бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Касова книга – це документ, який має чіткі правила заповнення, за порушення яких можливий чималий штраф. Їх добре має знати касир, який веде та відповідає за касову книгу. Приклад заповнення касової книги, правила ведення паперової та електронної касової книги – у консультації
Здавалося б достатньо прибуткових та видаткових касових ордерів, які посвідчують отримання та видачу готівки в касу. Однак, за відсутності касової книги готівка вважається не оприбуткована. За пп. 18 п. 2 розділу І Положення про ведення касових операцій, постанова НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148) оприбуткування передбачає повне відображення надходження готівки у касовій книзі за умов, що підприємство зобов’язане її вести. Навіть наявність записів у Книзі обліку розрахункових операцій (КОРО) при застосуванні РРО не заміняє касову книгу (ч. 2 п. 11 розділу ІІ Положення № 148). Виняток – відокремлені підрозділи (про них нижче).
Ще одна функція касової книги – контроль за лімітом готівки в касі. Підприємства мають здавати надлімітну готівку до банку.
Увага: оприбуткування готівки та контроль ліміту – завдання для касової книги.
Якщо мова йде про підприємство (без філіалів та відокремлених підрозділів), то касова книга обов’язкова при наявності готівкових операцій. І касова книга одна єдина, навіть якщо географічно підприємство розташоване в декількох місцях. Якщо така ситуація незручна, то не допускайте здійснення готівкових операцій, якщо не можете оприбуткувати та відобразити вчасно таку готівку в касі.
Увага: касова книга може бути відсутня тільки за умови повної відсутності операцій з готівкою на підприємстві. Наявність РРО не заміняє касову книгу.
Якщо касової книги немає, то підприємство не може виписувати прибуткових чи видаткових касових ордерів і всі операції для нього мають бути безготівковими. Видати гроші співробітнику можна через перерахування їх на його картковий рахунок. Для отримання ж грошей від співробітника чи іншої особи треба направити її до відділення банку для зарахування їх на розрахунковий рахунок підприємства. Або ж до найближчого терміналу (ПТКС) банку.
Доповнення рахунку 30 «Готівка» у Плані рахунків бухобліку. Два нові субрахунки бухобліку для операцій з РРО, розрахунків за кредитами та доходів від реалізації. Поради експерта та приклад бухпроведення з обліку готівки, яку отримуєте із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій
готівкові розрахунки проводяться з використанням РРО (торгова виручка);
здають кошти безпосередньо до банку або небанківської фінустанови;
не проводять операцій з приймання (видачі) готівки, тобто не використовують прибуткових/видаткових касових ордерів.
Відповідне роз’яснення містить Індивідуальна податкова консультація Офісу великих платників податків ДПС від 11.01.2020 № 67/ІПК/28-10-30-02-11. Цьому посприяло уточнення з боку НБУ абзацу 3 п. 11 розділу ІІ Положення № 148. До цього податківці вказували на суперечливість даного пункту та виступали за ведення касової книги відокремленими підрозділами у будь-якому випадку. Наприклад, можна згадати лист ДФС від 08.05.2018 № 2048/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
Аналогічну позицію – касова книга відокремленим підрозділам не потрібна, якщо виконуються наведені вище умови – займає й НБУ.
Увага: відокремлений підрозділ може бути без касової книги, якщо всю торгову виручку здає у банк та виконує інші умови.
Аналізуючи абзац 3 п. 11 розділу ІІ Положення № 148 слід звернути увагу й на інші умови, яких повинні дотримуватися відокремлені підрозділи, які не використовують касову книгу:
забезпечити зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) протягом строку 1095 днів з дня подання податкової звітності для забезпечення складання якої вони були використані;
необхідно визначити місце та спосіб зберігання цих Z-звітів. Як і де саме Положення № 148 не уточнює, але це можна прописати у Положенні про касову дисципліну. Місце зберігання – це пам’ять РРО;
на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії використовувати КОРО або взагалі не проводити операції;
також необхідно забезпечити збереження усіх документів, які свідчать про здавання торгової виручки до банку. Наприклад, квитанцій до прибуткового документа банку на внесення готівки, квитанцій (чеків) банкоматів або ПТКС, третій примірник супровідної відомості інкасатора, чек платіжного термінала (якщо інкасація була в режимі реального часу).
