бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Кассовая книга – это документ, который имеет четкие правила заполнения, за нарушение которых возможен немалый штраф. Их хорошо должен знать кассир, ведущий и отвечающий за кассовую книгу. Образец кассовой книги, правила ведения бумажной и электронной кассовой книги – в консультации
Казалось бы, достаточно приходных и расходных кассовых ордеров, удостоверяющих получение и выдачу наличных в кассу. Однако, при отсутствии кассовой книги наличные считаются оприходованными. По пп. 18 п. 2 раздела I Положения о ведении кассовых операций, постановление НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее – Положение № 148) оприходование предусматривает полное отражение поступления наличности в кассовой книге при условии, что предприятие обязано ее вести. Даже наличие записей в КУРО при применении РРО не заменяет кассовую книгу (ч. 2 п. 11 раздела II Положения № 148). Исключение — обособленные подразделения (о них ниже).
Еще одна функция кассовой книги — контроль за лимитом наличности в кассе. Предприятия должны сдавать сверхлимитные наличные в банк.
Внимание: оприходование наличности и контроль лимита — задача для кассовой книги.
Если речь идет о предприятии (без филиалов и обособленных подразделений), то кассовая книга обязательна при наличии наличных операций. И она одна единственная, даже если географически предприятие расположено в нескольких местах. Если такая ситуация неудобна, то не допускайте осуществления наличных операций, если не можете оприходовать и отразить вовремя такую наличность в кассе.
Внимание:кассовая книга может отсутствовать только при условии полного отсутствия операций с наличными на предприятии. Наличие РРО не заменяет кассовую книгу
Если кассовой книги нет, то предприятие не может выписывать приходные или расходные кассовые ордеры и все операции для него должны быть безналичными. Выдать деньги сотруднику можно через перечисление их на его карточный счет. Для получения же денег от сотрудника или другого лица надо направить его в отделение банка для зачисления их на расчетный счет предприятия. Или же в ближайший терминал (ПТКС) банка.
Доповнення рахунку 30 «Готівка» у Плані рахунків бухобліку. Два нові субрахунки бухобліку для операцій з РРО, розрахунків за кредитами та доходів від реалізації. Поради експерта та приклад бухпроведення з обліку готівки, яку отримуєте із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій
Не так давно мнение налоговиков о наличии кассовой книги в филиалах / подразделениям изменилось - кассовой книги у них может не быть, если соблюдаются следующие условия:
наличные расчеты проводятся с использованием РРО (торговая выручка);
сдают средства непосредственно в банк или небанковское финучреждение;
не проводят операций по приему (выдаче) наличных, то есть не используют прибыльных / расходных кассовых ордеров.
Соответствующее разъяснение содержит Индивидуальная налоговая консультация Офиса крупных налогоплательщиков ГНС от 11.01.2020 № 67/ІПК/28-10-30-02-11. Этому способствовало уточнение со стороны НБУ абзаца 3 п. 11 раздела ІІ Положения № 148. До этого налоговики указывали на противоречивость данного пункта и выступали за ведение кассовой книги обособленными подразделениями в любом случае. Например, можно упомянуть письмо ДФС от 08.05.2018 № 2048/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
Аналогичную позицию – кассовая книга обособленным подразделениям не нужна, если выполняются вышеприведенные условия – занимает и НБУ.
Внимание: разделенное подразделение может быть без кассовой книги, если всю торговую выручку сдает в банк и выполняет другие условия.
Анализируя абзац 3 п. 11 раздела II Положения № 148 следует обратить внимание и на другие условия, которых должны соблюдать обособленные подразделения, не использующие кассовую книгу:
обеспечить хранение ежедневных фискальных отчетных чеков (ежедневных Z-отчетов) в течение срока 1095 дней со дня представления налоговой отчетности для обеспечения составления которой они были использованы;
необходимо определить и способ хранения этих Z-отчетов. Как и где Положение № 148 не уточняет, но это можно прописать в Положении о кассовой дисциплине. Место хранения — это память РРО;
на период выхода из строя РРО или отключения электроэнергии использовать КУРО или вообще не проводить операции;
также необходимо обеспечить сохранение всех документов, свидетельствующих о сдаче торговой выручки в банк. Например, квитанций к приходному документу банка на внесение наличности, квитанций (чеков) банкоматов или ПТКС, третий экземпляр сопроводительной ведомости инкассатора, чек платежного терминала (если инкассация была в режиме реального времени).
