Расчет отпускных: как провести

Как начисляются отпускные в Украине: где искать правила расчета отпускных

Прежде чем ответить на вопрос, как начислить отпускные, давайте рассмотрим, как обновлялись правила расчета отпускных в последние годы. Как считать отпускные определяет Порядок исчисления средней заработной платы, постановление КМУ от 08.02.1995 № 100 (далее — Порядок № 100). Последнее обновление, которое произошло – в сентябре 2023 года, когда в Порядок № 100 внесли изменения постановление КМУ от 08.09.2023 № 957 (далее — Постановление № 957), которое вступило в силу еще 12 сентября 2023 года. По этим изменениям:

• ограничили исчисление средней зарплаты для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, на которые работник получил право до 31 декабря 2023 выплатами, начисленными в 2023 году (абз. 2 п. 2 Порядка № 100). Как применять данное ограничение есть два разъяснения от Минэкономики – для 2023 и для 2024, а также читайте в материале Компенсация за неиспользованный отпуск расчет, оформление, налогообложение, бухучет;
• добавили правила расчета средней для материальной (денежной) помощи (см. абз. 3-5 п. 7 Порядка № 100). Однако это касается только бюджетников, так как такая выплата существует, в частности, у госслужащих.

Для расчета компенсации неиспользованных дней отпуска применяются те же правила, что и для отпускных.

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

На что обратить внимание при расчете отпускных в 2024 году и как считаются отпускные

Кроме упомянутых выше изменений следует обратить внимание на то, что:

1. рост минимальной зарплаты в апреле 2024 года с 7100 грн до 8000 грн никак не влияет на расчет отпускных;
2. празднично-нерабочих дней в 2023 году и, вероятно, в 2024 году официально нет (ч. 6 ст. 6 Закона «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX, далее – Закон № 2136). Это влияет на количество дней в расчетном периоде (см. далее);
3. 2024 год – високосный, поэтому февраль 2024 года имеет 29 дней. Следовательно, расчетный период полной продолжительности 12 месяцев, включающий в себя февраль 2024 г., имеет 366 к. дней, а не 365 к. дней;
4. военное положение, боевые действия и в целом ситуация в стране могут затруднять расчет отпускных из-за простоев, отпуска за свой счет, неполный рабочий день, а также периоды приостановления действия трудового договора – все это попадает на расчетные периоды отпускных, исчисляемых в 2024 году;
5. корректировка заработка на коэффициент повышения окладов уже давно не производится – еще с 12 декабря 2020 года.

Расчет отпускных: организационные процедуры, предшествующие начислению отпускных

Проверьте, осуществили ли все организационные процедуры, предшествующие начислению отпускных. Да, каждый год в январе уже необходимо:

• составить график отпусков на текущий год. Это обязательно для всех (письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15). Его следует составить в конце декабря или в первых числах января.
• уточнить коэффициент резервирования, который необходим для расчета обеспечения отпускных в течение текущего года. Можно взять и прошлогодний, но если у предприятия были существенные изменения в окладах, количестве работников, изменилось соотношение работников разных подразделений, то следует пересчитать. Коэффициент резервирования должен быть утвержден приказом руководителя (самостоятельным или как изменения в приказ об учетной политике). Могут не определять обеспечение отпусков только предприятия, составляющие упрощенную финансовую отчетность по формам 1-мс, 2-мс по НП(С)БУ 25 «Упрощенная финансовая отчетность», в том числе микропредприятия и неприбыльные организации.

Теперь рассмотрим подробнее все эти нюансы, влияющие на порядок начисления отпускных.

Надання щорічної відпустки та розрахунок відпускних у 2024 році

• Періоди, за які заробляють відпустку
• Тривалість відпустки під час воєнного стану
• Особливості виплати відпускних під час воєнного стану
• Приклади розрахунку відпускних з врахуванням особливостей воєнного стану

Алгоритм расчета отпускных 2024 и как расчитывается отпуск

Сначала приведем общий алгоритм расчета отпускных. Особенности военного положения подытожим также далее (см. о расчете отпускных во время военного положения).

