п) напечатаны, а работник лишь вписывает в него свои фамилию, имя, отчество, дату начала отпуска и количество дней (для ежегодного отпуска) и ставит дату и подпись.
Утвержденной конкретной формы (бланка) заявления на отпуск нет. Однако этот ДСТУ 4163:2020 содержит стандартизированную форму заявления работника, то ориентироваться будем именно на нее.
Общие правила составления заявления на отпуск
В таблице ниже дадим общие рекомендации по отдельным элементам заявления об отпуске.
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЯ НА ОТПУСК
Элемент заявления
Что нужно учесть и проверить
обращение к руководителю в верхней части
должность, фамилия и имя руководителя (в дательном падеже)
информация о работнике в верхней части
наименование должности, фамилия, имя полностью работника (в родительном падеже)
дата представление
ставится внизу дата подписана автором заявления, то есть работником
в тексте заявления дата начала и продолжительность желаемого отпуска
Обычно в заявлении о предоставлении ежегодного отпуска указывается дата начала и общее количество календарных дней отпуска. Напоминаем, что продолжительность ежегодного отпуска – это 24 к. дня. Такие отпуска можно делить , но непрерывная часть ежегодного отпуска должна составлять минимум 14 к. дн. Эти 14 к. дней не обязательно должны быть первыми, то есть отпуск может делиться, например, 5+5+14, 5+14+5 и т.д.
Определяя продолжительность ежегодного и дополнительного отпуска, праздничные и нерабочие дни не учитываем (в мирные времена). К примеру, заявление на отпуск с 02 марта на 14 к. дн. означала бы в довоенное время выход на работу не 16 марта, а 17 марта, так как 8 марта не считается (праздничный день) и отпуск продолжается на 1 к. день. Отпускные будут считаться за 14 к. дней, хотя фактически работника не будет на работе 15 к. дней. Однако во время военного положения празднично-нерабочих дней нет, поэтому 08 марта следует учитывать.
В заявлениях на начальные отпуска и отпуска за свой счет указывают временной интервал (с… по…). Определяя продолжительность учебных, творческих отпусков праздничные и нерабочие дни здесь уже следует учитывать
дата регистрации и регистрационный номер
Номер ведется по регистрационному журналу (картотеке) документов предприятия. Дата регистрации ставится в левом верхнем углу
дополнительные документы
Прилагаемые документы указываются в тексте заявления, если они обеспечивают работнику правом на отпуск или, по его мнению, являются подтверждением серьезности причины выхода в отпуск за свой счет
подпись работника
Подпись обязательна. Однако шифровка не нужна, так как имя и фамилия работника упоминаются вверху (рекомендации к заполнению заявления работника по ДСТУ 4163:2020)
виза руководителя (руководителей)
Начальник отдела может поставить в левом верхнем углу надпись «Не возражаю». Согласование заявления на отпуск. Если директор соглашается предоставить отпуск, то в левом верхнем углу он накладывает резолюцию: «Подготовить приказ о предоставлении отпуска». В случае отказа – «Отказать» или «Отрицаю» с указанием причин
Можно ли в заявлении начинать отпуск с выходного или праздничного дня
Запрета указывать в начале отпуска первый праздничный (нерабочий) день в законодательстве нет. Единственное, что в ежегодных и дополнительных отпусках в продолжительности праздничные (нерабочие) дни по статье 73 КЗоТ не считаются (в мирное время; во время военного положения данное правило не действует и все дни из статьи 73 КЗоТ считаются как обычные, статья 6 Закона «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX). Это значит, что продолжительность такого отпуска продолжается в эти праздничные (нерабочие) дни.
Внимание:заявление на отпуск с праздничного или выходного дня — можно.
Начало отпуск с выходного дня может быть обусловлено наличием значительной части неиспользованных дней ежегодного отпуска или просто желанием получить оплату (отпускные) за эти дни. Ситуации бывают разные и отказывать работнику законодательных оснований также нет.
Что еще нужно проконтролировать: успевает ли бухгалтерия оплатить отпуск до его начала, как этого требует законодательство (ч. 4 ст. 115 КЗоТ, ст. 21 Закона об отпусках). А если не успевает? Что же тогда делать, чтобы не нарушить законодательство?
Внимание:при внезапных отпусках в заявлении следует предусмотреть другие сроки выплаты отпускных.
Необходимо в заявлении прописать просьбу работника: «Прошу оплатить оказанную отпуск в ближайший срок выплаты зарплаты (аванса)». Что это дает? Дело в том, что существует ратифицированная Украиной Конвенция об оплачиваемых отпусках от 24.06.1970 № 132 и в ней в п. 2 ст. 7 предусмотрена возможность наличия соглашения между работником и работодателем относительно других сроков оплаты отпуска. Просьба работника в заявлении и подписанное руководителем заявление формально и становятся подтверждением наличия такого соглашения. Таким образом, юридически предприятие ограждает себя от нарушения законодательства о труде и может выплатить отпускные такому работнику позже.
Заявление на отпуск пример 2024
Рассмотрим теперь примеры оформления заявлений на отпуск в разных ситуациях.
Пример заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск образец
