незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Если не подадите в налоговую уведомление о принятии работника на работу, рискуете заплатить штраф в размере одной МЗП. А это — 8000 грн в 2025 году. По нашим подсказкам и образцам заполните уведомление о принятии на работу
Поэтому без уведомления о приеме на работу работник оформлен «неполностью». Бланк этого документа и правила его подачи можно найти в соответствующем Порядке с постановлением Кабмина от 17.06.2015 № 413 (далее — Порядок № 413).
Внимание: уведомление подавайте до начала работы работника.
К сведению! Гиг-контракт — это особая форма привлечения специалистов, которая сочетает в себе признаки трудового и гражданско-правового договора. То есть это система работы, когда сотрудники не принимают в штат, а приглашают на конкретные проекты, где они в определенные сроки решают поставленные задачи.
По каким работникам подавать уведомление о приеме на работу
Сообщайте о тех, с кем оформляете трудовые отношения. Это может быть:
основной работник;
совместитель (внешний или внутренний);
принят на временную/сезонную работу;
иностранец;
гиг-специалист;
домашний работник;
принят по переводу;
принят по решению ОМС (органа местного самоуправления);
работник в филиалах / обособленных подразделениях (исключение — филиал/подразделение является самостоятельным плательщиком ЕСВ, тогда он должен подавать уведомление самостоятельно).
Ставка військового збору збільшилася з 1,5% до 5%. Тримайте пояснення експерта, як утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою
по внутреннему совмещению (не следует путать с внутренним совместительством. Разница в том, что при совмещении работа выполняется по дополнительной должности в то же время, что и по основной, а за это получается доплата, а не дополнительный оклад);
при возобновлении на основании судебного решения;
при возобновлении через выход предыдущей работницы из декрета (отпуска по уходу за ребенком по достижению 3-летнего возраста, отпуска по беременности и родам).
ОНИЩЕНКО Виктор, бухгалтер-эксперт, кандидат экономических наук, г. Чернигов
* По ГПД можно не подавать, потому что из официальных органов никто не сказал «да, это обязательно» и за неподачу такой информации нет ответственности.
Аргументируем:
Вопрос урегулирования трудовых отношений — это сфера не ГНС, а Минэкономики (или Минсоцполитики, они не могут поделить). На сегодняшний день есть:
письмо ГНС от 01.02.2022 № 144/2/99-00-04-03-03-02. Налоговики открещиваются от разъяснений. Аргумент — это должно делать Минэкономики;
письмо Минэкономики от 28.01.2022 № 4706-06/4356-01. В нем сказано «…не передбачено обов'язку будь-якої зі сторін цивільно-правового договору інформувати Державну податкову службу та її територіальні органи про його укладення, а також відповідальності за невчинення таких дій.». Также есть ссылка на трудовое законодательство — ст. 24 КЗоТ, где речь идет о уведомлениях о трудовых отношениях, а не ГПД. Однако «… про укладення цивільно-правових договорів доцільно подавати особам, які використовують працю інших осіб на підставі цих договорів та є платниками єдиного внеску.» Целесообразность они мотивируют тем, что за ГПД нужно вести учет ЕСВ и ГНС должно знать все о плательщиках ЕСВ.
В целом все это означает, что Минэкономики рекомендует подавать, но если этого не делать, то за это ничего не должно быть. Так что можно не подавать, если этого делать не хочется.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Уведомление подавайте в ГНС по месту учета в качестве плательщика ЕСВ. Если подадите не по основному месту учета, то уведомление будет считаться таким, что не подано.
Основной способ уведомить налоговиков — подать уведомление через электронный кабинет с использованием электронной подписи. Альтернативный-сформировать бумажный вариант уведомления, но подать его должны вместе с копией в электронной форме. Этим способом можете воспользоваться только при отсутствии технической возможности подать уведомление через Электронный кабинет (абз. 2 Порядка №413).
Шифры электронных форм уведомления о принятии на работу следующие:
для физических лиц — F3001004;
для юридических лиц — J3001004.
Подавать ли уведомление о приеме на работу директора
Уведомление о взятии на работу директора подавать не надо. ГНС получает информацию о трудоустройстве руководителя предприятия непосредственно из ЕГР, а не из уведомления работодателя. Такую информацию ГНС получает в день регистрации изменений. Итак, директор может официально приступить к работе на следующий день.
Какие сроки подачи уведомление о приеме на работу 2025
Сообщайте налоговикам о вновь принятом работнике ДО начала его для работы. На практике его пытаются подать в преддверии дня допуска работника к работе. Без уведомления налоговики считают, что работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений (!). В уведомлении:
дата приказа (распоряжения) о приеме на работу (колонка 10);
дата начала работы (колонка 11).
Эти даты должны быть разными — дата приказа предшествует дате начала работы (письмо Минсоцполитики от 04.08.2015 № 432/13/155-15).
Поэтому когда оформляете работника на работу, придерживайтесь следующей последовательности действий:
получите от работника документы;
Заключите трудовой договор;
издайте приказ о принятии;
подайте уведомление в ГНС;
получите подтверждение (квитанцию);
допустите работника к выполнению работы.
Можно ли допустить к работе и подать уведомление в один день
Не рекомендуем.
Надо доказать, что работник начал работать ПОСЛЕ уведомления это возможно только при электронной форме подачи уведомления (будет электрона квитанция, в которой указывается время) и указания в приказе времени начала работы. Например, квитанция в 10.00, а работать начал с 14.00 того же дня.
Подобные ситуации все равно заканчивались судебными делами с налоговиками. Обычно предприятия выигрывали суды, так как прямо в КЗоТе не прописано будет ли это нарушением.