Кому касову книгу все ж таки вести не потрібно
Взагалі не ведуть касової книги навіть за наявності готівкових операцій фізособи-підприємці. Вони у п. 39 розділу IV Положення № 148 не згадуються. Отже, для підприємців оприбуткуванням готівки вважається повне відображення такої операції в Книзі обліку доходів та витрат чи Книзі обліку доходів (див. пп. 18 п. 2 розділу І Положення № 148);
Увага: ФОП касова книга не потрібна – інформацію про готівкові надходження він відображає у своїй Книзі обліку.
Касова книга форма
Касову книгу можна вести як у паперовій, так і в електронній формі. Касову книгу в електронній формі можна назвати умовно електронною, так як її все одно треба друкувати.
Увага: електронну касову книгу все одно треба друкувати.
Консультація стане у пригоді бухгалтерові, компанія якого отримує дохід від монетизації контенту на YouTube. Скористайтеся інструкцією, аби швидко з’ясувати, чим вважати такий дохід і як його оподаткувати. Таблиця з проведеннями допоможе правильно показати монетизацію в обліку
Паперова касова книга, як правило, купується підприємством у видавництва. Кожна сторінка такої касової книги подвійна:
верхня частина – «Вкладний аркуш касової книги». Тут треба робити записи. Ці верхні аркуші залишаються у касира з усією касовою книгою;
нижня частина (підкладка під верхній аркуш) – «Звіт касира». По-суті, те саме, що і верхня частина, але це аркуш-копірка, на якому автоматично при здійсненні надписів на верхньому аркуші відображається копія цього запису (зазвичай жовтий або блакитний папір зі спеціальними копіювальними властивостями).
Касові книги з видавництв зручні через відсутність потреби у додатковому копіювальному папері. Таку саму касову книгу можна виготовити й самостійно, але тоді для заповнення «Звіту касира» доведеться користуватися копіювальним папером між верхнім і нижнім аркушем, що у наш час електронних технологій виглядає якось застаріло. У такому разі краще вести електронний варіант книги з подальшим друком.
Увага: паперову касову книгу краще купити у видавництві.
При заповненні паперової касової книги користуємося наступними правилами:
книгу спочатку треба прошнурувати (прошити нитками). Як правило, в типографії вона уже прошита;
кожний аркуш треба пронумерувати. Кожний номер сторінки має бути унікальним. Розпочинається нумерація з «1»;
кількість пронумерованих сторінок ставлять на обкладинці (там є відповідне поле для запису). Якщо у підприємства є печатка, то ставиться ще й вона;
касова книга ведеться одна на рік. Якщо закінчилася, то треба почати нову, в якій нумерація сторінок теж починається з «1». Якщо сторінки заповнені не всі, то можна або проставити прочерки, або написати після останньої заповненої сторінки «Касова книга закінчена», вказати дату та поставити підписи касира, головного бухгалтера і керівника;
вести касову книгу має касир, контролювати — головний бухгалтер;
записи треба здійснювати по кожному прибутковому або видатковому касовому ордеру у той день, коли сталася операція — надходження або видача готівки;
якщо операцій за день не було — записів не здійснюють, тобто «порожніх» днів касова книга мати не повинна;
щодня касир має підбивати підсумки, тобто виводити обороти по надходженню та видатку за день та рахувати залишок в касі на кінець дня, загальну кількість прибуткових і видаткових ордерів за день. Зрозуміло, що залишок на початок наступного дня має дорівнювати залишку в касі на кінець минулого дня;
порожні рядки на аркуші касової книги, якщо такі є, касиру треба прокреслити;
якщо одного аркуша не вистачило, то в кінці треба на сторінці, яка закінчилася, підбити проміжні підсумки (суми надходження та видатку), написати «Перенесення». На наступній сторінці записи продовжуються з цією ж самою датою;
щодня касир передає у бухгалтерію «Звіт касира», тобто копію записів (відривна частина книги). Окрім цього листка передаються також і прибуткові та видаткові касові ордери за цими операціями. Бухгалтер має все це порахувати та розписатися на аркуші касової книги в спеціальному полі внизу;
щороку заводиться нова касова книга.
