бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
В консультации о том, как оформляется отпуск за свой счет, какие правила его предоставления, на какой расчет либо выплаты она в будущем влияет. Наш эксперт подготовил для вас подборку образцов, которые вы сможете скачать: образец заявления на отпуск за свой счет, образец приказа на отпуск за свой счет, пример заявления на отпуск во время военного положения
отпуск в период военного положения работникам, которые:
выехали за пределы территории Украины;
приобрели статус внутренне перемещенного лица
Не нужно. Работодатель обязан предоставить такой отпуск при наличии желания работника и наличии документально подтвержденных оснований
продолжительностью, определенной в заявлении, но не более 90 к. дней, без зачисления времени пребывания в отпуске в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск
ч. 4 ст. 12 Закона № 2136
отпуска, предоставляемые без сохранения зарплаты по решению работодателя
5
любой вид отпуска сверх ежегодного основного во время военного положения
Обязательно, при согласовании с работником. Предоставление осуществляется в обычном порядке, но оплата таких отпусков, в т.ч. и неиспользованных дней, «может производиться без сохранения зарплаты»
в период действия военного положения, но неиспользованные дни таких отпусков могут переноситься и на период после окончания военного положения и тоже могут быть без сохранения зарплаты
абз. 3 ч. 1 ст. 12 Закона № 2136*
* до сих пор не засчитываются отпуска по абз. 2 ст. 26 Закона об отпусках, предоставляемых на время вооруженной агрессии, карантина и т.д.;
Таким образом, главное отличие между этими отпусками – это наличие у работодателя права решать вопрос о ее предоставлении. Если работник хочет взять отпуск первого «по семейным обстоятельствам», то тогда работодатель имеет право оценить уважительность таких обстоятельствах, учесть свой производственный процесс, возможность замены работника на период отпуска и в конце концов озвучить свое решение. Работодатель имеет право отказать (письмо Минтруда от 18.03.2009 № 2961/0/14-09/06).
Внимание: в отпуске «по семейным обстоятельствам» работодатель может отказать.
Относительно отпусков второго типа («под событие») по ст. 25 Закона об отпусках, то работодатель обязан его предоставить даже в условиях, когда это вредит производственному процессу и работника некем заменить. Никаких отговорок (аргументированных или нет) здесь быть не может.
Отпуск без сохранения заработной платы: особенности отпусков во время военного положения
Отпуск «через военное положение» возможен на всей территории Украины, даже если в данной местности и не ведутся активные боевые действия, ведь Законом № 2136 никаких дополнительных условий, кроме военного положения, не выдвигается.
Альтернативой отпуска за свой счет «через военное положение» является приостановление действия трудового договора (ст. 13 Закона № 2136). Преимуществом такого варианта является возможность прекратить трудовой договор без получения согласия работника, который следует при оформлении отпуска за свой счет.
Отпуск за свой счет в Налоговом расчете по ЕСВ, НДФЛ и ВС
Приводим ниже примеры заполнения Приложения Д1к Налоговому расчетудля отпуска без сохранения, а также, для сравнения, ситуации с простой, оформление которого является законной альтернативой выхода из ситуации незагрузки предприятия, например, во время карантина. Обратите внимание:
отпуск без сохранения-его продолжительность отображается в графе 13 Приложения Д1;
простой никаких особенностей нет и оплата по нему отображается, как и обычная зарплата, так как это и есть часть зарплаты;
частый спутник как отпуска без сохранения, так и простоя – ЕСВ-разница, то есть разница между фактической и минимальной базой ЕСВ, это отдельная строка и КТН «13» (гр. 09).
Что касается приложения 4дф, то на его заполнение данные ситуации не влияют.
Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам
Среди правил предоставления отпусков за собственный счет выделим такие:
инициировать оформление отпуска за свой счет имеет право только работник (на основе соответствующего письменного заявление на отпуск за свой счет). Это не может делать работодатель, он не может отправлять работника в такой отпуск принудительно (письмо Минсоцполитики от 19.09.2013 № 416/13/116-13);
совместители также имеют право на отпуск за свой счет. Это касается любого вида отпуска за свой счет;
продолжительность работы на предприятии не влияет на право на отпуск за свой счет. Даже, если он отработал менее 6 месяцев, он может получить отпуск без сохранения в полном объеме;
время пребывания работника в отпуске без сохранения зарплаты засчитывается ему в стаж для предоставления ежегодного основного отпуска (п. «4» абз. 1 ст. 9 Закона об отпусках, письмо Минсоцполитики от 29.04.2016 № 243/13/116-16);
форма оформление трудовых отношений (срочный или бессрочный трудовой договор, контракт) также не влияют на право на отпуск без сохранения;
продолжительность отпуска за свой счет включает также и празднично-нерабочие дни, что отличает такие отпуска от ежегодного. Например, если работник берет отпуск за свой счет на 10 к. дней с 1 марта, то это будет с 01.03 по 10.03. В то время как ежегодная будет с 01.03 по 11.03, так как 08 марта в мирное время в продолжительности ежегодных отпусков не числится;
отпуск за свой счет можно брать несколько раз в год. Однако следует войти в общее ограничение по дням за год, которое определяет ст. 25 и 26 Закона об отпусках;
отпуска за свой счет не продлевается на период болезни и не переносятся. Это правило действует и для карантина. Продолжать отпуск «автоматом» через карантинные мероприятия - такого в законодательстве нет. Единственное, что работнику может быть предоставлен новый отпуск без сохранения по его заявлению. В этом тоже отличие от ежегодных отпусков, которые продлеваются на время больничного;
право на отпуск за свой счет не накапливается и не переносится, то есть отсутствует такое понятие как неиспользованная отпуск за свой счет. Год прошел – и все;
отпуск «под событие» предоставляется на период, который должен включать такое событие. Например, работница берет отпуск на 10 к. дней в связи с женитьбой на период с 06.06.2024 по 12.06.2024. Дата женитьбы – 08.06.2024 г. Таким образом, дата может быть не обязательно в начале периода, но и в середине периода, но должен быть в его пределах;
страховой стаж в отпуске за свой счет, если он длится полный месяц (с 1-го по последнее число) не засчитывается. Причина – в таком месяце не будет ЕСВ. Такой стаж в частности влияет на расчет пенсий и может повлиять на расчет больничных. Однако трудовой-засчитывается, так как продолжаются трудовые отношения.
Внимание: Работодателю запрещено:
удлинять отпуск «по семейным обстоятельствам» более 30-дневное ограничение;
ограничивать во времени отпуск за свой счет, если он относится к обязательным по ст. 25 Закона об отпусках;
отправлять работника в отпуск без сохранения принудительно за временного отсутствия объема работы;
«придумывать» свои собственные причины для отпусков за свой счет и записывать их в колдоговор.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Для отпусков за свой счет понятия «рабочий год», используемое для учета ежегодных отпусков, не применяется. Это значит, что 30-дневный срок и иные сроки считаются для календарного года (с 1 января по 31 декабря). С новым годом работник имеет право на новый отпуск.
Разделение отпуска за свой счет на части
Здесь все зависит от вида отпуска. Отпуск «под событие» делить нельзя (письмо Минсоцполитики от 03.02.2012 № 31/13/133-12). Также нельзя такой отпуск получить уже после события, которое давало на него право, например, после даты регистрации брака. Что же до обычного отпуска «по семейным обстоятельствам», то его можно брать несколько раз в год, главное, чтобы не истек 30-дневный лимит. Это же самое касается «безотказных» отпусков по статье 25 Закона об отпусках, которые не имеют привязки к определенным событиям, например, для лиц с инвалидностью. Разъяснения по этому поводу есть от ГУ Гоструда в Днепропетровской области.
Например, лицо с инвалидностью III группы имеет право на отпуск без сохранения 30 к. дней и может взять себе эту отпуск 2 раза по 15 к. дней, 3 раза по 10 к. дней, 2 раза – 20 к. дней +10 к. дней и т.д. Аналогично можно делить и обычный 30-дневный отпуск «по семейным обстоятельствам», предоставляемый по соглашению сторон.
Наложение различных видов отпусков
Упомянутый 30-дневный лимит действует только в отношении отпуска по «семейным обстоятельствам». Это значит, что работник имеет право уйти в отпуск в связи с бракосочетанием на 10 к. дней (п. 8 ст. 25 Закона об отпусках) и еще взять себе 30 к. дней «по семейным обстоятельствам». Также работник может воспользоваться еще вдобавок и другими основаниями статьи 25 Закона об отпусках или совместить такой отпуск с ежегодным.