Как штрафують за неподачу/несвоевременную подачу уведомление о приеме на работу
Долгое время допуск работника к работе без подачи уведомления налоговики трактовали как неоформление трудовых отношений (письмо Гоструда от 29.04.2016 № 5043/4/4.1ДП-16). И штрафовали на основании абзаца второго части второй статьи 265 КЗоТ в размере 10 МЗП. Это повлекло за собой многочисленные судебные споры. Следует отметить, что суды поддерживали работодателей (заключение Миргородского горрайонного суда Полтавской обл. от 16.04.2020 по делу № 552/1355/20). В результате налоговики пересмотрели свою позицию. Теперь за непредставление такого уведомления штрафуют в размере одной минимальной зарплаты за каждого работника, в отношении которого совершено это нарушение.
Внимание! В период действия военного положения в случае выполнения в полном объеме и в установленный срок предписаний об устранении нарушений, выявленных при осуществлении внеплановых мер государственного надзора (контроля), штрафы, предусмотренные статьей 265 КЗоТ, не применяются согласно Закону Украины от 15.03.2022 № 2136-IX с учетом изменений, внесенных Законом Украины от 01.07.2022 № 2352-IX. То есть, если работодатель хоть с опозданием, но подаст уведомление о принятии, штрафа не должно быть. Кроме того, за аналогичное нарушение предусмотрена админответственность для должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, ФЛП, которые используют наемный труд. Штраф равен от 8500 до 17000 грн; при повторном нарушении - от 17 000 до 34 000 грн (ч. 3, 4 ст. 41 КУоАП).
Обращаем внимание, что штраф за неоформление трудовых отношений применяется ко всем неоформленным работникам. Если в уведомлении должно быть 4 работника, то штраф будет 4 × 8 000 = 32 000 грн.
В случае отсутствия возможности у работодателя по независимым от него обстоятельствам подать в органы ГНС уведомление о принятии работника на работу работодатель должен иметь подтверждение попытки совершить такие действия (письмо Гоструда от 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22). Это означает, что работодатель должен зафиксировать информацию о том, как он пытался подать уведомление, а также о том, что именно этому помешало. Следует оформить такое подтверждение документально (составив акты или справки).
Бланк уведомление о приеме на работу
В начале года КМУ изменил форму уведомления о принятии на работу/заключении гиг-контракта, изложив ее в новой редакции. Обновленное уведомление о принятии/заключении гиг-контракта имеет графу «9. Гражданство***». В этой графе следует указать:
0 — иностранец или лицо без гражданства;
или
1 — гражданин Украины.
Это единственное изменение. Остальные графы не изменились, только на одну стало больше.
Проставьте отметку какой тип уведомления — исходное или отменяющее
2
Укажите код согласно ЕГРПОУ. Для ФЛП — РНКОПП или серию (при наличии) и номер паспорта, если по религиозным убеждениям лицо отказалось от РНКОПП и имеет соответствующую отметку в паспорте
3
Укажите имя юрлица или фамилию, имя, отчество (при наличии), если вы ФЛП
4
Укажите номер записи
5
Выберите категорию личности: 1 — наемные работники по основному месту работы; 2 — работники по совместительству; 3 — гиг-специалисты по гиг-контракту (указывают резиденты Дія Сіті); 4 — работники на основании гражданско-правовых договоров (указывают резиденты Дія Сіті); 5 — домашние работники
6
Укажите РНКОПП или серия (при наличии) и номер паспорта, если лицо отказалось от РНКОПП из-за религиозных убеждений
7
Проставьте уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре (при наличии) — содержится в паспорте в форме ID-карты
8
Укажите фамилию, имя, отчество (при наличии) лица
9
Укажите гражданство физлица. Проставьте:
0 — если физлицо является иностранцем или лицом без гражданства;
или
1 — гражданин Украины
10
Укажите номер приказа или распоряжение о приеме на работу. Не указывается в случае заключения гиг-контракта/гражданско-правового договора/трудового договора с домашним работником
11
Укажите дату:
издание приказа или распоряжение о принятии на работу;
или заключение гиг-контракта;
или заключение гражданско-правового договора
12
Укажите дату:
начала работы;
или начала выполнения работ (оказания услуг) гиг-специалистом;
или начала выполнения работ (оказания услуг) лицом на основании гражданско-правового договора
13
Укажите дату формирование уведомления
14
Ставим электронную подпись руководителя, его РНКОПП, указываем его собственное имя и пишем ФАМИЛИЯ заглавными буквами
15
Ставим электронную подпись главного бухгалтера, его РНКОПП, указываем его собственное имя и пишем ФАМИЛИЯ заглавными буквами. Не указывается при заключении трудового договора с домашним работником
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Пример 1. На работу приняли 4 человека. Приказ о принятии на работу этих работников издан 06.03.2025. Уведомление подано в этот же день. Приступают к работе — двое из 13.03.2025, один — 07.03.2025, и один — 08.03.2025.
Когда заполнять отменяющее уведомление о приеме на работу
Что же делать, если произошла ошибка в уведомлении о приеме на работу? Если уведомление подаете с меткой «×» «отменяющее» в правом верхнем углу, то никакого штрафа за это не будет (письмо Минсоцполитики от 22.06.2016 № 746/13/84-16).
В случае, когда ошибку нужно отменить по одному работнику, а в уведомлении их было больше, например 5, то в отменяющем уведомлении достаточно указать этого одного работника. Нумерация во всех уведомлениях самостоятельная, поэтому такой работник будет идти под номером «1».
Пример 2. Из четырех человек в примере 1 один человек 07.03.2025 сообщил, что он передумал. В этот же день издан приказ об отмене его принятия на работу, а также в ГНС подано отменяющее уведомление.