Расчет отпускных в таком случае производим в следующей последовательности:

1. Определяем расчетный период. Это период, за который учитываются выплаты работнику при расчете среднедневной заработной платы. Им являются последние 12 месяцев, предшествующие месяцу выхода в отпуск;

2. Находим продолжительность расчетного периода в календарных днях. Однако не считаем в данной продолжительности праздничные и нерабочие дни, которых за год сейчас имеем 12 (см. ст. 73 КЗоТ). Если считать за 12 месяцев, то выходит 353 к. дня (не високосный год, 365 – 12 = 353). Однако по причине военного положения празднично-нерабочие дни отсутствуют до дня окончания военного положения;

3. Подсчитываем все выплаты в виде зарплаты, которые были в расчетном периоде (сначала без премий). Все выплаты включаем в те периоды, за которые они начислены (абз. 3 Порядка № 100). Однако исключаем:

• материальную помощь (как разовую, так и нет);
• единовременные выплаты (компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие);
• выплаты, упоминаемые в п. 4 Порядка № 100 (см. памятку таких выплат ниже);
• выплаты на основе гражданско-правовых договоров (ГПД).

4. Включаем в сумму выплат расчетного периода также некоторые выплаты, которые не считаются зарплатой, а именно:

• больничные (помощь по временной нетрудоспособности);
• декретные (помощь в связи с беременностью и родами).

5. Отдельно решаем вопросы с премиями. Включать сразу в расчетный период без пересчета можно только месячную премию, начисленную в том же месяце, к которому она относится. Например, премия за январь, которая начислена в том же январе. Как учитывать премии за несколько месяцев, например годовые и квартальные, рассмотрим отдельно.

6. Определяем среднедневную зарплату за расчетный период (формула расчета отпускных). К примеру, для 12-месячного периода она рассчитывается так:

7. Вычисляем сумму отпускных: умножаем среднедневную на продолжительность отпуска. В продолжительности отпуска не учитываем праздничных и нерабочих дней.

Однако могут быть и более сложные ситуации в расчете:

• работник работает недавно. Он может не иметь полных 12 месяцев. Тогда берутся только полностью отработанные им месяцы (с первого до последнего числа). Однако если он начал работать не с первого числа, но с первого рабочего дня месяца – такой месяц учитываем (п. 3 Порядка № 100);
• отпуск «за свой счет» весь месяц (с первого до последнего числа). Если работник весь месяц был в неоплачиваемом отпуске, то месяц полностью исключаем из расчета, в т.ч. и премии, надбавки и т.д., которые имели место в таком месяце (письмо Минсоцполитики от 23.04.2018 № 659/0/101-18);
• вопросы отпускных и минимальной зарплаты, простоя в расчетном периоде, неполного рабочего времени, других ситуаций с отпусками без сохранения — рассмотрим далее.

Відпускні та лікарняні демобілізованим працівникам

Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку

РОЗ'ЯСНЕННЯ+РОЗРАХУНКОВІ ПРИКЛАДИ

Оплата отпускных. Начисляем и выплачем отпускные до начала отпуска, если иное не предусмотрено трудовым или коллективным договором (абз. 5 ст. 115 КЗоТ, абз. 1 ст. 21 Закона «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР, далее – Закон об отпусках). Если не успеваем, то контролируем, чтобы в заявлении работника на отпуск была просьба выплатить отпускные в ближайшее время выплаты зарплаты (или другой удобный для обеих сторон срок).

Перед расчетом отпускных еще раз просмотрите 11 ключевых правил расчета отпускных, которые собраны в виде памятки.

Также просмотрите выплаты, которые исключаются при расчете отпускных из расчетного периода на основании п. 4 Порядка № 100.

Расчет отпускных во время военного положения

Некоторые особенности «военного» расчета отпускных уже были рассмотрены. Однако их действительно больше. «Военные» особенности таковы:

1. при расчете отпускных отнимать праздничные и нерабочие дни, попадающие на период после окончания военного положения, не требуется. Праздничные и нерабочие дни из ст. 73 КЗоТ до окончания военного положения в расчете считаются обычными днями. Это вытекает из того, что Законом № 2136 упомянутая ст. 73 КЗоТ «отключена», то есть не применяется. Однако «отключены» они только на период действия военного положения;
2. период приостановки действия трудового договора следует исключить из расчетного периода. Каких-то особых разъяснений по этому поводу нет, но ситуация аналогична отпуску за свой счет, поэтому применяем те же правила. Общее правило — время, в течение которого работник не работал и за ним не сохранялся заработок, исключается из расчетного периода (абз. 6 п. 2 Порядка № 100);
3. период приостановки трудового договора также не засчитывается и в стаж, дающий право на ежегодный отпуск – обратите внимание и на это. Причина в том, что за такой период работник не получает никаких выплат, поэтому период приостановки трудового договора не отвечает требованиям ст. 9 Закона об отпусках;
4. из расчетного периода следует также исключить время, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника в результате проведения боевых действий во время действия военного положения (абз. 6 п. 2 Порядка № 100). Имеется в виду ситуация отсутствия учетных данных. Например, работник перевелся из филиала, расположенного сейчас (или расположенного) в зоне активных боевых действий. Снарядом были уничтожены все документы, связанные с зарплатой или к ним просто нет доступа. Что и сколько насчитывали ­– неизвестно. Следовательно, такие дни просто следует исключить из расчета.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку у 2024 році: практичні ситуації

Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам

СКАЧАТИ ПРИКЛАДИ ВІД ЕКСПЕРТА

Премии в расчете отпускных 2024

Месячные премии

Месячную премию учитываем в заработке того месяца, в котором она была начислена, а не того месяца, к которому она относится. 

Если месяц начисления и месяц, к которому премия относится, совпадают – никаких проблем. Такая премия включается в полной сумме, то есть без перерасчетов. 

Если же месяц начисления и месяц, к которому премия относится, разные, то размер премии следует перечислить следующим образом:

• находим среднедневную премию. Для этого сумму начисленной премии делим на количество отработанных рабочих дней того месяца, за который ее начислили;
• среднедневную премию умножаем на количество отработанных рабочих дней месяца начисления. Данный результат и включаем в сумму доходов расчетного периода;
• проверить, нужно ли обрезать размер перечисленной премии. Это следует сделать, «если период, за который начислена премия или иная поощрительная выплата, работником отработана частично, при исчислении средней заработной платы учитывается сумма в размере в пределах фактически начисленной суммы премии или иной поощрительной выплаты» (абз. 3 п. 3 Порядка №100).

Что касается последнего – «обрезание» размера премии, то обратите внимание на следующее: если работнику насчитали премию в марте, скажем, за февраль 2024 года, в котором он отработал только половину нормы рабочего времени (10 р. дней), то затем при пересчете в марте на 21 полностью отработанных рабочих дней марта премия выходит более чем вдвое больше. Так, 1000 грн премии на 10 дней — это 100 грн/день. Имеем результат – 2100 грн в пересчете на 21 рабочий день марта 2024 года (=100 грн×21 дня), что больше фактического размера премии (1000 грн). В данном случае размер премии следует «обрезать», так как в месяце, за который премия начислена (февраль 2024 г.), норма рабочего времени не выполнена. Следовательно, увеличения премии в пересчете не будет: в данном примере при пересчете на март 2024 года премия составляет 1000 грн.

Однако «обрезка» премии не применяется, когда перечисленная премия получается больше фактически начисленной, так как месяцы просто имеют разное количество рабочих дней, но работник отрабатывает всю норму. Например, отработано 20 р. дней в июне 2024 года (полная норма) и перечисляем на 23 дня июля 2024 года (полная норма). Тогда 1000 грн. ×23/20 = 1150 грн. И такой размер остается для расчета средней зарплаты для оплаты отпускных.

При пересчете премии может получиться и наоборот – перечисленная премия получается меньше, в частности, когда работник в месяце начисления премии ушел в отпуск за свой счет. Например, в феврале 2024 г. работник отработал полностью 21 р. день, а в марте 2024 г. – всего 11 дней. Получится, что 1000 грн премии на 21 день — это 47,62 грн/день. Имеем результат — 523,82 грн (= 47,62 грн ×11 дня).

Внимание: в процессе перерасчета по рабочим дням премия может стать как больше, так и меньше фактически начисленной. Этот результат и включается в расчет средней.

Квартальные и годовые премии

Премии за квартал, полугодие, год и т.д. — перечисляем помесячно. Для этого воспользуйтесь таблицей-алгоритмом с примером ниже.

По сути, это тот же механизм пересчета, что и для месячных премий, но на несколько месяцев «вперед».

Обратите внимание:

• полученные результаты — это перерасчет премии по отработанным дням, а не ее пропорциональное распределение по следующим дням. Если все результаты составить, то прежнюю сумму премии можно и не получить — это тоже, выходит, что нормально (см. пример 5);
• если работник в январе 2024 года уйдет в отпуск и в январе 2024 ему начислить премию за 2023 год, то получится, интересная ситуация – такая премия не учитывается в расчете отпускных января. Однако она будет учтена, например, если он уйдет в отпуск в декабре 2024 года (расчетный период в декабре 2023-ноябрь 2024). Уйдет ли в отпуск даже в январе 2025 года (расчетный период январь 2024-декабрь 2024).

