Расчет отпускных в Украине: как провести

Как начисляются отпускные в Украине: где искать правила

Прежде чем дать ответ на вопрос, как произвести расчет отпускных, рассмотрим, как обновлялись правила начисления отпускных за последние годы.

Как считать отпускные определяет Порядок исчисления средней заработной платы, постановление КМУ от 08.02.1995 № 100 (далее — Порядок № 100).

Для расчета компенсации неиспользованных дней отпуска применяются те же правила, что и для отпускных.

🔥 Виправлення помилок у Податковому розрахунку

На что обратить внимание при расчете отпускных в 2025 году и как считаются отпускные

Обратите внимание на то, что:

1. празднично-нерабочих дней в 2025 году по-прежнему официально нет, если будет продолжаться военное положение (ч. 6 ст. 6 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136, далее ― Закон № 2136). Это влияет на количество дней в расчетном периоде (см. далее);
2. 2025 год — уже не високосный, поэтому февраль 2025 года имеет 28 дней. Следовательно, период для расчета отпускных, полной продолжительности 12 месяцев, включающий в себя февраль 2025, имеет 365 к. дней, а не 366 к. дней, как это с февралем 2024;
3. военное положение, боевые действия и в целом ситуация в стране могут затруднять расчет отпускных из-за простоев, отпуска за свой счет, неполный рабочий день, а также периоды приостановки действия трудового договора – все это попадает на расчетные периоды отпускных, которые исчисляются в 2025 году.

Расчет отпускных Украина: организационные процедуры, предшествующие начислению отпускных

Проверьте, осуществили ли все организационные процедуры, предшествующие начислению отпускных. Перед тем как начисляют отпускные, каждый год в январе уже необходимо:

• составить график отпусков на текущий год. Это обязательно для всех (письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15). Его следует составить в конце декабря или в первых числах января.
• уточнить коэффициент резервирования, который необходим для расчета обеспечения отпускных в течение текущего года. Можно взять и прошлогодний, но если у предприятия были существенные изменения в окладах, количестве работников, изменилось соотношение работников разных подразделений, то следует пересчитать. Коэффициент резервирования должен быть утвержден приказом руководителя (самостоятельным или как изменения в приказ об учетной политике). Могут не определять обеспечение отпусков только предприятия, составляющие упрощенную финансовую отчетность по формам 1-мс, 2-мс по НП(С)БУ 25 «Упрощенная финансовая отчетность», в том числе микропредприятия и неприбыльные организации.

Теперь рассмотрим подробнее все эти нюансы, влияющие на порядок начисления отпускных.

Надання щорічної відпустки та розрахунок відпускних

• Періоди, за які заробляють відпустку
• Тривалість відпустки під час воєнного стану
• Особливості виплати відпускних під час воєнного стану
• Приклади розрахунку відпускних з врахуванням воєнного стану

Как рассчитать сумму отпускных 2025 и как начислить отпускные

Сначала приведем алгоритм как рассчитать отпускные в Украине без дополнительных правил военного положения. Относительно особенностей, которые прилагаются во время действия военного положения, см. дальше о Расчет отпускных во время военного положения».

Расчет отпускных в таком случае производим в следующей последовательности:

1. Определяем расчетный период. Это период, за который учитываются выплаты работнику при расчете среднедневной заработной платы. Им являются последние 12 месяцев, предшествующие месяцу выхода в отпуск;

2. Находим продолжительность расчетного периода в календарных днях. Однако не считаем в данной продолжительности праздничные и нерабочие дни, которых за год сейчас имеем 11 (см. ст. 73 КЗоТ). Если считать за 12 месяцев, то выходит 354 к. дня (не високосный год, 365 – 11 = 354). Однако по причине военного положения празднично-нерабочие дни отсутствуют до дня окончания военного положения;

3. Подсчитываем, какие выплаты входят в расчет отпускных — это все выплаты в виде зарплаты, которые были в расчетном периоде (сначала без премий). Все выплаты включаем в те периоды, за которые они начислены (абз. 3 Порядка № 100). Однако исключаем:

• материальную помощь (как разовую, так и нет);
• единовременные выплаты (компенсация отпускных, выходное пособие);
• выплаты, упоминаемые в п. 4 Порядка № 100 (см. памятку таких выплат ниже);
• выплаты на основе гражданско-правовых договоров (ГПД).