Ответственность работодателя
Нарушения с отпусками за свой счет не считаются недоимкой работникам зарплаты, однако тоже тянут на штрафы, например, при нарушении 30-дневного лимита:
в размере 1 минимальной зарплаты (8000 грн в апреле-декабре 2024) на предприятие (ст. 265 КЗоТ);
от 510 грн до 1700 грн на должностных лиц работодателя (абз. 1 ст. 41 КУоАП, «другие нарушения требований законодательства о труде»).
Не освобождает предприятие от штрафа даже то, что нарушение произошло из-за удовлетворения желания самого работника.
Однако принудительное отправления в отпуск за свой счет работника без его согласия может грозить и уголовным ответственностью по статье 172 Уголовного кодекса Украины («грубое нарушение законодательства о труде»): 34000-51000 грн штраф или лишение права занимать определенные должности до 3-х лет или исправительные работы до 2-х лет.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Если работник оформляет «безотказный» отпуск по статье 25 Закона об отпусках, то к заявлению он также должен обязательно приложить подтверждающие документы, а в самом заявлении указать основание для предоставления отпуска. В случае же отпуска по статье 26 Закона Об отпусках документы прилагаются на усмотрение работника и их может не быть вообще. Приказ на отпуск за свой счет в таком случае должен содержать норму закона, на основании которого предоставляется отпуск.
Напоследок приводим еще образец заявления на отпуска через военное положение. Какие-то особые причины и обстоятельства предоставления отпуска в данном случае можно и не искать, а ограничиться «в связи с введением в Украине военного положения». Или же ситуацию изложить более подробно, так как в примере.
Если в месяце отпуска за свой счет сумма выплат вышла меньшей минимальной зарплаты (8000 грн в апреле-декабре 2024 года), то доначислим ЕСВ на сумму разницы между минимальной базой и зарплатой. Минимальный ЕСВ:
в апреле - декабре 2024 года – 1760 грн (= 8000 ×0,22).
ИСКЛЮЧЕНИЯ, КОГДА МИНИМАЛЬНАЯ БАЗА ЕСВ НЕ ПРИМЕНЯЕТСЯ
Ситуация
База начисления ЕСВ
заработная плата начислена совместителю, ушедшему в отпуск за свой счет
фактически начисленный доход
работник находился в отпуске за свой счет полный месяц по например, в период карантина или по уходу за больным членом семьи (с 1-го по последнее число)
ЕСВ за месяц вообще нет*, так как отсутствует база для его начисления**
отпуск за свой счет оформил работник-лицо с инвалидностью на предприятиях, где ставка ЕСВ 8,41% или количество лиц с инвалидностью составляет 50% и более общей численности работников (подробнее – п. 8 раздела ІІІ Инструкции № 499)
фактически начисленный доход
* ИНК ГУ ГНС в Винницкой области от 11.03.2021 № 891/ІПК/02-32-24-02-12;
** Внимание: из-за этого и отсутствует страховой стаж за такой месяц
Останніми місяцями у трудовому та податковому законодавстві відбулося чимало змін. Наш вебінар допоможе не розгубитися під час роботи над квартальним Податковим розрахунком та заповнити звітні форми швидко і без помилок
дни пребывания в отпуске за свой счет исключаются из расчетного периода
Работник с 13.05.2024 год идет в ежегодный отпуск. В марте 2024 г. он был 7 к. дней в отпуске за свой счет. В расчетном периоде май 2023 - апрель 2024 – 366 к. дней (праздничные дни не вычитаем, так как во время военного положения они отсутствуют). Однако время отпуска без сохранения зарплаты исключается из расчета. Расчетный период будет равен 359 дня (= 366 – 7)
Работница уходит в декретный отпуск с 20.05.2024. До этого в апреле 2024 г. была в отпуске за свой счет 14 дней. В расчетном периоде май 2023 — апрель 2024 всего 366 к. дней. Дни отпуска за свой счет исключаем, так что расчетный период равен 352 к. дням (= 366 – 14)
Увольнение во время отпуска за свой счет
Это возможно – законодательство не ограничивает работника в его праве на увольнение, например, на основании соглашения сторон (п. «1» ст. 36 КЗоТ) или по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ).