В пересчете квартальных и годовых премий также используем обрезание перечисленной премии до фактически начисленной, если ее начислили за месяц невыполнения нормы.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Влияние прошлых премий на расчет отпускных 2024-2025

Премии, начисляемые в 2024 году, могут влиять на расчет отпускных в следующих месяцах 2024 года и даже в следующем, 2025 году. Проиллюстрируем ситуацию с возможной премией за ІІІ квартал 2024 года, которая влияет на отпускные в декабре 2024 года:

Итак, в распределении премий «вперед» есть один «подводный» камень: если работник в феврале 2025 года уйдет в отпуск, а годовая премия начислялась в январе 2024 (за 2023 год), то в расчетный период (февраль 2024-январь 2025) попадают месяцы распределения такой премии. Хотя сам месяц начисления премии вне расчетного периода. Так можно и упустить годовую премию при расчете отпускных. Наглядно это показывает такой график ниже:

Внимание: перерасчет премий «вперед» влечет за собой новые сложности – месяца начисления премии в расчетном периоде нет, но месяцы перерасчета премии есть.

Закрепим сейчас рассмотренные выше правила на примерах. 

Расчет отпускных 2024 года: примеры

Закрепим теорию на практике: рассмотрим примеры начисления отпускных в 2024 году. Во всех примерах предполагаем, что военное положение будет продолжаться и после 13 мая 2024 года.

Пример 1: самая простая ситуация расчета отпускных

Работник с 22.02.2024 на 14 к. дней берет ежегодный отпуск. Зарплата работника за расчетный период - 156000 грн, в т.ч. больничные 5600 грн. Кроме того, 31.01.2024 г. работнику была начислена также месячная премия за январь 2024 — 4000 грн.

Расчет отпускных будет выглядеть:

• расчетный период: февраль 2023 - январь 2024 (365 к. дней);
• доходы работника за расчетный период: 1560000 + 4000=160000 грн. Больничные учитываем. Месяц начисления премии (январь) совпадает с месяцем, за который она начислена (тоже январь), поэтому прибавляем еще и 4000 грн;
• среднедневная зарплата = 160000 грн / (365 – 0) = 438,36 грн;
• отпускные = 438,36 грн × 14 = 6137,04 грн

Однако данный отпуск начинается в феврале, а заканчивается в марте 2024 года. Это так называемые переходные отпускные. На расчет отпускных данная ситуация никак не вливается. Однако при составлении отчетности такие отпускные придется распределить.

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Пример 2: расчет отпускных, если месячную премию начислили в другом месяце

Работник уходит в отпуск с 04 апреля 2024 года на 14 к. дней. Зарплата работника за расчетный период – 256 000 грн. Также ему начислили месячную премию в 5000 грн. Расчетный период имеем апрель 2023 – март 2024 года.

Рассмотрим несколько ситуаций:

Месячную премию насчитали в апреле 2024 за март 2024. Такую премию не учитывают, ведь месяц (апрель 2024 г.) ее начисление (апрель 2024 г.) оказался за пределами расчетного периода (апрель 2023-март 2024).

Есть такой расчет отпускных тогда:

• среднедневная заработная плата = 256000/ (366 – 0) = 699,45 грн;
• отпускные = 699,45 × 14 = 9792,30 грн

Месячную премию насчитали в марте 2024 за февраль 2024. Такую премию учитываем в марте 2024 г., так как данный месяц попал в расчетный период, но ее сначала надо перечислить по правилам п. 3 Порядка № 100. Если в феврале 2024 года работник отработал 21 р. день (с 21 р. день), а в марте 2024 – 19 р. дней (с 21 р. дня, 2 дня – больничный), то имеем такой перерасчет:

• среднедневная премия за февраль = 5000/21 = 238,10 грн;
• премия в пересчете на март = 238,10 19 = 4523,90 грн

Сумма перечисленной премии меньше фактически начисленной, так как в марте не была отработана норма рабочих дней. Так и оставляем.

Есть расчет отпускных тогда такой:

• среднедневная зарплата = (256 000 +4523,90) / (36 6 - 0) = 711,81 грн;
• отпускные = 711,81 × 14=9965,34 грн.

Внимание: перерасчет премий по отработанным дням может повлечь за собой как их существенный рост при включении в расчет отпускных, так и наоборот — уменьшение.