4. Включаем в сумму выплат расчетного периода также некоторые выплаты, которые не считаются зарплатой, а именно:

• больничные (помощь по временной нетрудоспособности);
• декретные (помощь в связи с беременностью и родами).

5. Отдельно решаем вопросы с премиями. Включать сразу в расчетный период без пересчета можно только месячную премию, начисленную в том же месяце, к которому она относится. Например, премия за январь, которая начислена в том же январе. Как учитывать премии за несколько месяцев, например годовые и квартальные, рассмотрим отдельно.

6. Определяем среднедневную зарплату за расчетный период (формула расчета отпускных). Как рассчитываются отпускные, например для 12-месячного периода? Среднедневную рассчитываем так:

7. Вычисляется сумма отпускных: умножаем среднедневную на продолжительность отпуска. В продолжительности отпуска не учитываем праздничных и нерабочих дней.

Однако могут быть и более сложные ситуации в расчете:

• работник работает недавно. Он может не иметь полных 12 месяцев. Тогда берутся только полностью отработанные им месяцы (с первого до последнего числа). Однако если он начал работать не с первого числа, но с первого рабочего дня месяца – такой месяц учитываем (п. 3 Порядка № 100);
• отпуск «за свой счет» весь месяц (с первого до последнего числа). Если работник весь месяц был в неоплачиваемом отпуске, то месяц полностью исключаем из расчета, в т.ч. и премии, надбавки и т.д., которые имели место в таком месяце (письмо Минсоцполитики от 23.04.2018 № 659/0/101-18);
• вопросы отпускных и минимальной зарплаты, простоя в расчетном периоде, неполного рабочего времени, других ситуаций с отпусками без сохранения — рассмотрим далее.

Начисляем и выплачем отпускные вместе с зарплатой до начала отпуска, если иное не предусмотрено трудовым или коллективным договором (абз. 5 ст. 115 КЗоТ, абз. 1 статья 21 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР, далее – Закон об отпусках). Если не успеваем, то контролируем, чтобы в заявлении работника на отпуск была просьба выплатить отпускные в ближайшее время выплаты зарплаты (или другой удобный для обеих сторон срок).

Также просмотрите выплаты, которые исключаются при расчете отпускных из расчетного периода на основании п. 4 Порядка № 100.

Расчет суммы отпускных во время военного положения

Некоторые особенности «военного» расчета отпускных уже были рассмотрены. Однако их действительно больше. «Военные» особенности таковы:

1. при расчете отпускных отнимать праздничные и нерабочие дни, попадающие на период после окончания военного положения, не требуется. Праздничные и нерабочие дни из ст. 73 КЗоТ до окончания военного положения в расчете считаются обычными днями. Это вытекает из того, что Законом № 2136 упомянутая ст. 73 КЗоТ «отключена», то есть не применяется. Однако «отключены» они только на период действия военного положения;
2. период приостановки действия трудового договора следует исключить из расчетного периода. Каких-то особых разъяснений по этому поводу нет, но ситуация аналогична отпуску за свой счет, поэтому применяем те же правила расчета отпуска. Общее правило — время, в течение которого работник не работал и за ним не сохранялся заработок, исключается из расчетного периода (абз. 6 п. 2 Порядка № 100);
3. период приостановки трудового договора также не засчитывается и в стаж, дающий право на ежегодный отпуск – обратите внимание и на это. Причина в том, что за такой период работник не получает никаких выплат, поэтому период приостановки трудового договора не отвечает требованиям статьи 9 Закона об отпусках;
4. из расчетного периода следует также исключить время, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника в результате проведения боевых действий во время действия военного положения (абз. 6 п. 2 Порядка № 100). Имеется в виду ситуация отсутствия учетных данных. Например, работник перевелся из филиала, расположенного сейчас (или расположенного) в зоне активных боевых действий. Снарядом были уничтожены все документы, связанные с зарплатой или к ним просто нет доступа. Что и сколько насчитывали ­– неизвестно. Следовательно, такие дни просто следует исключить из расчета.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати

Ставка військового збору збільшилася з 1,5% до 5%. Тримайте пояснення експерта, як утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Премии: расчет отпускных пример 2025

Месячные премии

Месячную премию учитываем в заработке того месяца, в котором она была начислена, а не того месяца, к которому она относится.

Если месяц начисления и месяц, к которому премия относится, совпадают – никаких проблем. Такая премия включается в полной сумме, то есть без перерасчетов.