Кому кассовую книгу все-таки вести не нужно
Вообще не ведут кассовую книгу даже при наличии наличных операций физлица-предприниматели. Они в п. 39 раздела IV Положения № 148 не вспоминаются, что для них оприходованием наличности считается полное отражение данной операции в Книге учета доходов и расходов или Книге учета доходов (см. пп. 18 п. 2 раздела I Положения № 148, а также ч. 5 п. 11 раздела ІІ Положення № 148);
Внимание: ФЛП кассовая книга не нужна — информацию о наличных поступления он отражает в своей Книге учета.
Кассовая книга форма
Кассовая книга может вестись как в бумажной, так и в электронной форме. Последнюю можно назвать условно-электронной, так как ее все равно надо печатать.
Внимание: электронную кассовую книгу все равно надо печатать.
Консультація стане у пригоді бухгалтерові, компанія якого отримує дохід від монетизації контенту на YouTube. Скористайтеся інструкцією, аби швидко з’ясувати, чим вважати такий дохід і як його оподаткувати. Таблиця з проведеннями допоможе правильно показати монетизацію в обліку
Бумажная кассовая книга, как правило, приобретается предприятием в издательства. Каждая страница такой кассовой книги двойная:
верхняя часть – «Вкладной лист кассовой книги». Здесь надо делать записи. Эти верхние листы остаются у кассира со всей кассовой книгой;
нижняя часть (подкладка под верхний лист) – «Отчет кассира». По сути то же, но это лист-копирка, на котором автоматически при осуществлении надписей на верхнем листе отображается копия этой записи (обычно желтенькая или голубая бумага со специальными копировальными свойствами).
Кассовая книга новая из издательств удобна из-за отсутствия потребности в дополнительной копировальной бумаге. Такую же кассовую книгу можно изготовить и самостоятельно, но тогда для заполнения «Отчета кассира» придется пользоваться копировальной бумагой между верхним и нижним листом, что в наше время электронных технологий как-то устарело. В таком случае лучше вести электронный вариант книги с последующей печатью.
Внимание: бумажную кассовую книгу лучше купить в издательстве.
При заполнении бумажной кассовой книги пользуемся следующими правилами:
книгу сначала надо прошнуровать (прошить нитками). Как правило, в типографии она уже прошита;
каждый лист нужно пронумеровать. Каждый номер страницы должен быть уникальным. Начинается нумерация с номера «1»;
количество пронумерованных страниц ставят на обложке (там есть соответствующее поле для записи). Если у предприятия есть печать, то на эту запись ставится еще и печать;
кассовая книга ведется одна в год. Если закончилась, то надо начать новую, в которой нумерация страниц тоже начинается с «1». Если страницы заполнены не все, то можно либо проставить прочерки, либо написать после последней заполненной страницы «Кассовая книга закончена«, указать дату и поставить подписи кассира, главного бухгалтера и руководителя;
вести кассовую книгу должен кассир, контролировать — главный бухгалтер;
записи следует осуществлять по каждому приходному или расходному кассовому ордеру в тот день, когда произошла операция (поступление или выдача наличных);
если операций за день не было — записей не производят, то есть «пустых» дней кассовая книга иметь не должна;
ежедневно кассир должен подводить итоги, то есть выводить обороты по приходу и расходу за день и считать остаток в кассе на конец дня, общее количество приходных и расходных ордеров за день. Понятно, что остаток на начало следующего дня должен быть равен остатку в кассе на конец прошлого месяца;
пустые строки листа кассовой книги, если таковые имеются, кассиру надо прочертить;
если одного листа не хватило, то в конце надо на странице, которая закончилась, подвести промежуточные итоги (суммы прихода и расхода), написать «Перенос». На следующей странице записи продолжаются с этой самой датой;
ежедневно кассир передает в бухгалтерию «Отчет кассира», то есть копию записей (отрывная часть книги). Кроме этого листа передаются также и приходные и расходные кассовые ордеры по этим операциям. Бухгалтер должен все это посчитать и расписаться на листе кассовой книги в специальном поле внизу.