Пример 3: квартальная премия в расчете отпускных

Работник начинает в отпуск с 16.05.2024 на 14 к. дней. Зарплата работника за расчетный период – 256 000 грн. Также ему насчитали квартальную премию в апреле 2024 года за I квартал 2024 года – 15000 грн. В феврале 2024 года работник был 9 р. дней на больничном. Расчетный период есть май 2023 — апрель 2024. Такая премия включается в расчетный период, но ее надо перечислить:

• количество отработанных дней в I квартале 2024 года (по норме без дней больничного) = 23 + 21 + 21 - 9 = 56 р. дней;
• среднедневная премия за I квартал 2024 г. = 15000/56 = 267,86 грн

Определяем месяцы распределения премии за I квартал 2024 года:

• апрель 2024 – первый месяц (месяц начисления), но последний месяц расчетного периода;
• май 2024 – второй месяц. Не входит в расчетный период;
• июнь 2024 – третий месяц. Не входит в расчетный период.

Итак, распределяем только на апрель 2024 года, в котором работник отработал всю норму - 22 дня. Есть такой пересчет премии:

• апрель 2024 – 267,86 × 22 = 5892,92 грн. «Обрезать» премию пока не нужно, ведь учитывается сумма «… в размере «…не более фактически начисленной суммы премии …», а 5892,92 < 15000);

Есть расчет отпускных тогда такой:

• среднедневная зарплата = (256000 +5892,92) / (366 – 0) = 261892,92/366= 715,55 грн;
• отпускные = 715,55 × 14 = 10017,70 грн

Оплата праці фрилансерів

• як оплачувати роботу за різними договорами
• коли фрилансери мають право на лікарняний
• куди сплачувати податки з доходів надомників

Пример 4: годовая премия в расчете отпускных

Работник берет ежегодный отпуск с 18.10.2024 на 14 к. дней. Зарплата работника за расчетный период - 256000 грн (без годовой премии). Кроме того, в январе 2024 года работнику начислили и выплатили годовую премию по итогам работы за 2023 год на сумму 15000 грн. Количество отработанных рабочих дней в 2023 году - 220 (норма - 260). Тогда есть следующие данные для пересчета премии:

• расчетный период — октябрь 2023-сентябрь 2024 (считаем, что празднично-нерабочих дней нет по причине продолжающегося военного положения);
• среднедневная премия за 2023 год = 15 000 / 220 = 68,18 грн.

Определяем месяцы распределения премии за 2023 год:

• январь 2024 – 1-й месяц (месяц начисления). Входит в расчетный период;
• февраль 2024 – 2-й месяц. Входит в расчетный период;
• март 2024 – сентябрь 2024. Это 3-й – 9-й месяцы распределения премии. Однако сентябрь – последний месяц расчетного периода;
• октябрь 2024 – декабрь 2024. Это 10-й – 12-й месяцы премии. Однако они не входят в данный расчетный период.

Если считать, что каждый месяц работник отрабатывал всю норму, то распределение перечисленной премии по месяцам расчетного периода выглядит так, как в таблице ниже.

Итак, распределяем в расчетном периоде учитываем 13363,28 грн годовой премии.

Есть такой расчет отпускных тогда:

• среднедневная зарплата = (256000 +13363,28)/ (366 – 0) = 269363,28/366 = 735,97 грн;
• отпускные = 735,97 × 14 = 10303,58 грн. 

Почему размер перечисленной премии отличается от фактического

Обратите внимание, что в примере 4, если продолжить перерасчет на оставшиеся месяцы, получим:

• октябрь 2024 (13 дней) – 68,18 грн × 13 = 886,34 грн (отработано только 13 р. дней из 22 дней по норме). Суммарная «перечисленная» премия – 14 249,62 грн;
• ноябрь 2024 года (22 дня) – 68,18 грн × 22 = 1499,96 грн. Суммарная «перечисленная» премия – 15 749,58 грн;
• декабрь 2024 года (21 день) – 68,18 грн × 21 = 1431,78 грн.