Если же месяц начисления и месяц, к которому премия относится, разные, то размер премии следует перечислить следующим образом:

• находим среднедневную премию. Для этого сумму начисленной премии делим на количество отработанных рабочих дней того месяца, за который ее начислили;
• среднедневную премию умножаем на количество отработанных рабочих дней месяца начисления. Данный результат и включаем в сумму доходов расчетного периода;
• проверить, нужно ли обрезать размер перечисленной премии. Это следует сделать, «если период, за который начислена премия или иная поощрительная выплата, работником отработана частично, при исчислении средней заработной платы учитывается сумма в размере в пределах фактически начисленной суммы премии или иной поощрительной выплаты» (абз. 3 п. 3 Порядка №100).

Что касается последнего – «обрезание» размера премии, то обратите внимание на следующее: если работнику насчитали премию в марте, скажем, за февраль 2025 года, в котором он отработал только половину нормы рабочего времени (10 р. дней), то затем при пересчете в марте на 21 полностью отработанных рабочих дней марта премия выходит более чем вдвое больше. Так, 1000 грн премии на 10 дней — это 100 грн/день. Имеем результат – 2100 грн в пересчете на 21 рабочий день марта 2025 года (=100 грн × 21 дня), что больше фактического размера премии (1000 грн). В данном случае размер премии следует «обрезать», так как в месяце, за который премия начислена (февраль 2025), норма рабочего времени не выполнена. Следовательно, увеличения премии в пересчете не будет: в данном примере при пересчете на март 2025 года премия составляет 1000 грн.

Однако «обрезка» премии не применяется, когда перечисленная премия получается больше фактически начисленной, так как месяцы просто имеют разное количество рабочих дней, но работник отрабатывает всю норму. Например, отработано 21 р. дней в июне 2025 года (полная норма) и перечисляем на 23 дня июля 2025 года (полная норма). Тогда 1000 грн × 23/21 = 1095,24 грн. И такой размер остается для расчета средней зарплаты для оплаты отпускных.

При пересчете премии может получиться и наоборот – перечисленная премия получается меньше, в частности, когда работник в месяце начисления премии ушел в отпуск за свой счет. Например, в феврале 2025 работник отработал полностью 20 р. день, а в марте 2025 – всего 11 дней. Получится, что 1000 грн премии на 20 день — это 50,00 грн/день. Имеем результат — 550,00 грн (= 50,00 грн × 11 дней).

Внимание: в процессе перерасчета по рабочим дням премия может стать как больше, так и меньше фактически начисленной. Этот результат и включается в расчет средней.

Квартальные и годовые премии

Премии за квартал, полугодие, год и т.д. — перечисляем помесячно. Для этого воспользуйтесь таблицей-алгоритмом с примером ниже.

По сути, это тот же механизм пересчета, что и для месячных премий, но на несколько месяцев «вперед».

Обратите внимание:

• полученные результаты — это перерасчет премии по отработанным дням, а не ее пропорциональное распределение по следующим дням. Если все результаты составить, то прежнюю сумму премии можно и не получить — это тоже, выходит, что нормально (см. пример 5);
• если работник в январе 2025 года уйдет в отпуск и в январе 2025 ему начислить премию за 2024 год, то получится, интересная ситуация – такая премия не учитывается в расчете отпускных января. Однако она будет учтена, например, если он уйдет в отпуск в декабре 2025 года (расчетный период в декабре 2024-ноябрь 2025). Уйдет ли в отпуск даже в январе 2026 года (расчетный период январь 2025-декабрь 2025).

В пересчете квартальных и годовых премий также используем обрезание перечисленной премии до фактически начисленной, если ее начислили за месяц невыполнения нормы.

Премії, доплати, надбавки: як та коли стимулювати працівників

• Матеріальне заохочення працівників
• Премії: види та документування
• Види доплат і надбавок до посадового окладу

Влияние прошлых премий на расчет отпускных 2025-2026

Премии, начисляемые в 2025 году, могут влиять на расчет отпускных в следующих месяцах 2025 года и даже в следующем 2026 году. Ситуация с возможной премией за ІІІ квартал 2025 года, влияющая на расчет отпускных в декабре 2025 года, проиллюстрирована ниже.