Бухгалтер, який отримав «Звіт касира» та касові документи під нього має їх скомплектувати у хронологічному порядку, пронумерувати та сформувати у справу. Потім все це треба зберігати 3 роки, точніше 1095 днів з дня закінчення податкового звітного періоду, до якого вони відносяться.
Якщо підприємство видає зарплату через касу, то видачу такої готівки треба відображати у касовій книзі після закінчення строків такої виплати, так як вона може зберігатися в касі та видаватися поступово протягом 5 робочих днів, а видаткова відомість та видатковий касовий ордер на все це оформляється один, а не щодня. Отже, один видатковий документ, один і запис в касовій книзі. Через те, що готівка на зарплату не рахується в ліміт, її сума наводиться окремо в кінці аркуша касової книги після залишку («у тому числі на зарплату…»).
Окрім видаткового касового ордера складеного на суму операції з видачі зарплати рекомендуємо вказувати у дужках ще й номер і дату видаткової відомості, адже вона теж належить до касових документів (пп. 11 п. 3 розділу І Положення № 148).
У законах пишуть одне, у роз’ясненнях — інше, а в Telegram-каналах посадовців узагалі складно розібратися. Тож у повсякденному житті бухгалтер мусить не лише застосовувати знання з обліку, а й розв’язувати задачі подекуди з вищої бухгалтерії. Розберімо свіженькі з РРО-галузі
Електронна касова книга має такі ж самі правила заповнення, як і паперова. Однак є нюанси:
друкуються 2 однакових сторінки касової книги. Одна з них вважається «Вкладним аркушем касової книги», а інша – «Звітом касира»;
друкувати касову книгу треба в кінці місяця або в кінці року. Обраний період треба закріпити певним внутрішнім наказом по підприємству. Краще – щомісяця, аби не накопичувалося і так більше підходить для інвентаризацій ;
у касира мають зберігатися аркуші касової книги за кожний місяць до кінця року;
касир після друку касової книги має перевірити кожний аркуш і там підписатися. «Звіт касира» так само як і в паперовому вигляді передається до бухгалтерії;
у кінці року треба всі аркуші треба пронумерувати (якщо їх не пронумерувала програма). Також треба роздрукувати титульну сторінку та там вказати загальну кількість аркушів, а також дату формування книги. Потім усе це треба прошити нитками (зшити) й підписати касиру, керівнику та головному бухгалтеру, поставити печатку (якщо є). Якихось винятків для електронних касових книг Положення № 148 у даному відношенні не робить;
після закінчення року електронну касову книгу треба зберігати також на електронних носіях (роз'яснення ДПС 109.15 ЗІР).
Внутрішній документ, в якому треба зазначити той факт, що касова книга ведеться в електронному вигляді та частота її друкування – це або положення про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві або окремий порядок оприбуткування готівки в касі (п. 12 розділу ІІ Положення № 148). Також можна скласти Положення про касову дисципліну.
Недоліком електронної книги є накопичення роботи. Якщо в паперовому вигляді все виконується щодня й поступово, то за такого способу доведеться касиру й бухгалтеру перевіряти багато аркушів одразу.
Касова книга: виправлення помилок
Положення № 148 у п. 39 у цьому відношенні містить заборону на виправлення й одночасно їх дозволяє за умови наявності підпису касира та головного бухгалтера. Отже, можна виправити коректурним способом. Неправильний запис треба закреслити (так, щоб було видно минулий запис), написати правильний, зробити надпис «Виправленому вірити», поставити підписи касира і головного бухгалтера, а також дату виправлення.
Увага: виправлення у касовій книзі не бажані, але можливі.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