Для декабря 2024 года общая сумма перечисленной премии будет 13363,28 + 886,34 +1499,96 +1431,78 = 17181,36 грн, и эта сумма получается больше, чем сама годовая премия (15000 грн). По правилам данную сумму следует «обрезать» на уровне 15 000 грн, так как период, за который начислена премия (2023 год) работником отработана частично. Поэтому учитывается сумма премии в размере не более фактически начисленной. Делать это придется, если работник уйдет в ежегодный отпуск в декабре 2024 года (перечисленная премия 15749,58 > 15000) и январе 2025 года (перечисленная премия 17181,36 > 15000). В обоих месяцах в расчете используем «обрезанную» до фактической суммы премии 15000 грн.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати: утримуємо з 1 грудня

Ставка військового збору збільшується з 1,5% до 5%. Податкові зміни набрали чинності із 01.12.2024. Тримайте пояснення експерта, як будемо утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Начисление отпускных при минимальной зарплате

Если отпускные работника за полный месяц оказались меньше минимальной зарплаты (январь-март 2024 года – 7100 грн; апрель-декабрь 2024 – 8000 грн), то никаких доплат ему делать не нужно, так как отпускные – это оплата, которую рассчитывают с учетом прошедших доходы работника, это не оплата его труда за исполненную норму за месяц. Однако в такой ситуации обратить внимание следует на ЕСВ за такого работника, который следует считать с минимальной базы. Поэтому, если у работника, например, в феврале 2024 были отпускные 6300 грн и он весь месяц отдыхал и другого дохода на предприятии не имел, то придется на разницу 800 грн (= 7100 – 6300) доначислить ЕСВ.

Внимание: отпускные — это оплата за отработанное время, поэтому они могут быть меньше минимальной зарплаты, но лучше такую ситуацию избегать.

Однако осторожные работодатели, по совету бухгалтера, пытаются доначислить такому работнику по возможности определенные выплаты, чтобы общая сумма начислений за месяц, в котором были только отпускные, дотянула до минималки. Дело в том, что были редкие случаи, когда инспекторы Гоструда на местах рассматривали ситуацию недотягивания отпускных до минималки как нарушение и выписывали штраф, хотя он незаконный. Несмотря на то, что это неправильно, спорить в таких случаях сложно. 

Пример 5: расчет отпускных меньше минимальной зарплаты

Работник ушел в отпуск на весь февраль 2024 года (с 01 февраля). Зарплата за предыдущие 12 месяцев (февраль 2023-январь 2024) – 48500 грн.

Расчет отпускных:

• среднедневная зарплата = 48 500 грн / (36 6 – 0) = 133,25 грн;
• отпускные за февраль 2024 года: 133,25 грн × 29 = 3864,25 грн ˂ 7100 грн

Доплату к минимальной зарплате не производим. Однако ЕСВ за февраль 2024 года за такого работника будет с учетом дополнительной базы, т.е.  (=3864,25× 0,22 + (7100 – 3864,25) × 0,22 = 850,14+711,87). 

Расчет отпускных и отпуск за свой счет, простой, неполное рабочее время

Военное состояние может повлечь за собой появление в расчетном периоде:

• отпусков за свой счет, в т.ч. по причине карантина по ч. 2 ст. 26 Закона об отпусках;
• простоя;
• неполного рабочего времени;
• приостановление трудовых отношений.

Эти ситуации имеют некоторые нюансы, которые следует учесть при расчете отпускных в 2024 году. Поможет разобраться в этом таблица ниже.

Обратите внимание, что если на определенный день приходится несколько причин его исключения из расчета, то он исключается как один, а не как два. Например, в невоенных условиях Пасха может иметь две причины исключения – это простой + праздничный/нерабочий день по КЗоТ. Однако высчитывается он только один раз – либо как день простоя, либо как празднично-нерабочий день. Будьте внимательны. Однако во время военного положения Пасха считается обычным днем, но может быть исключена как день, на который пришелся простой.

Колективний договір: які зміни очікують на роботодавців

Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям

ЧИТАТИ КОМЕНТАР ЕКСПЕРТА

Пример 6: начисление отпускных за период простоя

На предприятии с 01 апреля по 10 мая 2023 года (40 к. дн.) был оформлен простой с сохранением 2/3 оклада работников. В феврале 2024 года работник уходит в ежегодный отпуск сроком на 14 к. дней с 08.02.2024. Зарплата работника за прошедшие 12 месяцев (февраль 2023-январь 2024) равнялась окладу 6700 грн в 2023 году, кроме месяцев простоя. За январь 2024 работнику начислено 7100 грн.

В данном случае дни простоя и оплата при простое исключаются из расчета (абз. 6 п. 2 Порядка № 100). Это 40 к. дней. Данные по зарплате учитываем так:

• апрель 2023 год: пропускаем полностью. За этот месяц работник имел 6700 × 2/3 = 4466,67 грн дохода, который в расчете отпускных не участвует;
• май 2023: берем оплату только за 15 р. дней, которые были отработаны: 6700 × (15/23) = 4369,57 грн. Есть еще оплата за дни простоя (8 дней) – 6700 × (8/23) × 2/3 = 1553,62 грн, но ее не учитываем;
• количество дней расчетного периода (февраль 2023–январь 2024), которые следует исключить – это 40 дней (дни простоя).