Итак, в распределении премий «вперед» есть один «подводный» камень: если работник в феврале 2026 года уйдет в отпуск, а годовая премия начислялась в январе 2025 (за 2024 год), то в расчетный период (февраль 2025-январь 2026) попадают месяцы распределения такой премии. Хотя сам месяц начисления премии вне расчетного периода. Так можно и упустить годовую премию при расчете отпускных. За какой период начисляются отпускные, наглядно это показывает такой график ниже:

Внимание: перерасчет премий «вперед» влечет за собой новые сложности – месяца начисления премии в расчетном периоде нет, но месяцы перерасчета премии есть.

Как правильно рассчитать отпускные — закрепим на примерах.

Пример расчета отпускных 2025

Закрепим теорию на практике: рассмотрим примеры начисления отпускных в 2024 году. Во всех примерах предполагаем, что военное положение будет продолжаться и после 13 мая 2024 года.

Пример 1: самая простая ситуация расчета отпускных

Расчет отпускных если в расчетном периоде были больничные. Работник из 24.02.2025 на 14 к. дней берет ежегодный отпуск. Зарплата работника за расчетный период — 156000 грн, в т.ч. больничные 6000 грн. Кроме того, 31.01.2025 работнику была начислена также месячная премия за январь 2025 — 14000 грн.

Образец расчет отпускных будет выглядеть:

• расчетный период: февраль 2024–январь 2025 (366 к. дней; февраль 2024 – високосный, поэтому 366 дней);
• доходы работника за расчетный период: 2560000 + 14000 = 270000 грн. Больничные учитываем. Месяц начисления премии (январь) совпадает с месяцем, за который она начислена (тоже январь), поэтому прибавляем еще и 14000 грн;
• среднедневная зарплата = 270000 грн/(366 дн. – 0 дн.) = 737,70 грн;
• отпускные расчет = 737,70 грн × 14 дн. = 10 327,80 грн.

Однако этот отпуск начинается в феврале, а заканчивается в марте 2025 года. Это так называемые переходные отпускные. В расчет отпускных такая ситуация никак не влияет. Однако при составлении отчетности такие отпускные придется распределить.

Тримайте тижневу добірку експертних матеріалів:

• Чи індексувати зарплату в березні та квітні 2025 року
• Приклади розрахунку лікарняних сумісникам
• Як подати Додаток 4ДФ до Податкового розрахунку

Пример 2: расчет отпускных, если месячную премию начислили в другом месяце

Работник уходит в отпуск с 07 апреля 2025 года на 14 к. дней. Зарплата работника за расчетный период — 256000 грн. Также ему начислили месячную премию в 5000 грн. Расчетный период будет апрель 2024-март 2025 (365 к. дней).

Рассмотрим несколько ситуаций с месяцем начисления данной премии:

Месячную премию насчитали в апреле 2025 за март 2025. Такую премию не учитывают, ведь месяц ее начисления (апрель 2025) оказался за пределами расчетного периода (апрель 2024 – март 2025).

Имеем такой расчет отпускных:

• среднедневная зарплата = 256 000 грн / (36 5 дн. - 0 дн.) = 701,37 грн;
• отпускные = 701,37 грн × 14 дн. = 9819,18 грн.

Месячную премию насчитали в марте 2025 года за февраль 2025 года. Такую премию учитываем в марте 2025, так как данный месяц попал в расчетный период, но ее сначала нужно перечислить по правилам п. 3 Порядка № 100. Если в феврале 2025 работник отработал 20 р. дн. (с 20 р. дн.), а в марте 2025 – 19 р. дней (с 21 р. дня, 2 дня – больничный), то будет такой перерасчет:

• среднедневная премия за февраль 2025 = 5000 грн/20 дн. = 250,00 грн;
• премия в пересчете на март 2025 = 250,00 грн ×19 дн. = 4750 грн.

Сумма перечисленной премии меньше фактически начисленной, так как в марте 2025 не была отработана норма рабочих дней. Так и оставляем.

Имеем такой расчет отпускных:

• среднедневная зарплата = (256000 грн + 4750 грн) / (365 дн. - 0 дн.) = 714,38 грн;
• отпускные = 714,38 грн × 14 дн. = 10 001,32 грн.

Внимание: перерасчет премий по отработанным дням может повлечь за собой как их существенный рост при включении в расчет отпускных, так и наоборот — уменьшение.