ежегодно заводится новая кассовая книга.
Бухгалтер, получивший «Отчет кассира» и кассовые документы под него, должен их скомплектовать в хронологическом порядке, пронумеровать и сформировать в дело. Затем все это надо хранить 3 года, точнее 1095 дней со дня окончания налогового отчетного периода, к которому они относятся.
Если предприятие выдает зарплату через кассу, то такую наличность нужно отражать в кассовой книге по истечении сроков такой выплаты, так как она может храниться в кассе и выдаваться постепенно в течение 5 рабочих дней, а расходная ведомость и расходный кассовый ордер на все это оформляется один, а каждый день. Итак, один расходный документ, одна и запись в кассовой книге. Поскольку наличные на зарплату не считаются в лимит, ее сумма приводится отдельно в конце листа кассовой книги после остатка («в том числе на зарплату...»).
Кроме расходного кассового ордера, составленного на сумму сделки по выдаче зарплаты, рекомендуем указывать в скобках еще и номер и дату расходной ведомости, ведь она тоже относится к кассовым документам (пп. 11 п. 3 раздела I Положения № 148).
У законах пишуть одне, у роз’ясненнях — інше, а в Telegram-каналах посадовців узагалі складно розібратися. Тож у повсякденному житті бухгалтер мусить не лише застосовувати знання з обліку, а й розв’язувати задачі подекуди з вищої бухгалтерії. Розберімо свіженькі з РРО-галузі
Электронная кассовая книга имеет такие же правила заполнения, как и бумажная. Нюансов есть всего несколько:
печатаются 2 одинаковых страницы кассовой книги. Одна из них считается «Вкладным листом кассовой книги», а вторая – «Отчетом кассира»;
печатать кассовую книгу надо в конце месяца или в конце года. Выбранный период надо закрепить определенным внутренним приказом по предприятию;
у кассира должны храниться листы кассовой книги за каждый месяц до конца года;
кассир после печати кассовой книги должен проверить каждый лист и там подписаться. «Отчет кассира» так же, как и в бумажном виде, передается в бухгалтерию;
в конце года все листы надо пронумеровать (если они не были пронумерованы в программе). Также надо распечатать титульный лист и там указать общее количество листов, а также дату формирования книги. Потом все это надо прошить нитками (сшить) и подписать кассиру, руководителю и главному бухгалтеру, поставить печать (если есть). Какие-либо исключений для электронных кассовых книг Положение № 148 в данном отношении не делает;
после окончания года электронную кассовую книгу следует хранить также на электронных носителях (разъяснение ГНС 109.15 ВИР).
Внутренний документ, в котором следует отметить тот факт, что кассовая книга ведется в электронном виде и частота ее печатания – это или положение об организации бухгалтерского учета на предприятии или отдельный порядок оприходования наличных денег в кассе (п. 12 раздела II Положения № 148). Также можно составить Положение о кассовой дисциплине.
Недостатком электронной книги есть накопление работы. Если в бумажном виде все выполняется каждый день и постепенно, то при таком способе придется кассиру и бухгалтеру проверять много листов сразу.
Кассовая книга: исправление ошибок
Положение № 148 в п. 39 в этом отношении содержит запрет на исправления и одновременно их позволяет при наличии подписи кассира и главного бухгалтера. Итак, можно исправить корректурным способом. Неправильную запись надо зачеркнуть (так, чтобы было видно прошлую запись), написать правильную, сделать надпись «Исправленному верить», поставить подписи кассира и главного бухгалтера, а также дату исправления.
Внимание:исправления в кассовой книге не желательны, но возможны.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