Среднедневная для расчета отпускных = (6700×9+0+4369,57 + 7100) / (365 – 40 – 0) = 71769,57/325 = 220,83 грн

Отпускные за февраль 2024 года = 220,83 грн ×14 дней = 3091,62 грн

Пример 7: отпуск за свой счет в расчетном периоде

На предприятии работник брал отпуск за свой счет с 01 февраля по 15 февраля 2023 года (15 к. дней). В феврале 2024 года он уходит в ежегодный отпуск на 14 к. дней с 20.02.2024. Зарплата работника за прошедшие 12 месяцев (февраль 2023-январь 2024) всегда была равна окладу 7500 грн, кроме месяца отпуска за свой счет, когда ему было начислено 4000 грн.

Все дни отпуска за свой счет следует исключить.

Расчет отпускных имеет вид:

• среднедневная для расчета отпускных = (7500 × 11 + 0 + 4000) / (365 – 15 – 0) = 86 500/350 = 247,14 грн;
• отпускные за февраль-март 2024 года = 247,14 грн × 14 дней = 3459,96 грн

Пример 8: неполная рабочая неделя в расчетном периоде

На предприятии на период с 01 марта по 10 мая 2023 года была установлена неполная рабочая неделя. В марте 2024 года работник уходит в ежегодный отпуск на 14 к. дней с 13.03.2024. Зарплата работника за прошедшие 12 месяцев всегда равнялась окладу 8000 грн, кроме периода работы на неполное рабочее время, а также в январе и феврале 2024 было начислено 9000 грн. В марте 2023 года работник отработал 10 лет дней, в апреле 2023 ­- 9 дней, а в мае 2023 ­– 12 дней.

В данном случае все рабочие дни недели числятся, хотя работы и не было. Рассчитываем зарплату за месяцы неполной рабочей недели:

• март 2023: 8000 × (10/20) = 4000 грн;
• апрель 2023: 8000 × (9/23) = 3130,43 грн;
• май 2023: 8000 × (12/22) = 4363,64 грн;
• количество дней расчетного периода (март 2023-февраль 2024), которые следует исключить: 0 дней, так как празднично-нерабочие дни во время военного положения отсутствуют.

Среднедневная для расчета отпускных = (8000 × 8 + 4000 + 3130,43 + 4363,60 + 9000 × 2) / (366 – 0) = 93494,03/366 = 255,45 грн

Отпускные за март 2024 = 255,45 × 14 = 3576,30 грн

Пример 9: начисление отпускных при приостановлении действия трудового договора

Расчет компенсации за отпуск при увольнении. На предприятии на период с 24 марта 2023 по 25 апреля 2023 (32 к. дн.) по заявлению работника трудовой договор был приостановлен. В ежегодный отпуск он уходит в марте 2024 года на 14 к. дней. Как следствие, есть расчетный период март 2023 – февраль 2024. За этот период ему было начислено 160000 грн зарплаты.

Имеем расчет:

• продолжительность расчетного периода: 366 – 32 – 0 = 334 к. дн. (0 – это количество празднично-нерабочих дней, которых нет по причине военного положения);
• среднедневная зарплата: 160 000 грн/334 = 160 000 грн /334 = 479,04 грн;
• отпускные: 479,04 грн × 14 = 6706,56 грн

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник

ОЗНАЙОМТЕСЯ З ІНСТРУКЦІЄЮ

Пример 10: расчет отпускных при потере учетных данных из-за войны

Предприятие было эвакуировано из региона, где главный офис вместе с документами был уничтожен в результате бомбардировки завода. Учетные данные за период с 01 марта по 10 апреля 2023 года не сохранились (40 к. дней, если считать с 01 марта), в частности потерян табель учета рабочего времени и ведомость начисления зарплаты.

Работник эвакуировался вместе с предприятием и в марте 2024 уходит в отпуск на 14 к. дней. Расчетный период: март 2023 – февраль 2024 (366 к. дней). За этот период ему было начислено 180 тыс. грн на основе сохранившихся учетных данных. Если за потерянный период у работника все же были какие-то выплаты – их в 180 тыс. грн не учитываем.