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Пример 3: квартальная премия в расчете отпускных

Работник уходит в отпуск с 19.05.2025 на 14 к. дней. Зарплата работника за расчетный период — 256000 грн. Также ему начислили квартальную премию в апреле 2025 года за I квартал 2025 года — 15000 грн. В феврале 2025 работник был 8 р. дней на больничном. Расчетный период будет май 2024-апрель 2025. Такая премия включается в расчетный период, но ее следует перечислить:

• количество отработанных р. дней в I квартале 2025 (по норме без дней больничного) = 23 + 20 + 21 – 8 = 56 р. дн.;
• среднедневная премия за I квартал 2025 = 15000/56 = 267,86 грн.

Определяем месяцы распределения премии за I квартал 2025 года:

• апрель 2025 – первый месяц (месяц начисления), но последний месяц расчетного периода;
• май 2025 – второй месяц. Не входит в расчетный период;
• июнь 2025 – третий месяц. Не входит в расчетный период.

Итак, распределяем только на апрель 2025 года, в котором работник отработал всю норму – 22 р. дн. Имеем такой пересчет премии:

• апрель 2025 — 267,86 грн × 22 дн. = 5 892,92 грн. «Обрезать» премию пока не нужно, ведь учитывается сумма «… в размере «…не больше фактически начисленной суммы премии …», а 5892,92 грн < 15000 грн);

Тогда, расчет отпускных будет такой:

• среднедневная зарплата = (256000+5892,92)/(366 – 0) = 261892,92 грн /366 дн. = 715,55 грн;
• отпускные = 715,55 грн × 14 дн. = 10 017,70 грн.

Пример 4: годовая премия в расчете отпускных

Работник берет ежегодный отпуск с 20.10.2025 на 14 к. дней. Зарплата работника за расчетный период — 256000 грн (без годовой премии). Кроме того, в январе 2025 года работнику начислили и выплатили годовую премию по итогам работы за 2024 год на сумму 15000 грн. Количество отработанных рабочих дней в 2024 году — 220 (норма — 262). Тогда имеем следующие данные для пересчета премии:

• расчетный период — октябрь 2024-сентябрь 2025 (считаем, что празднично-нерабочих дней нет по причине продолжающегося военного положения);
• среднедневная премия за 2024 год = 15000 грн /220 дн. = 68,18 грн.

Определяем месяцы распределения премии за 2025 год:

• январь 2025 — 1-й месяц (месяц начисления). Входит в расчетный период;
• февраль 2025 — 2-й месяц. Входит в расчетный период;
• март 2025 – сентябрь 2025. Это 3-го по 9-й месяц распределения премии. Однако сентябрь – последний месяц расчетного периода;
• октябрь 2025 – декабрь 2025. Это 10-й — 12-й месяц премии. Однако они не входят в данный расчетный период.

Если считать, что каждый месяц работник отрабатывал всю норму, то распределение перечисленной премии по месяцам расчетного периода выглядит так, как в таблице ниже.

Итак, распределяем в расчетном периоде учитываем 13295,10 грн годовой премии.

Имеем, тогда такой расчет отпускных:

• среднедневная зарплата = (256 000 грн + 13 295,10 грн)/(365 дн. – 0 дн.) = 269295,10 грн /365 дн. =737,79 грн;
• отпускные = 737,79 грн × 14 дн. = 10329,06 грн.

Місячна зарплатна звітність 2025: приклад заповнення і деталі змін

Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Почему размер перечисленной премии отличается от фактического

Обратите внимание, что в примере 4, если продолжить перерасчет на оставшиеся месяцы, получим:

• октябрь 2025 (15 дн.) — 68,18 грн × 15 дн. = 1022,70 грн (отработано только 15 р. дн. с 23 р. дн. по норме). Суммарная «перечисленная» премия – 14 249,62 грн;
• ноябрь 2025 (20 дн.) — 68,18 грн × 20 дн. = 1363,60 грн. Суммарная «перечисленная» премия – 15 749,58 грн;
• декабрь 2025 (23 дн.) — 68,18 грн × 23 дн. = 1568,14 грн.

Для декабря 2024 общая сумма перечисленной премии будет 13295,10 + 1022,70 + 1363,60 + 1568,14 = 17249,54 грн. И эта сумма получается больше, чем сама годовая премия (15000 грн). По правилам данную сумму следует «обрезать» до уровня 15 000 грн, так как период, за который начислена премия (2024 год) работником отработана частично. Поэтому учитывается сумма премии в размере не более фактически начисленной. Делать это придется, если работник уйдет в ежегодный отпуск в декабре 2025 года (перечисленная премия 15681,40 грн > 15000 грн) и январе 2026 года (перечисленная премия 17249,54 грн > 15000 грн). В каком размере оплачивается отпуск в такой ситуации. В обоих месяцах в расчете используем «обрезанную» до фактической суммы премии 15000 грн.

Начисление отпускных в Украине при минимальной зарплате

Как рассчитывается отпуск, если отпускные работника за полный месяц оказались меньше минимальной зарплаты (январь–декабрь — 8000 грн)? Тогда никаких доплат ему делать не нужно, так как отпускные – это оплата, которую рассчитывают с учетом прошедших доходы работника, это не оплата его труда за исполненную норму за месяц. Однако в такой ситуации обратить внимание следует на ЕСВ за такого работника, который следует считать с минимальной базы. Поэтому, если у работника, например, в феврале 2025 были отпускные 7500 грн и он весь месяц отдыхал и другого дохода на предприятии не имел, то придется на разницу 500 грн (= 8000 - 7500) доначислить ЕСВ.

Внимание: отпускные — это оплата за отработанное время, поэтому они могут быть меньше минимальной зарплаты, но лучше такую ситуацию избегать.

Однако осторожные работодатели, по совету бухгалтера, пытаются доначислить такому работнику по возможности определенные выплаты, чтобы общая сумма начислений за месяц, в котором были только отпускные, дотянула до минималки. Дело в том, что были редкие случаи, когда инспекторы Гоструда на местах рассматривали ситуацию недотягивания отпускных до минималки как нарушение и выписывали штраф, хотя он незаконный. Несмотря на то, что это неправильно, спорить в таких случаях сложно.

Пример 5: расчет отпускных меньше минимальной зарплаты

Работник ушел в отпуск на весь февраль 2025 года (с 01 февраля). Зарплата за предыдущие 12 месяцев (февраль 2024-январь 2025) – 48500 грн.

Расчет отпускных:

• среднедневная зарплата = 48 500 грн;
• отпускные за февраль 2025: 133,25 грн × 28 дн. = 3731 грн ˂ 8000 грн.

Доплату к минимальной зарплате не производим. Однако ЕСВ за февраль 2024 года за такого работника будет с учетом дополнительной базы, то есть 1760 грн (=3731 грн × 0,22 + (8000 грн - 3731 грн) × 0,22 = 820,82 +939,18).

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇

ОТРИМАТИ ПІДКАЗКИ

Расчет отпускных и отпуск за свой счет, простой, неполное рабочее время

Военное состояние может повлечь за собой появление в расчетном периоде:

• отпусков за свой счет, в т.ч. по причине карантина по ч. 2 статьи 26 Закона об отпусках;
• простоя;
• неполного рабочего времени;
• приостановление трудовых отношений.

Эти ситуации имеют некоторые нюансы, которые следует учесть при расчете отпускных в 2025 году. Поможет разобраться в этом таблица ниже.

Обратите внимание, что если на определенный день приходится несколько причин его исключения из расчета, то он исключается как один, а не как два. Например, в невоенных условиях Пасха может иметь две причины исключения – это простой + праздничный/нерабочий день по КЗоТ. Однако высчитывается он только один раз – либо как день простоя, либо как празднично-нерабочий день. Будьте внимательны. Однако во время военного положения Пасха считается обычным днем, но может быть исключена как день, на который пришелся простой (формула отпускных выше).

Пример 6: отпуск начисление за период простоя

На предприятии с 01 апреля по 10 мая 2024 (40 к. дн.) было оформлено простой с сохранением 2/3 оклада работников. В феврале 2025 года работник уходит в ежегодный отпуск сроком на 14 к. дней с 10.02.2025. Зарплата работника за прошедшие 12 месяцев (февраль 2024 –январь 2025) была равна окладу 8000 грн, кроме месяцев простоя.

В данном случае дни простоя и оплата отпускных при простое исключаются из расчета (абз. 6 п. 2 Порядка № 100). Это 40 к. дней. Данные по зарплате учитываем так:

• апрель 2024: пропускаем полностью. За этот месяц работник имел 8000 грн × 2/3 = 5333,33 грн дохода, который в расчете отпускных не участвует;
• май 2024: берем оплату только за 15 р. дней, отработанных: 8000 грн × (15/23) = 5217,39 грн. Есть еще оплата за дни простоя (8 дней) – 8000 грн × (8/23) × 2/3 = 2782,61 грн, но ее не учитываем;
• количество дней расчетного периода (февраль 2024-январь 2025), которые нужно исключить — это 40 дней (дни простоя).