В данной ситуации, конечно, можно попробовать документы восстановить, но выгоднее для работника данный период не учитывать, чтобы средняя зарплата у него была больше.

Имеем:

• среднедневная зарплата: 180 000 грн / (366 - 40) = 180 000 грн / 326 = 552,15 грн;
• отпускные = 552,15×14 = 7730,10 грн.

Пример начисления отпускных в бухгалтерском учете

Рассмотрим ситуацию отражения в учете рассчитанных ранее отпускных у предприятия, применяющего обеспечение (резерв) отпускных. Его применение обязательно (п. 13 НП(С)БУ 11 «Обязательства»). Начисление отпускных производится по дебету субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».

Прежде чем начислить отпускные, нужно уже иметь начисленное перед этим обеспечение (резерв) отпускных. Оно начисляется одновременно с начислением зарплаты. Для его расчета используется уже упомянутый ранее коэффициент резервирования, который ежегодно пересматривается до начисления зарплаты за январь.

Внимание: коэффициент резервирования определяем каждый год в январе.

Следовательно, последовательность такова:

• насчитали зарплату без отпускных;
• рассчитали обеспечение отпускных;
• насчитали обеспечение отпускных;
• насчитали отпускные.

Однако разрешено не создавать обеспечения отпускных только таким предприятиям (п. 7 раздела I НП(С)БУ 25 «Упрощенная финансовая отчетность»):

• микропредприятия;
• непредпринимательские общества, например неприбыльные организации.

Вышеупомянутые предприятия насчитывают отпускные теми же проводками, что и остальные зарплаты, то есть бухгалтерские проводки по отпускным и по остальной зарплате у них не отличаются.

Внимание: резерв отпусков начисляется только по ежегодным отпускам и дополнительным социальным отпускам «на детей».

При расчете самого обеспечения не забываем также о существовании ЕСВ. Так как расходы на отпускные, это еще и расходы на связанный с ними ЕСВ, размер созданного обеспечения при начислении зарплаты должен учитывать и ЕСВ. На практике это просто выглядит как увеличение начисленного довольствия:

• на 1,22 – для обычных работников;
• на 1,0841 – для работников, которые являются лицами с инвалидностью.

Можно утвердить готовый коэффициент резервирования, который увеличен на коэффициент ЕСВ.

ВАЖЛИВІ ЦИФРИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА В 2024 РОЦІ

• ✍ Мінімальна зарплата
• ✍ Прожитковий мінімум
• ✍ Податкова соціальна пільга
• ✍ Мах і min лікарняних і декретних
• ✍ Max і min ЄСВ
• ✍ Норми добових витрат
• ✍ Індексація зарплати
• ✍ Нецільова благодійна допомога

Пример 11: бухгалтерские проводки по начислению отпускных

При расчете зарплаты за февраль 2024 года получены следующие данные по админперсоналу:

• зарплата (без отпускных) – 200000 грн;
• отпускные – 18000 грн

Коэффициент резервирования отпускных, определенный в начале января 2024 года и утвержденный приказом предприятия – 0,0811.

Бухгалтерские проводки тогда будут такими, как в таблице ниже.

Как определяют коэффициент резервирования отпускных

Напоследок приводим шпаргалку для определения коэффициента резервирования. Добавим, что такого примерного расчета вполне достаточно. Тщательно вычислять коэффициент резервирования потребности нет, так как все равно он остается приближенным из-за того, что базируется на плановых показателях. Кроме того, начисленное обеспечение отпускных можно в конце квартала или года откорректировать на дату баланса (п. 17 НП(С)БУ 11).

Исчисленный коэффициент обеспечения отпусков не забываем утвердить приказом предприятия. Особенно это касается плательщиков налога на прибыль, ведь начисление обеспечения уменьшает финансовый результат, что может являться объектом внимания в ходе налоговой проверки.

Пример 12: определение коэффициента резервирования отпускных

В январе 2024 года имеем следующие показатели:

• плановый фонд заработной платы (ФЗП) на 2024 год – 2 900 000 грн;
• запланированные отпускные на 2024 год – 217 500 грн.

Тогда расчет таков:

• коэффициент резервирования = 217500 / (2900000 – 217500) = 0,0811.

Если, например, админперсоналу в феврале 2024 года начислено 200000 грн заработной платы, то обеспечение оплаты отпусков, учитывая еще и существование ЕСВ, должно быть начислено в следующем размере:

• 200000 × 0,0811 × 1,22 = 1978,84 грн