Среднедневная для расчета отпускных = (8000 × 9 +0 + 5217,39 + 8000) / (366 - 40 - 0) = 85217,39 грн / 326 дн. = 261,40 грн.

Отпускные за февраль 2025 года = 261,40 грн ×14 дней = 3659,60 грн.

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Пример 7: отпуск за свой счет в расчетном периоде

На предприятии работник брал отпуск за свой счет с 01 февраля по 15 февраля 2024 (15 к. дней). В феврале 2025 года он уходит в ежегодный отпуск на 14 к. дней с 20.02.2024. Зарплата работника за прошедшие 12 месяцев (февраль 2024-январь 2025) всегда была равна окладу 8500 грн, кроме месяца отпуска за свой счет, когда ему было начислено 5000 грн.

Все дни отпуска за свой счет следует исключить.

Расчет отпускных имеет вид:

• среднедневная для расчета отпускных = (8500 × 11 + 0 + 5000) / (366 - 15 - 0) = 98500 грн / 351 дн. = 280,63 грн.;
• отпускные за февраль–март 2025 = 280,63 грн × 14 дней = 3928,82 грн.

Пример 8: расчет отпускных если в расчетном периоде неполная рабочая неделя

На предприятии на период с 01 марта по 10 мая 2024 года была установлена неполная рабочая неделя. В марте 2025 года работник уходит в ежегодный отпуск на 14 к. дней с 13.03.2025. Зарплата работника за прошедшие 12 месяцев всегда равнялась окладу 8000 грн, кроме периода работы на неполное рабочее время, а также в январе и феврале 2025 было начислено 9000 грн. В марте 2024 года работник отработал 10 р. дней, в апреле 2024 ­— 9 р. дней, а в мае 2024 ­— 12 р. дней.

В этом случае все рабочие дни недели считаются, хотя работы и не было. Рассчитываем зарплату за месяцы неполной рабочей недели:

• март 2024: 8000 грн × (10/20) = 4000 грн;
• апрель 2024: 8000 грн × (9/23) = 3130,43 грн;
• май 2024: 8000 грн × (12/22) = 4363,64 грн;
• количество дней расчетного периода (март 2024-февраль 2025), которые нужно исключить: 0 дней, так как празднично-нерабочие дни во время военного положения отсутствуют.

Среднедневная для расчета отпускных = (8000 × 8 + 4000 + 3130,43 + 4363,60 + 9000 × 2) / (365 - 0) = 93494,03 грн / 365 дн. = 256,15 грн.

Расчет отпускных при неполной отработанной неделе за март 2025 года = 256,15 грн × 14 дн. = 3586,10 грн.

Пример 9: начисление отпускных при приостановлении действия трудового договора

Денежная компенсация отпуска при увольнении. На предприятии на период с 24 марта 2024 года по 25 апреля 2024 года (32 к. дн.) по заявлению работника трудовой договор был приостановлен. В ежегодный отпуск он уходит в марте 2025 года на 14 к. дней. Как следствие, есть расчетный период март 2024-февраль 2025. За этот период ему было начислено 160000 грн зарплаты.

Компенсация за отпуск расчет:

• продолжительность расчетного периода: 365 – 32 – 0 = 333 к. дн. (0 – это количество празднично-нерабочих дней, которых нет по причине военного положения);
• среднедневная зарплата: 160000 грн / 333 дн. = 160 000 грн / 333 дн. = 480,48 грн;
• расчет компенсации отпуска: 480,48 грн × 14 = 6726,72 грн.

Как рассчитать компенсацию отпуска, рекомендуем читать в статье — «Расчет компенсации за отпуск при увольнении»

Пример 10: расчет и выплата отпускных при потере учетных данных из-за войны

Предприятие было эвакуировано из региона, где главный офис вместе с документами был уничтожен в результате бомбардировки завода. Учетные данные за период с 01 марта по 10 апреля 2024 не сохранились (40 к. дней, если считать с 01 марта 2024), в частности потерян табель учета рабочего времени и ведомость начисления зарплаты.

Работник эвакуировался вместе с предприятием и в марте 2025 уходит в отпуск на 14 к. дней. Расчетный период: март 2024-февраль 2025 (365 к. дней). За этот период ему было начислено 180 тыс. грн на основе сохранившихся учетных данных. Если за потерянный период у работника все же были какие-то выплаты, то их в 180 тыс. грн не учитываем.

В данной ситуации, конечно, можно попробовать документы восстановить, но выгоднее для работника данный период не учитывать, чтобы средняя зарплата у него была больше.

Оплата за отпуск, будет такой:

• среднедневная зарплата: 180000 грн / (365 – 40) = 180000 грн / 325 дн. = 553,85 грн;
• отпускные = 553,85 грн × 14 дн. = 7753,90 грн.

Пример начисления отпускных в бухгалтерском учете

Рассмотрим ситуацию отражения в учете рассчитанных ранее отпускных у предприятия, применяющего обеспечение (резерв) отпускных. Его применение обязательно (п. 13 НП(С)БУ 11 «Обязательства»). Начисление отпускных производится по дебету субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».

Прежде чем начислить отпускные, нужно уже иметь начисленное перед этим обеспечение (резерв) отпускных. Оно начисляется одновременно с начислением зарплаты. Для его расчета используется уже упомянутый ранее коэффициент резервирования, который ежегодно пересматривается до начисления зарплаты за январь.

Внимание: коэффициент резервирования определяем каждый год, как правило, в январе.

Следовательно, последовательность такова:

• насчитали зарплату без отпускных;
• рассчитали обеспечение отпускных;
• насчитали обеспечение отпускных;
• насчитали отпускные.

Однако разрешено не создавать обеспечения отпускных только таким предприятиям (п. 7 раздела I НП(С)БУ 25 «Упрощенная финансовая отчетность»):

• микропредприятия;
• непредпринимательские общества, например неприбыльные организации.

Вышеупомянутые предприятия насчитывают отпускные теми же проводками, что и остальные зарплаты, то есть бухгалтерские проводки по отпускным и по остальной зарплате у них не отличаются.

Внимание: резерв на оплату отпусков начисляется только по ежегодным отпускам и дополнительным социальным отпускам «на детей».

При расчете самого обеспечения следует помнить также о существовании ЕСВ. Так как расходы на отпускные, это еще и расходы на связанный с ними ЕСВ, размер созданного обеспечения при начислении зарплаты должен учитывать и ЕСВ. На практике это просто выглядит как увеличение начисленного довольствия:

• на 1,22 – для обычных работников;
• на 1,0841 – для работников, которые являются лицами с инвалидностью.

Можно утвердить готовый коэффициент резервирования, который увеличен на коэффициент ЕСВ.

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Пример 11: бухгалтерские проводки по начислению отпускных

При расчете зарплаты за февраль 2025 года получены следующие данные по админперсоналу:

• зарплата (без отпускных) – 200000 грн;
• размер отпускных – 18000 грн

Коэффициент резервирования отпускных, определенный в начале января 2025 года и утвержденный приказом предприятия – 0,0811.

Бухгалтерские проводки тогда будут такими, как в таблице ниже.

Как определяют коэффициент резервирования отпускных

Напоследок приводим шпаргалку для определения коэффициента резервирования. Добавим, что такого примерного расчета вполне достаточно. Тщательно вычислять коэффициент резервирования потребности нет, так как все равно он остается приближенным из-за того, что базируется на плановых показателях. Кроме того, начисленное обеспечение отпускных можно в конце квартала или года откорректировать на дату баланса (п. 17 НП(С)БУ 11).

Подсчитанный коэффициент обеспечения отпусков необходимо утвердить приказом компании. Особенно это касается плательщиков налога на прибыль, ведь начисление обеспечения уменьшает финансовый результат, что может являться объектом внимания в ходе налоговой проверки.

Пример 12: определение коэффициента резервирования отпускных

В январе 2025 года есть следующие показатели:

• плановый фонд зарплаты (ФЗП) на 2025 год – 2 900 000 грн;
• запланированные отпускные на 2025 год – 217 500 грн.

Тогда расчет таков:

• коэффициент резервирования = 217500 грн / (2900000 грн – 217500 грн) = 0,0811.

Если, например, админперсоналу в феврале 2025 года начислено 200000 грн зарплаты, тогда обеспечение оплаты отпусков, учитывая еще и существование ЕСВ, должно быть начислено в следующем размере:

• 200 000 грн × 0,0811 × 1,22 = 1978,84 грн.